Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
28 Eylül 2009 PAZARTESİ
Resmî Gazete
Sayı : 27360
YÖNETMELİK
Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulundan:
BEYKOZ LOJİSTİK MESLEK YÜKSEKOKULU SATIN ALMA
VE İHALE YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu tarafından yapılacak ve yaptırılacak her türlü mal ve hizmet alım ve satımı ile kiralama, kiraya verme ve ihaleye ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; eğitim, teknoloji transferi, danışmanlık alımı, araştırma projelerinin belirlenmesi ve yaptırılması ile telif haklarının satın alınması dışında, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunun ihtiyacı olan mal ve hizmetlerin alımı-satımı, yapımı, kiralama, taşıma, hizmet ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun ek 2 nci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Başkan: Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Mütevelli Heyeti Başkanını,
b) Birim: Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunun eğitim-öğretim birimleri ile idari birimlerini,
c) Mal ve hizmet: 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 4 üncü maddesinde tanımlanan mal ve hizmetleri,
ç) Müdür: Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Müdürünü,
d) Mütevelli Heyet: Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Mütevelli Heyetini,
e) Yüklenici: İşi yapmak üzere kendisiyle sözleşme imzalanan istekliyi,
f) Yüksekokul: Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunu,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma, İhale İşleriyle İlgili Kişi ve Komisyonlar, Talepler
ile Alım ve Yatırımların Belirlenmesine İlişkin Esaslar
Satın alma ve ihale işleriyle ilgili kişi ve komisyonlar
MADDE 5 – (1) Yüksekokulda harcama yetkilisi Başkandır. Başkan bu yetkisini, Mütevelli Heyetin kabul ettiği cari yıl bütçe sınırları içinde Müdüre devredebilir.
(2) Komisyon kararı gerektiren satın alma veya ihaleler için yetkili Başkandır.
(3) Satın alma sorumlusu, mali işlerden sorumlu müdürdür.
(4) Satın alma ve ihale komisyonlarına ilişkin esaslar şunlardır:
a) Satın alma komisyonu; biri mali işlerden sorumlu müdür olmak üzere, Müdür tarafından görevlendirilecek en az üç üyeden oluşur. Komisyon başkanını Müdür belirler. İşin konusu itibarıyla teknik görüş gerektiren hallerde, ilgili satın alma olurunda belirtilmek kaydıyla Yüksekokul içinden veya dışından bir veya daha fazla kişi komisyona üye olarak ilave edilebilir. Müdürlükçe uygun görülmesi halinde satın alma komisyonuna yardımcı olmak üzere asgari üç kişilik bir teknik komisyon kurulabilir.
b) Muayene ve kabul komisyonu; satın alma komisyonu tarafından belirlenen ve onay gören ihale konusu işlerin tamamlanmasını müteakip, işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine yetkili olarak Müdürlükçe görevlendirilecek en az üç üyeden oluşur. İhale bedelinin ödenmesi için, muayene ve kabul komisyonunun uygunluk içeren kararı imzalayıp onaylaması gerekir. Bu komisyon tarafından kabul edilmeyen işler yenilettirilir.
c) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve çoğunlukla karar verir. Aynı üye her iki komisyonda birden görev alamaz.
Akademik alımların ve yatırımların belirlenme esasları
MADDE 6 – (1) Akademik birimlerce eğitim ve/veya araştırma altyapısının kurulması kapsamında; bilgisayar, yazılım, teçhizat ve benzeri her türlü sınıf, atölye ve laboratuar donanımının alımı ile ilgili planlama yapılırken dikkate alınacak hususlar şunlardır:
a) Yüksekokulun stratejisine uygunluk,
b) Planlanan veya yapılmış olan yatırımlarla ihtiyacın karşılanıp karşılanmadığının incelenmesi,
c) Ortak kullanılabilecek ürünlerin belirlenmesi,
ç) Altyapı, eğitim, destek ihtiyaçlarının diğer birimlerle birlikte planlanması,
d) Araştırma projelerinde Yüksekokul dışında kaynak kullanımına özen gösterilmesi,
e) Belirlenen ihtiyacın ve temel teknik özelliklerin herhangi bir marka belirtilmeden satın alma isteğinde yer alması.
Satın alma esasları
MADDE 7 – (1) Satın alma esasları şunlardır;
a) Cari yıl bütçesinde yer almayan kalemden harcama yapılması Başkanın yetkisindedir.
b) Mal ve hizmet alımının mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden yapılması gerekir.
c) Mal ve hizmet alımlarında; sadece en düşük fiyat değil, istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan en uygun teklif tercih edilir.
ç) Yüksekokulun kısa ve uzun dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim hizmetlerinin aksamaması; ancak gereksiz mal stoklarından kaçınılması için Yüksekokul tarafından gerekli tedbirler alınır.
d) Şartname ve sözleşmeler kolaylıkla incelenebilir ve anlaşılabilir şekilde hazırlanır, ihaleye davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait açıklayıcı bilgiler verilir ve rekabet için birden fazla firmanın teklif vermesi sağlanır.
Satın alma talepleri
MADDE 8 – (1) Program başkanlıkları ve idari birimler, satın alınmasını talep ettikleri mal veya hizmetin konusunu ve ihtiyacın bütün özelliklerini açıklayan satın alma taleplerini otomasyon sistemi üzerinden gerçekleştirir. Satın alma talebi, Yüksekokul Sekreterinin onayı ile satın alma birimine piyasa araştırması yapılmak ve fiyatlandırılmak üzere gönderilir. Satın alma biriminin fiyatlandırmasını takiben Yüksekokul Sekreteri, Müdür ve Mütevelli Heyet onayı ile satın alma gerçekleştirilir. Başkan tarafından belirlenen yetki limitleri dahilinde satın alma işlemi Müdür onayı ile de başlatılabilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satın Alma ve İhale Usulleri ile Teslim Alma ve Ödeme
Satın alma ve ihale usulleri
MADDE 9 – (1) Satın alma ve ihalelerde aşağıdaki usullerden biri uygulanır:
a) Kapalı teklif usulü,
b) Açık teklif usulü,
c) Doğrudan temin usulü,
ç) Açık eksiltme usulü.
Kapalı teklif usulü
MADDE 10 – (1) Kapalı teklif usulünde, teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği konu, açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın kapanan kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif mektubunun şartnameye uygun olarak hazırlanması, şartnamede teklif mektubu ile beraber verilmesi istenen belge ve ek bilgiler varsa bunların mutlaka verilmesi gerekir. Teklif mektuplarında teklif edilen fiyatların rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, teklif mektuplarının teklif veren tarafından imzalanması gerekir. En uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılabilir.
Açık teklif usulü
MADDE 11 – (1) Açık teklif usulü; niteliği itibariyle açık teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin gereksiz zaman kaybına neden olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya faks, e-mail ya da internet ortamında alınması suretiyle gerçekleştirilen satın alma usulüdür. En uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılabilir.
Doğrudan temin usulü
MADDE 12 – (1) Doğrudan temin usulünde; güzel sanatlara mahsus el işleri, resim, heykel, tablo, yayın, perakende yiyecek, içecek, çiçek ve toplu alımlar dışında acil ihtiyaç duyulan kağıt-kırtasiye, temizlik malzemeleri, yazıcı ve fotokopi makineleri için toner/kartuş ve benzeri sarf malzemesi bakım, onarım, eğitim, müfredat geliştirme, yazılım, araştırma, etüt, proje, planlama, müşavirlik, keşif, harita, reklam, fotoğraf, film, kontrollük, tercümanlık, sigorta, vasıta, menkul ve gayrimenkul kiralanması gibi özel nitelikli mal ve hizmetler bir firmadan doğrudan temin edilir. Onay süreci tamamlanan satın alma talebine istinaden satın alma işi, doğrudan mali işler birimince gerçekleştirilir.
(2) Bir mal veya hizmet alımı ile onarım işinin kısa bir sürede yerine getirilmesinin zorunlu olduğu hallerde veya fiyatın sabit olduğu alımlarda veya distribütör eliyle satıldığı hallerde de doğrudan temin usulü uygulanır.
(3) Satın almanın bu maddede belirtilen gerekçelerden hangisine göre yapılacağı konuyla ilgili onayda belirtilir. Bu maddede açıklanan hususlara uygun olmayan ve şartnamede belirtilen gün ve saatten sonra verilen tekliflerin değerlendirmeye tabi tutulup tutulmayacağına satın alma ve ihale komisyonu karar verir.
(4) Doğrudan temin usulünde, niteliği itibarıyla pazarlık yapılmasına imkan sağlanır.
(5) Doğrudan temin usulünde bir defada yapılan alımın tutarı toplam bütçe tutarının % 2’sini geçemez.
Açık eksiltme usulü
MADDE 13 – (1) Açık eksiltme usulü; malın/hizmetin fiyat, nitelik ve zaman hakkında yüklenici tarafından teklifte bulunulması suretiyle eksiltme yapılmasıdır. Hangi hususlarda teklif istenildiği, teklifin şart veya şartlara tabi olup olmadığı şartnamede belirtilir.
Teslim alma ve ödeme
MADDE 14 – (1) Satın alma işinin tamamlanmasını müteakip beş iş günü içinde muayene ve kabul komisyonu toplanır. Komisyon, işin satın alma komisyonunun kararı doğrultusunda tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararını onaya sunar. Onaylanan karar tutanağı ödemeye esas olmak üzere mali işler birimine iletilir. Acil durumlar veya tutarı itibarıyla satın alma ve ihale komisyonuna sevk edilmemiş işlerde ödeme yapılabilmesi için talep sahibinin, alınan mal/hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmet teslim fişini onaylaması gerekir.
(2) Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura, mali işler birimi tarafından, yüklenici ile anlaşılmış ödeme şartları çerçevesinde ödenir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Şartnameler ve Sözleşme, Teminatlar, İhaleye Giremeyecekler
ve İhalenin Kesinleşmesi
Şartnameler ve sözleşme
MADDE 15 – (1) Yapılacak alımlara ilişkin şartnameler, bu Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine göre mali işler birimince hazırlanır.
(2) Şartnamelerde, satın alma konusu işlerin her türlü idari ve teknik özelliği belirtilir. Şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik şartların yanında gerekli hallerde ek hususlara da yer verilir.
(3) Şartnameler, idari ve teknik şartname olmak üzere ikiye ayrılır. Bunlardan;
a) İdari şartname: Yapılacak işin idari prosedürünün isteklilere duyurulması amacıyla mali işler birimince hazırlanır. İşin niteliğine göre aşağıdaki hususların tamamına yada bir kısmına veya diğer ek şartlara uygun bir sırada yer verilir.
1) İşin konusu,
2) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi,
3) Teminat alınıp alınmayacağı, alınacaksa miktarı,
4) Opsiyon müddeti,
5) İşin süresi,
6) Ödeme durumu,
7) Teslim şekli,
8) Vergi ve harçlar,
9) Gümrük işleri,
10) İhaleye katılma şartları ve katılamayacak olanlar,
11) Yüksekokulun alımı yapıp yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya iptali,
12) Uyuşmazlıkların çözümü.
b) Teknik şartname: İşin ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları ve şartları içeren şartnamedir ve istekte bulunan birim ile mali işler birimi tarafından hazırlanır. Otomasyon sistemi üzerinden istekte bulunan birimin hazırladığı satın alma talebinde aşağıda belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar da işin aciliyeti ve niteliğine göre teknik şartname olarak kabul edilir:
1) İşin konusu, niteliği ve yöntemi,
2) Garanti,
3) Teslim süresi, yeri ve şekli,
4) Bakım, servis, montaj.
(4) Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir. Mutabakata varılması halinde satın alma komisyonu kararının onaylayıp kesinleşmesini takiben onbeş gün içinde sonuç ilgili yükleniciye bildirilir ve yüklenici sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise kesin teminatı yatırmaya davet edilir. Sözleşmelerde aşağıdaki hususlar yer alır:
a) Alınacak malın/hizmetin net ve ayrıntılı olarak açıklaması; malın tanımı, hizmetin konusu, yapılacak iş ve şartlar,
b) Alınacak mal/hizmet bedeli, ödeme planı ve gerekli hallerde teminat,
c) Süre, fesih, yenileme şartları,
ç) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları,
d) İşin gereği gibi yapılmaması, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve Yüksekokul için doğacak haklar.
(5) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, yeni bir satın alma talebi yapılmasına gerek duyulmadan sözleşme yenilenebilir. Ancak mevcut sözleşme şartları aynı kalmak kaydıyla, ek hizmet istekleri için, yeni bir satın alma talebi yapılması gerekir.
Geçici teminat
MADDE 16 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden Yüksekokul tarafından belirlenen oranda geçici teminat alınır. Teklif alma usulü ile yapılacak alımlarda ise tahmini bedel bildirilmediğinden Yüksekokul tarafından tespit olunan miktarda geçici teminat alınır.
Kesin teminat
MADDE 17 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden Yüksekokul tarafından belirlenen oranda kesin teminat alınabilir.
İhaleye giremeyecekler
MADDE 18 – (1) Doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına ihaleye giremeyecek olanlar şunlardır:
a) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra, taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilenler, iki yıla kadar ihalelere alınmazlar.
b) Kanunlarla ve hükümet kararı ile geçici veya devamlı olarak; genel, katma ve özel bütçelerle idare olunan kurum ve kuruluşlar ile özel kanunlarla kurulmuş bankalar ve iktisadi devlet teşekküllerinden ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar.
İhalenin kesinleşmesi
MADDE 19 – (1) İhaleler harcama yetkilisinin onayı ile en geç beş iş günü içerisinde kesinleşir. Bu durum en geç üç iş günü içinde yükleniciye tebliğ edilerek sözleşme yapmaya ve kesin teminat vermeye davet edilir. Kendisine ihale yapılmayan isteklilerin varsa geçici teminatları iade edilir.
(2) Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenicinin teminatı irat kaydedilir. Yüklenicinin Yüksekokula maddi zarar vermesi durumunda bu zarar, kesin teminat miktarından az olsa da kesin teminattan artan fark iade edilmez.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 20 – (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, ilgili diğer mevzuat hükümleri ile Mütevelli Heyet kararları uygulanır.
Yürürlük
MADDE 21 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 22 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Müdürü yürütür.