Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
4 Kasım 2010 PERŞEMBE
Resmî Gazete
Sayı : 27749
YÖNETMELİK
Yeni Yüzyıl Üniversitesinden:
YENİ YÜZYIL ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA
VE İHALE YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Yeni Yüzyıl Üniversitesinin her türlü alım-satım, inşaat, onarım ve bakım, kiralama, taşıma, proje, etüd, müşavirlik ve benzeri işlerinin temin edilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Yeni Yüzyıl Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı akademik ve idari birimlerin ihtiyaç duyduğu her türlü alım-satım, yapım, hizmet, kiralama, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 110 uncu maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Başkan: Yeni Yüzyıl Üniversitesi Mütevelli Heyeti Başkanını,
b) Birim: Üniversitenin fakülte, yüksekokul, enstitü gibi eğitim-öğretim veren bölümleri ile tüm idari ve hizmet alanlarını,
c) Mütevelli Heyet: Yeni Yüzyıl Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
ç) Rektör: Yeni Yüzyıl Üniversitesi Rektörünü,
d) Üniversite: Yeni Yüzyıl Üniversitesini
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma ve İhale İşlerinde Yetkili Organlar, Satın Alma ve
İhale İşlemlerine İlişkin Usul ve Esaslar
İhale yetkilisi
MADDE 5 – (1) Bu Yönetmelik kapsamındaki yazılı işleri yaptırma, ihale yöntemlerinin parasal sınırlarını belirleme, satın alma ve ihale komisyonu kararlarını onama ve iptal etme yetkisi, harcama yetkilisi ve ihale yetkilisi sıfatıyla Başkana aittir. Başkan bu yetkisini; bütçe sınırları içerisinde, uygun gördüğü ölçüde ve sürede Rektöre devredebilir.
Satınalma sorumlusu
MADDE 6 – (1) Satınalma Sorumlusu idari ve mali işlerden sorumlu birim amiridir. Alımlarla ilgili işler idari ve mali işlerden sorumlu birim amirinin yetki ve sorumluluğunda yürütülür.
Satınalma müdürü
MADDE 7 – (1) Satınalma Müdürü; satın alma ve ihale ile ilgili işleri düzenlemek, yazışmaları yapmak, kayıtları tutmak, tabii üyesi bulunduğu Satın Alma ve İhale Komisyonunun raportörlüğünü yapmak üzere, Rektörün teklifi üzerine Başkan tarafından görevlendirilir.
Satınalma ve ihale komisyonu
MADDE 8 – (1) Satınalma ve İhale Komisyonu, biri idari ve mali işlerden sorumlu birim amiri olmak üzere Rektör tarafından seçilerek Başkan tarafından görevlendirilecek en az üç üyeden oluşur. Komisyon başkanı, Mütevelli Heyeti Başkanı tarafından belirlenir.
(2) Yapılacak işin konusu itibarıyla teknik görüş gerektiren hallerde, ilgili satınalma olurunda belirtilmek kaydıyla Başkan tarafından uygun görülmesi kaydıyla Üniversite içinden veya dışından bir veya daha fazla sayıda temsilci komisyona ilave edilebilir.
(3) Başkanlıkça uygun görülmesi halinde satınalma komisyonu kararına destek olmak üzere asgari üç kişilik bir teknik komisyon kurulabilir.
(4) Satınalma ve İhale Komisyonu üye tam sayısı ile toplanır ve salt çoğunlukla karar verir. Oyların eşit olması halinde komisyon başkanının oyu yönünde çoğunluk sağlanmış olur.
(5) Muayene ve Kabul Komisyonunda görevli olanlar aynı zamanda Satınalma ve İhale Komisyonu üyesi olarak görevlendirilmez.
Muayene ve kabul komisyonu
MADDE 9 – (1) Muayene ve Kabul Komisyonu; Satınalma Komisyonu tarafından belirlenen ve onay gören ihale konusu işlerin tamamlanmasını müteakip, işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine yetkili olarak Rektörün teklifi ve Başkanın onayı ile görevlendirilen en az üç üyeden oluşur. Üyelerden biri Komisyon başkanı olarak belirlenir.
(2) Muayene ve Kabul Komisyonunun uygunluk içeren kararı imzalanıp onaylandıktan sonra ihale bedeli ödenir. Kabul edilmeyen işler yenilettirilir.
(3) Muayene ve Kabul Komisyonu üye tam sayısı ile toplanır ve salt çoğunlukla karar verir. Oyların eşit olması halinde Komisyon başkanının oyu yönünde çoğunluk sağlanmış olur.
(4) Satınalma ve İhale Komisyonunda görevli olanlar aynı zamanda Muayene ve Kabul Komisyonu üyesi olarak görevlendirilmez.
Satınalma ilkeleri
MADDE 10 – (1) Satınalma ilkeleri şunlardır;
a) Ödeneği olmayan kalemden harcama yapılmaz.
b) Mal ve hizmet alımının mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden yapılması esastır.
c) Satınalmada, mal ve hizmet alımlarında istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan en uygun teklif tercih edilir.
ç) Üniversitenin kısa ve uzun dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim hizmetlerinin aksamaması ve gereksiz mal stoklarından kaçınılması için Üniversite gerekli tedbirleri alır.
d) Şartname ve sözleşmeler kolaylıkla incelenebilmelerini ve anlaşılmalarını mümkün kılacak şekilde hazırlanarak ihaleye davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait açıklayıcı bilgilerin verilmesi ve rekabet bakımından birden fazla firmanın teklif vermesi sağlanır.
Satınalma talepleri
MADDE 11 – (1) İdari birimler, satın alınmasını talep ettikleri mal veya hizmetin konusunu ve ihtiyacın bütün özelliklerini açıklayan satınalma talep formunu doldurup Üniversitenin Genel Sekreterliğine onaylatarak idari ve mali işlerden sorumlu birime gönderir.
(2) Akademik birimler satın alınmasını talep ettikleri mal veya hizmetin konusunu ve ihtiyacın bütün özelliklerini açıklayan satınalma talep formunu doldurup dekan/enstitü müdürü/yüksekokul müdürü/merkez müdürünün onayını müteakip Rektörlüğe gönderir.
(3) Toplanan talepler ayrı ayrı veya birleştirilerek değerlendirilirken stok seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolü de yapılır. Gerek duyulduğunda talep sahibi birimlerin yetkililerinden talebin yeniden incelenmesi, varsa eksikliklerin giderilmesi istenebilir.
(4) Tamamlanan talepler için; idari ve mali işlerden sorumlu birimce, Başkan tarafından belirlenen yetki limitleri dahilinde satınalma işlemi başlatılır.
Satınalma talep formunda bulunması gereken bilgiler
MADDE 12 – (1) Satınalma talep formunda, aşağıda belirtilen bilgiler bulunur:
a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve birim sorumlusu olarak fakültelerde dekan, enstitülerde enstitü müdürü ve idari birimlerde Genel Sekreterin imzası,
b) Rektörün imzası,
c) Belgenin tarihi,
ç) İhtiyacın konusu, niteliği ve gerekçesi,
d) Tahmini tutarı,
e) Teknik şartnamesi,
f) Gerekli görülecek diğer açıklamalar.
Alım-satımın yapılması
MADDE 13 – (1) Alım-satımlarla ilgili olarak birimlerin hazırladığı ihtiyaç talep listeleri satınalma ve ihale komisyonu tarafından değerlendirilir. Değerlendirme sonucu, ilgili firmalardan alınan tekliflerin uygunluğu satınalma ve ihale komisyonunca belirlenerek alım-satım yapılmak üzere Başkanın onayına sunulur. Başkanın onayından sonra alım-satım işlemi başlatılır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satınalma ve İhale Usulleri ile Teslim Alma ve Ödeme
Satınalma ve ihale usulleri
MADDE 14 – (1) Bu Yönetmelik kapsamındaki alım-satım ve yaptırılacak işler aşağıdaki usullerden birine göre yapılır:
a) Kapalı teklif usulü,
b) Açık teklif usulü,
c) Doğrudan temin usulü,
ç) Açık eksiltme usulü.
Kapalı teklif usulü
MADDE 15 – (1) Kapalı teklif usulünde, teklifler yazılı olarak yapılır.
(2) Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği konu, açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın kapanan kısmı teklif veren tarafından imzalanır.
(3) Teklif mektubunun şartnameye uygun olarak hazırlanması ve şartnamede teklif mektubu ile beraber verilmesi istenen belge ve ek bilgiler varsa bunlar teklife eklenir.
(4) Teklif mektuplarında teklif edilen fiyatlar rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılır.
Açık teklif usulü
MADDE 16 – (1) Açık teklif usulü; niteliği itibariyle açık teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin zaman kaybına neden olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya faks ya da elektronik posta ile alınması suretiyle gerçekleştirilen satın alma usulüdür.
Doğrudan temin usulü
MADDE 17 – (1) Doğrudan temin usulünde; toplu alımlar dışında ihtiyaç duyulan kağıt-kırtasiye, temizlik malzemeleri, yazıcı ve fotokopi makinaları için toner/kartuş ve benzeri sarf malzemesi bakım, onarım, eğitim, müfredat geliştirme, yazılım, araştırma, etüt, proje, planlama, müşavirlik, keşif, harita, reklam, fotoğraf, film, kontrollük, tercümanlık, sigorta, vasıta, menkul ve gayrimenkul kiralanması, basım-yayın, perakende yiyecek, içecek, çiçek, konaklama, temizlik işleri gibi özel nitelikli mal ve hizmetler bir firmadan doğrudan temin edilir. Bu fıkrada sayılanların dışında kalan ve 25.000 TL’yi aşmayan mal ve hizmet alımları da doğrudan temin edilebilir.
(2) Onay süreci tamamlanan satınalma talep formuna istinaden satın alma işi doğrudan idari ve mali işlerden sorumlu birim tarafından gerçekleştirilir.
(3) Bir mal veya hizmet alımı ile onarım işinin kısa bir sürede yerine getirilmesinin zorunlu olduğu hallerde veya fiyatın sabit olduğu alımlarda veya yetkili firma eliyle satıldığı hallerde de doğrudan temin usulü uygulanır.
(4) Satın almanın bu maddede yer alan usullerden hangisine göre yapılacağı konuyla ilgili makam onayında belirtilir. Bu maddede açıklanan hususlara uygun olmayan ve şartnamede belirtilen gün ve saatten sonra verilen tekliflerin değerlendirmeye tabi tutulup tutulmayacağına satınalma ve ihale komisyonu karar verir.
(5) Doğrudan temin usulünde, niteliği itibarıyla pazarlık yapılmasına imkan sağlanır. Ancak; kapalı teklif ve açık teklif usullerinde de en uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılır.
(6) Doğrudan temin usulünde bir defada yapılan alımın tutarı toplam bütçe tutarının % 5’ini geçemez.
Açık eksiltme usulü
MADDE 18 – (1) Açık eksiltme usulünde; ihaleye, istenilen iş veya malı şartnamede yazılı şartlara uygun olarak temin edebilecek kişiler katılabilir ve hazır bulunanlar tarafından yapılacak tekliflerle uygun fiyatın belli olması üzerine, en uygun teklifte bulunana ihale yapılır. Açık eksiltme usulü ile ihale aşamasında aşağıdaki esaslara uyulur:
a) Bu Yönetmeliğin 1 inci maddesinde yazılı işlerle onay merciince işin diğer ihale usullerinden biriyle yapılmasında idareye fayda sağlamayacağına karar verilen işler açık eksiltme suretiyle ihale edilir.
b) Açık eksiltmeye; şartnamede gösterilen şartlara uymak, teminatını vermek ve gerekli belgeleri Satınalma ve İhale Komisyonuna ibraz etmek şartıyla herkes katılabilir.
c) Satınalma ve İhale Komisyonunca; teminatı ve belgeleri incelendikten sonra, durumları şartnameye ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun bulunmayarak açık eksiltmeye alınmayanlara teminatları ve belgeleri iade edilir. Bu husus ayrıca bir tutanakla belirtilir.
ç) Açık eksiltmeye katılmaya hak kazananlar bir tutanakla tespit edildikten ve bu husus orada hazır bulunan isteklilere duyurulduktan sonra; Satınalma ve İhale Komisyonu Başkanı isteklileri, şartnameyi imzalamaları ve teklif vermeleri için davet eder. Şartnameyi imzalamayan istekliler teklif veremez.
d) Teklif vermekten çekilenler ile teklif verecek istekli kalmadığının belirlenmesinden sonra; Satınalma ve İhale Komisyonunca yetkili makamın onay şartına bağlı olmak üzere, en son ve en düşük teklif veren teklif sahibine ihalenin yapıldığı bildirilir ve bu husus karara yazılarak imzalanır.
İlan
MADDE 19 – (1) Üniversitenin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alım taleplerine ilişkin ilanlar Üniversitenin internet sitesinde ilan edilir. İlanlarda, asgari olarak; işin niteliği, miktarı, gerek görülen hallerde tahmini bedel, şartnamenin nereden ve hangi koşullarla temin edilebileceği, tekliflerin nereye verileceği ve son teklif verme tarihi, satınalmanın hangi tarihe kadar karara bağlanacağı, geçici ve kesin teminat koşulları, Üniversitenin satınalmanın herhangi bir aşamasında satınalmayı iptal edebileceği, satınalmanın karara bağlanmasının sözleşme imzalanmasını gerektirmeyeceği, satınalma yetkilisinin satınalma kararını onaylamadığı hallerde sözleşme imzalanmayacağı belirtilir.
İhaleye katılamayacak olanlar
MADDE 20 – (1) Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihalelere katılamaz:
a) İlgili mevzuat hükümlerine göre geçici veya devamlı olarak, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ve hususi kanunlarla kurulmuş olan bankalar ile iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar ile 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar.
b) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler.
c) Daha önce Üniversitede ihaleye katılıp, aldıkları işi tamamlamayanlar.
(2) Yasak kapsamında olduğu halde ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.
Teslim alma ve ödeme
MADDE 21 – (1) Satınalma talep formunda yer alan işin tamamlanmasını müteakip Muayene ve Kabul Komisyonu toplanır. Komisyon, işin Satınalma ve İhale Komisyonunun kararı doğrultusunda tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararını Başkanın onayına sunar. Onaylanan karar tutanağı ödemeye esas olmak üzere idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliğine iletilir.
(2) Acil durumlar veya tutarı itibarıyla Satınalma ve İhale Komisyonuna sevk edilmemiş işlerde ödeme yapılabilmesi için talep sahibinin, alınan malın/hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmet teslim fişini onaylaması gerekir.
(3) Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura, idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliği tarafından, yüklenici ile anlaşılmış ödeme koşulları çerçevesinde ödenir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Şartnameler, Sözleşme, Teminatlar ve İhaleye Girecekler ile İhalenin Kesinleşmesi
Şartnameler ve sözleşme
MADDE 22 – (1) Yapılacak olan alımlara ilişkin şartnameler, bu Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümleri dikkate alınarak idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliğince hazırlanır.
(2) Şartnamelerde satın alma konusu işlerin her türlü idari ve teknik özelliği belirtilir. Şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik şartların yanında gerekli hallerde ek şartlara da yer verilir.
(3) Şartnameler idari ve teknik şartname olmak üzere iki şekilde düzenlenir. Bunlardan;
a) İdari şartname: Yapılacak işin idari prosedürünün isteklilere duyurulması amacıyla idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliğince hazırlanır. İşin niteliğine göre şartnamede bulunması gereken hususların tamamına veya bir kısmına yahut diğer ek şartlara, uygun bir sırada yer verilir. Şartnamede bulunması gereken hususlar şunlardır:
1) İşin konusu,
2) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi,
3) Teminat alınıp alınmayacağı alınacaksa miktarı,
4) Opsiyon müddeti,
5) İşin süresi,
6) Ödeme durumu,
7) Teslim şekli,
8) Vergi ve harçlar,
9) Gümrük işleri,
10) İhaleye katılma şartları ve katılamayacak olanlar,
11) Üniversitenin alımı yapıp yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya iptali,
12) Uyuşmazlıkların çözümü.
b) Teknik şartname: İşin ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları ve şartları içeren şartnamedir ve istekte bulunan birim ile idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliği tarafından hazırlanır. Teknik şartnamede aşağıdaki hususlar bulunur:
1) İşin konusu, niteliği ve yöntemi,
2) Garanti,
3) Teslim süresi, yeri ve şekli,
4) Bakım, servis, montaj.
c) İstekte bulunan birimin hazırladığı satınalma talep formu veya dilekçesinde yukarıda belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar varsa, işin acil olmasına ve niteliğine göre bu açıklamalar da teknik şartname olarak kabul edilir.
(4) Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir. Sözleşmelerde aşağıdaki hususlar yer alır:
a) Alınacak mal/hizmetin net ve ayrıntılı olarak açıklaması,
b) Alınacak mal/hizmet bedeli, ödeme planı ve gerekli hallerde teminat,
c) Süre, fesih, yenileme şartları,
ç) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları,
d) İşin gereği gibi yapılmaması, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve idare için doğacak haklar.
(5) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, yeni bir satınalma isteği yapılmasına gerek duyulmadan sözleşme yenilenir. Ancak mevcut sözleşme koşulları aynı kalmak kaydıyla, ek hizmet istekleri için yeni bir satınalma talep formu doldurulması gerekir.
Geçici teminat
MADDE 23 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden idarece belirlenecek oranda geçici teminat alınabilir. Doğrudan temin ve açık teklif usulü ile yapılacak alımlarda ise tahmini bedel bildirilmediğinden idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliği tarafından belirlenen ve Başkan tarafından onaylanan miktarda geçici teminat alınabilir.
Kesin teminat
MADDE 24 – (1) İhale alan firmadan işin niteliğine göre ve işin ihale bedeli üzerinden idarece belirlenecek oranda kesin teminat alınabilir.
İhalenin kesinleşmesi
MADDE 25 – (1) İhaleler Başkanın onayı ile en geç beş iş günü içerisinde kesinleşir. Bu durum en geç üç iş günü içinde yüklenici firmaya tebliğ edilerek sözleşme yapmaya ve kesin teminat vermeye davet edilir. Kendisine ihale yapılmayan isteklilerin varsa geçici teminatları iade edilir.
(2) Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenici firmanın teminatı irat kaydedilir. Yüklenici firmanın Üniversiteye maddi zarar vermesi durumunda bu zarar, kesin teminat miktarından az olsa da kesin teminattan artan fark iade edilmez.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlük
MADDE 26 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 27 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Yeni Yüzyıl Üniversitesi Rektörü yürütür.