Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
17 Ağustos 2011 ÇARŞAMBA
Resmî Gazete
Sayı : 28028
YÖNETMELİK
Şifa Üniversitesinden:
ŞİFA ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Şifa Üniversitesinin ekonomik ve sosyal ihtiyaçları dikkate alınarak, iç ve dış her türlü alım-satım, inşaat, onarım ve bakım, kiralama, finansal kiralama, taşıma, proje, etüt, müşavirlik, tanıtım ve benzeri işlerin verimlilik ilkeleri doğrultusunda, en uygun fiyat ve şartlarla, en uygun zamanda serbest piyasa koşulları içerisinde temin edilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Şifa Üniversitesi akademik ve idari birimlerinin ihtiyaç duyduğu her türlü alım, satım, yapım, hizmet, kiralama, taşıma ve benzeri işlerinin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik; 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 133 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Alım-satım: Taşınır ve taşınmaz varlıklar ile her türlü ihtiyaç maddeleri hizmet ve haklarının en iyi şekilde uygun değer ve koşullarla zamanında alım ve satımını,
b) Bilimsel araştırma projesi: Şifa Üniversitesi tarafından veya her türlü kamu ve özel kurum ve kuruluşlardan veya üçüncü şahıslardan sağlanan desteklerle yapılacak araştırma projelerini,
c) Hizmet: İlgili mevzuata göre çalıştırılan aylıklı, ücretli, yevmiyeli ve sözleşmeli personel istihdamı hariç olmak üzere, gerçek veya tüzel kişilere ücret karşılığında yaptırılacak araştırma, etüt, plan, proje kontrollük, periyodik bakım anlaşmaları, tamirat tadilat, fuar organizasyonları, müşavirlik ve her türlü hizmet satın alma işlemlerini,
ç) İdare: Şifa Üniversitesi akademik ve idari birimlerini,
d) İhale: Bu Yönetmelikteki usul ve şartlarla, işin niteliğine göre istekliler arasından veya ilan, yeterlilik, doğrudan alım yolları ile seçilecek birisi üzerine bırakıldığı, yetkili mercilerin onayı ile tamamlanan sözleşmeden önceki işlemleri,
e) İhale yetkilisi: İdarenin, ihale ve harcama yapma yetkisi ve sorumluluğuna sahip kişi veya usulüne uygun yetkilendirilmiş görevlilerini,
f) Kiralama: Taşınır ve taşınmaz mallarla, hakların kiralanması veya kiraya verilmesini,
g) Komisyon: Bu Yönetmeliğin 1 inci maddesinde sayılan işlerin yapılması için ilgili mevzuata göre kurulacak komisyonları,
ğ) Mütevelli Heyet: Şifa Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
h) PBS: Şifa Üniversitesi personelinin elektronik ortamda alım satım talebinde bulunabildiği yazılımı,
ı) Proje yöneticisi: Bilimsel araştırma proje sorumlusunu,
i) Rayiç bedel: İşlemin yapıldığı gündeki normal alım-satım değerini,
j) Rektör: Şifa Üniversitesi Rektörünü,
k) Sarf: İlaç ve tıbbi malzeme, kimyasal madde, laboratuar sarf malzemeleri ve kitleri, gıda, temizlik, akaryakıt ürünleri ile kırtasiye malzemeleri gibi tüketilen malzemeleri,
l) Satın alma komisyonu: Şifa Üniversitesi Satın Alma Komisyonunu,
m) Satın alma müdürü: Şifa Üniversitesi Satın Alma Müdürünü,
n) Sözleşme: Üniversite yönetimi ile mal ve hizmet sunumu yapacak kişi arasında yapılacak yazılı anlaşmayı,
o) Şartname: Yapılacak işlerin genel, özel, teknik ve idari esas ve usullerini belirleyen, Şifa Üniversitesi tarafından hazırlanan belgeleri,
ö) Taşıma: Menkul şeylerin yerlerinin değiştirilmesi işlerini,
p) Uygun fiyat: Bedel, evsaf ve şartlar bakımından uygun görülen fiyatı,
r) Üniversite: Şifa Üniversitesini,
s) Yaklaşık maliyet: İhale konusu işlerin önceden tahmin edilen bedelini, yapım işlerinde keşif bedelini,
ş) Yapım: Her türlü inşaat, imalat, teknik onarım, yıkma değiştirme, iyileştirme ve montaj işlerini,
t) Yeterlik belgesi: Genellikle yapım, taşıma ve hizmet ihaleleri ile gerektiğinde diğer ihalelerde isteklilerden talep edilen, ihale konusu işte yeterliklerini gösteren resmi belgeler ile ilgili komisyonca verilmesi istenen belgelerin her birini,
u) Yüklenici: İhale yöntemlerinden birisiyle, işin üzerine ihale edildiği gerçek kişi, adi ortaklık, ortak girişim veya tüzel kişiyi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma İlkeleri, Satın Alma Komisyonlarının Yapısı,
Mali Limitler ve Onay Yetkisi
Satın alma ilkeleri
MADDE 5 – (1) Satın alma ilkeleri şunlardır:
a) Ödeneği olmayan kalemden harcama yapılmaz.
b) Mal ve hizmet alımının mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden yapılması esastır.
c) Mal ve hizmet alımında sadece en düşük fiyat değil, istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan en uygun teklif tercih edilir.
ç) Üniversitenin kısa ve uzun dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim hizmetlerinin aksamaması esastır. Gereksiz mal stoklarından kaçınılması için gerekli tedbirler alınır.
d) Mal ve hizmet alımıyla ilgili her türlü iş satın alma müdürlüğünün yetki ve sorumluluğunda yürütülür. Birimler acil olaylar dışında firmalarla doğrudan mal ve hizmet alımı konusunda temas kuramaz.
e) Şartname ve sözleşmeler kolaylıkla incelenip, anlaşılabilecek şekilde hazırlanır, ihaleye davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait açıklayıcı bilgilerin verilmesi ve rekabet bakımından birden fazla firmanın teklif vermesi sağlanır.
Satın alma komisyonlarının yapısı
MADDE 6 – (1) Üniversitenin satın alma komisyonu, her bütçe yılı başında Üniversite Genel Sekreterinin önerisi ve Rektörün oluru ile Mütevelli Heyet tarafından görevlendirilir.
(2) Gerekli hallerde ilgili birim temsilcileri ve/veya uzman kişiler komisyona davet edilebilir ve/veya yazılı görüş istenebilir.
Mali limitler ve onay yetkisi
MADDE 7 – (1) Mütevelli Heyet, her bütçe dönemi başında Rektör ve Üniversite Genel Sekreterinin onaylamaya yetkili olduğu mali limitleri belirler. Rektör ve Üniversite Genel Sekreteri için belirlenen mali limitleri aşan harcama tutarları için Mütevelli Heyet yetkilidir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Genel Esaslar ve Uygulama Şekli
Genel esaslar
MADDE 8 – (1) Genel olarak, alınacak mal ve hizmetlerin o yılın bütçesinde olması gerekir.
(2) Her türlü taşınmaz alım, satım ve kiralanması Mütevelli Heyet kararı ile yapılır.
(3) Alımların toplu şekilde yapılması esastır.
Talebin yapılması
MADDE 9 – (1) Talepler, birim yöneticileri tarafından yazılı olarak veya PBS aracılığıyla yapılır.
Teknik şartname
MADDE 10 – (1) İşin ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları ve şartları içeren şartnamedir ve istekte bulunan birim tarafından hazırlanır. Hazırlanan satın alma talep formu veya dilekçesinde aşağıda belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar da işin aciliyeti ve niteliğine göre teknik şartname olarak kabul edilir:
a) İşin konusu, niteliği ve yöntemi,
b) Garanti,
c) Teslim süresi, yeri ve şekli,
ç) Bakım, servis, montaj süresi ve ücretleri,
d) Hizmetin/malın niteliği gerektiriyorsa, yedek parça fiyat listesi.
İdari şartname
MADDE 11 – (1) Satın Alma Müdürlüğü talep sahibi kullanıcı birimler ile birlikte, aşağıdaki hususları kapsayan idari şartname düzenler. İdari şartnamelerde aşağıdaki bilgiler yer alır:
a) Yaptırılacak işin veya alınacak malın mahiyet cins ve miktarı ile işin konusu,
b) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi,
c) Teminat alınıp alınmayacağı, alınacaksa miktarı,
ç) Opsiyon müddeti,
d) İşin süresi,
e) Ödeme şartları ve yeri,
f) Teslim şekli, teslim tarihi ve usuller,
g) Vergi, harçlar ve diğer masraflarla ilgili giderlerin kim tarafından ne şekilde ödeneceği,
ğ) Gümrük işleri,
h) İhaleye katılma şartları ve katılamayacak olanlar,
ı) Üniversitenin alımı yapıp yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya iptali,
i) Uyuşmazlıkların çözümü,
j) Satın alma işleminin hangi usulle yapılacağı,
k) Gecikme ve diğer hususlarla ilgili cezai müeyyideler,
l) Gerekli görülen diğer belgeler.
Taleplerin değerlendirilmesi
MADDE 12 – (1) Mali limitlere göre belirlenen aralıklarda Satın Alma Komisyonunun değerlendirmesi gereken talepler; bütçe, nakit akışı, ihtiyaç, maliyet ve piyasa şartları kriterlerine göre değerlendirilir. Alımı uygun görülen talepler için teklif alma süreci başlatılır. Satın Alma Komisyonu bu maddede belirtilen şartlara uygun olmayan talepleri gerekçeli bir raporla Rektörlüğe bildirir.
Hizmet alımları
MADDE 13 – (1) Hizmet alımları, gerçekleşmesi istenilen tarihten otuz iş günü öncesinde ilgili birim tarafından yazılı olarak Rektörlüğe bildirilir. Satın alma usul ve esaslarına göre siparişi verilen işin yerine getirilip getirilmediği, hizmeti talep eden birim tarafından takip edilir. İş bitiminde işin tamamlandığına dair tutanak Satın Alma Müdürlüğüne teslim edilir.
Bilimsel araştırma projeleri alımları
MADDE 14 – (1) İlgili proje yöneticisi tarafından hazırlanmış ve Rektörlük tarafından onaylanmış proje formu, Şifa Üniversitesi Bilimsel Araştırma ve Proje (ŞÜBAP) ofisi tarafından Satın Alma Müdürlüğüne gönderilir. Proje yöneticisi tarafından projeli alımlar talep formu ile onaylanmış listedeki malzemeler talep edilir. Ödeneği varsa alım sürecine başlanır. Talep edilen malzeme ile ilgili olarak, gerekiyorsa alternatif fiyat araştırması yapılır.
Acil alımlar
MADDE 15 – (1) Üniversitede meydana gelebilecek ve anında müdahale edilmediğinde maddi, manevi zarar doğurabilecek, eğitimi aksatabilecek teknik veya doğal afetlerden dolayı oluşan beklenmedik durumlarda birimler yüklenicilerle doğrudan mal ve hizmet alımı konusunda ilişkide bulunabilir. Üniversitenin Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi dışındaki acil alımlarda gerekli mal ve hizmet alımı, birim yöneticisi tarafından şifahen veya yazılı olarak olay ve meblağ da belirtilmek suretiyle Üniversite Genel Sekreterinin bilgilendirilmesi ve onay alınmasını müteakip Satın Alma Müdürü tarafından en kısa sürede gerçekleştirilir.
(2) Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezinde önceden kullanılacağı belli olmayan, ameliyat esnasında acilen talep edilen her türlü mal ve hizmet alımları Tıbbi Direktörlüğe (Başhekimlik) bilgi vermek suretiyle yapılabilir.
Tedarik kaynaklarının araştırılması ve değerlendirmesi
MADDE 16 – (1) Satın Alma Müdürlüğü, talepleri uygun fiyatla, istenilen zamanda ve aranılan vasıfta temin edebilecek şahıs ve firmaları tespit eder. Listede yer alan şahıs ve firmaları, Üniversite kalite prensip ve politikalarına göre değerlendirerek bunlar arasından tedarikçi listesi oluşturur.
(2) Üniversitenin kalite prensip ve politikalarına göre yıl içinde değerlendirilen tedarikçi firmalardan uygun kalite ve şartları sağlayamayanlar Satın Alma Müdürlüğü tarafından tedarikçi listesinden çıkartılır.
Fiyat teklifi alınması
MADDE 17 – (1) Satın Alma Müdürlüğü, satın alınacak mal veya hizmetin özelliğine göre tedarikçi listesindeki mevcut bilgileri gözden geçirir ve öncelikle buradan satın alma yoluna gider. Satın alınacak mal veya hizmet, tedarikçi listesinden temin edilemiyor ise, en az üç teklif alınması yoluna gidilir.
(2) Aşağıdaki hallerde en az üç teklif alınma şartı aranmaz:
a) Önceki alınan malzemenin devamı niteliğinde olan veya kısa bir süre sonra yeniden talep edilen ya da firması, fiyat ve özellikleri değişmeyen alımlar,
b) Mütevelli Heyet tarafından belirlenen tutarın altındaki alımlar,
c) Tutarı ne olursa olsun birden fazla üreticisi, ithalatçısı ya da satıcısı olmayan alımlar,
ç) Bilimsel araştırma projeleri kapsamındaki alımlar.
(3) Üç teklif alınmama nedeni satın alma tutanağında belirtilir. Bu gibi alımlarda sözlü soruşturma ve pazarlık yoluyla teklif alınabilir. Alınan teklifler sanal ortamda saklanır.
(4) Fiyat tekliflerinin alınmasında aşağıdaki usullerden herhangi birisi tercih edilebilir:
a) Kapalı zarfla teklif alma usulü: İstenilen işin veya malın şartnamesindeki şartlar esas alınarak, yalnız fiyat bakımından en uygun teklifte bulunana ihale verilme usulüdür.
b) Belli istekliler arasında davet usulü: Ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda Rektörlük tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür.
c) Pazarlık usulü: Alım sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve İdarenin alım konusunu, işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usuldür.
ç) Doğrudan temin: İdare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usuldür.
Tekliflerin değerlendirilmesi
MADDE 18 – (1) Bu Yönetmeliğin 17 nci maddesindeki usul ve esaslara göre alınan teklifler Satın Alma Komisyonu tarafından değerlendirilir ve bir raporla Rektörlüğe sunulur. Mali limitlere göre yetkili merci tarafından onaylanan alımlar gerçekleştirilir.
Teminat
MADDE 19 – (1) İşin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden Komisyon tarafından belirlenen oranda teminat alınabilir. Hak edişli işlerde %10 oranında kesinti yapılır. Teslim ve tesellüm belgesi düzenlendikten ve kesin kabul yapıldıktan sonra ilgili firmaya kesinti iade edilir.
İhaleye katılamayacaklar
MADDE 20 – (1) Aşağıda belirtilen kimseler doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına, bu Yönetmeliğin 1 inci maddesi hükümleri kapsamına giren işlemlere katılamazlar:
a) Mütevelli Heyet Başkanı ve üyeleri, Rektör, Üniversite Genel Sekreteri, Kurucu Vakıf olan Türkiye Tabipler Vakfı Yönetim ve Denetim Kurulu üyeleri,
b) Bu Yönetmeliğin 2 nci maddesi hükümleri kapsamına giren iş ve işlemleri hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve denetlemekle görevli olanlar ve bu görevlilerin eşleri, üçüncü dereceye kadar (bu derece dâhil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri,
c) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilip, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 58 inci maddesi uyarınca kamu ihalelerine katılmaktan yasaklama getirilenler,
ç) İlgili mevzuat hükümlerine göre, geçici veya devamlı olarak; 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ve hususi kanunlarla kurulmuş bankalar ile iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Kalite Kontrol, Tesellüm, Ödemelerin Yapılması
Kalite kontrol ve tesellüm
MADDE 21 – (1) Satın Alma Müdürlüğü, depoya gelen sarf malzemelerinin istenilen özelliklerde olup olmadığını, diğer özelliklerini ve gerekli evrakın uygun hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol eder. Laboratuar için alınan kimyasal maddeler, cam malzemeler ve laboratuar cihazları, özellikli tıbbi sarflar ve yeni alınan ilaçlar, talep sahibi ilgili birim tarafından kontrol edilerek kabul edilir.
(2) Teknik şartnamede belirtilen miktar ve vasıflara uymayan mal ve hizmet teslim alınmaz. Teslim alınacak mal ve hizmette gözle görülür kusur derhal, sözlü ve yazılı olarak teslimatı yapan şirket veya kişiye bildirilir. Sözlü bildirim halinde yapılan görüşmenin içeriği, saati tutanak altına alınır. Ayrıca mal ve hizmetteki kusur yazılı olarak tebliğ edilir.
(3) İnşaat işlerinde işin istenilen özellikte olup olmadığı ÜniversiteninYapı ve Teknik İşler Müdürlüğü veya kurum dışından uzman bilirkişi marifetiyle yapılır. Talep edilen mal veya hizmetlerin kabulü için, gerekli görülmesi durumunda, Rektörlük tarafından daimi ve geçici kabul komisyonları oluşturulabilir.
(4) Satın almaya konu olan malzemelerin depolara girişi yapıldıktan sonra, depo sorumlusu tarafından imzalanan fatura ve irsaliyeler Satın Alma Müdürlüğüne iletilir. Satın Alma Müdürlüğü, fatura ve irsaliyeleri kendi dosyasındaki ilgili satın alma talep formunun nüshasıyla karşılaştırıp, mutabık olduklarını gördükten sonra faturayı imzalar. Daha sonra Mali İşler Daire Başkanlığına intikal eden faturalar ödeme planına alınır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlük
MADDE 22 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 23 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Şifa Üniversitesi Rektörü yürütür.