Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
31 Ekim 2011 PAZARTESİ
Resmî Gazete
Sayı : 28101
YÖNETMELİK
Mevlana Üniversitesinden:
MEVLANA ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Mevlana Üniversitesi tarafından yurtiçinden ve yurtdışından temin edilecek her türlü mal ve hizmet satın alma, kiralama ve yapım işleri ve bunlara ilişkin yetki, sorumluluk ve usullere ilişkin esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Mevlana Üniversitesinin mal ve hizmet satın alımları, kiralama ve yapım işleri ile ilgili tüm faaliyetleri ile satın alma işlemlerinin yapılmasına ve mal ve/veya hizmet satan kuruluşlara yapılacak ödemelere ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 114 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Acil alımlar: Teknik nedenlerden veya doğal afetlerden dolayı oluşan, anında müdahale edilmediği takdirde maddi ve manevi zarar doğurabilecek, eğitimi aksatabilecek beklenmedik acil durumlar nedeniyle yapılacak alımları,
b) Bilimsel araştırma projesi: Üniversite tarafından veya her türlü kamu ve özel kurum ve kuruluşlardan veya üçüncü şahıslardan sağlanan desteklerle yapılacak araştırma projelerini,
c) Birim yöneticisi: Rektörlüğe bağlı akademik ve idari birimlerin yöneticilerini,
ç) Demirbaş: Her türlü ofis mobilyaları, oturma grubu, elektronik cihazlar ve ofis teçhizatı, tıbbi cihazlar, makine ve teçhizat gibi malzemeleri,
d) Hizmet alımı: Mal alımları ve yapım işleri dışındaki her türlü periyodik bakım anlaşmaları, tamirat ve tadilat işleri, dışarıdan alınan her türlü hizmet satın alımları ile fuar ve organizasyonlardaki stant kurma gibi her türlü satın alma işlemlerini,
e) Kiralama: Yapılacak her türlü kiralama işlerini,
f) Mütevelli Heyet: Mevlana Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
g) PBS: Mevlana Üniversitesi personelinin elektronik ortamda işlem yapabildiği yazılımı,
ğ) Proje yöneticisi: Bilimsel araştırma proje sorumlusunu,
h) Rektörlük: Mevlana Üniversitesi Rektörlüğünü,
ı) Sarf: İlaç ve tıbbi malzeme, kimyasal malzeme, laboratuvar sarf ve kitleri, gıda, temizlik ve akaryakıt ürünleri ile kırtasiye malzemeleri gibi dönem içerisinde tüketilen malzemeleri,
i) Satın alma komisyonu: Mevlana Üniversitesi Satın Alma Komisyonunu,
j) Satın alma müdürü: Mevlana Üniversitesi Satın Alma Müdürünü
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma Komisyonlarının Yapısı, Mali Limitler ve Onay Yetkisi
Satın alma komisyonlarının yapısı
MADDE 5 – (1) Üniversitenin satın alma komisyonları, her bütçe yılı başında Genel Sekreterin önerisi ve Rektörün oluru ile Mütevelli Heyet tarafından görevlendirilir.
(2) Gerekli hallerde ilgili birim temsilcileri ve/veya uzman kişiler komisyona davet edilebilir ve/veya yazılı görüş istenebilir.
Mali limitler ve onay yetkisi
MADDE 6 – (1) Mütevelli Heyet, her bütçe dönemi başında mali limitleri ve bu limitlere göre alımı onaylamaya yetkili kurul ve şahısları belirler. Mali limitler tahmini bedele göre tespit edilir.
(2) Bütçede miktar ve tutarı belirlenen sarf ve işletme malzemelerinin satın alma çalışmaları, teşkil edilmiş olan komisyonlarca yapılıp Genel Sekreterin onayı ile bitirilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Genel Esaslar ve Uygulama Şekli
Genel esaslar
MADDE 7 – (1) Alınacak mal ve hizmetler o yılın bütçesinde yer alır. Ancak Mütevelli Heyet kararı ile bütçede olmayan taleplerin alımı gerçekleştirilebilir.
(2) Gayrimenkul alım, satım ve kiralanması Mütevelli Heyet kararı ile yapılır.
(3) Alımların toplu şekilde yapılması esastır.
Talebin yapılması
MADDE 8 – (1) Talepler, birim yöneticileri tarafından yazılı olarak veya PBS aracılığıyla yapılır.
Teknik şartname ve tahmini maliyet
MADDE 9 – (1) Talebi yapılan mal ve hizmetler için talep eden birim tarafından teknik şartname hazırlanır. Talepte teknik şartnameyle birlikte tahmini maliyet de belirtilir. Teknik şartname, mal ve hizmeti tedarik edecek firmaların aynı vasfı sağlayacak şekilde teklif vermelerini ve tekliflerin birbirleriyle kolayca mukayesesini sağlayacak şekilde hazırlanır.
İdari şartname
MADDE 10 – (1) Satın Alma Müdürlüğü talep sahibi kullanıcı birimler ile birlikte, aşağıdaki hususları kapsayan idari şartname düzenler. İdari şartnamelerde aşağıdaki bilgiler yer alır:
a) Yaptırılacak işin veya alınacak malın mahiyet, cins ve miktarı,
b) Mal veya hizmeti alıp almamada veya işi yaptırıp yaptırmamada Üniversitenin yetkili olduğu,
c) Teslim tarihi, yeri, şekli ve uygulanacak usuller,
ç) Ödeme şartları ve yeri,
d) Vergi, resim harç ve diğer masraflarla ilgili giderlerin kim tarafından ne şekilde ödeneceği,
e) Gerekirse tahmini bedel ve teminat miktarları,
f) Gecikme ve diğer hususlarla ilgili cezai müeyyideler,
g) Teklif sahiplerinden istenen şartlar ve belgeler,
ğ) Satın alma işleminin hangi usulde yapılacağı,
h) Gerekli görülen diğer belgeler.
Taleplerin değerlendirilmesi
MADDE 11 – (1) Mali limitlere göre belirlenen aralıklarda Satın Alma Komisyonunun değerlendirmesi gereken talepler; bütçe, nakit akışı, ihtiyaç, maliyet ve piyasa şartları kriterlerine göre değerlendirilir. Alımı uygun görülen talepler için teklif alma süreci başlatılır. Satın Alma Komisyonu yukarıdaki kriterlere uygun olmayan talepleri gerekçeli bir raporla Rektörlüğe bildirir.
Hizmet alımları
MADDE 12 – (1) Hizmet alımları, gerçekleşmesi istenilen tarihten otuz iş günü öncesinde ilgili birim tarafından yazılı olarak Rektörlüğe bildirilir. Satın alma usul ve esaslarına göre siparişi verilen işin yerine getirilip getirilmediği, hizmeti talep eden birim tarafından takip edilir. İş bitiminde işin tamamlandığına dair tutanak Mali İşler ve Satın Alma Daire Başkanlığına teslim edilir.
Bilgisayar ve donanım malzemeleri alımı
MADDE 13 – (1) Yeni bilgisayar, bilgisayar konfigürasyonlarının yükseltilmesiyle ilgili gerekli olan her türlü malzeme ile bilgisayar kullanımı sırasında gerekli her türlü ilave teçhizat gibi malzemeler bilgi işlem biriminden talep edilir. Bilgi İşlem birimi, talepleri değerlendirerek Rektörlüğe bildirir. Satın alma usul ve esaslarına göre alım yapılır. Satın alınan tüm malzemeler ihtiyaç olan birimlerde kullanılmak üzere bilgi işlem birimine teslim edilir.
Bilimsel araştırma projeleri alımları
MADDE 14 – (1) İlgili proje yöneticisi tarafından hazırlanmış ve Rektörlük tarafından onaylanmış proje formu, Ar-Ge projeleri yönetim ofisi tarafından Satın Alma Müdürlüğüne gönderilir. Proje yöneticisi tarafından projeli alımlar talep formu ile onaylanmış listedeki malzemeler talep edilir. Ödeneği varsa alım sürecine başlanır. Talep edilen malzeme ile ilgili olarak, gerekiyorsa alternatif fiyat araştırması yapılır.
Acil alımlar
MADDE 15 – (1) Acil alımlar; birim yöneticisi tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle sözlü veya yazılı olarak Rektörlüğe bilgi verilerek gerçekleştirilir. Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesinde önceden kullanılacağı belli olmayan, ameliyat esnasında acilen talep edilen her türlü mal ve hizmet alımları Başhekimliğe bilgi vermek suretiyle yapılabilir.
Tedarik kaynaklarının araştırılması ve değerlendirmesi
MADDE 16 – (1) Satın Alma Müdürlüğü, talepleri uygun fiyatla, istenilen zamanda ve aranılan vasıfta temin edebilecek şahıs ve firmaları tespit eder. Listede yer alan şahıs ve firmaları, Üniversite kalite prensip ve politikalarına göre değerlendirerek bunlar arasından tedarikçi listesi oluşturur.
(2) Üniversitenin kalite prensip ve politikalarına göre yıl içinde değerlendirilen tedarikçi firmalardan uygun kalite ve şartları sağlayamayanlar Satın Alma Müdürlüğü tarafından tedarikçi listesinden çıkartılır.
Fiyat teklifi alınması
MADDE 17 – (1) Satın Alma Müdürlüğü, satın alınacak mal veya hizmetin özelliğine göre tedarikçi listesindeki mevcut bilgileri gözden geçirir ve öncelikle buradan satın alma yoluna gider. Satın alınacak mal veya hizmet, tedarikçi listesinden temin edilemiyor ise, en az üç teklif alınması yoluna gidilir.
(2) Aşağıdaki hallerde en az üç teklif alınma şartı aranmaz:
a) Önceki alınan malzemenin devamı niteliğinde olan veya kısa bir süre sonra yeniden talep edilen ya da firması, fiyat ve özellikleri değişmeyen alımlar,
b) Mütevelli Heyet tarafından belirlenen tutarın altındaki alımlar,
c) Tutarı ne olursa olsun birden fazla üreticisi, ithalatçısı ya da satıcısı olmayan alımlar,
ç) Bilimsel araştırma projeleri kapsamındaki alımlar.
(3) Üç teklif alınmama nedeni satın alma tutanağında belirtilir. Bu gibi alımlarda sözlü soruşturma ve pazarlık yoluyla teklif alınabilir. Alınan teklifler sanal ortamda saklanır.
(4) Fiyat tekliflerinin alınmasında aşağıdaki usullerden herhangi birisi tercih edilebilir:
a) Kapalı zarfla teklif alma usulü: İstenilen işin veya malın şartnamesindeki şartlar esas alınarak, yalnız fiyat bakımından en uygun teklifte bulunana ihale verilme usulüdür.
b) Belli istekliler arasında davet usulü: Ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda Rektörlük tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür.
c) Pazarlık usulü: Alım sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve İdarenin alım konusunu, işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatını isteklilerle görüştüğü usuldür.
ç) Doğrudan temin: İdare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usuldür.
Tekliflerin değerlendirilmesi
MADDE 18 – (1) Bu Yönetmeliğin 17 nci maddesindeki usul ve esaslara göre alınan teklifler Satın Alma Komisyonu tarafından değerlendirilir ve bir raporla Rektörlüğe sunulur. Mali limitlere göre yetkili merci tarafından onaylanan alımlar gerçekleştirilir.
Teminat
MADDE 19 – (1) İşin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden Komisyon tarafından belirlenen oranda teminat alınabilir. Hak edişli işlerde %10 oranında kesinti yapılır. Teslim ve tesellüm belgesi düzenlendikten ve kesin kabul yapıldıktan sonra ilgili firmaya kesinti iade edilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Kalite Kontrol, Tesellüm, Ödemelerin Yapılması
Kalite kontrol
MADDE 20 – (1) Satın Alma Müdürlüğü, depoya gelen sarf malzemelerinin istenilen özelliklerde olup olmadığını, diğer özelliklerini ve gerekli evrakın uygun hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol eder. Laboratuar için alınan kimyasal maddeler, cam malzemeler ve laboratuar cihazları, özellikli tıbbi sarflar ve yeni alınan ilaçlar, talep sahibi ilgili birim tarafından kontrol edilerek kabul edilir. Satın alınacak malzemeleri talep eden birimin belirttiği özelliklere göre aşağıdaki esaslar çerçevesinde kontrol yapılır:
a) Göz kontrolü,
b) Boyut kontrolü,
c) Fonksiyonellik kontrolü,
ç) Ambalaj kontrolü,
d) Doküman kontrolü,
e) Adet kontrolü.
(2) İnşaat işlerinde işin istenilen özellikte olup olmadığı İdari İşler Müdürlüğü veya kurum dışından uzman bilirkişi marifetiyle yapılır. Talep edilen mal veya hizmetlerin kabulü için, gerekli görülmesi durumunda, Rektörlük tarafından daimi ve geçici kabul komisyonları oluşturulabilir.
Tesellüm
MADDE 21 – (1) Satın alınan bütün mal ve hizmetler aşağıdaki usule göre teslim alınır;
a) Gelen irsaliye üzerindeki bilgilere göre, depo sorumlusu ve alımı takip eden Satın Alma Müdürlüğü personeli tarafından sayılarak, tartılarak, ölçülerek ve teknik şartnamedeki termin, miktar ve vasıflara uygunluğu kontrol edilerek teslim alınır.
b) Gerekli görülen hallerde kalite kontrolü yapılabilir. Kalite kontrol sonucunun, satıcı firma yetkilisinin bulunduğu süre içerisinde alınmasının mümkün olmadığı hallerde, depo sorumlusu ve alımı takip eden Satın Alma Müdürlüğü personelinin bilgisi dâhilinde irsaliye ve mallar geçici olarak teslim alınır ve kontrol yapıldıktan sonra uygun görülmezse, malzemeleri ilgili firmanın alması sağlanır veya kendilerine bilgi verilerek geri gönderilir.
c) Teknik şartnamede belirtilen miktar ve vasıflara uymayan mal ve hizmet teslim alınmaz.
ç) Yapım işlerini Yapı ve Teknik İşler Müdürlüğü teslim alır. Gerektiğinde uzman bilirkişi görüşüne müracaat edilir.
Ödemelerin yapılması
MADDE 22 – (1) Satın almaya konu olan malzemelerin depolara girişi yapıldıktan sonra, depo sorumlusu tarafından imzalanan fatura ve irsaliyeler satın alma sorumlusuna iletilir. Satın alma sorumlusu, fatura ve irsaliyeleri kendi dosyasındaki ilgili satın alma talep formunun nüshasıyla karşılaştırıp, mutabık olduklarını gördükten sonra faturayı imzalar. Mali İşler ve Satın Alma Daire Başkanlığına intikal eden faturalar ödeme planına alınır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlük
MADDE 23 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 24 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Mevlana Üniversitesi Rektörü yürütür.