Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
1 Şubat 2012 ÇARŞAMBA
Resmî Gazete
Sayı : 28191
YÖNETMELİK
Gediz Üniversitesinden:
GEDİZ ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Gediz Üniversitesi tarafından yurtiçinden ve yurtdışından temin edilecek her türlü mal ve hizmet satın alma, kiralama ve yapım işleri ve bunlara ilişkin yetki, sorumluluk ve usullere ilişkin esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Gediz Üniversitesinin mal ve hizmet satın alımları, kiralama ve yapım işleri ile ilgili tüm faaliyetleri ile satın alma işlemlerinin yapılmasına ve mal ve/veya hizmet satan kuruluşlara yapılacak ödemelere ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 106 ncı maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Acil alımlar: Teknik nedenlerden veya doğal afetlerden dolayı oluşan, anında müdahale edilmediği takdirde maddi ve manevi zarar doğurabilecek, eğitimi aksatabilecek beklenmedik acil durumlar nedeniyle yapılacak alımları,
b) Bilimsel araştırma projesi: Üniversite tarafından veya her türlü kamu ve özel kurum ve kuruluşlardan veya üçüncü şahıslardan sağlanan desteklerle yapılacak araştırma projelerini,
c) Birim yöneticisi: Rektörlüğe bağlı akademik ve idari birimlerin yöneticilerini,
ç) Demirbaş: Her türlü ofis mobilyaları, oturma grubu, elektronik cihazlar ve ofis teçhizatı, tıbbi cihazlar, makine ve teçhizat gibi malzemeleri,
d) Genel Sekreter: Gediz Üniversitesi Genel Sekreterini,
e) Hizmet alımı: Mal alımları ve yapım işleri dışındaki her türlü periyodik bakım anlaşmaları, tamirat ve tadilat işleri, dışarıdan alınan her türlü hizmet satın alımları ile fuar ve organizasyonlardaki stant kurma gibi her türlü satın alma işlemlerini,
f) Kiralama: Yapılacak her türlü kiralama işlerini,
g) Mütevelli Heyet: Gediz Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
ğ) PBS: Gediz Üniversitesi personelinin elektronik ortamda işlem yapabildiği yazılımı,
h) Proje yöneticisi: Bilimsel araştırma proje sorumlusunu,
ı) Rektörlük: Gediz Üniversitesi Rektörlüğünü,
i) Sarf: İlaç ve tıbbi malzeme, kimyasal malzeme, laboratuvar sarf ve kitleri, gıda, temizlik ve akaryakıt ürünleri ile kırtasiye malzemeleri gibi dönem içerisinde tüketilen malzemeleri,
j) Satın alma komisyonu: Gediz Üniversitesi Satın Alma Komisyonunu,
k) Satın alma sorumlusu: Gediz Üniversitesi Satın Alma Sorumlusunu
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma Komisyonunun Yapısı, Mali Limitler ve Onay Yetkisi
Satın alma komisyonlarının yapısı
MADDE 5 – (1) Üniversitenin satın alma komisyonu, her bütçe yılı başında Genel Sekreterin önerisi ve Rektörün oluru ile Mütevelli Heyet tarafından görevlendirilir. Komisyonun bir üyesi Satın Alma Sorumlusu olarak görevlendirilir.
(2) Gerekli hallerde ilgili birim temsilcileri ve/veya uzman kişiler komisyona davet edilebilir ve/veya yazılı görüş istenebilir.
Mali limitler ve onay yetkisi
MADDE 6 – (1) Mütevelli Heyet, her bütçe dönemi başında mali limitleri ve bu limitlere göre alımı onaylamaya yetkili kurul ve şahısları belirler. Mali limitler tahmini bedele göre tespit edilir.
(2) Bütçede miktar ve tutarı belirlenen sarf ve işletme malzemelerinin satın alma çalışmaları, teşkil edilmiş olan komisyonlarca yapılıp Genel Sekreter onayı ile bitirilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Genel Esaslar ve Uygulama Şekli
Genel esaslar
MADDE 7 – (1) Genel olarak, alınacak mal ve hizmetlerin o yılın bütçesinde olması gerekir. Ancak Mütevelli Heyet kararı ile bütçede olmayan taleplerin alımı gerçekleştirilebilir.
(2) Gayrimenkul alım, satım ve kiralanması Mütevelli Heyet kararı ile yapılır.
(3) Alımların toplu şekilde yapılması gerekir.
Talebin yapılması
MADDE 8 – (1) Talepler, birim yöneticileri tarafından yazılı olarak veya PBS aracılığıyla yapılır.
Teknik şartname ve tahmini maliyet
MADDE 9 – (1) Talebi yapılan mal ve hizmetler için talep eden birim tarafından teknik şartname hazırlanır. Talepte teknik şartnameyle birlikte tahmini maliyet de belirtilir. Teknik şartname, mal ve hizmeti tedarik edecek firmaların aynı vasfı sağlayacak şekilde teklif vermelerini ve tekliflerin birbirleriyle kolayca mukayesesini sağlayacak şekilde hazırlanır.
İdari şartname
MADDE 10 – (1) Satın Alma Sorumlusu talep sahibi kullanıcı birimler ile birlikte, aşağıdaki hususları kapsayan idari şartname düzenler. İdari şartnamelerde aşağıdaki bilgiler yer alır:
a) Yaptırılacak işin veya alınacak malın mahiyet, cins ve miktarı,
b) Mal veya hizmeti alıp almamada veya işi yaptırıp yaptırmamada Üniversitenin yetkili olduğu,
c) Teslim tarihi, yeri, şekli ve uygulanacak usuller,
ç) Ödeme şartları ve yeri,
d) Vergi, resim harç ve diğer masraflarla ilgili giderlerin kim tarafından ne şekilde ödeneceği,
e) Gerekirse tahmini bedel ve teminat miktarları,
f) Gecikme ve diğer hususlarla ilgili cezai müeyyideler,
g) Teklif sahiplerinden istenen şartlar ve belgeler,
ğ) Satın alma işleminin hangi usulde yapılacağı,
h) Gerekli görülen diğer belgeler.
Taleplerin değerlendirilmesi
MADDE 11 – (1) Mali limitlere göre belirlenen aralıklarda Satın Alma Komisyonunun değerlendirmesi gereken talepler; bütçe, nakit akışı, ihtiyaç, maliyet ve piyasa şartları kriterlerine göre değerlendirilir. Alımı uygun görülen talepler için teklif alma süreci başlatılır. Satın Alma Komisyonu yukarıdaki kriterlere uygun olmayan talepleri gerekçeli bir raporla Rektörlüğe bildirir.
Hizmet alımları
MADDE 12 – (1) Hizmet alımları, gerçekleşmesi istenilen tarihten otuz iş günü öncesinde ilgili birim tarafından yazılı olarak Rektörlüğe bildirilir. Satın alma usul ve esaslarına göre siparişi verilen işin yerine getirilip getirilmediği, hizmeti talep eden birim tarafından takip edilir. İş bitiminde işin tamamlandığına dair tutanak Satın Alma Sorumlusuna teslim edilir.
Bilgisayar ve donanım malzemeleri alımı
MADDE 13 – (1) Yeni bilgisayar, bilgisayar konfigürasyonlarının yükseltilmesiyle ilgili gerekli olan her türlü malzeme ile bilgisayar kullanımı sırasında gerekli her türlü ilave teçhizat gibi malzemeler bilgi işlem biriminden talep edilir. Bilgi işlem birimi, talepleri değerlendirerek Rektörlüğe bildirir. Satın alma usul ve esaslarına göre alım yapılır. Satın alınan tüm malzemeler ihtiyaç olan birimlerde kullanılmak üzere bilgi işlem birimine teslim edilir.
Bilimsel araştırma projeleri alımları
MADDE 14 – (1) İlgili proje yöneticisi tarafından hazırlanmış ve Rektörlük tarafından onaylanmış proje formu, Ar-ge projeleri yönetim ofisi tarafından Satın Alma Sorumlusuna gönderilir. Proje yöneticisi tarafından projeli alımlar talep formu ile onaylanmış listedeki malzemeler talep edilir. Ödeneği varsa alım sürecine başlanır. Talep edilen malzeme ile ilgili olarak, gerekiyorsa alternatif fiyat araştırması yapılır.
Acil alımlar
MADDE 15 – (1) Acil alımlar; birim yöneticisi tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle sözlü veya yazılı olarak Rektörlüğe bilgi verilerek gerçekleştirilir.
Tedarik kaynaklarının araştırılması ve değerlendirmesi
MADDE 16 – (1) Satın Alma Sorumlusu, talepleri uygun fiyatla, istenilen zamanda ve aranılan vasıfta temin edebilecek şahıs ve firmaları tespit eder. Listede yer alan şahıs ve firmaları, Üniversite kalite prensip ve politikalarına göre değerlendirerek bunlar arasından tedarikçi listesi oluşturur.
(2) Üniversitenin kalite prensip ve politikalarına göre yıl içinde değerlendirilen tedarikçi firmalardan uygun kalite ve şartları sağlayamayanlar Satın Alma Sorumlusu tarafından tedarikçi listesinden çıkartılır.
Satın alma usulleri
MADDE 17 – (1) Bu Yönetmelik hükümleri kapsamındaki alımlarda aşağıdaki satın alma usulleri uygulanır:
a) Doğrudan temin usulü: Bu satın alma usulünde satın alma komisyonu, istekli veya isteklilerden alım veya kiralama şartlarını elektronik posta, faks veya mektup yoluyla temin eder. Görüşmeler sonunda seçilen istekliden nihai teklif alınır ve alım sonuçlandırılır. Aşağıdaki işlerde doğrudan temin usulü uygulanır:
1) Mevcut mal, demirbaş, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için ilk alım yapılan kişi veya kurumdan alınması,
2) Mal ve hizmet sağlayıcının tek bir kişi olması durumunda alımın yapılması,
3) Ani veya olağanüstü durumlar nedeniyle alımın acil olarak yerine getirilmesinin zorunlu olması,
4) Konaklama ve seyahatlere ilişkin alımlar,
5) Tüketim malzemeleri alımı,
6) Fikri ve sınai mülkiyet haklarının alımı,
7) Yurt dışından mal ve hizmet alımı,
8) Alanında uzmanlaşmış sanatçı, bilim insanı, kişi ve kuruluşlara yaptırılan sanatsal, bilimsel ve teknik özelliklere sahip işlere ilişkin mal ve hizmet alımı,
9) Bilimsel araştırma projeleri kapsamındaki alımlar,
10) Yukarıda sayılanlar dışında kalan ve satın alma komisyonuna tanınan yetkileri aşmayan alımlar.
b) Pazarlık usulü: Bu satın alma usulünde belirlenen işlerin niteliklerine, özelliklerine ve gereklerine göre belirlenen en az üç istekliden yazılı teklif alınır. Aranan koşulları taşıyan isteklilerle alım, satım veya kiralama şartları ve bedel üzerinde pazarlık yapılır ve satın alma sonuçlandırılır. Aşağıda belirtilen işlerin satın alması pazarlık usulü ile yapılır:
1) Yapım ve onarım işleri,
2) Personel taşıma, güvenlik, temizlik, yemek, reklam ve promosyon mal ve hizmet alımları,
3) Etüt, mimarlık, mühendislik konularında proje yapılmasına ilişkin alımlar,
4) Çevirmenlik, editörlük, danışmanlık, bilişim hizmetlerine ilişkin alımlar.
c) Açık teklif usulü: Bu Yönetmelik hükümlerine göre doğrudan temin veya pazarlık usulü ile yapılması mümkün olmayan veya bu usullerin uygulanmasının uygun görülmediği hallerde satın alma komisyonu tarafından uygulanan usuldür. Açık teklif usulünün uygulandığı hallerde satın alma komisyonu tarafından bu Yönetmeliğin 10 uncu maddesi hükümlerine göre şartname hazırlanır.
(2) Her alım için tercih edilen satın alma usulünün gerekçesi satın alma tutanağında belirtilir. Alınan teklifler sanal ortamda saklanır.
Tekliflerin değerlendirilmesi
MADDE 18 – (1) Bu Yönetmeliğin 17 nci maddesindeki usul ve esaslara göre alınan teklifler Satın Alma Komisyonu tarafından değerlendirilir ve bir raporla Rektörlüğe sunulur. Mali limitlere göre yetkili merci tarafından onaylanan alımlar gerçekleştirilir.
Teminat
MADDE 19 – (1) İşin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden Satın Alma Komisyonu tarafından belirlenen oranda teminat alınabilir. Hakedişli işlerde %10 oranında kesinti yapılır. Teslim ve tesellüm belgesi düzenlendikten ve kesin kabul yapıldıktan sonra ilgili firmaya kesinti iade edilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Kalite Kontrol, Tesellüm, Ödemelerin Yapılması
Kalite kontrol
MADDE 20 – (1) Satın Alma Sorumlusu; depoya gelen sarf malzemelerinin istenilen özelliklerde olup olmadığını, diğer özelliklerini ve gerekli evrakın uygun hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol eder. Laboratuar için alınan kimyasal maddeler, cam malzemeler ve laboratuar cihazları, özellikli tıbbi sarflar ve yeni alınan ilaçlar, talep sahibi ilgili birim tarafından kontrol edilerek kabul edilir. Satın alınacak malzemeleri talep eden birimin belirttiği özelliklere göre aşağıdaki esaslar çerçevesinde kontrol yapılır:
a) Göz kontrolü,
b) Boyut kontrolü,
c) Fonksiyonellik kontrolü,
ç) Ambalaj kontrolü,
d) Doküman kontrolü,
e) Adet kontrolü.
(2) İnşaat işlerinde işin istenilen özellikte olup olmadığı İdari ve Mali İşler Müdürlüğü veya kurum dışından uzman bilirkişi marifetiyle yapılır. Talep edilen mal veya hizmetlerin kabulü için, gerekli görülmesi durumunda, Rektörlük tarafından daimi ve geçici kabul komisyonu oluşturulabilir.
Tesellüm
MADDE 21 – (1) Satın alınan bütün mal ve hizmetler aşağıdaki usule göre teslim alınır;
a) Gelen irsaliye üzerindeki bilgilere göre, depo sorumlusu ve alımı takip eden Satın Alma Sorumlusu tarafından sayılarak, tartılarak, ölçülerek ve teknik şartnamedeki temin, miktar ve vasıflara uygunluğu kontrol edilerek teslim alınır.
b) Gerekli görülen hallerde kalite kontrolü yapılabilir. Kalite kontrol sonucunun, satıcı firma yetkilisinin bulunduğu süre içerisinde alınmasının mümkün olmadığı hallerde, depo sorumlusu ve alımı takip eden Satın Alma Sorumlusunun bilgisi dâhilinde irsaliye ve mallar geçici olarak teslim alınır ve kontrol yapıldıktan sonra uygun görülmezse, malzemeleri ilgili firmanın alması sağlanır veya kendilerine bilgi verilerek geri gönderilir.
c) Teknik şartnamede belirtilen miktar ve vasıflara uymayan mal ve hizmet teslim alınmaz.
ç) Yapım işlerini İdari ve Mali İşler Müdürlüğü teslim alır. Gerektiğinde uzman bilirkişi görüşüne müracaat edilir.
Ödemelerin yapılması
MADDE 22 – (1) Satın almaya konu olan malzemelerin depolara girişi yapıldıktan sonra, depo sorumlusu tarafından imzalanan fatura ve irsaliyeler Satın Alma Sorumlusuna iletilir. Satın Alma Sorumlusu, fatura ve irsaliyeleri kendi dosyasındaki ilgili satın alma talep formunun nüshasıyla karşılaştırıp, mutabık olduklarını gördükten sonra faturayı imzalar. Daha sonra İdari ve Mali İşler Müdürlüğüne intikal eden faturalar ödeme planına alınır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlük
MADDE 23 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 24 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Gediz Üniversitesi Rektörü yürütür.