Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
29 Ocak 2013 SALI
Resmî Gazete
Sayı : 28543
YÖNETMELİK
İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesinden:
İSTANBUL SABAHATTİN ZAİM ÜNİVERSİTESİ
SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesinin ihtiyaçları dikkate alınarak her türlü alım-satım, yapım, inşaat, hizmet, kiralama, taşıma ve benzeri işlerin verimlilik ilkeleri doğrultusunda, en uygun değer ve şartlarla, serbest piyasa ortamında temin edilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesinin ihtiyaç duyduğu her türlü alım-satım, yapım, inşaat, hizmet, kiralama, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 123 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Alım-satım: Taşınır ve taşınmaz varlıklar ile her türlü ihtiyaç maddeleri, hizmet ve hakların en iyi şekilde, uygun değer ve şartlarla zamanında alım ve satımını,
b) Başkan: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Mütevelli Heyeti Başkanını,
c) Başkan Yardımcısı: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkan Yardımcısını,
ç) Birim: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesinin eğitim-öğretim birimleri ile idari birimlerini,
d) Genel Sekreter/Sekreterlik: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Genel Sekreterini/ Sekreterliğini,
e) Hizmet: İlgili mevzuata göre çalıştırılan aylıklı, ücretli, yevmiyeli ve sözleşmeli personel istihdamı hariç olmak üzere, gerçek veya tüzel kişilere ücret karşılığında yaptırılacak araştırma, etüd, plan, proje, proje kontrollük, periyodik bakım anlaşmaları, tamirat ve tadilat, müteahhitlik, fuar organizasyonları, müşavirlik ve her türlü hizmet satın alma işlerini,
f) Kiralama: Taşınır ve taşınmaz mallarla, hakların kiralanması ve/veya kiraya verilmesini,
g) Mütevelli Heyeti: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
ğ) Rektör/Rektörlük: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Rektörünü/Rektörlüğünü,
h) Satın Alma Birimi: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Bütçe Daire Başkanlığına bağlı satın alma birimini,
ı) Satın Alma Komisyonu: İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi satın alma ve ihale komisyonunu,
i) Yapım: Her türlü inşaat, imalat, teknik onarım, yıkma değiştirme, iyileştirme ve montaj işlerini,
j) Yüklenici: İşi yapmak üzere kendisiyle sözleşme imzalanan istekliyi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma İşlerinde Yetkili Organlar ve Satın Alma İşlemleri
Satın alma ve ihale işleriyle ilgili kişi ve komisyonlar
MADDE 5 – (1) Üniversitenin harcama yetkilisi Mütevelli Heyetidir. Mütevelli Heyeti bu yetkisini kısmen veya tamamen Başkana, Başkan Yardımcılarına, Mütevelli Heyeti Üyelerine ve üniversite personeline devredebilir.
(2) Satın alma ve ihale komisyonlarına ilişkin esaslar şunlardır:
a) Satın alma ve ihale komisyonu; Rektörün önerisi ile Mütevelli Heyeti tarafından görevlendirilecek en az üç üyeden oluşur. Komisyon başkanını, Mütevelli Heyeti Başkanı belirler. Satın alma ve ihale komisyonunun görevi; satın alınacak mal ve hizmetin konusu itibarıyla teknik görüş gerektiren hallerde, Rektörlüğe gerekli teknik bilgilerin sunulması ile Rektörlük tarafından Komisyona havale edilen ihale işlerinde satın alma ve ihale hakkında karar vermek.
b) Muayene ve kabul komisyonu; ihale konusu işlerin tamamlanmasını müteakip, işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine yetkili olarak Rektörlükçe görevlendirilecek en az üç üyeden oluşur. İhale bedelinin ödenmesi için, muayene ve kabul komisyonunun uygunluk içeren kararı imzalayıp Rektörün onaylaması gerekir.
c) Mütevelli Heyetçe uygun görülmesi halinde satın alma ve ihale komisyonuna yardımcı olmak üzere teknik komisyon/komisyonlar da kurulabilir. Kurulacak komisyonlarda en az bir Mütevelli Heyeti temsilcisi bulunur. Komisyon kararlarının kesinleşmesi için Mütevelli Heyet temsilcisinin uygunluk onayı vermesi şarttır.
ç) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve oy çokluğu ile karar verir. Aynı üye her iki komisyonda birden görev alamaz.
Satın alma ve ihale esasları
MADDE 6 – (1) Satın alma ve ihale esasları şunlardır:
a) Cari yıl bütçesinde yer almayan kalemden harcama yapılması Başkan ve/veya Başkan Yardımcılarının yetkisindedir.
b) Mal ve hizmet alımı mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden yapılır.
c) Mal ve hizmet alımlarında; en uygun fiyat, ödeme planı, zamanında teslim, bakım ve kalite şartlarını taşıyan teklif tercih edilir.
ç) Üniversitenin kısa ve uzun dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim hizmetlerinin aksamaması; ancak gereksiz mal stoklarından kaçınılması için Üniversite tarafından gerekli tedbirler alınır.
d) İhalelerde şartname ve sözleşmeler kolaylıkla incelenebilir ve anlaşılabilir şekilde hazırlanır. Davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait açıklayıcı bilgiler verilir ve rekabet için birden fazla firmanın teklif vermesi sağlanır.
Satın alma ve ihale talepleri
MADDE 7 – (1) Akademik ve İdari birimler, ihtiyaç duyulan mal veya hizmetin bütün özelliklerini açıklayan taleplerini Rektörlüğe iletirler.
(2) Rektör, talepleri inceledikten sonra; işin gereği için Satın Alma ve İhale Komisyonuna veya Genel Sekretere iletir.
(3) Genel Sekreter, talepleri Mütevelli Heyetçe belirlenen yetkilendirmeler çerçevesinde onay makamına sunar. Onaydan sonra talep/talepler, Bütçe Daire Başkanlığına bildirilir.
(4) Satın alma talebi veya onayı otomasyon sistemi üzerinden de yapılabilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satın Alma ve İhale Usulleri ile Teslim Alma ve Ödeme
Satın alma ve ihale usulleri
MADDE 8 – (1) Satın alma ve ihalelerde aşağıdaki usullerden biri uygulanır:
a) Doğrudan temin usulü,
b) Açık teklif usulü,
c) Kapalı teklif usulü,
ç) Pazarlık usulü.
(2) Satın alma ve ihalelerde en az üç teklif alınır. Mütevelli Heyetince belirlenen yetkilendirmeler çerçevesinde mali konularda en alt yetkilendirme diliminde olan satın almalarda üç teklif alınma şartı aranmaz.
(3) Taleplerin karşılanmasında hangi usulün uygulanacağına Rektör karar verir.
Doğrudan temin usulü
MADDE 9 – (1) Aşağıdaki hallerde doğrudan temin usulü uygulanır:
a) Önceden alımı yapılan mal, demirbaş, teknoloji ve hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için ilk alım yapılan kişi veya kurumdan yapılan alımlar,
b) Mal ve hizmet sağlayıcının tek bir kişi olması durumunda yapılan alımlar,
c) Ani veya olağanüstü durumlar nedeniyle yapılacak acil alımlar,
ç) Konaklama ve seyahatlere ilişkin alımlar,
d) Fikri ve sınai mülkiyet hakları alımları,
e) Her türlü alanda danışmanlık ve projelendirme hizmetleri alımları,
f) Alanında uzmanlaşmış sanatçı, bilim insanı, kişi ve kuruluşlara yaptırılan sanatsal, bilimsel ve teknik özelliklere sahip işlere ilişkin mal ve hizmet alımları,
g) Gayrimenkul kiralama ve satın alımları,
ğ) Günlük ihtiyaç ve her türlü sarf malzemeleri, yedek parçalar, temizlik işleri, gıda gibi olağan hizmetler, küçük donanım ve yazılım alımları,
h) Pazarlık imkânının bulunmadığı büyük alışveriş merkezlerinden yapılacak satın alımlar,
ı) Bedeli ne olursa olsun elektrik, telefon, internet, kablo tv, su, iletişim, reklam ve ilan, posta, kargo ve benzeri abonman sözleşmesine veya akaryakıt, köprü, vapur, feribot, tercihli yol gibi ücretleri tarifeye bağlanmış her türlü işlerle ilgili alımlar,
i) Laboratuvar sarf malzemeleri alımları,
j) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, yeni bir satın alma talebi yapılmasına gerek duyulmadan yapılacak hizmet alımları,
k) Mütevelli Heyetçe belirlenen yetkilendirmeler çerçevesinde mali konularda en alt yetkilendirme diliminde olan ve yukarıda sayılanlar dışında kalan satın alımlar.
(2) Satın alma yetkilisi; alım-satım veya kiralamalarda, istekli veya isteklilerden alım-satım veya kiralama şartlarını elektronik posta, faks veya mektup yoluyla temin edebilir. Görüşmeler sonunda seçilen isteklilerden nihai teklif alınır ve alım sonuçlandırılır.
Açık teklif usulü
MADDE 10 – (1) Açık teklif usulü; niteliği itibariyle açık teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin zaman kaybına sebep olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya faks, e-posta ya da internet ortamında alınması suretiyle yapılan usuldür. En uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılabilir.
Kapalı teklif usulü
MADDE 11 – (1) Kapalı teklif usulünde, teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra kapatılır. Zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği konu, açıkça yazılır. Zarfın kapanan kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif mektubunun şartnameye uygun olarak hazırlanması, istenen belge ve ek bilgilerin verilmesi gerekir. Teklif mektuplarında teklif edilen fiyatların rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, teklif mektuplarının teklif veren tarafından imzalanması gerekir. En uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılabilir.
Pazarlık usulü
MADDE 12 – (1) Pazarlık usulünde işin nitelik, özellik ve gereğine göre belirlenen en az üç istekliden yazılı teklif alınır. Aranan şartları taşıyan isteklilerle alım, satım, inşaat veya kiralama şartları ve bedel üzerinde pazarlık yapılır, ihale ve satın alma sonuçlandırılır.
Teslim alma ve ödeme
MADDE 13 – (1) İhale konusu işlerin tamamlanmasını müteakip, iki iş günü içinde muayene ve kabul komisyonu toplanır, işin niteliğine uygun olarak tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararını onaya sunar. Onaylanan karar tutanağı ödemeye esas olmak üzere Bütçe Daire Başkanlığına iletilir.
(2) Acil durumlarda ve/veya satın alma ve ihale komisyonunun kararı alınmamış işlerde ise ödeme yapılabilmesi için talep sahibinin, satın alma biriminin alınan malın/hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmeti teslim alması gerekir.
(3) Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura, Bütçe Daire Başkanlığına iletilerek kaydı yapılır ve yüklenici ile anlaşılmış ödeme planı çerçevesinde ödenir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Şartname ve Sözleşmeler, Teminatlar, İhaleye Giremeyecekler ve
İhalenin Kesinleşmesi
Şartnameler ve sözleşme
MADDE 14 – (1) Yapılacak alımlara ilişkin şartnameler, bu Yönetmelik hükümlerine göre talep eden birim tarafından hazırlanır, Rektör tarafından onaylanır.
(2) Şartnamelerde, satın alma konusu işlerin her türlü idari ve teknik özelliği belirtilir. Şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik şartların yanında gerekli hallerde ek hususlara da yer verilir.
(3) Otomasyon sistemi üzerinden istekte bulunan birimin hazırladığı satın alma talebinde bulunan teknik açıklamalar da şartname olarak kabul edilir.
(4) Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir. Mutabakata varılması halinde yüklenici, sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise kesin teminatı yatırmaya davet edilir.
(5) Sözleşmelerde aşağıdaki hususlar yer alır:
a) Alınacak malın/hizmetin net ve ayrıntılı olarak açıklaması; malın tanımı, hizmetin konusu, yapılacak iş ve şartlar,
b) Alınacak mal/hizmet bedeli, ödeme planı ve gerekli hallerde teminat,
c) Süre, fesih, yenileme şartları,
ç) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları,
d) İşin gereği gibi yapılmaması, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve Üniversite için doğacak haklar.
Geçici teminat
MADDE 15 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden teklif edilen bedelin % 3’ünden az olmamak üzere Üniversite tarafından belirlenen oranda geçici teminat alınabilir. Teklif alma usulü ile yapılacak alımlarda ise tahmini bedel bildirilmediğinden Üniversite tarafından tespit olunan miktarda geçici teminat alınabilir.
Kesin teminat
MADDE 16 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden % 5 oranında kesin teminat alınabilir.
İhalenin kesinleşmesi
MADDE 17 – (1) Fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile yapılan görüşmeler neticesinde mutabakata varılması halinde onbeş gün içinde sonuç, ilgili yükleniciye bildirilir ve yüklenici on gün içinde sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise kesin teminatı yatırmaya davet edilir. Usulüne uygun olarak yapılan davete rağmen, süresi içerisinde sözleşmeyi imzalamayan ve/veya kesin teminatı yatırmayan yüklenici, ihaleyi kaybetmiş sayılır. Geçici teminatı iade edilmez, Üniversiteye irat kaydedilir.
İhaleye katılamayacak olanlar
MADDE 18 – (1) Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına, ihale işlemlerine katılamazlar:
a) Üniversite Mütevelli Heyeti Başkanı ve üyeleri, Rektör, İlim Yayma Vakfı üst düzey yöneticileri; Üniversiteden aylık ve ücret alan kurum mensupları ile bu kişilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri,
b) İhale kapsamına giren işleri hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve denetlemekle görevli olanlar ve bu görevlilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan (bu derece dâhil) ve ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri,
c) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyenler ile sözleşme yapıldıktan sonra, taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilenler iki yıla kadar ihalelere alınmazlar.
ç) İlim Yayma Vakfı yönetim kurulu üyeleri ile bu kişilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dâhil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri, ortakları, yöneticisi veya temsilcisi bulundukları şirketler,
d) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine dair karar verilenler,
e) İlgili mevzuat hükümlerine göre geçici veya devamlı olarak, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ile özel kanunlarla kurulmuş bankalar ve iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar.
(2) Yasak kapsamında olduğu halde ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 19 – (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde ilgili diğer mevzuat hükümleri, Yükseköğretim Kurulu, Rektörlük ve Mütevelli Heyet kararları uygulanır.
Yürürlük
MADDE 20 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 21 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Rektörü yürütür.