Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
13 Nisan 2013 CUMARTESİ
Resmî Gazete
Sayı : 28617
TEBLİĞ
Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığından:
ELEKTRİK DAĞITIM ŞİRKETLERİNİN FAALİYETLERİNİN
İNCELENMESİ VE DENETLENMESİNE DAİR TEBLİĞ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Tebliğin amacı; lisans sahibi elektrik dağıtım şirketlerinin faaliyetlerinin, 14/3/2013 tarihli ve 6446 sayılı Elektrik Piyasası Kanunu uyarınca incelenmesi ve denetlenmesine ilişkin konular ile denetim ve raporlamaya ilişkin usul ve esasları düzenlemektedir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Tebliğ; elektrik dağıtım şirketlerinin denetimi sırasında incelenmesi ve kontrol edilmesi gereken konuları, bu konulara ilişkin form ve kontrol listelerini, denetimin yöntemi, programı ve yürütülmesi ile denetim sonucu hazırlanacak rapora ilişkin usul ve esasları kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Tebliğ, 14/3/2013 tarihli ve 6446 sayılı Elektrik Piyasası Kanunu ile Elektrik Dağıtım Şirketlerinin Faaliyetlerinin İncelenmesi ve Denetlenmesine Dair Yönetmeliğe dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Tebliğde geçen;
a) Bakanlık: Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığını,
b) EPDK: Enerji Piyasası Düzenleme Kurumunu,
c) TEDAŞ: Türkiye Elektrik Dağıtım Anonim Şirketini,
ç) TEİAŞ: Türkiye Elektrik İletim Anonim Şirketini,
d) İnceleme ve denetim heyeti: Şirketlerin incelenmesi ve/veya denetlenmesine ilişkin işlemleri gerçekleştirmek üzere Bakanlık tarafından görevlendirilmiş heyeti,
e) İnceleme ve denetim heyeti başkanı: İnceleme ve/veya denetim faaliyetinin koordinasyonu ile yürütülmesinden sorumlu inceleme ve denetim heyeti üyesini,
f) İnceleme ve denetim elemanı: İnceleme ve/veya denetim hizmetlerini yerine getirmek üzere oluşturulan heyette yer alan her bir kişiyi,
g) İnceleme ve denetim raporu: İnceleme ve denetim heyetinin inceleme ve/veya denetim faaliyeti ve sonuçlarına ilişkin belirli formatta hazırladığı raporu,
ğ) Dağıtım şirketi (Şirket): Belirlenen bir bölgede elektrik dağıtımı ile iştigal eden tüzel kişiyi,
h) Denetim delili: İnceleme ve denetim elemanının objektif görüşünü dayandırdığı sonuçlara ulaşmak amacıyla kullandığı tüm bilgileri,
ı) İlgili mevzuat: 14/3/2013 tarihli ve 6446 sayılı Elektrik Piyasası Kanunu ve 6446 sayılı Kanuna dayanılarak çıkarılan yönetmelik, tebliğ, genelge, EPDK Kurul kararları ile 19/2/1985 tarihli ve 3154 sayılı Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun ve 3154 sayılı Kanuna dayanılarak çıkarılan yönetmelik, tebliğ, usul ve esasları,
i) Yatırım planı: Dağıtım şirketinin, mevcut dağıtım sisteminde yapacağı yeni yatırımlar için EPDK tarafından onaylanan planı,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
İnceleme ve Denetim Konuları
Yatırım faaliyetlerinin incelenme ve denetlenmesi
MADDE 5 – (1) Kamulaştırma işlemlerinin incelenmesi ve denetimi;
a) Yatırımları tamamlanarak EPDK’ya sunulan elektrik dağıtım tesislerinin isabet ettiği taşınmazların kamulaştırma veya yer tahsisi işlemlerinin başlatılmış olması,
b) Kamulaştırma yoluyla elde edilen taşınmazların TEDAŞ adına tescilinin yapılması,
c) Şirket tarafından yapılan istimlak, irtifak, intifa ve benzeri harcamalarının mevzuata uygun olarak yapılması,
ç) Kamulaştırma planlarının hazırlatılması,
d) Tesislerin isabet ettiği alanlarda kiralama yolu ile yer temini yapılmış ise bu yerlerin yararlanma haklarının (tapuya şerhle kuvvetlendirilmiş kira sözleşmeleri) edinilmesine ilişkin işlemlerin yapılması,
hususlarını içerir.
(2) Yatırım planının incelenmesi ve denetimi;
a) İlgili mevzuat kapsamında bölgesel talep tahminlerinin hazırlanması ve EPDK’ya sunulması,
b) EPDK tarafından onaylanan talep tahminleri doğrultusunda yatırım planının hazırlanması,
c) EPDK tarafından onaylanmış yatırım planı çerçevesinde bir sonraki yılın projelerine ait bilgilerin EPDK’ya sunulması,
ç) Yıl içerisinde ortaya çıkan taleplere göre yatırım planlarının revize edilerek EPDK’ya gönderilmesi,
d) Talep artışını karşılamak üzere dağıtım sistemi on yıllık gelişim raporunun hazırlanarak EPDK onayını müteakip yayımlanması,
e) Dağıtım bölgesindeki tesis ve teçhizatı gösteren bir veri tabanı oluşturulması,
f) Yatırımlara ilişkin birim maliyetlerin güncel olarak veri tabanına kaydedilmesi,
g) Yatırımların, yürürlüğe konulan uygulama dönemi içindeki onaylı yatırım planına uygun olması,
hususlarını içerir.
(3) Fiziki gerçekleşmelerin incelenmesi ve denetimi;
a) Tesis projesinin onaylı olması,
b) Son durum projelerine uygun miktar ve özellikte malzeme ve teçhizat kullanılması,
c) Tesiste kullanılan teçhizatın ilgili standardında belirtilen test raporlarının bulunması,
ç) Tesiste kullanılan direklerin (Enerji nakil hatları, aydınlatma, alçak gerilim ve benzeri) ve diğer teçhizatın (Dağıtım merkezleri, kesici ölçü kabinleri, beton köşkler, panolar ve benzeri) onaylı tip projesinin veya tip testinin bulunması,
d) Havai hat ve yer altı kablolu şebekenin, projesine, ilgili mevzuata ve standartlara uygun şekilde tesis edilmesi,
e) Gerçekleştirilerek EPDK’ya raporlanan projelere ilişkin imalat, işçilik, montaj ve benzeri faaliyetlerinin; istihkak raporları ve faturalara uygunluğu,
hususlarını içerir.
(4) Yatırım ihalelerinin incelenmesi ve denetimi;
a) Yapım işleri ile mal ve hizmet alımlarına ilişkin teknik şartname, ihale dokümanları, test ve kabul süreçleri gibi EPDK’ya sunulmuş ve/veya onaylanmış prosedürlerin olması,
b) Yatırım planında yer alan projelerin ihalesinde EPDK’ya sunulan prosedürlerle belirlenen ihaleye çıkma, teklif değerlendirme ve sözleşme usul ve esaslarına uyulması,
c) Dağıtım şirketinin gerçekleştirdiği veya gerçekleştirmekte olduğu yatırım projelerinde ihale şekli, ihale şartları, ihaleyi kazanan firma, ihale edilen bedel, iş programı gibi ihale ile ilgili bilgileri, işin başlangıcından bitimine kadar projeye ait istihkak raporları, faturalar gibi işin gerçekleştirilmesine ait bilgi ve belgeler ile işin bitiş tarihi, geçici ve/veya kesin kabul tarihi, kesin hesap tarihi gibi işin tamamlanması ile ilgili bilgileri içeren ayrı ayrı elektronik veya kâğıt kopya dosyaların oluşturulması,
hususlarını içerir.
Müşterilerle ilgili faaliyetlerin incelenme ve denetlenmesi
MADDE 6 – (1) Müşterilerin abonelik ve bağlantı işlemlerinin incelenmesi ve denetimi;
a) Bağlantı başvurularının karşılanmasının ilgili mevzuata uygun olması,
b) Bağlantı anlaşmasında yer alan adresteki müşteri değişikliği halinde yeni bir bağlantı anlaşması yapılmaması,
c) Mesken abonesi dışındaki müşterilere ait tesislerde bağlantı gücünün %20’den fazla artması halinde bağlantı anlaşmasının ve projenin tadil edilmesi,
ç) Abone olacak müşteriden alınan bedeller ve iade edilecek bedellerin mevzuata uygun olarak alınması ve güncelleştirilerek iade edilmesi,
d) Ön ödemeli sayaç tesis edilmiş müşterilerden güvence bedeli alınmaması,
e) Aynı kullanım yerine ait başka müşterilerin önceki dönemlere ilişkin tüketimlerinden kaynaklanan borçların, yeni müşteri tarafından ödenmesinin talep edilmemesi,
hususlarını içerir.
(2) Dağıtım faaliyetleri ile ilgili faturalama işlemlerinin incelenmesi ve denetimi;
a) Abonelerin ilgili mevzuatta tarif edilen abone grupları içinde faturalandırılması,
b) Faturaların abonelere tebliği ve son ödeme tarihlerinin mevzuata uygun tespit edilmesi,
c) Müşteri hizmetleri merkezinin telefon ve faks numaraları ile internet adresinin ödeme bildirimlerinde yer alması,
ç) Kaçak elektrik kullanımına ilişkin şirket tarafından yapılan tespit ve tahakkuk uygulamaları,
d) Kayıp ve kaçak miktarlarının iyileştirilmesi,
hususlarını içerir.
(3) Müşteri şikâyetlerinin incelenmesi ve denetimi;
a) Müşteri hizmetleri merkezi tarafından kaydedilen başvuruların sonuçlandırılma süreleri,
b) Müşteri ile şirket arasında teknik ve mali ihtilaf halinde, şirket tarafından yapılan uygulamaların ilgili mevzuata uygunluğu,
c) Gerilim ve frekans dalgalanmalarından dolayı, müşterinin elektrikli cihazlarında oluşacak hasarlara ilişkin şirket tarafından yapılan işlemlerin ilgili mevzuata uygunluğu,
ç) Müşteri hizmetleri merkezine ulaşan tüm başvuru, ihbar ve şikâyetlerin şirket tarafından kayıt altına alınarak raporlanması,
d) Tüketici sorunları hakem heyetleri bürolarına yapılan başvuruların kayıtlarının raporlanması,
hususlarını içerir.
İşletme ve bakım faaliyetlerinin incelenme ve denetlenmesi
MADDE 7 – (1) İşletme ve bakım çalışmalarının incelenmesi ve denetimi;
a) Planlı, periyodik ve koruyucu bakım programlarının yapılması, uygulanması ve bakım faaliyetlerine ilişkin kayıtların tutulması,
b) Programlı kesintilerde, kesintiden önce yazılı, işitsel veya görsel basın yayın kuruluşları aracılığıyla müşterilerin ilgili mevzuata göre bilgilendirilmesi,
c) Tesis ve teçhizatta (transformatör merkezleri, kesici, ENH ve benzeri) meydana gelen hasarların kayıt altına alınması,
ç) İndirici trafo merkezlerinde puant yük değerlerine ilişkin bilgilerin düzenli olarak tutulması,
d) Kullanıcının bağlantı noktasındaki aktif ve reaktif güçlerinin bağlantı anlaşmasında yer alan sınırlar içinde kalmasının izlenmesi ve güç sınırının aşılmasının engellenmesi,
e) Kullanıcı tarafından bildirilen bir olayın dağıtım şebekesi üzerinde önemli bir etkisinin olduğu değerlendirildiğinde, kullanıcıdan Önemli Olay Bildirimi istenmesi ve olayın tesis ve teçhizat üzerindeki etkileri ile sebep ve sonuçlarının taraflarca birlikte araştırılması,
f) Dağıtım sistemindeki arıza sayısı ve süreleri ile her bir arızadan etkilenen müşteri sayısı ve arızalara müdahale sürelerinin kayıt altına alınarak muhafaza edilmesi,
hususlarını içerir.
(2) Ambarların incelenmesi ve denetimi;
a) Dağıtım transformatörü, yer altı kablosu, kesici, ayırıcı gibi önemli malzeme ve teçhizatın ambara girişinde, kalite ve miktarlarının satın alma ihale şartnamesine uygunluğu,
b) Ambarda hareket gören malzemelerin birim fiyat, miktar ve tarih kayıtlarının düzenli olarak tutulması,
c) Dönem sonu stok sayım listelerinin birim fiyat, miktar, tutar bazında düzenlenmesi,
hususlarını içerir.
(3) Demontaj malzemelerin incelenmesi ve denetimi;
a) Demontaj malzemelerin satışlarından elde edilen gelirlerin mevzuata uygun olarak kayda geçirilmesi,
b) Demontaj işlemlerinde müteahhitlik hizmeti alınması halinde yapılan işçilik hakedişleri ve diğer demontaj giderlerinin kaydedilmesi,
c) İşletme ve yatırım projelerinde kullanılan demontaj malzemeleri listelerinin ayrı ayrı tutulması,
ç) Hurda ve ihtiyaç fazlası demontaj malzemelerden satışı yapılanların listesi,
d) Demontaj malzemelerin dönem sonu listesi,
e) Denetleme tarihi itibariyle ambarda bulunan demontaj malzemelerin listesi,
f) Şirket tarafından tekrar kullanılan demontaj malzemelerin ambara giriş ve çıkış kayıtlarının iz bedelle yapılması,
hususlarını içerir.
(4) Sayaçlar ve tüketim miktarlarının incelenmesi ve denetimi;
a) Müşterinin aktif ve reaktif elektrik enerjisi tüketimi ve güç ölçümleri için gerekli sayaç ve ölçme sistemlerinin ilgili mevzuata uygun olması,
b) Ölçme hassasiyeti bozularak tamir ve ayarı yapılan veya değiştirilen sayaçların, doğru tüketim kaydetmediği döneme ilişkin tüketim farkları hesabı ve tahakkuk sürelerinin ilgili mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesi,
c) Tüketim kaydetmediği tespit edilmiş sayaçlara ilişkin geçmiş dönem tüketim hesapları ve tahakkuk sürelerinin ilgili mevzuata uygun olması,
ç) Hatalı sayaç okunması, yanlış tarife veya yanlış çarpım faktörü uygulanması, tüketim miktarı ve/veya bedelinin hatalı hesaplanması ya da mükerrer ödeme bildirimi gibi durumlarda; düzeltilmiş tüketim hesapları veya fazladan tahsil edilen bedellerin sonraki tüketim dönemine ait bedelden mahsup edilmesi işlemlerinin ilgili mevzuata uygun olması,
d) Sayaçların mevzuatta belirtilen periyotlara uygun olarak bakım, ayar ve kalibrasyonunun yapılması ve raporlarının muhafaza edilmesi,
hususlarını içerir.
(5) Acil durum ve iş güvenliği önlemlerinin incelenmesi ve denetimi;
a) Sistemin istem dışı enerjisiz kalması durumunda kademeli olarak enerjilendirilmesine yönelik acil durum yönetim planlarının hazırlanması,
b) Dağıtım sisteminde normal işletme koşulları dışında bir çalışma şeklinin kontrollü olarak yapılması, etki ve sonuçlarının incelenmesi amacıyla yapılacak testler için test programı hazırlanması,
c) Saha emniyeti ve çevrenin korunmasına yönelik gerekli tedbirlerin alınması,
ç) Dağıtım sistemi veya kullanıcı tesis/teçhizatı üzerinde çalışan personelin sağlığı ve can güvenliğinin korunmasına ilişkin usul ve esasları kapsayan iş güvenliği yönetim sisteminin oluşturulması,
d) Dağıtım sistemi veya kullanıcı tesis/teçhizatı üzerinde çalışan personele işe başlamadan önce ve istihdam süresince ilgili mevzuata göre iş güvenliği yönetim sistemi eğitimi verilmesi,
e) İş güvenliği yönetim sisteminden sorumlu tam zamanlı çalışan uzman kişi/kişiler istihdam edilmesi ya da ilgili mevzuata uygun olarak hizmet alınması,
hususlarını içerir.
Mali konuların incelenme ve denetlenmesi
MADDE 8 – (1) Gelir hesaplarının incelenmesi ve denetimi;
a) Aktif enerji gelir hesapları,
b) Reaktif enerji gelir hesapları,
c) Güç ve güç aşımı gelir hesapları,
ç) Diğer gelir hesapları (güvence bedeli, bağlantı bedeli, açma-bağlama bedeli, ihale dosya bedeli, hurda satış bedeli ve benzeri),
d) Banka faizi, repo, komisyon, gecikme zammı ve benzeri çeşitli gelir hesapları,
ile ilgili hususları içerir.
(2) Gider hesaplarının incelenmesi ve denetimi;
a) Doğrudan ilk madde ve malzeme giderleri,
b) Doğrudan işçilik giderleri,
c) Diğer personel giderleri,
ç) Dışarıdan sağlanan fayda ve hizmet giderleri,
d) Vergi, resim ve harç giderleri,
e) Amortisman giderleri,
f) Çeşitli giderleri,
g) Araştırma ve geliştirme giderleri,
ğ) Finansman giderleri,
h) Kısa ve uzun vadeli borçlanma giderleri,
ı) Genel yönetim giderleri,
i) Kamulaştırma giderleri,
ile ilgili hususları içerir.
(3) Yatırım hesaplarının incelenmesi ve denetimi;
a) Gerçekleşen ve EPDK’ya raporlanan yatırım tutarlarının yeminli mali müşavirce incelenmesi,
b) Yapılmakta olan yatırımlar ile ilgili hesaplar ve özel maliyetler hesabında yer alan yatırım harcamalarının fatura, hak ediş ve benzeri belgelere uygunluğu,
c) Yatırım harcamalarının proje bazında kolaylıkla denetlenebilmesine imkân sağlamak üzere, her proje için ayrı bir yardımcı hesap oluşturulması,
ç) Yatırım planında yer alan her proje için yıl sonunda hesap bakiyelerinin kapatılması,
d) Çevre, güvenlik ve diğer yasal zorunluluğu olan yatırım harcamalarının ayrıca raporlanması,
e) İşletme ve bakım kapsamında düzenlenen fatura ve belgelerin işletme ve bakım harcamalarına ilişkin olması,
f) Yapılan önemli işletme ve bakım harcamalarının fiziki gerçekleşmelerle uyumlu olması,
hususlarını içerir.
(4) Şirketin yükümlü olduğu kesintilerin incelenmesi ve denetimi;
a) Elektrik Enerjisi Fonu kesintileri,
b) TRT payı, Belediye Tüketim Vergisi ve benzeri diğer kesintilerin mevzuata uygunluğu,
hususlarını içerir.
(5) Sabit kıymetlerle ilgili yeniden değerlendirmenin incelenmesi ve denetimi;
a) Sabit kıymetlerin yeniden değerlendirme işlem ve meblağları ile ilgili hususları içerir.
(6) Sigorta uygulamalarının incelenmesi ve denetimi;
a) Varlık tüm risk sigortası kapsamındaki teminatlar ve buna ilişkin giderler,
b) Üçüncü şahıs mali sorumluluk sigortası uygulamalarına ilişkin giderler,
ile ilgili hususları içerir.
Genel aydınlatma faaliyetlerinin incelenme ve denetlenmesi
MADDE 9 – (1) Genel aydınlatma faaliyetlerinin incelenmesi ve denetimi;
a) Aydınlatma enerji miktarlarının tespiti uygulamalarının ilgili mevzuata uygunluğu,
b) Aydınlatma tüketim bilgilerinin gerçek tüketim değerlerini yansıtması,
c) Aydınlatma ve ölçüm sistemlerinin ilgili mevzuatta belirtilen standartlara göre tesis edilmesi,
ç) Aydınlatılan bölgelerin, ilgili mevzuatta belirtilen aydınlatma yükümlülüğü kapsamına uygun olması,
d) Aydınlatma şikâyetleri takip sisteminin işlemesi,
e) Aydınlatma sayaç ve panoları için veri tabanı oluşturulması,
hususlarını içerir.
Mal ve hizmet alım ve satım faaliyetlerinin incelenme ve denetlenmesi
MADDE 10 – (1) Satın alma işlemlerinin incelenmesi ve denetlenmesi;
a) Satın alma işlemlerinin EPDK’ya sunulan prosedürlere göre gerçekleştirilmesi,
b) Satın alınacak ürünün satıcı firması tek değilse, alım işlemlerinde birden fazla firmadan teklif alınması,
c) Satın alma talep formlarının elektronik ortamda veya basılı ve imzalı olarak kayıt altında saklanması,
ç) Yapım işleri ile mal ve hizmet alımlarına ilişkin ihale ilanlarının en az yedi takvim günü önce şirket internet sayfasında yayımlanması,
d) Mal ve hizmet maliyetlerinin piyasa koşullarında oluşan fiyat, ücret veya bedellerden belirgin olarak farklı olmaması,
e) Tedarikçi ve yüklenici sözleşmelerinin muhafazası,
hususlarını içerir.
(2) Satım işlemlerinin incelenmesi ve denetlenmesi;
a) Satış işlemlerinin EPDK’ya sunulan prosedürlere göre gerçekleştirilmesi,
b) Satışlara ilişkin ihale ilanlarının en az yedi takvim günü önce şirket internet sayfasında yayımlanması,
c) Satışların piyasa koşullarında oluşan fiyat, ücret veya bedellerden belirgin olarak farklı olmaması,
ç) İhtiyaç dışı demontaj malzemenin satışına ilişkin kayıtların saklanması,
hususlarını içerir.
Bilişim ve şebeke işletim sistemlerinin incelenme ve denetlenmesi
MADDE 11 – (1) Coğrafi Bilgi Sisteminin incelenmesi ve denetimi;
a) Dağıtım şebekesiyle ilgili hâlihazır haritaların ve bilgilerin sayısal ortama aktarılması,
b) Müşteri bilgilerinin adrese dayalı bilgi sistemiyle ilişkilendirme çalışmaları,
c) Elektriğin dağıtım sistemine girişinden tüketim noktalarına iletilmesine kadar olan tüm aşamalarda, enerji akışının gerçek zamanlı olarak izlenmesine ilişkin gelişmeler,
ç) Bilgilerin güncellenmesi ve yedekleme yapılması,
hususlarını içerir.
(2) Şebeke İşletim Sisteminin İncelenmesi ve denetimi;
a) Dağıtım sisteminde uygun kompanzasyon tesislerinin kurulması ve kullanıcı tesislerinde de kurulum çalışmaları,
b) Onaylı yatırım planında yer alması halinde, dağıtım sistemine ait yeterli yeteneğe sahip uzaktan kontrol ve veri alma (SCADA) sisteminin kurulması, işletilmesi ve toplanan verilerin muhafazası,
c) Etkin iletişim sağlanması için yeterli telekomünikasyon sisteminin tesisi,
ç) Sistem frekansının önceden belirlenen değerlere düşmesi, arzın talebi karşılayamaması ve büyük çaplı kesinti/kısıntı halinde TEİAŞ talimatlarına uyulması,
d) Arzın talebi karşılayamaması durumunda mevcut arzın, eşit taraflar arasında ayrım gözetmeden tüketiciler arasında dönüşümlü olarak paylaştırılması,
e) Sisteme ilişkin ihbarların alınması ve sonuçlandırılması,
f) Koruyucu bakım ve onarım hizmetlerinin planlanması ve uygulanması,
g) Uzaktan sayaç okuma ve gerçek zamanlı haberleşme alt yapısını esas alan akıllı şebeke uygulamaları,
hususlarını içerir.
(3) Yönetim bilişim sistemlerinin incelenmesi ve denetimi;
a) Muhasebe sistemi, insan kaynakları yönetimi, müşteri yönetimi ve faturalama modülleri,
b) Stok kontrol ve malzeme yönetimi, satın alma yönetimi gibi yazılımların kurulması ve işletilmesi,
hususlarını içerir.
Hizmet kalitesinin incelenme ve denetlenmesi
MADDE 12 – (1) Hizmet kalitesi çerçevesinde;
a) Gerilim ve frekans dalgalanmalarından dolayı, müşterinin elektrikli cihazlarında oluşan hasarlara ilişkin Şirket tarafından yapılan işlemlerle ilgili kayıtlar,
b) Elektrik enerjisinin tedarik sürekliliği, arıza kayıt ve sürelerinin ilgili mevzuat ve standartlara uygun şekilde kayıt altına alınması için teknolojik altyapı hazırlama çalışmaları,
c) Dağıtım sisteminin çeşitli noktalarında, hizmet kalitesine ilişkin izleme faaliyeti yürütülmesi,
ç) Kullanıcı mülkiyeti sınırları içindeki tesis ve teçhizatın, Şirket ve kullanıcı arsındaki mutabakata göre numaralandırılması ve/veya adlandırılması,
d) Teknik kayıp oranlarında iyileştirme sağlanması,
e) Müşterilere sunulan hizmetlerle ilgili olarak mevzuatta belirtilen sürelerin en aza indirilmesine ilişkin önlem alınması, müşteri şikâyetleri sayısında ve sisteme ilişkin alınan ihbarlarda azalma sağlanması,
f) Dağıtım şebekesi arızaları, güç trafosu arızaları/açmaları ile teçhizat arızaları kayıtlarının tutulması, tekrarını önleyici tedbirlerin alınması ve arıza istatistiği kitapçığı oluşturulması,
hususları incelenir ve denetlenir.
Hukuki süreçlerin incelenme ve denetlenmesi
MADDE 13 – (1) Dağıtım şirketlerinin uygulamalarından dolayı oluşan hukuki süreçlerin incelenmesi ve denetimi;
a) Serbest olmayan tüketiciler ile oluşan anlaşmazlıklar ve gerekçelerinin incelenmesi,
b) Serbest tüketiciler ile oluşan anlaşmazlıklar ve gerekçelerinin incelenmesi,
c) Lisans sahibi tüzel kişiler ile oluşan anlaşmazlıklar ve gerekçelerinin incelenmesi,
ç) Kamu kurum ve kuruluşlar ile oluşan anlaşmazlıklar ve gerekçelerinin incelenmesi,
d) Kaçak elektrik kullanımına ilişkin anlaşmazlıkların incelenmesi,
e) Bağlantı taleplerine ilişkin anlaşmazlıkların incelenmesi,
f) İşletme hakkı devri konusundaki anlaşmazlıkların incelenmesi,
g) Diğer hususlara ilişkin anlaşmazlıklar ve gerekçelerinin incelenmesi,
hususlarını içerir.
Diğer inceleme ve denetim konuları
MADDE 14 – (1) Denetim heyeti tarafından gerekli görülmesi halinde, ilgili mevzuat kapsamında incelenmesi gereken diğer hususlara ilişkin inceleme ve denetimler yapılabilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
İnceleme ve Denetim Yöntemi, İhbar ve Şikâyet
Mekanizması Tesisi ve İşletilmesi
İnceleme ve denetim yöntemi
MADDE 15 – (1) Bakanlık, inceleme ve denetime başlama tarihini 15 gün önceden yazı ile denetlenecek şirkete bildirir.
(2) Şirket, inceleme ve denetime başlamadan önce aşağıda yer alan belgeleri hazır bulundurur:
a) EPDK tarafından yayımlanan “Elektrik Piyasası Dağıtım Sistemi Düzenlemeye Esas Yatırım Harcamalarının Belirlenmesi ve Gerçekleşmesinin İzlenmesine İlişkin Usul ve Esaslar” uyarınca;
1) Bir uygulama dönemi boyunca yapılması öngörülen yatırım tutarlarının yer aldığı tablolar,
2) Uygulama döneminin her bir takvim yılı için yapılması öngörülen yatırım miktarları ve tutarlarını gösteren tablolar,
3) Bir sonraki yılın projelerine ait bilgilerin yer aldığı tablolar,
4) Bir sonraki yılın projelerine ait öngörülen yatırım unsurları ve harcama tutarlarını gösteren tablolar,
5) Bir önceki uygulama dönemine ait gerçekleşmelere ilişkin tablolar,
6) Çevre, güvenlik ve diğer yasal zorunluluğu olan yatırımlara ilişkin kazı izni bedeli veya ruhsat bedeli gibi ödemeye esas tablolar,
7) Yatırım planı çerçevesinde EPDK’ya sunulan değişikliklerin listesi,
8) Dağıtım sistemi 5 ve 10 yıllık master planları.
b) Satın alma süreçlerinin her aşaması ile ilgili tüm belgeler (yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dosyası, ilân metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, Değerlendirme Komitesi tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler ve yazışmalar),
c) Yıl içinde kabulü yapılarak kullanılmaya başlanmış yatırımlara ait kabul tutanakları ve harcamaların muhasebe kayıtlarına uygunluğuna dair yeminli mali müşavirce onaylanmış belgeler,
ç) Denetleme yılına ilişkin demontaj malzemelerin listesi,
d) Denetleme yılına ilişkin olarak satışı yapılan demontaj malzemelerin listesi,
e) Satılamayan ve ambarda bekleyen demontaj malzemelerin listesi,
f) Yatırım projelerinin olduğu dosyalar,
g) Önemli olay bildirimleri,
ğ) Şirketin organizasyon yapısı, ekip ve personel sayısı, dağıtım sistemi ve tesislerine ilişkin genel bilgiler, enerji alış satış miktarları, abone ve serbest tüketici sayıları, arıza sayıları ve benzeri konularla ilgili bilgi ve belgeler.
(3) Denetlenecek dağıtım şirketi, inceleme ve denetime konu yatırım tesislerinin ve mevcut şebekenin durumunun sahada denetlenmesi için denetim yapılacak bölgede bilgi sahibi personel ile gerekli araç ve gereçleri yeterli sayıda temin etmekle sorumludur.
İhbar ve şikâyet mekanizması tesisi ve işletilmesi
MADDE 16 – (1) Şirket, müşteri ihbar ve şikâyetlerinin istenilen formatta ve aralıklarda Bakanlık ve EPDK’ya iletilmesini sağlar.
(2) İnceleme ve denetim heyeti ihbar ve şikâyetleri, yapacağı inceleme ve denetimlerde göz önünde bulundurur.
(3) Şirket, internet sitesinde ihbar ve şikâyetlerin kendisine iletileceği özel bir modüle erişim yetkisi verir.
(4) Şirket, her üç ayda bir kendisine ulaşan ihbar ve şikâyetlere yönelik gerçekleştirdiği işlemleri Bakanlık ve EPDK’ya raporlar.
(5) İnceleme ve denetim heyeti, dağıtım şirketlerince kendisine iletilen raporlar ile internet sitesine yapılan bildirimlere ve bunlara yönelik olarak gerçekleştirdiği işlemlere denetim raporunda yer verir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
İnceleme ve Denetim Programları, Hazırlığı ve Yürütülmesi
İnceleme ve denetim programları
MADDE 17 – (1) Dağıtım şirketlerinin periyodik inceleme ve denetim programları, önceki inceleme ve denetimlerden elde edilen sonuç ve tecrübeler ile inceleme ve denetim yapılacak yerlerin durumları da göz önünde bulundurulmak suretiyle her yıl mart ayı sonuna kadar hazırlanarak onaya sunulur.
(2) İnceleme ve denetim programlarında; inceleme ve denetim yerleri, süreleri, görevlendirilen inceleme ve denetim heyeti başkanları, inceleme ve denetim elemanları, inceleme ve denetim konuları gibi hususlar belirtilir.
(3) İnceleme ve denetimin düzenli olarak yürütülmesini sağlayacak her türlü açıklama, tereddüde yer vermeyecek şekilde etraflı olarak programlarda gösterilir.
(4) İnceleme ve denetim programları onaylandıktan sonra inceleme ve denetim heyeti Başkanına ve heyette yer alacak inceleme ve denetim elemanlarına yazılı olarak bildirilir.
İnceleme ve denetime hazırlık
MADDE 18 – (1) İnceleme ve denetim faaliyetlerine hazırlık aşamasında inceleme ve denetim elemanları, inceleme ve denetimi ile görevlendirildikleri şirket hakkında ihbar ve şikâyet mekanizması yoluyla ve medyaya yansıyan şikâyetlerle ilgili araştırmalar yaparak bilgi edinir.
(2) İnceleme ve denetim heyeti başkanı gerekli gördüğünde, şirketin faaliyet gösterdiği bölgedeki belediye başkanları ve mülki amirler ve tüketici hakem heyetleriyle şirketin faaliyetlerine ilişkin olarak görüşmeler yapar ve şikâyetleri dinler.
(3) İnceleme ve denetim heyeti ön çalışma aşamasında, inceleme ve denetim faaliyetlerinin yürütüleceği şirket yetkilileri ve ihtiyaç duyulan personelin de iştirak edeceği bir açılış toplantısı yapar. Bu toplantıda, inceleme ve denetime konu dönem içinde şirket tarafından yapılan yatırım çalışmaları, bakım onarım çalışmaları, alım, satım faaliyetleri, bilişim sistemleri altyapısı çalışmaları (Coğrafi bilgi sistemi, şebeke işletim sistemi, SCADA ve benzeri) konularına ilişkin olarak inceleme ve denetim heyetine sunum yapılır.
(4) Açılış toplantısında; inceleme ve denetimin amacı, kapsamı, inceleme ve denetimde kullanılacak yöntemler, tahmini inceleme ve denetim süresi, inceleme ve denetime yardımcı olacak personel, inceleme ve denetim sırasında çalışanlardan beklentiler, inceleme ve denetim sonuçlarının raporlanması konuları da görüşülür.
Çalışma planı
MADDE 19 – (1) İnceleme ve denetim çalışmalarını heyet başkanı düzenler. Tüm inceleme ve denetim adımlarını ve izlenecek yöntemleri gösteren bireysel çalışma planı hazırlanmasıyla ön çalışma tamamlanır. İlgili birimin yöneticisi ve diğer personelle görüşmelerin sonuçlarına göre hazırlanan çalışma planında;
a) İnceleme ve denetimin amaç ve hedefleri,
b) İnceleme ve denetimin kapsamı,
c) İnceleme ve denetimin icrasında bilgilerin elde edilmesi, analizi ve değerlendirilmesine ilişkin yöntemler,
ç) İnceleme ve denetim programında belirtilen süreyi geçmemek üzere tahmini inceleme ve denetim süresi,
yer alır.
(2) Çalışma planı hazırlandıktan sonra inceleme ve denetime başlanır ve çalışmalar bu plana göre yürütülür.
İnceleme ve denetimin yürütülmesi
MADDE 20 – (1) İnceleme ve denetim heyeti, çalışma planında belirlenen inceleme ve denetim hedeflerine ulaşmak için, risk ve kontrol değerlendirmelerinde tespit edilen hususlarla ilgili olarak yeterli ve güvenilir bilgi ve belgeleri elde etmek, incelemek ve tarafsız olarak değerlendirmekle yükümlüdür. İnceleme ve denetimin yürütülmesi sırasında yapılan tespit, incelenen belge, görüşme ve diğer adımlarda elde edilen bilgiler kapsamında daha önce hazırlanan kontrol listeleri doldurularak yapılan çalışmalar belgelendirilir.
(2) İnceleme ve denetimler sırasında tespit edilen uygunsuzluklar açık bir şekilde tanımlanır ve dayandığı objektif deliller ayrıntılı olarak kayıt altına alınır. Her bir uygunsuzluk için ayrı Bulgu Formu (EK-1) doldurulur ve kapanış toplantısı ile beraber bu formlar, uygunsuzluklara ilişkin delillerin doğru olduğundan ve anlaşıldığından emin olmak için şirket yetkilileri ile müzakere edilir ve şirketin görüşlerine de yer verip imzalatılarak bir nüshası şirkete teslim edilir.
İşlerin süresinde bitirilmesi ve işin devri
MADDE 21 – (1) İnceleme ve denetim işlerinin süresinde bitirilmesi ve işin devri aşağıdaki esaslar çerçevesinde yapılır:
a) İnceleme ve denetim heyeti başkanı ile inceleme ve denetim elemanları kendilerine verilen işleri belirtilen süreler içinde bitirirler. Süresinde tamamlanamayacağı anlaşılan işler hakkında Bakanlığa zamanında yazılı bilgi verip, Bakanlık oluru ile ek süre alabilirler.
b) İnceleme ve denetim heyeti başkanı ile inceleme ve denetim elemanlarına verilen işlerin devredilmemesi esastır. Ancak zorunlu durumlarda devam eden işleri, Bakanlık oluru ile başka elemanlara devredebilirler.
c) Devredilecek işler için devri yapacak olan personel bir devir notu hazırlar. En az üç nüsha olarak hazırlanacak devir notuna;
1) Devredilen işin ne olduğunu,
2) Devir gününe kadar; işin hangi kısmının ne dereceye kadar incelendiğini,
3) İş hakkında ne gibi bir görüş ve kanaate varıldığını,
4) Beliren görüş ve kanaat olarak işin özelliğine göre bundan sonraki en uygun inceleme ve denetim şeklinin ne olması gerekeceği hakkındaki düşüncelerini,
yazar.
ç) Devredilecek işler için devri yapacak olan personel, devredilen işe ait bütün belgeleri sıra numarası altında gösteren dizi pusulasının bir nüshasını, işe ait defter ve belgelerle birlikte, işi devralan personele imza karşılığı verir.
d) Devir notunun ve dizi pusulasının ikinci nüshası bir yazı ile devreden personel tarafından Bakanlığa gönderilir. Üçüncü nüsha devreden personelde kalır.
Kapanış toplantısı
MADDE 22 – (1) Yapılan inceleme ve denetim faaliyetleri ve rapor taslağı şirket sorumlularının katılımı ile gerçekleştirilecek bir kapanış toplantısında ele alınır. Bu toplantıda, önemli bir değerlendirme eksikliği olup olmadığı belirlenir ve şirket yöneticilerinin varsa aykırı görüşleri de toplantı tutanağına bağlanır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
İnceleme ve Denetim Raporu ve Son Hükümler
İnceleme ve denetim raporu
MADDE 23 – (1) İnceleme ve denetim raporu, inceleme ve denetim elemanlarınca inceleme ve denetim konuları çerçevesinde yapılan incelemeler ve tespit edilen bulgular bağlamında denetim elemanları görüşlerinin açıklandığı metindir. Raporun ekinde; İnceleme ve Denetim Süreçleri Listesi (EK-2), bulgu formları, önemli olay bildirimleri, yapılan kontrollere ilişkin listeler, açıklayıcı notlar, gerektiğinde dijital fotoğraf ve/veya dijital video çekimleri yer alır.
(2) İnceleme ve denetim raporu, şirketçe alınacak tedbirleri de içerecek şekilde Bakanlık tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde hazırlanır. Raporda asgari olarak; inceleme ve denetimin amacı, kapsamı ve elde edilen sonuçlar ile inceleme ve denetim heyetinin kanaati belirtilir. Raporda ifadeler; tam, doğru, açık, anlaşılır olarak yazılır.
(3) Yapılan inceleme ve denetimler sonucunda ilgili mevzuata aykırı hususların tespiti halinde, mevzuat uyarınca olması gereken ile mevcut durum arasındaki aykırılıkların raporda açıkça belirtilmesi gerekir.
(4) Bulgularla ilgili olarak inceleme ve denetim heyeti ile şirket yöneticileri arasında anlaşmazlık varsa, inceleme ve denetim heyeti bu duruma ilişkin değerlendirmesini raporuna dahil eder.
İnceleme ve denetim raporunun teslim edilmesi
MADDE 24 – (1) İnceleme ve denetim heyeti, inceleme ve denetimin tamamlanma tarihinden itibaren en geç 15 iş günü içerisinde inceleme ve denetim raporunu Bakanlığa sunar.
(2) Bakanlık, gerek gördüğü hususlara ilişkin inceleme ve denetim heyetinden ilave inceleme ve denetim talep edebilir veya denetim raporuna ilişkin ilave çalışma isteyebilir.
(3) Kesinleşmiş inceleme ve denetim raporu 4 nüsha olarak hazırlanır; bir nüshası Bakanlıkta muhafaza edilir, yazı ekinde bir nüshası şirkete gönderilir ve iki nüshası da yazı ekinde en geç 5 iş günü içerisinde EPDK’ya gönderilir.
İnceleme ve denetim raporunun sonuçlandırılması
MADDE 25 – (1) Bakanlık tarafından EPDK’ya gönderilen inceleme ve denetim raporu makul bir süre içerisinde EPDK tarafından ilgili mevzuat kapsamında değerlendirilerek sonuçlandırılır. Raporun sonuçlandırılmasına ilişkin olarak ilave incelemeye gerek görülmesi halinde, bu inceleme EPDK tarafından ayrıca gerçekleştirilir.
(2) EPDK tarafından yapılacak ilave inceleme işlemleri ile elde edilen bulgular ayrıca Bakanlığa da sunulur.
(3) İlave inceleme işlemleri de dahil raporun EPDK tarafından sonuçlandırılması, raporun teslim alındığı tarihten itibaren 90 günü geçemez.
(4) Söz konusu inceleme ve denetime ilişkin EPDK kararı, kararın gerekçeleri, gerekli yaptırım ve işlemler karar tarihinden itibaren 5 iş günü içinde Bakanlığa sunulur.
Yürürlük
MADDE 26 – (1) Bu Tebliğ yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 27 – (1) Bu Tebliğ hükümlerini Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanı yürütür.
EK-1
BULGU FORMU
Konu :
Bulgunun Önem Düzeyi :
Tespit
Neden
İlgili Mevzuata Aykırılıklar
Riskler ve Etkileri
Değerlendirme ve Öneriler
Şirketin Görüşleri
Uzlaşılamayan Konular
İnceleme ve Denetim Heyeti Başkanı Şirket Yetkilisi
EK-2
İNCELEME VE DENETİM SÜREÇLERİ LİSTESİ
Yapılacaklar
Evet/Hayır
Tarih/Paraf
1
İnceleme ve Denetim Programı İnceleme ve Denetim Heyeti Başkanı ile inceleme ve denetim elemanlarına yazılı olarak bildirildi.
2
İnceleme ve Denetim Bildirim Mektubu hazırlandı ve denetlenecek şirkete gönderildi.
3
Görevlendirme Belgesi hazırlandı.
4
Denetlenen şirket hakkında genel bilgiler elde edildi (Müşteri şikâyetleri ve önceki denetim raporu gözden geçirildi).
5
Önceki inceleme ve denetim bulguları incelenerek Şirketin cevaplarında belirttiği düzeltici faaliyetler gözden geçirildi.
6
Görevlendirme Belgesi şirkete tutanakla teslim edildi.
7
Denetlenecek şirket ile Açılış Toplantısı yapıldı.
8
Şirket tarafından inceleme ve denetim konularına ilişkin Sunum yapıldı.
8
Çalışma Planı hazırlandı.
9
Bilgi ve belgeler incelendi, önceden hazırlanmış kontrol listeleri dolduruldu.
10
İnceleme ve Denetim Heyeti Başkanı tarafından Belediye yetkilileri ve mülki amirler ziyaret edildi.
11
Tüketici Hakem Heyetleri ziyaret edildi.
12
Sahada inceleme ve denetimler yapıldı.
13
Bakanlık izni ile inceleme ve denetim süresi uzatıldı (gerektiğinde).
14
Devir Notu ve Dizi Pusulası birer nüshası Bakanlığa gönderildi (inceleme ve denetim elemanı değişikliği halinde).
15
İnceleme ve denetim bulguları gözden geçirildi, Bulgu Formu düzenlendi ve bir nüshası şirkete verildi.
16
Kapanış Toplantısı yapıldı, rapor taslağı görüşüldü, şirketin aykırı görüşleri (varsa) toplantı tutanağına dercedildi.
17
İnceleme ve Denetim Raporu hazırlandı ve Bakanlığa sunuldu.
18
Bakanlık ilave inceleme ve denetim talep etti.
19
Bakanlık rapora ilişkin ilave çalışma istedi.
20
Kesinleşen İnceleme ve Denetim Raporu sonuçlandırılmak üzere Bakanlık tarafından EPDK’ya gönderildi.
21
İlave inceleme yapılmasına ilişkin EPDK Kararı.
22
İnceleme ve Denetim Raporunun EPDK tarafından karara bağlanması.