Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
7 Mayıs 2014 ÇARŞAMBA
Resmî Gazete
Sayı : 28993
YÖNETMELİK
Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığından:
ÖLÇME, SEÇME VE YERLEŞTİRME MERKEZİ BAŞKANLIĞI SINAV
KOORDİNATÖRLÜKLERİ VE BAŞVURU MERKEZLERİNİN
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA
YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç ve kapsam
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmelik; Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı tarafından yapılan sınavlarda görev yapmak üzere sınav koordinatörlükleri ve başvuru merkezleri oluşturulmasını, personel görevlendirilmesini bu birimlerin ve görevlendirilecek personelin görevlerini, personelde aranacak nitelikleri, bu birimlerin teknik altyapılarının oluşturulmasını, cari ve diğer giderlerinin ödenmesini, sınav koordinatörlükleri ve başvuru merkezleri tarafından verilen başvuru, tercih, şifre verme gibi hizmetler karşılığında alınan hizmet bedelleri ve söz konusu tutarlardan yapılacak harcamalara ilişkin usul ve esasları belirlemektedir.
Dayanak
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; 17/2/2011 tarihli ve 6114 sayılı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun 6 ncı maddesinin ondördüncü fıkrası ile 8 inci maddesinin birinci fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Asgari ücret: 22/5/2003 tarihli ve 4857 sayılı İş Kanunu gereğince 16 yaşından büyük işçiler için belirlenen bir aylık brüt asgari ücreti,
b) Başkan: Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanını,
c) Başkanlık, ÖSYM: Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığını,
ç) Başvuru Merkezi: Başkanlık tarafından yapılan sınavlara ilişkin başvuru, tercih, kayıt alma, şifre edinme ve yenileme, aday işlemleri sisteminde bilgi değişikliği gibi hizmetler ile Başkanlıkça bildirilen sınavlarla ilgili diğer hizmetleri Başkanlıkça belirlenen bir dönem içerisinde veya süresiz olarak yürüten, Millî Eğitim Bakanlığına bağlı okul ve kurum müdürlükleri, üniversiteler ile ihtiyaç duyulması halinde kamu veya özel kurum ve kuruluşlarını,
d) Hizmet: Başkanlık tarafından yapılan sınavlarda adayların başvuruda bulunması, sınav sonucunda yerleştirme için tercihlerin sisteme girilmesi, adaylara ilk defa şifre verilmesi, şifre ve bilgilerin yenilenmesi veya Başkanlık tarafından verilmesi istenen diğer hizmetleri,
e) Hizmet bedeli: Sınav koordinatörlükleri veya başvuru merkezleri aracılığıyla gerçekleştirilen hizmetler karşılığında adaylardan alınan hizmet bedellerini,
f) Özel kurum ve kuruluş: Kamu kurum ve kuruluşları haricindeki kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, sermayesinin tamamı veya bir kısmı devlete veya kişilere ait bankalar, özel vakıf üniversiteleri, sivil toplum kuruluşları, sermaye veya şahıs şirketleri ve diğer özel kurum ve kuruluşları,
g) Sınav: Başkanlık tarafından tek merkezde veya birden fazla merkezde kâğıt veya elektronik ortamda yapılan sınavı,
ğ) Sınav Koordinatörlüğü: Sınavlar için devlet üniversiteleri ile ihtiyaç duyulması halinde kamu ve özel kurum ve kuruluşları bünyesinde, sınav organizasyonu ve Başkanlıkça sınavlarla ilgili tevdi edilen diğer işleri yerine getirmek üzere görevlendirilen sınav koordinatörlüklerini,
h) Sistem: ÖSYM bilişim sistemi içinde oluşturulan; Aday İşlemleri Sistemi, Görevli İşlemleri Sistemi, Yönetim İşlemleri Sistemi ve benzeri yönetim bilgi sistemlerini,
ı) Usul ve Esaslar: 18/1/2012 tarihli ve 2012/2723 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Sınav Ücretlerine İlişkin Usul ve Esasları,
i) Yönetim Kurulu: Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Yönetim Kurulunu,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Sınav Koordinatörlükleri ve Başvuru Merkezleri
Sınav koordinatörlükleri
MADDE 4 – (1) Başkanlık tarafından yapılan sınavlarda, devlet üniversiteleri, ihtiyaç duyulması hâlinde kamu veya özel kurum ve kuruluşları bünyesinde, sınav organizasyonu ve ÖSYM tarafından tevdi edilen hizmetleri yerine getirmek üzere yönetim kurulu kararı ile sınav koordinatörlükleri oluşturulur ve kapatılır.
(2) Sınav koordinatörleri; yükseköğretim kurumu bulunan merkezlerde; öğretim elemanları, kamu veya özel kurum ve kuruluşlarının çalışanları ile ilgili ülkenin sosyal güvenlik mevzuatı uyarınca emeklilik hükümlerinden faydalananlar arasından Başkanlıkça koordinatör olarak görevlendirilebilir.
(3) Sınav koordinatörlükleri aynı zamanda başvuru merkezi olarak görev yapar ve Başkanlıkça verilen hizmetleri yürütürler.
(4) Başkanlıkça daha önce sınav koordinatörlüğü oluşturulan illerde, hizmet sınırları veya aday sayıları baz alınarak birden fazla sınav koordinatörlüğü oluşturulabilir.
(5) Aday sayısının fazla olduğu ve birden fazla sınav koordinatörlüğü oluşturulan birden fazla ili kapsayan bölgede veya büyükşehirlerde; ÖSYM, mülki idare birimleri, yerel yönetimler, kolluk birimleri ve diğer kurum ve kuruluşlar ile doğrudan iletişim sağlamak, il/bölge genelinde sınavı koordine etmek ve yazışmaları yürütmek amacıyla Başkanlıkça bölge/il Sınav Koordinatörlükleri oluşturulabilir. Görevli atamaları ve diğer işlemlerle ilgili olarak Başkanlık birimler arası görev dağılımını yapar.
Başvuru merkezleri
MADDE 5 – (1) Başvuru merkezlerince verilecek hizmetler aşağıda yer almaktadır:
a) Adaylarda başvuru ve tercih alınması.
b) Adaylara şifre verilmesi, şifrelerini kaybedenlere yeni şifre üretilmesi.
c) Adayların sistemdeki bilgilerinin değiştirilmesi, fotoğraf değişikliklerinin yapılması.
ç) Sınav organizasyonu ile mevzuat ve uygulamalar sonucu ortaya çıkan ve Başkanlıkça tanımlanan hizmetlerin yerine getirilmesi.
(2) Başvuru merkezleri, bu Yönetmelikte öngörülen yerel düzeydeki hizmetleri yürütürler. Bu hizmetlerin dışında başka hizmetlerin ortaya çıkması durumunda bu birimler Başkanlığın talimatı ile bildirilen hizmetleri yürütür.
(3) Millî Eğitim Bakanlığına bağlı okul ve kurum müdürlükleri, üniversiteler, ihtiyaç duyulması halinde kamu veya özel kurum ve kuruluşları ile yurt dışı temsilcilikler bünyesinde başvuru merkezlerinin oluşturulması, personel görevlendirilmesi ve gerektiğinde başvuru merkezlerinin kapatılması Başkanın onayı ile gerçekleştirilir.
(4) Başvuru merkezi olarak görev yapmak isteyen özel veya kamu kurum ve kuruluşları; yurt dışı, il/bölge veya ilçe sınav koordinatörlükleri ya da doğrudan Başkanlığa bağlı temsilcilikler aracılığıyla veya doğrudan Başkanlığa müracaat ederler. Başkanlık herhangi bir talep olmadan gerekli nitelikleri haiz birimleri resen başvuru merkezi olarak da görevlendirebilir.
(5) Başvuru merkezi olarak görev yapmak isteyen kurum ve kuruluşların; yeterli personel, hizmete elverişli bina, taşınır (bilgisayar, web kamerası, yazıcı ve benzerleri) ve ÖSYM tarafından uygun bulunan teknik alt yapıya sahip olması gerekir. Başvurularda bu hususların mevcut olduğu belirtilir.
(6) Başvuru merkezi görevini sonlandırmak isteyen birimlerin gerekçeli müracaatları Başkanlıkça değerlendirilerek karar verilir. Başvuru merkezlerinin görevlerini mevzuata uygun olarak yerine getirmediği tespit edilmesi halinde Başkanlıkça görevi sona erdirilebilir.
(7) Bu Yönetmelikte başvuru merkezlerince yapılması öngörülen hizmetler, hizmet alımı yoluyla özel kurum ve kuruluşlara yaptırılabilir.
(8) Başvuru merkezinin faaliyetlerini bu Yönetmelik ve diğer mevzuata uygun bir şekilde yerine getirmesinden bünyesinde başvuru merkezi açılan kurum veya kuruluşun yöneticisi sorumludur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Koordinatörlüklerin Görevleri, Koordinatörlüklerde Yürütülecek Hizmetler,
Görevlendirmeler, Personel Çalıştırılması, Taşınır ve Taşınmaz İhtiyacı
Sınav koordinatörlüklerinin görevleri
MADDE 6 – (1) Sınav koordinatörlüklerinin görevleri şunlardır:
a) Görevlendirildiği merkezde sınavları ilgili mevzuata uygun olarak yapmak.
b) Yapılan sınavlarda görev alacaklara ilişkin görevli havuzunu oluşturmak ve Başkanlığa bildirmek.
c) Sınav Koordinasyon Kurulu toplantılarını organize etmek ve bu kurulun sekretarya hizmetlerini yürütmek.
ç) Sınav öncesi ve sınavda; bina sınav sorumluları, bina sınav sorumlusu yardımcıları, bina yöneticileri, ÖSYM temsilcileri, şehir içi nakil ve güvenlik görevlileri ve diğer görevliler ile sınavın koordinasyonunu sağlamak, sınavlarla ilgili alınan önlemleri Başkanlığa rapor halinde bildirmek.
d) Bulunduğu merkezdeki sınavlarda görev alanların eğitim hizmetlerini yürütmek.
e) Sınavın gizliliği ve güvenliğinin sağlanması için sinyal karıştırıcı, kamera ve benzeri cihazların kullanımı da dâhil olmak üzere kolluk kuvvetleri ile iş birliği yaparak gerekli önlemleri almak.
f) Merkezi aday atamaları tamamlandıktan sonra sınava girecek tutuklu, hükümlü ve sağlık kurulu raporu ile kanıtlanmış özel durumu Başkanlıkça kabul edilen adayların, durumlarına uygun ayrı bir salonda sınava girebilmeleri için ÖSYM ile koordineli olarak gerekli tedbirleri almak.
g) Sınavdan önce sınav bina ve salonlarının sınava hazır duruma getirilmesini sağlamak.
ğ) Sınava uygun binaların bina havuzuna dâhil edilmesi, uygun olmayan binaların havuzdan çıkarılması için güncelleme çalışması yapmak, binaların aday kapasitesini belirlemek, bu bilgileri sisteme kaydetmek, bina ve aday bilgilerini ve yıl içindeki değişiklikleri Başkanlığa bildirmek.
h) Sınav yapılan bina ve salonları sınavdan önce ve sınav esnasında denetlemek.
ı) Adaylara tercih, başvuru, şifre ve diğer hizmetleri vermek, hizmet bedellerini tahsil etmek ve sınav koordinatörlüğü adına açılan hesaba yatırmak, gelir fazlalarını Başkanlıkça belirlenen sürelerde bildirilen banka hesabına aktarmak.
i) Başkanlık tarafından her yılın başında belirlenen sınav başvuru tarihlerini göz önünde tutarak başvurularla ilgili hazırlık işlemlerini yapmak, görev tevdii durumunda adayların başvurularını almak ve başvuru evraklarını Başkanlığa göndermek.
j) Görevlendirilmesi halinde bölgesindeki başvuru merkezlerinin iş ve işlemlerini denetlemek, bu birimlerin belirtilen kurallara uygun olarak hizmet vermelerini temin etmek ve yaptığı çalışmaları ve durumu bir rapor halinde Başkanlığa bildirmek.
k) Sınav görevlilerinden görevlerini aksatanlar, görevde hizmet kusuru işleyenlerle ilgili gerekli incelemeyi yapmak ve sonucu Başkanlığa bildirmek, aday şikâyetlerini ve dilekçeyle yapılan başvurularını incelemek, cevaplamak ve Başkanlığa bilgi vermek.
l) Başkanlıkça verilen diğer görevleri yapmak.
Sınav koordinatörlüklerinde görevlendirmeler
MADDE 7 – (1) İş yoğunluğu fazla olan ve aday sayısı Başkanlıkça belirlenen limiti aşan koordinatörlüklerde Başkanın onayı ile sınavlarla ilgili her türlü lojistik işlemlerini fiilen yürütmek üzere koordinatör yardımcısı görevlendirilebilir.
(2) İhtiyaç duyulması halinde, kamu kurum ve kuruluşlarında görev yapan personel arasından yeterli sayıda personel Başkanın onayı ile sınav koordinatörlüklerinde görevlendirilebilir.
(3) Sınav koordinatörlüklerinin hizmetlerinin bağlı olduğu kurum içinden görevlendirilecek personel eliyle yapılması esastır. İş yoğunluğu nedeniyle sınav koordinatörlüklerinin bulunduğu kurum ve kuruluşlardan yeterli personel görevlendirilmemesi durumunda, aday sayısı Başkanlıkça belirlenen limiti aşan koordinatörlüklerde diğer kurum ve kuruluşlarda çalışan personel Başkanlığın sınav hizmetlerinde görevlendirilebilir. Görevlendirilen personelin göreve başlama ve ayrılışları sınav koordinatörü tarafından Başkanlığa bildirilir.
(4) Sınav koordinatörlüklerinde, sınav organizasyonunda kullanılan yazılımları etkin olarak kullanmak ve sınav koordinatörüne sınavlarda ve başvuru hizmetlerinde yardımcı olmak üzere öğretim elemanları arasından personel görevlendirilebilir. Bu personele Başkanlıkça yazılım ve donanım ve gerekli teknik destek eğitimi verilerek Koordinatörlüklerde geçici olarak çalıştırılabilir.
(5) Hizmet alanlarının temizliği, düzeni, güvenliği ve taşıma işleri için ilgili kurum ve kuruluşlardan yardımcı personel görevlendirilebilir.
(6) Koordinatör yardımcısı veya görevlendirme usulüyle çalıştırılacak personel; koordinatörün eşi, ikinci dereceye kadar (dâhil) kan veya kayın hısımları arasından görevlendirilemez.
Sınav koordinatörleri ve yardımcılarının görev süresi
MADDE 8 – (1) Sınav koordinatörleri ve koordinatör yardımcıları iki yıldan oluşan bir dönem için görevlendirilir. Süresi dolan sınav koordinatörü görevinden ayrılır, varsa yardımcısı sınav koordinatörü olarak görevlendirilir. Sınav koordinatörleri Başkanlıkça uygun görülmesi halinde görevin sona ermesinden itibaren ancak iki yıl geçtikten sonra sınav koordinatör yardımcısı olarak görevlendirilebilir. Bir kişi en fazla 2’şer dönem koordinatör veya koordinatör yardımcısı olarak görev yapabilir.
(2) Sınav Koordinatör yardımcısı görevlendirilmeyen birimlerde Başkanlıkça görev süresi sona eren koordinatör yerine dışarıdan görevlendirme yapılır.
(3) Görevini mevzuata ve Başkanlıkça verilen talimatlara uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen sınav koordinatörü veya koordinatör yardımcısı süresi dolmadan görevinden alınır.
Sınav koordinatörlüğündeki görevlilere yapılacak ödemeler
MADDE 9 – (1) Sınav koordinatörlüğünde sınavlarda fiilen görev yapanlara Usul ve Esaslarda yer alan göstergeleri aşmamak üzere Başkanlıkça belirlenen göstergeler üzerinden sınav ücreti ödenir.
Kısmi zamanlı ve hizmet alımı yoluyla personel çalıştırılması
MADDE 10 – (1) Gerektiğinde sınav koordinatörlüğünde toplanan gelirlerden karşılanmak üzere Başkanlığın uygun görüşü alınarak hizmet alımı suretiyle personel çalıştırılabilir.
(2) Koordinatörlüklerin personel ihtiyacı, Başkanlık bütçesinden hizmet alımı yapılarak tek merkezden de karşılanabilir.
(3) Başvuru merkezlerince yapılması öngörülen hizmetlerin hizmet alımı yoluyla özel kurum ve kuruluşlara yaptırılması halinde bulunulan yerlerdeki koordinatörlüklerde daimi personel çalıştırılamaz.
(4) Koordinatörlüklerde ayrıca 6114 sayılı Kanunun 6 ncı maddesinin ondokuzuncu fıkrası uyarınca Yükseköğretim kurumlarının önlisans, lisans ve lisansüstü diploma programlarına kayıtlı öğrencilerden Başkanlıkça hizmetlerine ihtiyaç duyulanlar başvuru, tercih, sınav evrakının tanzimi ve benzeri sınav hizmetlerine yönelik geçici işlerde kısmî zamanlı olarak çalıştırılabilir. Bu şekilde çalıştırılan öğrenciler, bu çalışmalarından dolayı işçi olarak kabul edilmez. Kısmî zamanlı olarak çalıştırılan öğrencilere bir saatlik çalışma karşılığı ödenecek ücret, 4857 sayılı İş Kanunu gereğince on altı yaşından büyük işçiler için belirlenmiş olan günlük brüt asgarî ücreti geçemez. Kısmî zamanlı çalışma karşılığı ücret ödenmesi, Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu tarafından verilmekte olan burs veya öğrenim kredisinin kesilmesi veya aynı Kuruma ait yurtlardan yararlanma hakkının kaldırılması sonucunu doğurmaz. Kısmî zamanlı olarak öğrenci çalıştırılmasına ilişkin haftalık çalışma süreleri ve yapılacak ücret ödemelerinin tutarı ile diğer usul ve esaslar Maliye Bakanlığının uygun görüşü alınarak Başkanlık tarafından belirlenir. Bunlar hakkında 31/5/2006 tarihli ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 5 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi hükmü uygulanır ve prim ödeme yükümlüsü Başkanlıktır. Hak sahibi olarak almış oldukları gelir ve aylıkları bu çalışmalarından dolayı kesilmez.
Sınav koordinatörlükleri ve başvuru merkezlerinin ihtiyaçları
MADDE 11 – (1) Başvuru merkezleri ve sınav koordinatörlüklerince, sınav hizmetlerinin yürütülmesi için ihtiyaç duyulan taşınırlar Başkanlık tarafından karşılanır. Söz konusu taşınırlar başvuru merkezleri veya sınav koordinatörlüklerinin bağlı olduğu 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamındaki kamu idaresine 28/12/2006 tarihli ve 2006/11545 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre bedelsiz olarak devredilmek sureti ile verilebilir. Bu şekilde devredilen taşınırlar sınav hizmetleri dışında kullanılamaz.
(2) Başvuru sayısı yılda beşyüz bini aşan koordinatörlüklere Başkanlıkça envanterindeki taşıtların geçici tahsisi veya hizmet alımı ya da elde edilen hizmet bedellerinden karşılanmak suretiyle koordinatörlüklerce hizmet alımı ile taşıt temin edilebilir.
(3) Yükseköğretim kurumları ile kamu kurum ve kuruluşları bünyesinde oluşturulan sınav koordinatörlüklerinin hizmetlerini yürütmek üzere sınav evrakının saklama merkezi ve hizmet binası ihtiyacı için gerekli taşınmazlar ilgili kurum ve kuruluşlarca bedelsiz olarak kullandırılır.
(4) Koordinatörlük gelirlerinin yeterli olmaması ve ilgili kurum ve kuruluş tarafından ihtiyacının karşılanamaması durumunda görevli ücretleri hariç olmak üzere, koordinatörlüklerin hizmet binası ve saklama merkezlerinin, bakım-onarım, elektrik, su, doğalgaz, telefon, iletişim, taşıma, araç kiralama ve benzeri diğer tüm ihtiyaçları Başkanlık tarafından karşılanabilir.
(5) Koordinatörlüklerin saklama merkezi ve hizmet binası ihtiyaçlarının ilgili kurum ve kuruluş tarafından karşılanamaması ve Koordinatörlüğün mali durumunun yetersiz olması durumunda yapılan hizmetlerle orantılı olmak kaydıyla Başkanlık bütçesinden bina kiralanabilir.
(6) Kapatılan başvuru merkezlerine daha önce Başkanlıkça gönderilen veya başvuru merkezinde toplanan paralardan alınan taşınırlardan Başkanlıkça uygun görülenler başvuru merkezinin bulunduğu yerdeki sınav koordinatörlüklerine iade edilir.
(7) Özel kurum ve kuruluşlar ile 5018 sayılı Kanun kapsamı dışındaki kamu kurum ve kuruluşları bünyesinde kurulan başvuru merkezleri ve sınav koordinatörlüklerince sınav hizmetlerinin yürütülmesi için ihtiyaç duyulan tüketim malzemeleri, Başkanlık tarafından doğrudan tüketim çıkışı sureti ile ilgili başvuru merkezleri ve sınav koordinatörlüklerine verilir. Dayanıklı taşınırlar ise başvuru merkezleri ve sınav koordinatörlüklerinde belirlenen sorumlular adına zimmetlenmek suretiyle verilebilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Başvuru Merkezlerine İlişkin İşlemler, Harcamalar ve Personel Çalıştırılması
Başvuru merkezlerinin işlemleri
MADDE 12 – (1) Başvuru merkezlerince sınav hizmetlerine yönelik ihtiyaçlarında kullanılmak üzere adaylardan tahsil edilen hizmet bedellerinin yıllık bazda %30’u, ilgili başvuru merkezinin sınav/hizmet binasının ısınma/soğutma, aydınlatma, bakım-onarım, temizlik, internet erişimi, teknolojik altyapının güncellenmesi, kırtasiye, saat ve pil gibi sınavla ilgili tüketim malzemesi, taşınırlar ve benzeri sınav ve hizmetlerle ilgili giderleri için kullanılır.
(2) Hizmet bedelinin %70’i ise aralık ayının sonuna kadar Başkanlığın hesabına aktarılır. Gelir ve giderlere ilişkin ayrıntılı hesap cetveli de aynı süre içinde Başkanlığa intikal ettirilir.
Diğer başvuru merkezlerine ilişkin işlemler
MADDE 13 – (1) Milli Eğitim Bakanlığına bağlı okul ve kurum müdürlüklerinde her bir başvuru kaydı için adaylardan hizmet bedellerinin tahsili ile bu hizmet bedellerinin başvuru merkezlerinin ihtiyaçlarında kullanılmasına ilişkin esas ve usuller, 6114 sayılı Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun 6 ncı maddesinin ondördüncü fıkrası uyarınca Milli Eğitim Bakanlığı ile ÖSYM arasında imzalanacak protokolle belirlenir.
(2) PTT ve bankaların tahsil ettikleri hizmet bedellerinden gider karşılığı olarak ayrılacak tutarın tespiti ile kalan tutarın cari yıl sonunu geçmemek üzere hangi sürelerde Başkanlık hesabına aktarılacağı hususları yapılacak protokolle belirlenir.
Başvuru merkezlerinde personel çalıştırılması
MADDE 14 – (1) Başvuru merkezlerince yürütülecek hizmetler için yeterli sayı ve nitelikte personel okul veya kurum müdürlüklerince görevlendirilir. Hizmet alanlarının güvenliği, temizliği ve düzeni için yardımcı personel de görevlendirilebilir.
(2) Başvuru merkezlerinde hizmetler, görevlendirilen ilgili kurum personeli tarafından yürütülür. Bunların dışında kurum dışından başka bir şekilde personel görevlendirilemez. Hizmetlerde görevlendirilen personelin başlama ve ayrılış yazıları başvuru merkezi yöneticisi tarafından dosyada muhafaza edilir. Talep halinde Başkanlığa gönderilir.
(3) Başvuru merkezlerinde sınav hizmetlerinde asli görevleri nedeniyle sosyal güvenlik mevzuatına göre sigortalı sayılanlar dışında sürekli personel çalıştırılamaz.
(4) Başvuru merkezinde görevlendirilecek personel; başvuru merkezi yöneticisinin eşi, ikinci dereceye kadar (dâhil) kan veya sıhrî hısımı olamaz.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Hizmet Bedelleri, Gelirler ve Giderlerle İlgili İşlemler, Belge Düzeni
Hizmet bedelleri ve tahsilât
MADDE 15 – (1) Başkanlıkça belirlenen hizmetlerin dışında ÖSYM adına başka bir hizmet görülemez ve bedel alınamaz. Ücret alınmayacak hizmetler ile hangi hizmetten ne kadar ücret alınacağı Yönetim Kurulunca tespit edilir. Hizmet bedelleri uygun araçlarla duyurulur. Başkanlıkça belirlenen hizmet bedeli dışında o hizmet için başka bir bedel alınamaz.
(2) Hizmet bedeli alınmasını gerektiren işlemlerden bedel alınmaması veya eksik alınması durumunda alınmayan veya eksik alınan hizmet bedelleri işlemi hatalı yapan görevli personele rücu edilir.
(3) Yönetim kurulunca bedel alınmamasına karar verilen hizmetler için ilgili birimlerce hiçbir şekilde adaylardan bedel alınmaz.
(4) Belirlenen hizmet bedellerinden fazla miktarda hizmet bedeli tahsil eden görevliler hakkında 5018 sayılı Kanunun 72 nci maddesi hükümleri uyarınca işlem yapılır.
(5) Başvuru merkezleri ve koordinatörlüklerce hizmet bedelleri yazılı veya elektronik ortamda oluşturulan ve sıra takip eden alındılar karşılığında ilgililerden tahsil edilebilir ve bu alındıların bir nüshası elektronik veya arşiv ortamında ilgili birimde saklanır.
(6) Koordinatörlüklerce esas ve usulleri Başkanlıkça belirlenmek kaydıyla kredi kartı ile de hizmet bedelleri tahsil edilebilir.
Hesap açılması
MADDE 16 – (1) Koordinatörlük veya başvuru merkezince tahsil edilen hizmet bedellerinin yatırılması için koordinatörlük veya başvuru merkezi adına Başkanlıkça hesap açılır. Başkanlıkça belirlenen limitin üzerindeki tutarlar, takip eden ayın onuna kadar banka hesabına yatırılır.
(2) Koordinatörlük veya başvuru merkezleri tarafından tahsil edilen hizmet bedellerinden bankaya yatırılması gereken tutar ile yatırılma süresini koordinatörlük veya başvuru merkezleri itibarıyla belirlemeye Başkanlık yetkilidir.
(3) Sınav koordinatörlüklerince altışar aylık dönem sonlarında hesapta kalan tutarlar Başkanlık hesabına aktarılır ve aktarılan tutarlar Başkanlıkça emanet hesaplarda bekletilir. Hizmet sayısı, hizmet bedelinin toplam tutarı ve ilgili birimin harcama dönemleri göz önünde bulundurularak Başkanlıkça altışar aylık dönemler yerine daha kısa dönemler belirlenebilir.
(4) Başkanlıkça gerek görülmesi halinde emanet hesabında tutulan toplam tutarın %50’sini geçmemek ve sınav ihtiyaçlarında kullanılmak üzere ihtiyacı olan başvuru merkezleri veya sınav koordinatörlüklerinin hesabına aktarma yapılabilir. Milli Eğitim Bakanlığına bağlı okul ve kurum müdürlüklerinde oluşturulan başvuru merkezleri için Milli Eğitim Bakanlığı ile ÖSYM arasında imzalanacak protokol esasları geçerlidir.
Giderler
MADDE 17 – (1) Koordinatörlük adına açılan hesapta bekleyen hizmet bedelleri, yalnızca koordinatörlüğün sınavlara ve hizmetlere ilişkin mal ve hizmet alımlarında harcanabilir. Koordinatörlük hizmetleri ile doğrudan ilgisi olmayan şahsi mahiyette harcamalar yapılamaz. Koordinatörlükte, dayanıklı taşınırlar ve tüketim malzemeleri, internet, iletişim, personel, taşıt kiralama, kullanılan taşıtların yakıtı, bakım ve onarım giderleri ulaşım, sınav evrakını indirme-bindirme, telefon, faks, kırtasiye, su, ısıtma, aydınlatma, temizlik, güvenlik, sınav evrakının ve görevlilerin taşınması, sınav binalarının denetlenmesi, güncellenmesi ve yeni açılacak binaların sisteme dâhil edilmesi ile ilgili personel ve hizmet giderleri, sınav binalarında sınav öncesi ve sınavda oluşacak eksikliklerin tamamlanması, sınav görevlilerinin eğitimi amacıyla toplantı tertibi, görevlilerin mahalli teamüllere ve piyasa rayicine uygun temsil ve ağırlama giderleri, Başkanlığın onayı ile soru hazırlama ve denetleme çalışmaları yapılması, sınav öncesi hazırlık veya sınav sonrası uygulamaya yönelik bölgesel ve yerel toplantılar ile temsil, ağırlama, iaşe ve ibate giderleri gerekçesi açık ve yazılı olarak belirtilmek suretiyle yapılabilir. Tüm harcamalar 31/12/2005 tarihli ve 26040 sayılı 3 üncü mükerrer Resmî Gazete’de yayımlanan Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde tanımlanan fatura veya fatura yerine geçen belge karşılığı yapılır. Tüm giderler, düzenli olarak yazılı veya Başkanlıkça elektronik olarak sistemde oluşturulan, gelir-giderlerin yer aldığı işletme defterine işlenir. Bu defter ve belgeler Koordinatörlükçe muhafaza edilir.
(2) Sınav öncesi hazırlık, sınavın yapıldığı gün/günler ve sınav sonrası uygulama çalışmaları kapsamında yapılan çalışmalar karşılığı ödenen ücretler dışında elde edilen gelirlerden sınav koordinatörü ve diğer görevlilere ücret, fazla çalışma, ikramiye veya teşvik adı altında başka bir ücret ödenemez.
(3) Sınav günlerinde sınavda görevli olarak fiilen çalışan ve sınav ücretinden faydalanan personele bu günler için ayrıca başka bir ücret ödenmez.
(4) Mal ve hizmetler kısımlara bölünerek alınamaz. Brüt asgari ücretin 10 katını aşan mal ve hizmet alımları ile araç kiralama hizmeti alımları Başkanlığın iznine tabidir. Birinci fıkrada belirtilen mal ve hizmet alımlarında giderlerin türü, niteliği ve tutarı esas alınarak Başkanlıkça daha düşük üst limit belirlenebilir veya ön izne tabi tutulabilir.
Defter ve belgeler
MADDE 18 – (1) Gelir ve giderlerin takip ve kontrolü için koordinatörlük tarafından işletme defteri tutulur. İşletme defteri yazılı ortamda tutulacak ise kullanılmaya başlanılmadan önce sayfa adedi de belirtilmek suretiyle sınav koordinatörleri tarafından her sayfası onaylanır. Başkanlık tarafından gelir ve giderlerin sistem üzerinden izlenebilecek şekilde elektronik ortamda işletme defteri ve diğer mahiyette yazılım sistemi oluşturulabilir.
(2) Personel ödemesi dışındaki gider niteliğinde alınan mallar ve yaptırılan hizmetler karşılığında fatura ya da fatura yerine geçen belgeler alınır. Vergi mükellefi olmayan kişilerden alınan mallar ve yaptırılan hizmetler karşılığında malı satan ve hizmeti gerçekleştiren kişi ile sınav koordinatörünün imzasının bulunduğu tutanak düzenlenerek gider gerçekleştirilir. Belgesi olmadan ödeme yapılamaz. Belgelerde düzenlendiği tarihin yanı sıra hizmetin türü, görevlilerin adı, soyadı, unvanı ve imzası bulunur.
(3) Sınav koordinatörlüklerince her bir sınav itibariyle tahsil edilen hizmet bedelleri ile ilgili olarak, hizmet bedeli tahsil edilen adayların adını soyadını ve hizmet tutarını içerecek şekilde ÖSYM bilişim sisteminden alınan veya yazılı ortamda tutulan bir liste düzenlenir. Tahsil edilen toplam tutar ilgili birimin adı ve hangi sınavın hizmet bedeli olduğu belirtilerek, Koordinatörlüğün zorunlu ve kesintisiz büro giderleri için Başkanlıkça belirlenen limit dâhilindeki meblağ ayrıldıktan sonra Başkanlık tarafından koordinatörlük adına açılan banka hesabına yatırılır. Liste Koordinatörlük tarafından muhafaza edilir.
(4) Hizmetlerde görevli personele fiilen yapılacak çalışma karşılığı ödemeler; ilgili personelin T.C. kimlik numarası, adı, soyadı, çalışma süresi ve ödenecek tutarı gösteren harcama pusulası ile ilgilinin banka hesabına aktarma yapmak suretiyle yapılır.
(5) Giderlere ilişkin belgeler Koordinatörlük tarafından denetime esas teşkil etmek üzere düzenli bir şekilde dosyalanır.
(6) Mevcut koordinatörün görevini yeni koordinatöre devretmesi durumunda, bankada bulunan parayı, koordinatörlükte kayıtlı taşınırları, tüketim malzemelerini gelir ve giderlere ilişkin defter ve belgeleri yeni koordinatöre veya koordinatör yardımcısına ya da görevli personele en geç 15 gün içinde tutanakla devreder. Hesabın mevcudun ya da defter ve belgelerin eksik devredilmesi durumunda keyfiyet tutanakla tespit edilir. Düzenlenen devir-teslim tutanağı en geç 15 gün içinde Başkanlığa gönderilir. Bu durumda hesabını ve nakdini eksik devredenlerin idari, mali ve disiplin sorumluluğu Başkanlıkça tespit edilir.
(7) Hizmetlerin yürütülmesi için gerekli teknik ve yazılım alt yapısı Başkanlıkça karşılanır.
(8) Koordinatörlüklerce gönderilme dönemi ve içeriği Başkanlıkça belirlenen gelir-giderlerin ayrıntılı olarak yer aldığı işletme defteri düzenlenerek Başkanlığa elektronik ortamda veya posta ile gönderilir.
ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yılsonu hesaplarının kapatılması
MADDE 19 – (1) Koordinatörlükler ile başvuru merkezleri her yıl aralık ayı sonuna kadar gelir ve giderlerin ayrıntılı dökümünü yapar, varsa gelir fazlasını en geç aralık ayı sonuna kadar Başkanlığın banka hesabına aktarır, hesap özeti ve gelir-gider cetveli elektronik ortamda veya posta ile Başkanlığa gönderilir.
(2) Koordinatörlükler tarafından gönderilerek bu Yönetmeliğin 16 ncı maddesinin ikinci fıkrasına göre Başkanlık hesabına aktarılıp emanet hesabına alınan tutarlardan kalanlar ile başvuru merkezleri tarafından yılsonunda gönderilen hizmet bedellerinin toplam tutarı Başkanlıkça bütçe geliri olarak mali yılsonunda ilgili hesaplara kaydedilir.
Denetim
MADDE 20 – (1) İlgili Kanunlarla yapılması öngörülen denetim hariç olmak üzere, başvuru merkezleri ve koordinatörlükler tarafından yapılan gelir ve giderlere ilişkin bilgi ve belgeler Başkanlık tarafından her zaman denetlenebilir.
(2) Başkanlık sınav için merkezden görevlendirdiği görevlilere ayrıca başvuru merkezleri ve koordinatörlüklerin denetimini yaptırabilir.
(3) Başkanlık gerek gördüğünde sınav koordinatörlerini başvuru merkezlerini denetlemek üzere görevlendirebilir.
Sorumluluk
MADDE 21 – (1) Koordinatörler, görevlerinin bu Yönetmeliğe uygun olarak yapılmasından başvuru, tercih ve sınav ile ilgili ücretlerin toplanmasından, harcamaların bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapılmasından, gelirler ve giderlere ilişkin belgelerin saklanmasından ve kayıtların düzenli olarak tutulmasından Başkana karşı sorumludur.
(2) Bu Yönetmelik kapsamındaki hizmetlerde görevli her personel, yürüttükleri iş ve işlemlerden kusurlarına göre 6114 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat hükümleri uyarınca sorumludur.
Mevcut koordinatörlükler ve başvuru merkezlerinin durumu
GEÇİCİ MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihte faaliyette bulunan başvuru merkezleri ve koordinatörlüklerin görevleri sona erer. Bu birimler Başkanlıkça yeniden görevlendirilebilir.
Yürürlük
MADDE 22 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 23 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini ÖSYM Başkanı yürütür.