Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
3 Ekim 2014 CUMA
Resmî Gazete
Sayı : 29138
YÖNETMELİK
Koç Üniversitesinden:
KOÇ ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Koç Üniversitesinin ihtiyaçları dikkate alınarak, iç ve dış her türlü alım-satım, hizmet, inşaat, onarım ve bakım, kiralama, finansal kiralama, taşıma, proje, etüd, müşavirlik ve benzeri işlerin verimlilik ilkeleri doğrultusunda, en uygun değer ve şartlarla, en uygun zamanda serbest piyasa koşulları içerisinde temin edilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Koç Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı akademik ve idari birimlerin ihtiyaç duyduğu her türlü menkul veya gayrimenkul mallar ile hak ve hizmetlerin alımı, satımı, onarımı, yapımı, kiralanması, kiraya verilmesi, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ile 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 72 nci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Genel sekreter: Koç Üniversitesi Genel Sekreterini,
b) Mütevelli Heyeti: Koç Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
c) Rektör: Koç Üniversitesi Rektörünü,
ç) Satın alma komisyonu: Satın alma ve ihale komisyonunu,
d) Satın alma müdürü: Koç Üniversitesi satın alma müdürünü,
e) Üniversite: Koç Üniversitesini,
f) Yüklenici: İhale yöntemlerinden birisi ile işin üzerine ihale edilen ve sözleşme imzalanan gerçek veya tüzel kişiyi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma İşlerinde Yetkili Organlar, Satın Alma Esasları,
İhaleye Katılamayacak Olanlar, Satın Alma Usulleri
Mütevelli heyeti
MADDE 5 – (1) Satın alma işleri, Mütevelli Heyetinin, her öğretim yılı başında onaylayacağı bütçe çerçevesinde, Rektöre tanımış olduğu harcama yetkisi ile sınırlı olarak gerçekleştirilir. Bu sınırlar içinde satın almanın sorumluluğu ve onayı Rektörün yetkisindedir. Rektör bu yetkisini, belirleyeceği kişi veya kişilere devredebilir. Cari yıl bütçesinde yer almayan bir kalemden harcama yapılması Rektör yetkisindedir.
(2) Birinci fıkrada belirtilen şartlarla gerçekleştirilemeyen işler, Mütevelli Heyetinin onayı alınarak yerine getirilebilir.
(3) Gayrimenkul alım ve satımı ile yeni gayrımenkul teminine ilişkin yapım işleri Mütevelli Heyetinin onayıyla yapılır.
Satın alma komisyonu
MADDE 6 – (1) Satın alma komisyonu; Rektör veya onun görevlendireceği temsilcisi, Genel Sekreter, ilgili fakülte/birim başkanı, satın alma müdürü ve talep yapan birimin yöneticisinden oluşur. Ancak, Rektör belirli birimlerin satın almaları veya belirli satın almalar için süreli veya sürekli özel satın alma komisyonları görevlendirebilir.
(2) Yapım işlerinde Rektör tarafından uygun görülecek teknik elemanlar satın alma komisyonuna dahil edilebilir.
Satın alma kararı işlemleri
MADDE 7 – (1) Satın alma kararında aşağıdaki bilgiler bulunur:
a) Satın alma talebinde bulunan birimin adı ve talep tarihi.
b) Satın alma kararının ilgili olduğu iş.
c) Satın alınmasına karar verilen malın/hizmetin adı, tanımı, özelliği, cinsi, ölçüsü ve miktarı.
ç) Teklif veren firmaların isimleri, teklife esas birim fiyatlar ve toplam tutarlar.
d) Tercih edilen firmanın tercih sebebi.
e) Satın alma komisyonu üyelerinin adı, soyadı ve imzası.
Satın alma esasları
MADDE 8 – (1) Gayrimenkul alımı ve/veya kiralanması işlemleri dışındaki satın alma ve ihale işleminde en az üç firmadan teklif alınır. Üç teklifin alınamayacağı durumlarda üretici ana firmadan, ana distribütörden, ana firmanın temsilcisinden veya onaylı tedarikçilerden teklif alınır.
(2) Satın alma mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden ve piyasa rekabet şartları gözetilerek yapılır.
(3) Satın almalarda tercih yapılırken, firmanın o konudaki yetkinlik derecesi, firmaların referansları, istenilen kaliteyi verme yeteneği, istenilen zamanda teslim, en uygun ödeme ve bakım koşullarını sağlama gibi özellikler göz önünde tutulur.
(4) Satın alma talebinin belirli nitelikleri, teknik özellikleri ve markayı içermesi durumunda satın alma, firmadan doğrudan pazarlık usulü ile yapılabilir.
(5) Satın alınması kararlaştırılan mal, hizmet, proje ve yapım işlerinin belirlenen usullerle gerçekleştirilmesini müteakip; aynı işin devamı, ilave ve benzeri işler için gereken satın alma işlemleri ve yapım işlerinin projeye bağlı olarak sonuçlandırılması ve tamamlanması bakımından, aynı fiyattan ve yeni bir teklif alınmadan ve ihaleye çıkılmadan Rektör onayı ile devam ettirilebilir. Bu ilave işler ve satın almalar için yeni teklif ve karar alınmaz, satın alma aynı kararla ilişkilendirilerek gerçekleştirilir.
(6) Satın alınan mal, hizmet veya hak bedelleri ile ilgili avans/peşin ödeme, ara ödeme ve nihai ödemeler; satıcılar ile yapılan sözleşmelerde yer alan bedel, ödeme süresi ve ödeme şekillerine göre yapılır.
(7) Aşağıdaki alımlar doğrudan temin yöntemiyle Rektör veya yetkilendireceği kişi veya komisyon tarafından yapılabilir:
a) Üniversitenin ihtiyacı olan gayrimenkullerin alım-satımı ile kiralama ve kiraya verme işlemleri.
b) Yapım işleri.
c) Danışmanlık hizmetleri ile avukatlık hizmetleri.
ç) Özel uzmanlık gerektiren işletme hizmetleri.
d) Fikri ve sınai mülkiyet haklarının ulusal ve uluslararası kuruluşlar nezdinde tescilini sağlamak için gerçekleştirilen hizmetler.
e) Özelliğinden ve belli süre içinde kullanılma zorunluluğundan dolayı stoklanması ekonomik olmayan veya acil durumlarda kullanılacak olan ilaç, aşı, serum, anti-serum, kan ve kan ürünleri ile ortez, protez gibi uygulama esnasında hastaya göre belirlenebilen ve hastaya özgü tıbbî sarf malzemeleri ile medikal sarf malzemeleri alımları.
f) Sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabilecek ihtiyaçlara ilişkin alımlar.
g) Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olduğu alımlar.
ğ) Temsil ağırlama faaliyetleri kapsamında yapılacak konaklama, seyahat ve iaşeye ilişkin alımlar.
h) Mütevelli Heyet tarafından belirlenecek mali sınırlar dahilinde yapılacak diğer alımlar.
(8) Doğrudan temin usulünde, önceden teklif alınmasına gerek olmadan, davet edilen uygun bir veya daha fazla kişi veya kuruluşla sözleşme koşulları ve bedel müzakere edilerek uygun bulunan koşullar ve bedelle temin yapılır.
İhaleye katılamayacak olanlar
MADDE 9 – (1) Aşağıda belirtilen kimseler gerek doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına ihale işlemlerine katılamazlar:
a) İlgili mevzuat hükümlerine göre geçici veya devamlı olarak; 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ve hususi kanunlarla kurulmuş olan bankalar ile iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten menedilmiş olanlar.
b) Üniversiteden yevmiye alanlar dahil, aylık veya ücret alan kurum mensupları.
c) 2547 sayılı Kanunda belirtilen Üniversite yöneticileri ve satın alma komisyonu başkan ve üyelerinin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları, evlatlıkları ve evlat edinenler ile ortakları.
ç) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyenler ile sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilip, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 58 inci maddesi uyarınca kamu ihalelerine katılmaktan yasaklama getirilenler ve 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar.
Satın alma usulleri ile satın alma ve ihalenin kesinleşmesi
MADDE 10 – (1) Bu Yönetmelik kapsamında yapılacak alımlara; ihale, kapalı veya açık teklif usulleri, davet yoluyla teklif alma usulü, doğrudan pazarlık usulü, doğrudan temin usulü ve diğer usullerden herhangi birisi uygulanır. Bu usullerden herhangi birini seçmek Rektörün ve/veya yetkilendirdiği kişinin/komisyonun yetkisindedir.
(2) Satın alma komisyonu, ihale, kapalı veya açık teklif ve diğer usullerde Üniversiteye gelen teklifleri her satın alma işi için belirleyeceği esaslar çerçevesinde değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda satın alma komisyonu satın almaya karar verip vermemekte serbesttir ve bu tekliflerden kısmen satın alma yapabileceği gibi, satın almayı erteleyebilir veya iptal edebilir.
(3) Satın alma komisyonu kararı gerektirmeyen işler hariç olmak üzere; ihale usulüyle yapılan satın alma işlemleri Rektörün veya görevlendirdiği personelin, kapalı veya açık teklif ve diğer usullerle yapılan satın alma işlemleri ise satın alma komisyonunun kararıyla kesinleşir.
(4) Rektörün onayıyla belirlenen koşulları taşıyan isteklilerin sisteme kabul edildiği ve elektronik olarak teklif verebildiği elektronik satın alma sistemleri Rektörün kararıyla oluşturulabilir.
(5) Satın almalar, bir veya birden çok isteklinin Üniversitenin tedarik etmek istediği ürünleri sözleşme dahilinde Üniversitenin kullanımına sunduğu veya sadece Üniversitenin talep ettiği hallerde tedarik ettiği ve sadece ürünün kullanıldığı veya tedarik edildiği hallerde sözleşmede belirlenen bedelinin ödendiği sözleşmelerle yapılabilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satın Alma Talepleri ve Taleplere İlişkin Yapılacak İşlemler, Satın Alma
Komisyonu Kararı Gerektirmeyen İşler
Satın alma talepleri
MADDE 11 – (1) Üniversite birimleri, satın alınmasını talep ettikleri mal ve hizmeti satın alma istek formunu doldurarak satın alma birimine gönderirler. Toplanan tüm satın alma taleplerinin ayrı ayrı veya birleştirilerek değerlendirilmesi sürecinde stok seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolü yapılır. Gerek duyulduğunda talep sahibi birimlerin yetkililerinden, talebin yeniden incelenmesi ve varsa eksikliklerin giderilmesi istenebilir. Tamamlanan talepler için; satın alma birimince, satın alma usulünde belirlenen yetki limitleri dahilinde satın alma işlemi başlatılır.
Acil durumlarda satın alma işlemleri
MADDE 12 – (1) Acil durumlarda satın alma işlemleri, satın alma biriminin yetki ve sorumluluğunda doğrudan yürütülür. Üniversitede meydana gelebilecek ve anında müdahale edilemediğinde zarar doğurabilecek veya öğretimi aksatabileceği için satın alma usullerinin uygulanmasının beklenemeyeceği olaylar acil durum olarak kabul edilir.
(2) Acil olaylardaki takdir yetkisi Rektöre aittir. Bu satın almalarda satın alma usulleri aranmaz.
Toplu satın alma işlemleri
MADDE 13 – (1) Alınan her türlü sarf malzemesi, gerektiğinde haftalık veya aylık olarak toplu satın alma kararlarına bağlanabilir. Bu işlemler satın alma usulündeki yetkilendirme dahilinde gerçekleştirilir.
Satın alma istek formu
MADDE 14 – (1) Satın alma istek formunda aşağıda belirtilen bilgiler bulunur:
a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve birim yöneticisinin imzası.
b) Tarih.
c) Satın alınması talep edilen malın/hizmetin tanımı, özelliği, cinsi, ölçüsü ve miktarı.
ç) Satın alma talebinin gerekçesi.
d) Gerekli görülecek diğer açıklamalar.
Satın alma komisyonu kararı gerektirmeyen işler
MADDE 15 – (1) Onaylı tedarikçi listesindeki firmalardan yapılan alımlar, akademik ve idari personel hizmetleri, günlük ihtiyaç ve her türlü sarf malzemeleri, yedek parçalar, temizlik işleri, gıda gibi olağan hizmetler, donanım ve yazılımlar, 20.000 Türk Lirasını geçmemek koşuluyla, ihtiyaç sahibi birimlerin talebi ve onaylı satın alma formuyla satın alma komisyonu kararı gerekmeksizin doğrudan satın alınabilir. Bu meblağ Rektörün kararıyla on katına kadar artırılabilir.
(2) Pazarlık imkanının bulunmadığı market/alışveriş merkezi gibi satın almalarda satın alma komisyonu kararı aranmaz.
(3) Bedeline bakılmaksızın elektrik, su, doğalgaz, posta ve benzeri abonman sözleşmesine veya akaryakıt, köprü, vapur, feribot, tercihli yol gibi ücretleri tarifeye bağlanmış her türlü işlerde satın alma kararı aranmaz.
(4) Bilimsel araştırma projelerinin finansmanı, idari/öğretim elemanları temini, telif haklarının alınması gibi akademik işler ve her türlü personel alımları ve benzeri özellikli işler bu Yönetmelik kapsamı dışındadır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Şartnameler, Teminatlar, Teslim Alma ve Ödemeler
Şartnameler
MADDE 16 – (1) Rektörün, satın alma komisyonunun veya satın alma yetkilisinin gerekli gördüğü hallerde idari veya teknik şartname düzenlenir.
(2) İdari şartnamelerde aşağıdaki hususların tamamı veya bir kısmı veya gerekli görülen diğer hususlar bulunur:
a) İşin adı, niteliği, türü ve miktarı, gerek görülen hallerde iş tanımı.
b) İhaleye ilişkin olarak iletişim kurulabilecek kişinin adı, adresi, telefon ve faks numarası ile e-posta adresi.
c) İhale veya satın alma usulü, tekliflerin nereye verileceği, son teklif tarih ve saati ile tekliflerin nereye verileceği.
ç) İsteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterleri.
d) Birden fazla gerçek veya tüzel kişi tarafından hak ve sorumluluklarıyla işin tümünü birlikte ve müştereken ve müteselsilen sorumlu olarak yapmak üzere oluşturulan iş ortaklıklarının teklif vermesinin kabul edilmediği hallerde, iş ortaklıklarının teklif veremeyeceği.
e) Birden fazla gerçek veya tüzel kişi tarafından hak ve sorumluluklarını ayırarak işin kendi uzmanlık alanlarıyla ilgili kısımlarını yapmak üzere oluşturulan ve üyelerinin işin taahhüt ettikleri kısmından sorumlu oldukları konsorsiyumların teklif vermesinin kabul edileceği hallerde, konsorsiyumların teklif verebileceği ve konsorsiyum için aranacak koşullar.
f) İşin bir kısmına teklif verilmesinin mümkün olduğu hallerde, kısmi teklif verilebileceği ve kısmi teklifte aranacak koşullar.
g) Alternatif teklif verilmesinin mümkün olduğu hallerde, alternatif teklif verilebileceği ve alternatif tekliflerde aranacak koşullar.
ğ) Tekliflerin geçerlilik süresi.
h) Teklif ve sözleşme türü.
ı) Aksi belirtilmedikçe işe ilişkin ulaşım, sigorta, gümrükleme, vergi, resim, harç ve diğer giderlerin teklif fiyatına dahil olduğu.
i) Teminat istenen hallerde geçici ve kesin teminat oran veya meblağı, teminatların nasıl verileceği, hangi hallerde iade edileceği ile teminatlara ilişkin diğer koşullar.
j) Üniversitenin ihale veya satın almayı iptal etmekte, tüm teklifleri reddetmekte serbest olduğu.
k) İşin başlama ve bitirme tarihi veya süresi, yapılma yeri, teslim şartları ve gecikme halinde alınacak cezalar.
l) Ödeme koşulları.
m) Uyuşmazlıkların çözümü.
(3) Teknik şartnamede, işin ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamalar ve şartlar yer alır.
Teminatlar
MADDE 17 – (1) Teklif vereceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden Üniversite tarafından belirlenen oranda veya götürü geçici veya kesin teminat alınabilir.
(2) Sözleşme imzalanacak veya satın alma yapılacak isteklilerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden Üniversite tarafından belirlenen oranda veya götürü kesin teminat alınabilir.
(3) Şartnamede geçici teminatın Üniversiteye irat kaydedilmesinin öngörüldüğü hallerde, yüklenicinin sözleşme imzalamayarak Üniversiteye verdiği zarar, geçici teminat miktarından az olsa dahi geçici teminat iade edilmez.
(4) Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenicinin teminatları irat kaydedilir. Yüklenicinin taahhüdünü şartnamelere veya sözleşmesine uygun şekilde yerine getirmeyerek Üniversiteye zarar verdiği veya taahhüdünü yerine getirirken Üniversiteye verdiği zarar, kesin teminat miktarından az olsa dahi kesin teminat iade edilmez.
Teslim alma ve ödemeler
MADDE 18 – (1) İhale veya satın alma konusu mal ve yapım işleri Rektör tarafından teslim alma yetkilisi olarak görevlendirilen Üniversite personeli veya teslim komisyonu tarafından şartnamelere ve sözleşmeye uygunluğu muayene edilerek teslim alınır. Rektör, satın alma komisyonunu veya satın alma yetkilisini teslim alma konusunda da görevlendirebilir.
(2) İhale veya satın alma konusu hizmetlerin şartnamelere ve sözleşmeye uygunluğu Rektör tarafından denetim yetkilisi görevlendirilen Üniversite personeli veya kurulan muayene komisyonu tarafından denetlenir.
(3) İşin niteliğinin gerektirdiği hallerde Üniversite personeli dışında kişiler veya kuruluşlar ihale veya satın alma konusunun teslim alınması veya denetimi ile görevlendirilebilir.
(4) Mal ve yapım işlerinde teslim alma yetkilisinin ve hizmet alımlarında ise denetim yetkilisinin yazılı onayı üzerine şartname ve sözleşme hükümleri uyarınca ödeme yapılır. Yazılı onay yüklenici tarafından düzenlenen fatura üzerine şerh konularak da verilebilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 19 – (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 20 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 21 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Koç Üniversitesi Rektörü yürütür.