Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
29 Kasım 2014 CUMARTESİ
Resmî Gazete
Sayı : 29190
YÖNETMELİK
İpek Üniversitesinden:
İPEK ÜNİVERSİTESİ İHALE VE SATIN ALMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; İpek Üniversitesi tarafından yapılacak her türlü mal ve hizmet alım-satımı, kiralama, taşıma, yapım ve benzeri işlemlerde uygulanacak usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; İpek Üniversitesi ve bağlı akademik ve idari birimlerin ihtiyaç duyduğu her türlü alım-satım, yapım, hizmet, kiralama, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 141 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Birim: Üniversitenin fakülte, yüksekokul gibi eğitim-öğretim veren bölümleri ile tüm idari ve hizmet alanlarını,
b) İdari şartname: Üniversite tarafından hazırlanan idari şartnameyi,
c) Kurucu Vakıf: Koza İpek Eğitim Sağlık Hizmet Yardım Vakfını,
ç) Muayene ve Kabul Komisyonu: Üniversitenin Muayene ve Kabul Komisyonunu,
d) Mütevelli Heyeti: İpek Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
e) Mütevelli Heyeti Başkanı: İpek Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkanını,
f) Rektör: İpek Üniversitesi Rektörünü,
g) Satın Alma ve İhale Komisyonu: İpek Üniversitesi Satın Alma ve İhale Komisyonunu,
ğ) Teknik şartname: Üniversite tarafından hazırlanan teknik şartnameyi,
h) Üniversite: İpek Üniversitesini,
ı) Yüklenici: Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Yetkili Organlar, Satın Alma ve İhale Esasları,
İhaleye Katılamayacak Olanlar
Mütevelli heyeti
MADDE 5 – (1) Satın alma işleri, Mütevelli Heyetinin, her öğretim yılı başında onaylayacağı bütçe çerçevesinde gerçekleştirilir. Bu sınırlar içinde satın alma yetkisi ve sorumluluğu, Mütevelli Heyeti Başkanının belirlediği kişilere verilir.
(2) Birinci fıkrada belirtilen şartlarla gerçekleştirilemeyen işler, Mütevelli Heyetinin onayı alınarak yerine getirilebilir.
Satın alma ve ihale komisyonu-muayene ve kabul komisyonu
MADDE 6 – (1) Satın alma ve ihale komisyonu; Genel Sekreter başkanlığında, Rektör tarafından görevlendirilen akademik ve idari personel ile Satın Alma Müdürü ve satın almayı talep eden ilgili birim yöneticisinden oluşur. Bu komisyona Mütevelli Heyet Başkanı tarafından ihale konusuyla ilgili bir uzman görevlendirilebilir.
(2) Yapım işlerinde yukarıda belirtilen kişilere ek olarak Rektör tarafından uygun görülecek teknik elemanlar satın alma ve ihale komisyonuna dâhil edilebilir.
(3) Muayene ve Kabul Komisyonu; işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine yetkili olarak Mütevelli Heyeti Başkanı veya Rektör tarafından görevlendirilen en az üç üyeden oluşur. Satın alma talep formunda yer alan işin tamamlanmasını müteakip Muayene ve Kabul Komisyonu toplanır. Komisyon, işin Satın Alma ve İhale Komisyonunun kararı doğrultusunda tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararını Mütevelli Heyeti Başkanının onayına sunar. Onay gören karar tutanağı ödemeye esas olmak üzere Satın Alma Müdürlüğüne iletilir. Kabul edilmeyen işler yinelettirilir. Acil durumlar veya tutarı itibarıyla Satın Alma ve İhale Komisyonuna sevk edilmemiş işlerde ödeme yapılabilmesi için talep sahibinin, alınan mal veya hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmet teslim fişini onaylaması gerekir.
(4) Komisyonlar üye tam sayısıyla toplanır ve salt çoğunlukla karar verir. Oyların eşit olması halinde başkanın oyu yönünde çoğunluk sağlanmış sayılır. Üniversitenin Satın Alma Komisyonunda görev alan üyeler, Muayene ve Kabul Komisyonunda görev alamazlar.
Satın alma kararı işlemleri
MADDE 7 – (1) Satın alma kararında aşağıdaki bilgiler bulunur:
a) Satın alma talebinde bulunan birimin adı ve talep tarihi,
b) Satın alma kararının ilgili olduğu iş,
c) Satın alınmasına karar verilen mal veya hizmetin adı, tanımı, özelliği, cinsi, ölçüsü ve miktarı,
ç) Teklif veren firmaların isimleri, teklife esas birim fiyatlar ve toplam tutarlar,
d) Tercih edilen firmanın tercih sebebi,
e) Satın Alma ve İhale Komisyonu üyelerinin adı, soyadı ve imzası/elektronik onayı.
Satın alma ve ihale esasları
MADDE 8 – (1) Her satın alma işleminde en az üç firmadan teklif alınır, üç teklifin alınamayacağı durumlarda sadece ana firmadan, ana firma yoksa ana distribütörden teklif alınır.
(2) Satın alma, mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden ve piyasa rekabet şartları gözetilerek yapılır.
(3) Satın almalarda tercih yapılırken, firmanın o konudaki yetkinlik derecesi, firmaların referansları, istenilen kaliteyi verme yeteneği, istenilen zamanda teslim, en uygun ödeme ve bakım koşullarını sağlama gibi özellikler göz önünde tutulur.
(4) Satın alma talebinin belirli nitelikleri, teknik özellikleri ve markayı içermesi durumunda satın alma, firmadan doğrudan temin usulü ile gerçekleştirilebilir.
(5) Satın alınması kararlaştırılan mal, hizmet, proje ve yapım işlerinin belirlenen usullerle gerçekleştirilmesini müteakip; aynı işin devamı veya ilave ve benzer işler için gereken satın alma işlemleri ve yapım işlerinin projeye bağlı olarak sonuçlandırılması ve tamamlanması, yıllık kanuni artış oranları dikkate alınarak, yeni bir teklif alınmadan ve ihaleye çıkılmadan Rektör onayı ile sağlanabilir. Bu ilave işler ve satın almalar için yeni teklif ve karar alınmaz, işlem aynı kararla ilişkilendirilerek gerçekleştirilir.
(6) Alımların firmalara duyurulması davetiye yolu ile yapılır.
İhaleye katılamayacak olanlar
MADDE 9 – (1) Doğrudan doğruya veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına ihaleye katılamayacak olanlar şunlardır:
a) İlgili mevzuat hükümlerine göre geçici veya devamlı olarak; 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ve özel kanunlarla kurulmuş olan bankalar ile iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten menedilmiş olanlar.
b) Üniversiteden yevmiye alanlar dahil aylık veya ücret alan Üniversite mensupları.
c) 2547 sayılı Kanunda belirtilen Üniversite yöneticileri ve Satın Alma ve İhale Komisyonu başkan ve üyeleri ile bunların eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları, evlatlıkları ve evlat edinenleri ile ortakları.
(2) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilenler, Hukuk Müşavirliğinin de görüşü alınarak iki yıla kadar ihalelere alınmazlar.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satın Alma ve İhale Usulleri
Satın alma ve ihale usulleri
MADDE 10 – (1) Bu Yönetmelik kapsamında yapılacak alımlarda aşağıdaki usuller uygulanır:
a) Kapalı teklif,
b) Açık teklif,
c) Doğrudan temin.
(2) Bir ihalede yukarıdaki usullerden hangisinin uygulanacağı Satın Alma ve İhale Komisyonunun takdir yetkisindedir.
(3) Satın Alma ve İhale Komisyonu; ihale, kapalı teklif veya açık teklif alma usullerinde Üniversiteye gelen teklifleri her satın alma işi için belirleyeceği esaslar çerçevesinde değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda Satın Alma ve İhale Komisyonu satın almaya karar verip vermemekte serbesttir ve bu tekliflerden kısmen satın alma yapabileceği gibi, satın almayı erteleyebilir veya iptal edebilir.
(4) Satın alma işlemleri satın alma kararının Satın Alma ve İhale Komisyonu üyelerinin imzalaması veya elektronik onayı ile gerçekleştirilmiş olur.
(5) Bu Yönetmelikte açıklanan hususlara uygun olmayan ve şartnamede belirtilen gün ve saatten sonra verilen tekliflerin değerlendirmeye tabi tutulup tutulmayacağına Satın Alma ve İhale Komisyonu karar verir.
Kapalı teklif
MADDE 11 – (1) Bu usulde, teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği konu, açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın kapanan kısmı teklif veren firma yetkilisi tarafından imzalanır. Teklif mektubu şartnameye uygun olarak hazırlanır, şartnamede teklif mektubu ile beraber verilmesi istenen belge ve ek bilgiler varsa mutlaka verilir. Teklif mektuplarında teklif edilen fiyatların rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması gerekir. Teklif mektupları teklif veren tarafından imzalanmalıdır.
Açık teklif
MADDE 12 – (1) Açık teklif usulü; niteliği itibariyle açık teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif usulünün gereksiz zaman kaybına neden olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya faks, e-posta ya da kapalı zarf içerisinde alınması suretiyle gerçekleştirilen satın alma usulüdür. Teklif usullerinde, genel olarak en uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılır.
Doğrudan temin
MADDE 13 – (1) Bu usulde; güzel sanatlara mahsus elişleri, resim, heykel, tablo, yayın, perakende yiyecek, içecek, çiçek ve toplu alımlar dışında acil ihtiyaç duyulan kağıt-kırtasiye, temizlik malzemeleri, yazıcı ve fotokopi makineleri için toner/kartuş ve benzeri sarf malzemesi, bakım, onarım, eğitim, müfredat geliştirme, kütüphane kolleksiyonunun geliştirilmesi için kitap, elektronik kitap, veri tabanları, paket yazılım, araştırma, etüt, proje, planlama, müşavirlik, keşif, harita, reklam, fotoğraf, film, kontrollük, tercümanlık, sigorta, vasıta, menkul ve gayrimenkul kiralanması gibi özel nitelikli mal ve hizmetlerin bir firmadan doğrudan temin edilmesi usulüdür. Doğrudan teminde kamu alımlarındaki limit uygulanır. Onay süreci tamamlanan satın alma talep formuna/elektronik sistemden yapılan taleplere istinaden satın alma işi doğrudan Satın Alma Müdürlüğünce gerçekleştirilir.
(2) Bir mal veya hizmet alımı ile onarım işinin kısa bir sürede yerine getirilmesinin zorunlu olduğu hallerde veya fiyatın sabit olduğu alımlarda veya distribütör eliyle satıldığı hallerde de doğrudan temin usulü uygulanır.
(3) Doğrudan temin usulünde, niteliği itibarıyla pazarlık yapılmasına imkân sağlanır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Satın Alma Talepleri, Satın Alma ve İhale Komisyonu
Kararı Gerektirmeyen İşler
Satın alma talepleri
MADDE 14 – (1) Üniversite birimleri, satın alınmasını talep ettikleri mal veya hizmete ilişkin satın alma talep formunu/elektronik sistemden yapılan talepleri Satın Alma Müdürlüğüne gönderir. Toplanan tüm satın alma taleplerinin ayrı ayrı veya birleştirilerek değerlendirilmesi sürecinde stok seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolü yapılır. Gerek duyulduğunda talep sahibi birimlerin yetkililerinden, talebin yeniden incelenmesi ve varsa eksikliklerin giderilmesi istenebilir. Tamamlanan talepler için; Satın Alma Müdürlüğünce, satın alma usulünde belirlenen yetki limitleri dahilinde satın alma işlemi başlatılır.
Acil durumlarda satın alma işlemleri
MADDE 15 – (1) Acil durumlarda satın alma işlemleri, Satın Alma Müdürlüğünün yetki ve sorumluluğunda doğrudan yürütülür. Üniversitenin eğitim veya öğretimi aksatabileceği düşünülen durumlar için satın alma usullerinin uygulanmasının beklenemeyeceği olaylar acil durum olarak kabul edilir.
(2) Acil durumlarda satın alma ve imza yetkisi Mütevelli Heyeti Başkanının yetkilendirdiği kişilere aittir; bu satın almalarda satın alma ve ihale usulleri aranmaz.
Satın alma talepleri
MADDE 16 – (1) Satın alma talep formunda/elektronik sistemde aşağıda belirtilen bilgiler bulunur:
a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve birim yöneticisinin imzası,
b) Tarih,
c) Satın alınması talep edilen malın/hizmetin tanımı, özelliği, cinsi, ölçüsü ve miktarı,
ç) Satın alma talebinin gerekçesi,
d) Gerekli görülecek diğer açıklamalar,
e) Bölüm/birim amirinin onayı.
Satın alma ve ihale komisyonu kararı gerektirmeyen işler
MADDE 17 – (1) Akademik ve idari personel hizmetleri, günlük ihtiyaç ve her türlü sarf malzemeleri, yedek parçalar, temizlik işleri, gıda gibi olağan hizmetler, küçük donanım ve yazılımların satın alınması; Mütevelli Heyeti Başkanının belirlediği limit çerçevesinde Satın Alma ve İhale Komisyonu kararı olmadan ihtiyaç sahibi birimlerin talebi ve onaylı satın alma talep formu/elektronik sistem onayı ile Mütevelli Heyeti Başkanı veya yetkilendirdiği kişilerin onayıyla doğrudan satın alınabilir.
(2) Pazarlık imkânının bulunmadığı büyük alışveriş merkezlerinden yapılacak satın almalarda Satın Alma ve İhale Komisyonunun kararı aranmaz.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Şartnameler, Sözleşmeler ve Teminatlar ile İhalenin Kesinleşmesi
Şartnameler ve sözleşmeler
MADDE 18 – (1) Yapılacak olan alımlara ilişkin şartnameler, bu Yönetmelik ve uygulanması zorunlu olan diğer mevzuat hükümleri de dikkate alınarak Satın Alma Müdürlüğünce hazırlanır.
(2) Şartnamelerin satın alma konusu işlerin her türlü idari ve teknik özelliğini belirtmesi gerekir. Şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik şartların yanında gerekli hallerde ek hususlara da yer verilir.
(3) Şartnameler idari ve teknik şartname olmak üzere ikiye ayrılır. Bunlardan;
a) İdari şartname; yapılacak işin idari prosedürünün isteklilere duyurulması amacıyla Satın Alma Müdürlüğünce hazırlanır. İşin niteliğine göre aşağıdaki hususların tamamına veya bir kısmına yahut diğer ek şartlara uygun bir sırada yer verilir. Söz konusu hususlar şunlardır:
1) İşin konusu,
2) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi,
3) Teminat alınıp alınmayacağı, alınacaksa miktarı,
4) Opsiyon müddeti,
5) İşin süresi,
6) Ödeme durumu,
7) Teslim şekli,
8) Vergi ve harçların kimin tarafından ve nasıl ödeneceği,
9) Gümrük işleri,
10) İhaleye katılma şartları ve katılamayacak olanlar,
11) Üniversitenin alımı yapıp yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya iptali,
12) Uyuşmazlıkların çözümü,
13) Satın alma işleminin hangi usulle yapılacağı,
14) Gecikme ve diğer hususlarla ilgili cezai müeyyideler,
15) Gerekli görülen diğer belgeler.
b) Teknik şartname; işin ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları ve şartları içerir ve istekte bulunan birim ile Satın Alma Müdürlüğü tarafından hazırlanır. İstekte bulunan birimin hazırladığı satın alma talep formu/elektronik sistem talebi veya dilekçesinde aşağıda belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar da işin aciliyeti ve niteliğine göre teknik şartname olarak kabul edilebilir:
1) İşin konusu, niteliği ve yöntemi,
2) Garanti,
3) Teslim süresi, yeri ve şekli,
4) Bakım, servis, montaj.
(4) Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir. Mutabakata varılması halinde Satın Alma ve İhale Komisyonu kararının onaylanıp kesinleşmesini takiben onbeş gün içinde sonuç ilgili firmaya bildirilir ve firma sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise kesin teminatı yatırmaya davet edilir. Sözleşmelerde aşağıdaki hususlar yer alır:
a) Alınacak mal/hizmetin net ve ayrıntılı olarak açıklaması,
b) Alınacak mal/hizmet bedeli, ödeme planı ve gerekli hallerde teminat,
c) Süre, fesih, yenileme şartları,
ç) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları,
d) İşin gereğince yapılmaması, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve Üniversite için doğacak haklar.
(5) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, yeni bir satın alma isteği yapılmasına gerek duyulmaksızın sözleşme yenilenir. Ancak mevcut sözleşme koşulları aynı kalmak kaydıyla, ek hizmet istekleri, yeni bir satın alma talep formu doldurulmasını gerektirir.
Geçici teminat
MADDE 19 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden Üniversite tarafından belirlenecek oranda geçici teminat alınır. Teklif alma usulü ile yapılacak alımlarda ise tahmini bedel bildirilmediğinden idari şartnamede tespit olunacak miktarda geçici teminat alınır.
Kesin teminat
MADDE 20 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden idari şartnamede belirlenecek oranda kesin teminat alınabilir.
İhalenin kesinleşmesi
MADDE 21 – (1) İhaleler Mütevelli Heyet Başkanının yetkilendirdiği kişilerin onayı ile kesinleşir. Bu durum en geç üç iş günü içinde yüklenici firmaya tebliğ edilerek sözleşme yapmaya ve kesin teminat vermeye davet edilir. Kendisine ihale yapılmayan isteklilerin varsa geçici teminatları iade edilir.
(2) Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenici firmanın teminatı irat kaydedilir. Yüklenici firmanın Üniversiteye maddi zarar vermesi durumunda bu zarar, kesin teminat miktarından az olsa da kesin teminattan artan fark iade edilmez.
Müteahhidin ölümü
MADDE 22 – (1) Müteahhidin ölümü halinde sözleşme feshedilerek, teminatı ve varsa diğer alacakları varislerine verilir. Gerekli teminatı vermek suretiyle işe veya sözleşmeye devam etmek isteyen varise, Mütevelli Heyeti Başkanının yetkilendirdiği kişilerin onayı ile iş veya sözleşme devredilebilir.
Müteahhidin iflası veya mahkum olması
MADDE 23 – (1) Müteahhidin iflası halinde sözleşme feshedilir ve Üniversitenin zarar ve ziyanı talep edilir.
(2) Müteahhidin tutuklanması veya mahkum olması hallerinde sözleşme feshedilebileceği gibi, vekil tayin ederek işi sürdürme isteği de kabul edilebilir.
ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 24 – (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, ilgili diğer mevzuat hükümleri ve Mütevelli Heyeti kararları uygulanır.
Yürürlük
MADDE 25 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 26 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini İpek Üniversitesi Rektörü yürütür.