Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
14 Nisan 2015 SALI
Resmî Gazete
Sayı : 29326
YÖNETMELİK
Sabancı Üniversitesinden:
SABANCI ÜNİVERSİTESİ SATINALMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Sabancı Üniversitesi ve tüm birimlerinin yurt içinden ve yurt dışından yapılacak her türlü mal ve hizmet alımı, yapımı ve benzeri işlerde uygulanacak usul ve esasları belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Sabancı Üniversitesinin satınalma formu ile talep edilen yurt içi ve yurt dışı her türlü gayrimenkul, nakil araçları, mal ve hizmet alım, yapım, satım, onarım, kiralama ve kiraya verme, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 37 nci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Genel Sekreter: Sabancı Üniversitesi Genel Sekreterini,
b) İstek sahibi: Sabancı Üniversitesinin içinde yer alan ve satınalma talep yetkisine sahip birim yetkilisini,
c) Mali İşler Direktörlüğü: Sabancı Üniversitesi Mali İşler Direktörlüğünü,
ç) Mütevelli Heyeti: Sabancı Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
d) Mütevelli Heyeti Başkanı: Sabancı Üniversitesi Mütevelli Heyeti Başkanını,
e) Rektör: Sabancı Üniversitesi Rektörünü,
f) Satınalma yöneticisi: Sabancı Üniversitesi Satınalma Birimi Yöneticisini,
g) Satınalma birimi: Sabancı Üniversitesinin satınalma sürecinin bu Yönetmelikte tanımlanan kurallara uygun olarak yürütülmesinden sorumlu birimini,
ğ) Üniversite: Sabancı Üniversitesini,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satınalma Usulleri ve Satınalma Sürecine İlişkin Diğer İşlemler
Satınalma usulleri
MADDE 5 – (1) Satınalma usulleri aşağıdaki gibi uygulanır;
a) Kapalı zarf usulü.
b) Açık teklif usulü.
c) Davet usulü.
ç) Pazarlık usulü.
d) Açık eksiltme.
e) Doğrudan temin usulü.
(2) Satın alımlarda, birinci fıkrada sayılan yöntemlerin uygulanmasında sadece en düşük fiyat ölçütü esas alınmayıp, istenilen mal ve hizmetin fiyatı, kalitesi, istenilen zamanda teslim/bakım/garanti şartları, isteklilerin deneyim, liyakat ve mali durumları birlikte değerlendirilir ve Üniversitenin yararına en uygun teklif tercih edilir. Bu kriterlerden herhangi birisinin istenilen şartlara uymaması durumunda bile fiyat göz ardı edilerek alım yapılabilir.
(3) Gayrimenkul alımı, satımı Mütevelli Heyeti Başkanı onayıyla yapılır, teklif alma sürecine tabi değildir.
(4) Gayrimenkul kiralaması ve kiraya verilmesi Genel Sekreter onayıyla yapılır, teklif alma sürecine tabi değildir.
(5) Nakil araçları alımı, satımı ve kiralanması Genel Sekreter onayıyla yapılır, teklif alma sürecine tabi değildir.
Satınalma süreci
MADDE 6 – (1) İstek sahibi tarafından doldurulan mal/hizmet talepleri, satınalma birimi tarafından yerine getirilir. Satınalma birimi, satınalma işlemlerini Mütevelli Heyetinin en son onayladığı bütçe ve onay mercilerine en son vermiş olduğu yetki sınırları çerçevesinde, gerekli onayları alan satınalma talebi ile gerçekleştirir.
(2) Her türlü mal/hizmet alımı için istek sahibi tarafından satınalma talep formu doldurulur.
(3) Mal/hizmet isteğinin açık, net ve tam olarak tanımlanması ile teslim alınan mal/hizmetin uygunluk onayı istek sahibi tarafından gerçekleştirilir. Açık ve net olarak tanımlanmayan, satınalma talebi yapılmamış veya gerekli onayları alınmamış satınalma talepleri hakkında işlem yapılmaz.
Teklif alma
MADDE 7 – (1) Teklif alma aşamasında değişik kategoriler ve satın alınmak istenen mal/hizmetin özelliklerine bağlı olarak, 5 inci maddenin birinci fıkrasında belirtilen yöntemler uygulanır.
(2) Talep edilen mal/hizmetin tutarı için gerekirse birden fazla tedarikçiden teklif alınır. İstenen mal/hizmetin piyasadaki tedarikçi sayısının kısıtlı olduğu, malzeme temin süresinin daha kısa olduğu veya özellik arz eden alımlarda birden fazla teklif alınmasına gerek yoktur.
(3) Sürekli tüketim arz eden her türlü mal/hizmet alımlarında, kalite ve koşullarda bir değişiklik yoksa aynı tedarikçiden mal/hizmet alımı devam edebilir.
(4) İstenen mal/hizmet için öncelikle, daha önce çalışılmış veya denenmiş tedarikçilerden teklif alınır.
(5) Yurt dışı alımlarda teslim şekli, teslim şartları, süreleri, montaj, bakım, ödeme şekli gibi satınalma koşulları kararlaştırıldıktan sonra tedarikçi firmalardan teklif veya koşullara uygun proforma fatura istenir.
(6) Satınalma birimi tarafından istenilmesi durumunda alınacak hizmet için hizmeti talep eden birim tarafından teknik şartname hazırlanır ve satınalma birimine iletilir. Hazırlanan teknik şartname ayrıntılı iş tanımını, istenecek belge ve evrak bilgisini içermelidir. İlgili teknik şartname, ön araştırma sonucunda seçilerek belirlenen tedarikçilere, varsa ek dokümanları ile birlikte gönderilir.
Teklif değerlendirme ve tedarikçi seçimi
MADDE 8 – (1) Teklif değerlendirme ve tedarikçi seçimi aşamasında 5 inci maddenin birinci fıkrasında belirtilen yöntemler uygulanır.
(2) Tedarikçilerden toplanan teklifler, ilgili satınalma talebi tanımına uygunluk başta olmak üzere, satınalma birimi tarafından istenen mal/hizmeti istenen niteliklere göre verme yeteneği, uygun fiyat ve ödeme koşulları uygun teslim süreleri dikkate alınarak değerlendirilir ve bu kriterlere en fazla uyum gösteren tedarikçi seçilir.
(3) Alınan teklifler satınalma birimi tarafından değerlendirilir. Gerekli durumlarda ise istek sahibi veya istek sahibi birim yöneticisi ile birlikte değerlendirilip sonuçlandırılır.
(4) Tedarikçinin sağladığı veya sağlayacağı mal/hizmetin kalitesinin yeterli olmaması veya olmayacağı düşünülmesi durumunda tedarikçinin teklifi dikkate alınmaz.
Satınalma siparişinin hazırlanması
MADDE 9 – (1) Siparişlerin hazırlanmasında aşağıdaki hususlar dikkate alınır:
a) Süreklilik veya özellik arz eden mal/hizmet alımları için Üniversite ile tedarikçi firma arasında bir sözleşme yapılabilir. Sözleşme yapılıp yapılmayacağına karar vermek satınalma biriminin yetkisindedir.
b) Bir satınalma siparişi ancak, tedarikçi ve satınalma koşulları belirlendikten ve gerekli mutabakat ve onaylar tamamlandıktan sonra tedarikçiye iletilir.
c) Satınalma siparişi yurt içine, yurt dışına veya her iki yoldan birlikte verilebilir. Yurt dışı alımlarda, ithalat rejimi yakından izlenerek, yasal yükümlülükler eksiksiz olarak yerine getirilir.
ç) Üniversitenin ithalat işlemleri sadece satınalma birimi tarafından yapılır.
Acil alımlar
MADDE 10 – (1) Acil alımlar, Üniversitede meydana gelebilecek ve anında müdahale edilmediğinde maddi ve/veya manevi zarar doğurabilecek; eğitimi aksatabilecek; toplum sağlığı, teknik veya doğal afetlerden dolayı oluşan beklenmedik olaylar için gerekli alımlardır ve bu durumlar için alım esnasında satın alma usullerinin uygulanması beklenmez.
(2) Acil alımlar için gerekli mal/hizmet alımı istek sahibi tarafından resen yapılır. Daha sonra, acil ihtiyaç sebebi detaylı olarak üzerinde açıklanacak şekilde satınalma talebi hazırlanır veya ilgili fatura ödenmek üzere doğrudan Mali İşler Direktörlüğüne iletilir. Acil alımları yapan kişi(ler) en uygun şartlarla alım yapmaktan sorumludur.
Mal/hizmet teslim alma ve ödeme
MADDE 11 – (1) Mal/hizmet teslim alımları ve ödemeler aşağıdaki şekillere uygun olarak yapılır:
a) Mal teslim alma: Mal tesliminde; istek sahibi alınan malzemenin uygunluğunu kontrol edip onaylamaktan sorumludur.
b) Hizmet teslim alma: Hizmetin sunuluşu sırasında varsa sözleşme maddeleri, yoksa teklifte belirtilen kriterler hizmetlerin teslim alınması esnasında istek sahibi tarafından takip edilir. Hizmetlerin takibi sırasında ortaya çıkan ve hizmet bedelini etkileyecek artışlar, nedenleri ile birlikte yazılı olarak satınalma birimine bildirilir ve gerekirse yeni bir satınalma talebi doldurulur. İstek sahibi hizmetin kontrol ve onayından sorumludur.
c) Ödemeler: Mal/Hizmet uygunluğu onaylanmış olan faturalar satınalma birimi tarafından onaylanır ve ödenmek üzere Mali İşler Direktörlüğüne gönderilir. Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura, Mali İşler Direktörlüğü tarafından, tedarikçi ile anlaşılmış ödeme koşulları çerçevesinde, Sabancı Üniversitesi genel ödeme tarihlerine uygun olarak ödenir ve muhasebeleştirilir.
Sözleşmelerin hazırlanması
MADDE 12 – (1) Sözleşmeler aşağıdaki hususları da içerecek şekilde hukuk biriminin görüşü alınarak hazırlanır.
a) Sözleşmenin ekine bir teknik şartname hazırlanır. Bu Teknik Şartnamede alınacak mal/hizmetin konusu, yapılacak iş, şartları açık, net ve ayrıntılı olarak tanımlanır.
b) Sözleşme süresi, işin teslim süreci, bedeli ve ödeme şartları.
c) Tedarikçinin yasal ve akdi sorumlulukları.
ç) Üniversitenin sorumluluk ve yükümlülükleri.
d) Sözleşmenin devir şartları ve varsa gerekli cezai şartlar.
e) Uyuşmazlıkların çözümünün nasıl ve nerede olacağı.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 13 – (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde diğer mevzuat hükümleri ve Mütevelli Heyet kararları uygulanır.
Yürürlük
MADDE 14 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 15 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Sabancı Üniversitesi Rektörü yürütür.