Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
28 Mayıs 2015 PERŞEMBE
Resmî Gazete
Sayı : 29369
YÖNETMELİK
Işık Üniversitesinden:
IŞIK ÜNİVERSİTESİ SATINALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Işık Üniversitesinin öngörülmüş veya öngörülemeyen her türlü ihtiyaç ve talebini fiyat, fayda ve zaman açısından en uygun koşullarda karşılamak üzere, yurt içinden ve yurt dışından yapılacak her çeşit alım-satım, inşaat, onarım, bakım, kiralama, taşıma, proje, etüd, müşavirlik ve benzeri satınalma işlemlerinde uygulanacak usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Işık Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı akademik ve idari birimlerin ihtiyaç duyduğu veya talep ettiği her türlü hak ve hizmetlere ait alım-satım, inşaat, onarım ve bakım, kiralama, taşıma, proje, etüd, müşavirlik ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun Ek 35 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Alım-satım: Taşınır ve taşınmaz varlıklar ile her türlü ihtiyaç maddeleri hizmet ve haklarının en iyi şekilde uygun değer ve koşullarla zamanında alım ve satımını,
b) Başkan: Işık Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkanını,
c) Birim temsilcisi: Rektörlüğe bağlı akademik ve idari birimlerin yöneticilerini,
ç) Birim: Rektörlüğe bağlı akademik ve idari birimleri,
d) Genel Sekreter: Işık Üniversitesi Genel Sekreterini,
e) Hizmet: İlgili mevzuata göre çalıştırılan aylıklı, ücretli, yevmiyeli ve sözleşmeli personel istihdamı hariç olmak üzere, gerçek kişi, adi ortaklık, ortak girişim veya tüzel kişilere ücret karşılığında yaptırılan araştırma ve geliştirme, etüd, plan, proje kontrollük, mimarlık ve mühendislik, müşavirlik, tanıtım, basım ve yayım, piyasa araştırması ve anket, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, taşıma, koruma ve güvenlik, haberleşme, sigorta, bakım ve onarım, yazılım ve donanım hizmetleri, mesleki eğitim, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri,
f) Hizmet alımı: Mal alımları ve yapım işleri dışındaki hizmet tanımı kapsamına giren her türlü satınalma işlemlerini,
g) İç denetim uzmanı: Işık Üniversitesi iç denetim uzmanını,
ğ) İhale: Bu Yönetmelikte yazılı usul ve şartlarla, işin uygun görülecek istekli üzerine bırakıldığını gösteren ve yetkili mercilerin onayı ile tamamlanan sözleşmeden önceki işlemleri,
h) İhale yetkilisi: Üniversitenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişiler ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlilerini,
ı) Kiralama: Yapılacak her türlü kiralama işlerini, taşınır ve taşınmaz mallarla, hizmet ve hakların kiralanması veya kiraya verilmesini,
i) Komisyon: 1 inci maddede sayılan işlerin yapılması için kurulacak komisyonları,
j) Mali İşler Daire Başkanı: Işık Üniversitesi Mali İşler Daire Başkanını,
k) Mütevelli Heyeti: Işık Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
l) Rektör: Işık Üniversitesi Rektörünü,
m) Satınalma sorumlusu: Işık Üniversitesinin satınalma işlemleriyle ilgili olarak görevlendirilen personelini, satınalma müdürünü,
n) Sözleşme: Üniversite yönetimi ile yüklenici/tedarikçi arasında yapılan yazılı anlaşmayı,
o) Taşıma: Menkullerin yerlerinin değiştirilmesi işlerini,
ö) Teklif: Bu Yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde isteklinin Üniversiteye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri,
p) Uygun fiyat: Bedel, evsaf ve şartlar bakımından uygun görülen fiyatı,
r) Üniversite: Işık Üniversitesini,
s) Yaklaşık maliyet: İhale konusu işlerin önceden tahmin edilen bedelini, yapım işlerinde keşif bedelini,
ş) Yapım: Her türlü inşaat, imalat, teknik onarım, yıkma, değiştirme, iyileştirme ve montaj işlerini,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satınalma ve İhale İşlerinde Yetkili Organlar, Yetki ve Sorumluluklar
Satınalma ve ihale işlerinde yetkili organlar
MADDE 5 – (1) Üniversitede satınalma ve ihale işlerinde yetkili organlar şunlardır:
a) Mütevelli Heyeti.
b) Rektör.
c) Genel Sekreter.
ç) İç denetim uzmanı.
d) Satınalma birimi.
e) Komisyonlar.
f) Birim yöneticileri.
g) Mali İşler Daire Başkanı.
Mütevelli Heyeti yetki ve sorumlulukları
MADDE 6 – (1) Mütevelli Heyeti, her öğretim yılı başında onaylayacağı bütçe kapsamında, 1 inci maddede sayılan işlerin yapılması için;
a) Sorumluların mal/ hizmet satın almaları için onaylamaya yetkili olduğu mali limitleri belirler, mali limitler tahmini bedele göre tespit edilir.
b) Rektör ve Genel Sekreter için belirlenen mali limitleri aşan harcama tutarları için Mütevelli Heyeti yetkilidir.
c) Bütçe ödenek aşım durumlarında Rektörlükten gelecek mal/hizmet satınalma taleplerini inceler ve onaylar.
ç) Rektörlükten gelecek bilgi ve belgeler ile inşaat ve yatırım kalemlerinde karar verir.
Rektör yetki ve sorumlulukları
MADDE 7 – (1) Rektör; 1 inci maddede sayılan işlerin yapılması için;
a) Tüm birimlerden gelen satınalma istek yazılarını inceler ve uygunsa onaylar.
b) Bütçe ödenek yetkisi içinde olan satınalma işlemlerinin sonuçlandırılması için ilgili birimlere havale eder.
c) Bütçe ödeneği bulunmayan ve aktarma yapılamayacak durumlar ile inşaat ile yatırım konularını, Mütevelli Heyetin onayına sunar.
Genel Sekreter yetki ve sorumlulukları
MADDE 8 – (1) Genel Sekreter; 1 inci maddede sayılan işlerin yapılması için;
a) Birimlerden gelen ihtiyaçları gözden geçirir, Üniversitenin finans durumunu esas alarak zamanlaması ile birlikte bütçe ödeneği olanları Rektörlüğe sunar.
b) Leasing, peşin, vadeli, akreditif, CAD satınalma işlemlerinin nasıl yapılacağına karar verir.
c) Bütçe ödeneği olmayan alınması elzem satın almalar için yılsonu ile toplam bütçeyi aşmayacak şekilde birimler veya kalemler arası ödenek aktarma talebini Rektörlüğe sunar.
İç denetim uzmanı yetki ve sorumlulukları
MADDE 9 – (1) İç denetim uzmanı; 1 inci maddede sayılan işlerin yapılması için; birimlerden gelen taleplerin bütçeye uygunluğunu kontrol eder ve ödenek onayını verir.
Satınalma birimi yetki ve sorumlulukları
MADDE 10 – (1) Satınalma birimi; 1 inci maddede sayılan işlerin yapılması için;
a) Gelen ihtiyaçları tasnif ederek acil ihtiyaca göre sıralar.
b) Satınalma ve ihale işlemlerinin, bu Yönetmelik hükümlerine göre yürütülmesini sağlar.
c) Mütevelli Heyeti tarafından belirlenen mal/hizmet satınalma avans limit yetkileri içerisindeki satın almayı gerçekleştirir.
ç) Mütevelli Heyeti tarafından belirlenen mal/hizmet satınalma avans limit yetkilerinin üzerindeki satın almayı gerçekleştirebilmek için üç firmadan teklif ister, bir mukayese tablosu hazırlayarak satınalma komisyonuna sunar.
d) Uzmanlık gerektiren alımlarda, Yapı İşleri Daire başkanlığı, Destek İşleri Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ve benzeri birimlerden teknik bilgi ve destek alarak satın almayı gerçekleştirir.
Birimlerin yetki ve sorumlulukları
MADDE 11 – (1) 1 inci maddede sayılan işlerle ilgili gereksinimleri belirler ve İdari Birimler, Genel Sekreterlik/Akademik Birimler Rektörlüğe hitaben yazılı talepte bulunur.
Komisyonların yetki ve sorumlulukları
MADDE 12 – (1) 1 inci maddede sayılan işlerin yapılması için, ihtiyaca göre satınalma komisyonu, ihale komisyonu, kontrol ve kabul komisyonu gibi komisyonlar kurulabilir.
(2) Satınalma komisyonu; Rektör veya onun görevlendireceği temsilcisi, iç denetim uzmanı, Mali İşler Daire Başkanı, satın almayı talep eden birim yöneticisi ve satınalma müdüründen oluşan komisyonu ifade eder. Onay belgesinde belirtilmek şartıyla ihale konusu işin uzmanı veya hukuk uzmanı olmak üzere komisyona yeni üyeler dâhil edilebilir.
(3) Yapım ve inşaat işlerinde Yapı İşleri Dairesi Başkanı da bu komisyona asil üye olarak katılır.
(4) Yapım ve inşaat işlerinde Mütevelli Heyeti, gerek görmesi halinde, kendi üyelerinden ve Üniversite personelinden oluşan ayrı bir komisyon oluşturabilir.
(5) İşin niteliğine veya mali büyüklüğüne göre, gerek görülen hallerde, satınalma komisyonu tarafından belirlenen ve onay gören ihale konusu işlerin tamamlanmasını müteakip, işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine yetkili olarak, Rektör tarafından belirlenecek üyelerden kontrol ve kabul komisyonu oluşturulabilir. Bu komisyonun uygunluk içeren kararı imzalanıp onaylandıktan sonra ihale bedeli ödenir. Kabul edilmeyen işler yenilettirilir.
(6) Satınalma komisyonu üyeleri kontrol ve kabul komisyonunda görev alamaz. Ancak, uzmanlık gereken hususlarda, oy hakkı olmaksızın danışman olarak kendilerinden yararlanılabilir.
(7) Komisyonlara yardımcı olmak üzere, Rektör tarafından, gereği kadar uzman görevlendirilebilir.
(8) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve satınalma uygunluk onayına çoğunlukla karar verirler. Oyların eşit olması halinde başkanın bulunduğu taraf çoğunlukta sayılır. Muhalif kalan üye muhalefet sebebini gerekçeli olarak karara yazmak ve imzalamak zorundadır. Kararlar Üniversitenin yararı dikkate alınarak fiyat, kalite, en iyi hizmet ve iş esasına göre tercih yapılarak verilir.
(9) Komisyonlarca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.
Mali İşler Daire Başkanı
MADDE 13 – (1) Mali İşler Daire Başkanlığı; 1 inci maddede sayılan işlerle ilgili;
a) Rektörlük ve Genel Sekreterlik tarafından onaylanarak kendisine ulaştırılan ödeme evraklarını inceler.
b) Söz konusu ödemelerin yasa ve yönetmeliklere uygun olarak yapılmasını sağlar.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satınalma Süreci İlke ve Esasları
Satınalma talepleri
MADDE 14 – (1) Üniversite birimleri, satın alınmasını talep ettikleri mal ve hizmeti, aşağıda belirtilen bilgileri içeren satınalma istek formunu doldurarak satınalma birimine gönderir:
a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve birim yöneticisinin imzası.
b) Tarih.
c) Satın alınması talep edilen mal veya hizmetin tanımı, özelliği, cinsi, ölçüsü ve miktarı.
ç) Satınalma talebinin gerekçesi.
d) Gerektiğinde acil alım bilgisi.
e) Gerekli görülecek diğer açıklamalar.
Yaklaşık maliyet tespiti
MADDE 15 – (1) Satınalma birimi, talep edilen mal ve hizmetin niteliğine ve niceliğine göre talep eden birim tarafından yaklaşık maliyet tespitini yapar.
Rektörlük onay talebi
MADDE 16 – (1) Satınalma talebinde bulunan birim, satınalma birimi tarafından tespit edilen yaklaşık maliyete göre alımın gerçekleştirilmesi için gerekçesini de belirtmek suretiyle Genel Sekreterlik ve Rektörlüğe hitaben onay yazısı hazırlar.
(2) Satınalma talebi, ödenek onayı için iç denetim uzmanına gönderilir.
İç denetim
MADDE 17 – (1) İç denetim uzmanı, satın alınması talep edilen mal veya hizmetin karşılanabilmesi için, talebi yapan birimin bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolünü yapar ve görüşüyle birlikte Yazı İşleri Daire Başkanlığına gönderir.
Rektörlük onayı
MADDE 18 – (1) Genel Sekreter satınalma istek yazılarını inceler ve 7 nci maddede belirtilen esaslar çerçevesinde Rektörlüğe onay için gönderir.
(2) Onaylanan talepler, gereği için ilgili birimlere gönderilir.
(3) Genel Sekreter; leasing, peşin, vadeli, akreditif, CAD satınalma işlemlerinin nasıl yapılacağına karar verir.
(4) Satınalma birimi gereğini yapar.
Satınalma ilkeleri
MADDE 19 – (1) Satınalma mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden ve piyasa rekabet şartları gözetilerek yapılır.
(2) Ödeneği olmayan kalemden harcama yapılamaz.
(3) Aralarında kabul edilebilir doğal bir bağlantı olmadığı sürece mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri bir arada ihale edilemez.
(4) Eşik değerlerin altında kalmak amacıyla mal veya hizmet alımları ile yapım işleri kısımlara bölünemez.
(5) Her türlü mal, imalat ve hizmetin alımında aşağıdaki ilkeler geçerlidir:
a) Satın alınacak mal, imalat ve hizmetin Üniversitenin amaç ve ilkelerine uygunluğu.
b) Satın alınacak mal, imalat ve hizmetin yasa, yönetmelik ve yönergelerine uygunluğu.
c) Kaynakların verimli kullanımı.
(6) Eğitim hizmetleri ile ilgili alımlar için aşağıdaki ilkeler geçerlidir:
a) Eğitim hizmeti verecek kişi/kuruluşun eğitici kimliği.
b) Satın alınacak eğitim hizmetinin fiyatının uygunluğu.
c) Satın alınacak hizmetin eğitim gereksinimini karşılama düzeyi.
ç) Eğitim hizmeti sunacak kişi/kurumdan daha sonra da yararlanma olanakları.
d) Eğitimi alacak kişilerin eğitim hizmetlerine ulaşım kolaylığı.
e) Sunulacak eğitim yöntemlerinin/araç gereçlerin uygunluğu.
f) Eğitim hizmeti alınacak kişi/kuruluşun güvenirliği ve referanslarının yeterliliği.
g) Eğitim hizmeti sunacak kişi/kurumla iletişim kolaylığı.
ğ) Eğitim hizmeti sunacak kişinin daha önceki performansı ve Üniversiteyle ilişkisi.
(7) Eğitim hizmetleri dışındaki alımlar için aşağıdaki ilkeler geçerlidir:
a) Mal, imalat ve hizmet üreten firmanın/kuruluşun kalite belgesinin bulunup bulunmaması ve kurumsal yapısı.
b) Satın alınacak mal, imalat ve hizmetin kalitesi ve fiyatının uygun olup olmaması.
c) Satın alınacak mal, imalat ve hizmetin ihtiyacı karşılama düzeyi.
ç) Satın alınacak mal, imalat ve hizmetin gerektiğinde devamlılık gösterip göstermeyeceği.
d) Satın alınacak mal, imalat ve hizmete ulaşım kolaylığı.
e) Satın alınacak mal, imalat ve hizmetin uygunsuzluğunda değiştirilmesinin ve giderilmesinin mümkün olup olmadığı.
(8) Akademik birimlerce eğitim ve/veya araştırma alt yapısının kurulması kapsamında; bilgisayar, yazılım, teçhizat ve benzeri her türlü sınıf, atölye ve laboratuvar donanımının alımı ile ilgili planlama yapılırken aşağıdaki hususlar dikkate alınır:
a) Üniversitenin stratejisine uygunluğu.
b) Planlanan veya yapılmış olan yatırımlarla ihtiyacın karşılanıp karşılanmadığının incelenmesi.
c) Ortak kullanılabilecek ürünlerin belirlenmesi.
ç) Altyapı, eğitim ve destek ihtiyaçlarının diğer birimlerle birlikte planlanması.
d) Araştırma projelerinde Üniversite dışı kaynak kullanımına özen gösterilmesi.
Satınalma esasları
MADDE 20 – (1) İhalesi yapılacak her iş için bir işlem dosyası düzenlenir. Bu dosyada ihale yetkilisinden alınan onay belgesi ve eki, ihale dokümanı, ilan metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler bulunur.
(2) Üniversite tarafından gerek görülmesi halinde, ihaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak bazı bilgi ve belgeler istenebilir.
(3) Satın almalarda tercih yapılırken, sadece en düşük fiyat değil, firmanın o konuda yetkinlik derecesi, firmaların referansları, istenilen kaliteyi verme yeteneği, zamanında teslim, uygun ödeme ve bakım koşulları sağlama gibi özellikleri göz önünde tutulur.
(4) Satınalma talebinin belirli nitelikleri, teknik özellikleri ve markayı içermesi durumunda satınalma, firmadan doğrudan pazarlık usulü ile gerçekleştirilebilir.
(5) Limit dışı her satınalma işleminde en az üç firmadan teklif alınır. Üç teklifin alınamayacağı durumlarda sadece ana firmadan veya distribütörden teklif alınır.
(6) Satın alınması kararlaştırılan mal ve hizmet proje, inşaat ve yapım işlerinin belirlenen usullerle gerçekleştirilmesini müteakip, aynı işin devamı, ilave ve benzer işler için gereken satınalma işlemleri ve yapım işlerinin projeye bağlı olarak sonuçlandırılması ve tamamlanması bakımından aynı fiyattan ve yeni bir teklif alınmadan ve ihaleye çıkılmadan Rektör onayı ile devam ettirilebilir. Bu ilave işler ve satınalma için yeni teklif ve karar alınmaz.
(7) Mali İşler Daire Başkanı ve satınalma müdürü, Üniversitenin kısa ve uzun dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim hizmetlerinin aksamaması; ancak gereksiz mal stoklarından kaçınılması için gerekli tedbirleri almak üzere Genel Sekretere öneri sunar.
(8) Şartnameler ve sözleşmeler, kolaylıkla incelenebilir ve anlaşılır şekilde hazırlanır, ihaleye davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait eşit düzeyde açıklayıcı bilgiler verilir.
(9) Gayrimenkul alımı, satımı ile kiralama ve kiraya verme işlemleri Mütevelli Heyet kararı ile yapılır.
(10) Üniversitede meydana gelebilecek ve anında müdahale edilmediğinde maddi, manevi zarar doğurabilecek, eğitimi aksatabilecek teknik veya doğal afetlerden dolayı oluşan beklenmedik durumlarda Genel Sekreter veya Rektör onayı ile acil alım yapılabilir.
(11) Acil alımlar olarak belirlenen durumlarda, gerekli mal ve hizmet alımı, birim yöneticisi tarafından şifahen veya yazılı olarak olay ve meblağ da belirtilmek suretiyle Genel Sekreterin bilgilendirilmesi ve onay alınmasını müteakip Üniversitenin satınalma sorumlusu tarafından en kısa sürede gerçekleştirilir. Ödeme işlemi; işe ait fatura Üniversiteye ulaştırıldığında, birim yöneticisi ve Genel Sekreterin imzası ve Rektörün onayı üzerine Mali İşler Daire Başkanlığınca yapılır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Satınalma ve İhale Usulleri, İhaleye Katılamayacak Olanlar, Satınalma ve
İhale Komisyonu Kararı Gerektirmeyen İşler
Satınalma ve ihale usulleri
MADDE 21 – (1) Bu Yönetmelik kapsamında yapılacak satınalma ve ihale işlemlerinde, aşağıdaki usullerden biri ya da işin mahiyetine göre birden fazlası birlikte uygulanır:
a) Doğrudan temin usulü.
b) Pazarlık usulü.
c) Açık ihale usulü.
ç) Kapalı teklif usulü.
d) Elektronik ortamda ihale.
Doğrudan temin usulü
MADDE 22 – (1) Bu usul; özel nitelikli mal ve hizmetlerin ve maliyeti 4.999 TL’den düşük her türlü alımın, ilan yapılmadan ve teklif istenmeden, gerekli pazar araştırması yapılarak, ticari teamüllere uygun bir şekilde bir firmadan doğrudan temin edilmesi usulüdür. Onay süreci tamamlanan satınalma talep formuna istinaden, satınalma işi doğrudan satınalma birimince gerçekleştirilir. Satınalma komisyonu kararı gerektirmez. Azami limit bütçe dönemi başında Mütevelli Heyet tarafından revize edilebilir.
Pazarlık usulü
MADDE 23 – (1) Bu usul, yapılacak işin fiyat, nitelik, işin yerine getirilme müddeti ve diğer şartlarında, karşılıklı fedakârlık yapılarak bir anlaşma zemininin temini ile alımın yapılmasıdır. Satınalma müdürlüğü, işin nitelik, özellik ve gereğine göre, alım konusunda aranan koşulları taşıdığını belirlediği en az üç istekliden yazılı teklif alır. İsteklilerle alım şartları ve bedel üzerinde pazarlık yapılır. Pazarlıklar sonunda en uygun teklifi veren istekli belirlenir ve alım sonuçlandırılır. Satınalma komisyonu kararı gerektirir.
(2) Pazarlık usulü, işin keşif veya yaklaşık maliyetinin 5.000 TL ile 99.999 TL arasında olduğu alımlarda kullanılır. Bu miktarı geçen alımların pazarlık usulüyle yapılabilmesi için Mütevelli Heyetinin onayına gerek vardır. Limitler bütçe dönemi başında Mütevelli Heyet tarafından revize edilebilir.
Açık ihale usulü
MADDE 24 – (1) Açık ihale usulü, işin keşif veya yaklaşık maliyetinin 100.000 TL ile 249.999 TL arasında olduğu alımlarda kullanılır. Niteliği itibariyle açık teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin gereksiz zaman kaybına neden olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak alınması suretiyle gerçekleştirilen satınalma usulüdür. Üniversite, teklifler açıldıktan sonra idari şartnamede ve ihale ilanında belirtilmesi hâlinde, geçerli tekliflerden, en düşük teklif veren beş istekli arasında eksiltme veya pazarlık usulüne geçebilir. Satınalma komisyon kararı gerektirir. Bu miktarı geçen alımlarda açık ihale usulü ile yapılması için Mütevelli Heyet onayına ihtiyaç vardır. Limitler bütçe dönemi başında Mütevelli Heyet tarafından revize edilebilir.
Kapalı teklif usulü
MADDE 25 – (1) Bu usul, 250.000 TL üstü alımlar için kullanılır. İstenilen işin veya malın şartnamesindeki şartlar esas alınarak fiyat bakımından en uygun teklifte bulunan istekliye verilmesidir. Kapalı teklif usulünde, teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği konu, açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın kapanan kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif mektubunun şartnameye uygun olarak hazırlanması, şartnamede teklif mektubu ile beraber verilmesi istenen geçici teminata ait makbuz veya banka teminat mektubu ve ek bilgiler varsa bunların mutlaka verilmesi gerekir. Teklif mektuplarında teklif edilen fiyatların rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, teklif mektuplarının teklif veren tarafından imzalanması gerekir. En uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılabilir. Satınalma komisyon kararı gerektirir. Ekine kapalı zarflardan çıkan tekliflerin değerlendirildiği liste konulur. Mütevelli Heyet ihaleye ilişkin komisyonunu değiştirebilir veya ilave personel atayabilir. Limit bütçe dönemi başında Mütevelli Heyet tarafından revize edilebilir.
Elektronik ortamda ihale
MADDE 26 – (1) Üniversite, satınalma faaliyetlerini daha etkin yürütmek ve satın almalarda en uygun fiyatı bulmak amacıyla satın almalarını elektronik ortamda e-ihale ile gerçekleştirebilir. E-ihale yapılabilmesi için;
a) Öncelikle elektronik ihale sunumu yapan kurumlarla anlaşma yapılması.
b) Satın alınacak ürün veya hizmetle ilgili bu Yönetmelikte yer alan ihale ve satınalma yöntemlerinden birisi kullanılarak en uygun fiyatın tespit edilmesi.
c) En uygun fiyatı belirlenen ürün veya hizmet, anlaşma yapılan sunucunun elektronik ihale platformuna taşınarak, yeni tedarikçilerin de içinde bulunduğu geniş bir satıcı veri tabanından faydalanarak ürün ve hizmetin fiyatının daha da düşürülmesi.
ç) E-ihaleye katılacak tedarikçilerin, en son tekliflerini sisteme kayıt teklifi olarak girmeleri, ihalenin açık eksiltme yöntemi ile bu kayıt teklifleri üzerinden gerçekleştirilmesi ve kayıt teklifinin en uygun ihale fiyatı olması sağlanır.
Şartnameler
MADDE 27 – (1) Kapalı teklif usulü tüm alımlarda şartname hazırlanması zorunludur. Yapılacak olan alımlara ilişkin şartnameler, bu Yönetmelik ve uygulanması zorunlu olan diğer mevzuat hükümleri de dikkate alınarak satınalma konusu işlerin her türlü idari ve teknik özelliğini içerecek şekilde hazırlanır. Şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik şartların yanında gerekli hallerde ek hususlara da yer verilir.
(2) İdari şartname, yapılacak işin idari prosedürünün isteklilere duyurulması amacıyla satınalma birimi tarafından hazırlanır. Satın alma talep formunda/elektronik sistemde aşağıda belirtilen bilgiler bulunur:
a) İşin konusu.
b) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi.
c) Teminat alınıp alınmayacağı alınacaksa miktarı.
ç) Opsiyon müddeti.
d) İşin süresi.
e) Ödeme durumu.
f) Teslim şekli.
g) Vergi ve harçlar.
ğ) Gümrük işleri.
h) İhaleye katılma şartları ve katılamayacak olanlar.
ı) Üniversitenin alımı yapıp yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya iptali.
i) Uyuşmazlıkların çözümü.
(3) Teknik şartname, işin ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları ve şartları içeren şartnamedir ve istekte bulunan birim tarafından hazırlanır. İstekte bulunan birimin hazırladığı satınalma talep formu veya dilekçesinde aşağıda belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar da işin aciliyeti ve niteliğine göre teknik şartname olarak kabul edilir:
a) İşin konusu, niteliği ve yöntemi.
b) Garanti.
c) Teslim süresi, yeri ve şekli.
ç) Bakım, servis ve montaj.
Sözleşme
MADDE 28 – (1) İşin niteliğine göre sözleşme taslağı hazırlanmadan önce, Üniversite adına Rektör ve Genel Sekreterin gerekli göreceği diğer kişiler ile yüklenicinin katılımıyla şartlar görüşülür. Tarafların önerip kabul edebilecekleri değişiklikler de dikkate alınarak sözleşme taslağı, Üniversite ve/veya görevlendireceği kişi/kuruluşlarca hazırlanır.
(2) Sözleşmede aşağıdaki hususlar yer alır:
a) Alınacak mal/hizmetin tanımı, hizmetin konusu, yapılacak iş ve şartlar net ve ayrıntılı olarak açıklaması.
b) Alınacak mal/hizmet bedeli, ödeme planı ve gerekli hallerde teminat.
c) Süre, fesih, yenileme şartları.
ç) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları.
d) İşin gereği gibi yapılmaması, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve Üniversite için doğacak haklar.
(3) Taslağın gözden geçirilmesi işlemleri Rektör ve Genel Sekreterin görevlendireceği hukuk müşaviri tarafından yürütülür, gerektiğinde yeminli mali müşavirinin de görüşleri alınır ve taslak sözleşme, diğer sözleşme tarafına gönderilir. Rektör/Genel Sekreter gerektiğinde, Mütevelli Heyetin de görüşlerini alır.
(4) Üzerinde anlaşmaya varılan sözleşmeler, tarafların yetkili kişileri tarafından imzalanır ve yürürlüğe konur. Sözleşmeler, Üniversitenin imza sirkülerine göre yetkilendirilmiş şahıslar veya onların vekâletname düzenleyerek yetkilendireceği kişiler tarafından imzalanır. Yetkili kişilerin yetki belgeleri sözleşmeye eklenir.
(5) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde, sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, yeni bir satınalma isteği yapılmasına gerek duyulmaksızın sözleşme yenilenir. Ancak mevcut sözleşme koşulları aynı kalmak kaydıyla, ek hizmet istekleri yeni bir satınalma talep formu doldurulmasını gerektirir.
Geçici teminat
MADDE 29 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin yaklaşık maliyeti üzerinden Üniversite tarafından belirlenecek oranda geçici teminat alınır.
Kesin teminat
MADDE 30 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin yaklaşık maliyeti üzerinden Üniversite tarafından belirlenecek oranda kesin teminat alınabilir.
İhaleye katılamayacak olanlar
MADDE 31 – (1) Doğrudan doğruya veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına ihaleye katılamayacak olanlar şunlardır:
a) İlgili mevzuat hükümlerine göre geçici veya devamlı olarak; 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ve özel kanunlarla kurulmuş olan bankalar ile iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar.
b) Üniversiteden aylık veya ücret alan çalışanlar.
c) 2547 sayılı Kanunda belirtilen üniversite yöneticileri ve satınalma komisyonu başkan ve üyeleri ile bunların eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları (ana, baba, evlat, karı, koca, kardeş, damat, kayınpeder, kayınvalide, kayınbirader, baldız ve bacanakları ile bunların ortakları), evlatlıkları ve evlat edinenleri.
ç) Satınalma ve ihale komisyonu üyesi olmamakla birlikte, satınalma işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve denetlemekle görevli olanlar, ihale kararını onaylayan şahıslar ve bunların eşleri ve ikinci dereceye kadar (ikinci derece dâhil) kan ve kayın hısımları, ortakları, yöneticisi veya temsilcisi bulundukları şirketler.
d) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra, taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilenler.
e) 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar.
f) İhale konusu işin danışmanlık hizmetlerini yapan yükleniciler.
Satınalma ve ihale komisyonu kararı gerektirmeyen işler
MADDE 32 – (1) Günlük ihtiyaç ve her türlü sarf malzemeleri alımı, yedek parçalar, temizlik malzemesi alımı, gıda alımı, temsil ve ağırlama gibi olağan hizmetler, küçük donanım ve yazılımların satın alınması işlemleri, satınalma veya ihale kararı olmadan ihtiyaç sahibi birimlerin talebi ve onaylı satınalma formu ile doğrudan satın alınabilir.
(2) Pazarlık imkânının bulunmadığı satıcılardan yapılacak satın almalarda, satınalma ve ihale komisyonu kararı aranmaz.
(3) Bedeline bakılmaksızın elektrik, su, posta ve benzeri abonman sözleşmesine veya akaryakıt, köprü, vapur, feribot, tercihli yol gibi ücretleri tarifeye bağlanmış her türlü işlerde satınalma kararı aranmaz. Bu işlerde ödemeler Mali İşler Daire Başkanının bilgisi dâhilinde gerçekleştirilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Hüküm bulunmayan haller
MADDE 33 – (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde, 31/12/2005 tarihli ve 26040 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği ve diğer ilgili mevzuat hükümleri ile Yükseköğretim Kurulu ve Mütevelli Heyeti kararları uygulanır.
Yürürlük
MADDE 34 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 35 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Mütevelli Heyeti Başkanı yürütür.