Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
10 Kasım 2015 SALI
Resmî Gazete
Sayı : 29528
YÖNETMELİK
Konya Gıda ve Tarım Üniversitesinden:
KONYA GIDA VE TARIM ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA VE
İHALE YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Konya Gıda ve Tarım Üniversitesi tarafından yurt içinden ve yurt dışından temin edilecek her türlü mal ve hizmet alımı-satımı, onarım ve bakımı, taşıma, proje, etüt, kiralama, yapım işlerinin en uygun fiyat ve şartlarda, en uygun zamanda serbest piyasa ve rekabet koşulları da gözetilerek temin edilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, Konya Gıda ve Tarım Üniversitesi ve birimlerinin ihtiyaç duyduğu her türlü alım-satım, yapım, hizmet, kiralama, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 153 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Alım-satım: Taşınır ve taşınmaz varlıklar ile her türlü ihtiyaç maddeleri hizmet ve haklarının en iyi şekilde uygun değer ve koşullarla zamanında alım ve satımını,
b) Başkan: Konya Gıda ve Tarım Üniversitesi Mütevelli Heyeti Başkanını,
c) Hizmet: İlgili mevzuata göre çalıştırılan aylıklı, ücretli, yevmiyeli ve sözleşmeli personel istihdamı hariç olmak üzere, gerçek kişi, adi ortaklık, ortak girişim veya tüzel kişilere ücret karşılığında yaptırılan toplantı, organizasyon, bilişim alt yapı malzemesi, analiz, kiralama, anket, araştırma, etüt, plan, proje kontrollük, müşavirlik ve benzeri her türlü hizmeti,
ç) İdare: Konya Gıda ve Tarım Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı akademik ve idari birimleri,
d) İhale yetkilisi: İdarenin, ihale ve harcama yapma yetkisi ve sorumluluğuna sahip kişi veya usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri,
e) İhale: Bu Yönetmelikteki hükümlere göre işin, istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakılmasını ve yetkili mercilerin onayı ile tamamlanan sözleşmeden önceki işlemleri,
f) Kiralama: Taşınır ve taşınmaz mallarla, hizmet ve hakların kiralanması veya kiraya verilmesini,
g) Komisyon: 1 inci maddede sayılan işlerin yapılması için ilgili mevzuata göre kurulacak komisyonları,
ğ) Mütevelli Heyeti: Konya Gıda ve Tarım Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
h) Rektör: Konya Gıda ve Tarım Üniversitesi Rektörünü,
ı) Sözleşme: İdare ile yüklenici (müteahhit) veya başka gerçek ve tüzel kişiler arasında yapılan yazılı anlaşmayı,
i) Şartname: Yapılacak işlerin genel, özel, teknik ve idari esas ve usullerini gösteren ve Konya Gıda ve Tarım Üniversitesi tarafından hazırlanan belgeleri,
j) Taşıma: Menkullerin yerlerinin değiştirilmesi işlerini,
k) Uygun fiyat: Bedel, evsaf ve şartlar bakımından uygun görülen fiyatı,
l) Üniversite: Konya Gıda ve Tarım Üniversitesini,
m) Yaklaşık maliyet: İhale konusu işlerin piyasa araştırması yapılarak önceden tahmin edilen bedelini, yapım işlerinde keşif bedelini,
n) Yapım: Her türlü inşaat, imalat, teknik onarım, yıkma değiştirme, iyileştirme ve montaj işlerini,
o) Yüklenici: İhale yöntemlerinden birisiyle, işin üzerine ihale edildiği gerçek kişi, adi ortaklık, ortak girişim veya tüzel kişi, müteahhidi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma ve İhale Komisyonu, Muayene ve Kabul Komisyonu, İlkeler,
Satın Alma Talep Süreci ve Mali Limitler
Satın Alma ve İhale Komisyonu, Muayene ve Kabul Komisyonu
MADDE 5 – (1) Satın alma ve ihale işleri ile ilgili usuller ve organlar şunlardır:
a) Bu Yönetmelikte yazılı işleri yaptırma, satın alma kararlarını onama ve iptal yetkisi ita amiri sıfatıyla Başkana aittir. Başkan bu yetkisini uygun gördüğü ölçüde ve süre ile Rektöre devredebilir,
b) Satın Alma ve İhale Komisyonu: Her bütçe yılı başında Rektör tarafından görevlendirilir. Komisyon, biri idari ve mali işlerden sorumlu birim amiri veya personeli, olmak üzere Rektör tarafından görevlendirilecek en az üç üyeden oluşur. Komisyon başkanını da üyeler arasından Rektör belirler, işin konusu itibarıyla teknik görüş gerektiren hallerde, ilgili satın alma olurunda belirtilmek kaydıyla Üniversite içinden veya dışından bir veya daha fazla sayıda temsilci komisyon üyelerine ilave edilebilir. Komisyona, alımla ilgili teknik konularda yardımcı olmak üzere en az 1 uzman üye dahil edilir. Bunun dışında Rektörlükçe uygun görülmesi halinde satın alma komisyonu kararına destek olmak üzere en az üç kişilik bir teknik komisyon da kurulabilir ve/veya yazılı görüş istenebilir,
c) Muayene ve Kabul Komisyonu: Satın alınan mal ve hizmetlerle yaptırılan işlerin geçici ve kesin kabullerini yapmak üzere, en az birisi ihtiyaç talebi yapan birimden olmak kaydıyla Rektör tarafından atanacak üç kişiden oluşur.
Satın alma ve muayene kabul ilkeleri
MADDE 6 – (1) Satın alma ilkeleri şunlardır:
a) Mal ve hizmet alımı, mümkün olan en uygun şartlarla ilk elden yapılmalıdır.
b) Mal ve hizmet alımlarında sadece en uygun fiyat değil, istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim, bakım ve satış sonrası hizmet, garanti koşulları gibi şartları taşıyan en uygun teklif tercih edilir.
c) Üniversitenin kısa ve uzun dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim ve araştırma hizmetlerinin aksamaması ve gereksiz mal stoklarından kaçınılması amacıyla İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı gerekli tedbirleri alır.
ç) Alımlarla ilgili işler bir elde toplanarak İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının yetki ve sorumluluğunda yürütülür. Birimler acil olaylar dışında firmalarla doğrudan mal ve hizmet alımları konusunda ilişkide bulunamaz. Üniversitede meydana gelebilecek ve anında müdahale edilmediğinde maddi, manevi zarar doğurabilecek, eğitimi aksatabilecek teknik veya doğal afetlerden dolayı oluşan beklenmedik olaylar acil olay olarak kabul edilir. Acil alımlar olarak belirlenen durumlarda gerekli mal ve hizmet alımı, birim yöneticisi tarafından şifahen veya yazılı olarak olay ve meblağ da belirtilmek suretiyle Genel Sekreterin bilgilendirilmesi ve onay alınmasını müteakip İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından en kısa sürede gerçekleştirilir, işe ait fatura üniversiteye ulaştırıldığında, birim yöneticisi ve Genel Sekreterin imzası ile Rektörün onayı alınır ve İdari ve Mali İşler Başkanlığı ödeme işlemini başlatır.
d) Şartname ve sözleşmeler kolaylıkla incelenebilmelerini ve anlaşılmalarını mümkün kılacak şekilde hazırlanır, ihaleye davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait açıklayıcı bilgilerin verilmesi ve rekabet bakımından birden fazla firmanın teklif vermesi sağlanır.
e) Alımların toplu şekilde yapılması esastır.
f) Gayrimenkul alımı, satımı ile kiralama ve kiraya verme işlemleri Mütevelli Heyeti kararı ile yapılır.
g) Ödeneği olmayan kalemden harcama yapılamaz.
(2) Muayene kabul ilkeleri şunlardır:
a) Satın alınan mal yüklenici tarafından Üniversiteye teslim edildikten sonra muayene ve kabul işlemleri yapılır.
b) Şartnamede hüküm bulunması halinde, imalat veya üretim süreci gerektiren işler, muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaması şartıyla, İdari ve Teknik Şartnamede belirtilen kalite ve özelliklere göre yapılıp yapılmadığı hususunda, ilgili komisyon tarafından belirli aşamalarda veya aralıklarla ara denetime tabi tutulabilir.
c) İdari veya Teknik Şartnamede belirtilmesi koşuluyla kısmî kabul yapılabilir.
ç) Muayene ve Kabul Komisyonu, muayene ve kabul işlemleri sırasında, yüklenici ya da vekiline usulüne uygun olarak bildirim yapıldığı halde hazır bulunmaması veya hazır bulunmalarına rağmen imzadan imtina etmeleri halinde bu durumu tutanak altına alır.
d) Özellikleri dolayısıyla kısa sürede nitelikleri değişebilen veya günlük teslime konu olan malların muayene ve kabul işlemlerinin etkin bir şekilde yürütülebilmesi için Muayene ve Kabul Komisyonu bu malı kullanacak birimlerde çalışan görevlilerden kurulabilir,
e) Muayene ve kabulün Üniversite tarafından yapılması esastır. Ancak, işin özelliğinin gerektirdiği durumlarda Üniversite bu konuda hizmet satın alabilir veya başka kurumlardan teknik destek alabilir.
f) Muayenelerde önce fiziksel nitelikler kontrol edilir. Fiziksel niteliklerinin tamamı şartnamede belirtilen hükümlere uygun bulunmayan malın numuneleri, laboratuvar muayenelerine gönderilmez. Üretici veya satıcıya iade edilir.
g) Fiziksel muayene, göz kontrolü, boyut kontrolü, fonksiyonellik kontrolü, ambalaj kontrolü, adet veya miktar kontrolü safhalarından oluşur. Muayenede aranacak diğer hususlar, İdari ve Teknik Şartnamede yazılı şartlardır. Muayeneye sunulan malın önce bütünü incelenir ve gerek görülür ise bir numunesi saklı tutulur.
ğ) Numunenin ilk incelenmesinde bulunan sonuçlar üzerinde, uygunluğu hakkında yeterli kanaat edinilemez ise numuneler üzerinden bir muayene daha yapılır. Her iki muayene de aynı sonucu verdiği takdirde nihai karar verilir. Bu iki muayene değişik sonuçlar vermiş ise o numune üzerinde üçüncü bir muayene daha yapılarak bu üç muayenenin sonuçlarına göre karar verilir.
h) Yükleniciler, muayene ve kabul sonucu verilen ret raporuna usulüne göre itiraz ederek ikinci bir muayeneyi isteyebilirler. Bu takdirde, mal aynen korunmak suretiyle ilk muayenede bulunmamış olan Rektörün görevlendireceği en az üç kişilik ikinci bir komisyona muayene yaptırılır. Bu komisyonun vereceği kararlar kesin olup, muayene ve kabulün bu karar esas alınarak sonuçlandırılacağına ilişkin hükme şartnamede yer verilmek zorundadır.
Satın alma talep ve süreci
MADDE 7 – (1) İdari ve akademik birimler, satın alınmasını talep ettikleri mal veya hizmetin konusunu ve ihtiyacın bütün özelliklerini açıklayan Satın Alma Talep Formunu doldurup, Genel Sekreterliğe gönderir. Aynı işlem Üniversitenin bilgi sistemi aracılığı ile de yapılabilir. Genel Sekreter tarafından onaylanan satın alma talep formları Rektörün oluruna sunulur. Rektör tarafından onaylanan talep formu Satın Alma ve İhale Komisyonunda görüşülmek üzere İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına gönderilir. İdari ve Mali İşler Daire Başkanı, Satın Alma ve İhale Komisyonunca belirlenen satın alma usulüne göre idari ve teknik şartnameleri, fiyat tekliflerini ve diğer belgeleri hazırlatıp Satın Alma ve İhale Komisyonuna sunar. Satın Alma ve İhale Komisyonu gerekli gördüğü hallerde yeni teklifler alabilir. Satın Alma ve İhale Komisyonunun kararı doğrultusunda satın alma işleri, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından yürütülür. İdare, alım konusu işi herhangi bir gerekçe göstermeden iptal edebilir.
Hizmet alımları
MADDE 8 – (1) Hizmet alımları, gerçekleşmesi istenilen tarihten en az 30 iş günü öncesinde ilgili birim tarafından yazılı olarak Genel Sekreterliğe bildirilir. Bu Yönetmeliğin 7 nci maddesinde belirtilen satın alma sürecine göre satın alma yapılır. Siparişi verilen işin yerine getirilip getirilmediği, hizmeti talep eden birim tarafından takip edilir. İş bitiminde işin tamamlandığına dair ilgili birim tarafından hazırlanan ve 3 kişinin imzasını taşıyan tutanak İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına teslim edilir.
Bilgisayar, yazılım ve bilgisayar donanım malzemeleri alımı
MADDE 9 – (1) Birimlerin ihtiyaçları olacak yeni bilgisayar ve bilgisayar yapılandırmalarının yükseltilmesiyle ilgili gerekli olan her türlü ilave teçhizat ve yazılım gibi malzemeler Bilgi İşlem Daire Başkanlığı aracılığı ile talep edilir. Bilgi işlem birimi, talepleri değerlendirerek Genel Sekreterliğe bildirir ve 7 nci maddede belirtilen satın alma sürecine göre satın alma işlemi yapılır. Satın alınan tüm malzemeler Bilgi İşlem Daire Başkanlığına teslim edilir. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, malzemeleri talep eden birim veya ihtiyaç sahibine kullanılmak üzere teslim eder.
Bilimsel araştırma proje alımları
MADDE 10 – (1) İlgili proje yöneticisi tarafından hazırlanmış ve Rektörlük tarafından onaylanmış proje formu, Ar-Ge Projeleri Yönetim Ofisi tarafından İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına gönderilir. Proje yöneticisi tarafından proje alımları talep formu ile onaylanmış listedeki malzemeler piyasa araştırması ile birlikte talep edilir. Ödeneği varsa alım sürecine başlanır. Talep edilen malzemeler ile ilgili olarak, gerektiğinde İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından alternatif fiyat araştırması yapılır.
Satın alma talep formu
MADDE 11 – (1) Satın alma talep formunda aşağıda belirtilen bilgiler bulunur:
a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve birim sorumlusunun imzası,
b) Talep tarihi,
c) İhtiyacın konusu, niteliği ve gerekçesi,
ç) Adet veya miktarı,
d) Yaklaşık maliyet,
e) Gerekli görülecek diğer açıklamalar,
f) Genel Sekreterin imzası,
g) Onay tarihi,
ğ) Rektörün imzası.
Mali limitler
MADDE 12 – (1) Mütevelli Heyeti, her bütçe dönemi başında onaylamaya yetkili olduğu mali limitleri belirler. Mali limitler yaklaşık maliyete göre tespit edilir. Rektör için belirlenen mali limitleri aşan harcama tutarları için Mütevelli Heyeti veya yetkilendirmesi durumunda, Başkan veya Başkan Vekili onayı alınır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satın Alma, İhale Usulleri, Teslim Alma ve Ödeme
Satın alma ve ihale usulleri
MADDE 13 – (1) Bu Yönetmelik kapsamında yapılacak alımlarda bu maddede belirtilen usullerden hangisinin uygulanacağına Satın Alma ve İhale Komisyonu karar verir. Satın alma ve ihale usulleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Doğrudan temin usulü ile alım: Piyasa ve rekabet koşulları gözetilerek ilan verilmeksizin, tercihen kurumsal internet sitesinde ilan edilerek yahut gerektiğinde davet edilerek, tedarikçilerden temin yoluna gidilen bir yöntemdir. Bu gibi durumlarda, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının Rektörden onaylı satın alma talebi, satın alma işlemi için yeterlidir. Sözleşmeli tedarikçiden talep edilen mal/hizmet veya malzemelerin sipariş şartlarına uygunluğu kontrol edildikten sonra teslim alınır. Bu tür alımlarda fatura Rektör ile İdari ve Mali İşler Daire Başkanı tarafından imzalanır. Satın alma sorumlusu aşağıdaki hallere uyan alım veya kiralamalarda, istekli veya isteklilerden alım veya kiralama şartlarını elektronik posta, faks veya mektup yoluyla temin eder. Görüşmeler sonunda seçilen istekliden nihai ıslak imzalı teklif alınır ve alım sonuçlandırılır. Aşağıdaki hallerde doğrudan temin usulü uygulanır:
1) Daha önce satın alınan mal, demirbaş, teknoloji veya hizmetlere bağımlılığı olan alımlar ile mal veya hizmet sağlayıcının tek bir kişi olduğu alımlar,
2) Ani veya olağanüstü durumlar nedeniyle ortaya çıkan acil alımlar,
3) Konaklama ve seyahatlere ilişkin alımlar,
4) Tüketim ve sarf malzemeleri alımları,
5) Fikri ve sınai mülkiyet hakları ile ilgili alımlar,
6) Danışmanlık ve avukatlık hizmetleri alımları,
7) Yurt dışından mal ve hizmet alımları,
8) Alanında uzmanlaşmış sanatçı, bilim insanı, kişi ve kuruluşlara yaptırılan sanatsal, bilimsel ve teknik özelliklere sahip işlere ilişkin mal ve hizmet alımları,
9) Yukarıda sayılanların dışında kalan ve satın alma sorumlusuna tanınan yetkileri aşmayan alımlar,
10) Büyükşehir Belediyesi sınırları dahilinde bulunan idareler için Kamu İhale Kurumu tarafından her mali yıl için açıklanan eşik değeri aşmayan alımlar.
b) Kapalı zarf usulü ile alım ile ilgili esaslar şunlardır:
1) Kapalı zarf usulü ile teklif istenmesi yönteminde, istekliler, teklif mektuplarını bir zarfa koyarak imzalar veya mühürler. Teklif zarfı, idarece idari şartnamede istenen diğer belgeler ile birlikte ikinci bir zarfa konarak istekli tarafından imzalanır veya mühürlenir. Teklif mektuplarının istekli tarafından, imzalanması ve bu mektuplarda şartname ve eklerinin tamamen okunup, kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen fiyatın rakam ve yazı ile açık olarak yazılması zorunludur. Dış zarfın üzerine idarenin adı, teklifin hangi işe ait olduğu, dosya numarası, isteklinin adı, soyadı ve açık adresi yazılır. Zarflar şartnamede belirtilen gün ve saatte İdareye makbuz karşılığında ilgili komisyon başkanlığına verilir, makbuzun numarası zarf üzerine yazılır. Teklif mektubu ve geçici teminat mektubunun usulüne uygun olarak düzenlenmiş olması ve gerekli tüm bilgileri bulundurması gerekir. Bunun dışında, ihale evrakındaki pul, imza, adres ve esası etkilemeyen benzeri belge ve bilgi eksiklikleri tamamlatılabilir.
2) Dış zarflar veriliş sırasına göre ve hazır bulunanların huzurunda açılarak başvuru evraklarının tam ve uygun olup olmadıkları ve istenilen geçici teminatın miktar, süre, şekil ve diğer bakımlardan ilgili mevzuata uygun olup olmadığı incelenir. Bu inceleme sonunda isteklilerden hangilerinin eksiltmeye kabul edileceği gerekçeleriyle birlikte hazır bulunanlara sözlü olarak bildirilir ve tutanak altına alınır. Kabul edilmeyen tekliflerin iç zarfları açılmayarak isteklilere iade edilir. Bütün bu işlemler tutanağa geçilerek ihale dosyasına konulur. İç zarflar açılmadan önce teklifleri uygun bulunanlar ile ihaleye devam edilir. İlan koşullarına ve şartnamelere uymayan teklifler değerlendirmeye alınmaz.
3) Uzman üyenin bulunduğu Satın Alma ve İhale Komisyonu teknik yönden inceleme ve değerlendirme yapabilir ve/veya bu amaçla Teknik Şartnameyi hazırlayan Komisyon tarafından teknik yönden inceleme yapılarak tekliflerin uygunluğu veya uygunsuzluğu ile ilgili bir tutanak düzenlenir. Bunun için gerekli süre de dikkate alınarak ihale bir sonraki tarihe ertelenebilir ve bu durum bir tutanakla tespit edilir.
4) Son oturumda ihale konusu alım için ekonomik açıdan en ekonomik teklifi veren istekli belirlenerek, hazır bulunanların huzurunda açıklanır ve tutanak altına alınır. Ekonomik açıdan en uygun aynı bedelli birden fazla teklif bulunması durumunda, aynı gün veya başka bir oturumda bu istekliler arasında açık eksiltme yapılır. İhale kararının onayı veya reddi, isteklilere ihale tarihinden itibaren 15 (onbeş) iş günü içerisinde yazılı olarak tebliğ edilir.
c) Pazarlık usulü ile alım: Pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde alım işi, Satın Alma ve İhale Komisyonu tarafından davet edilen isteklilerden işin nitelik ve özelliğine göre üç veya tercihen daha fazla istekliden yazılı teklif almak ve bedel üzerinde anlaşmak suretiyle yapılır. Pazarlığın yapılışı, tekliflerin toplanması ve karar verilen alıma ait tercih nedenleri pazarlık kararında belirtilir. Aşağıdaki işlerin ihalesi pazarlık usulü ile yapılabilir:
1) İhale yöntemlerinin uygulanmasında yarar görülmeyen yapım, onarım ve malzeme temininde,
2) Süreklilik göstermeyen alım, yapım, onarım ve taşıma işlerinde,
3) Kapalı zarf usulü ile yapılan ihalelerde istekli bulunmaması veya istekliler tarafından verilen tekliflerin tümünün uygun bulunmaması durumunda,
4) Sadece belli bir kişi veya kuruluş tarafından imal edilen ve teknik özellikleri dolayısıyla emsallerinden üstün olan malların alımında,
5) Tek kişi veya kuruluşun uhdesindeki menkul veya gayrimenkul, hak ve hizmetlerin alımı veya kiralanmasında,
6) Alanında yetkin ve tanınmış sanatçı, uzman veya kuruluşlara yaptırılan estetik veya teknik özelliklere sahip ve sanatlara ilişkin etüt, proje ve yapım işlerinde,
7) Belli tarifeli taşıtlarla yapılacak taşıma işlerinde,
8) Sözleşmede hüküm bulunması halinde sözleşmenin feshi üzerine yapılması zorunlu acil işlerde,
9) Önceden düşünülemeyen veya öngörülemeyen ani ve olağanüstü durumlar nedeniyle ivedi yapılması zorunlu işlerle, süre bakımından dayanıklılığı bulunmayan işlerde, gerektiğinde gümrükleme ve malzeme taşımalarında,
10) Büro binası ve sosyal tesislerin alınması, kiralanması veya kiraya verilmesinde,
11) Özellikleri dolayısıyla diğer ihale usulleriyle ihaleleri mümkün görülmeyerek yabancı ülkelerden tedarikine idarece gerek görülen yabancı kaynaklı mal, makine, araç gereç, yedek parça ve hizmet alımlarında.
ç) Açık eksiltme usulü ile alım: Açık eksiltme usulü ile yapılan ihalelerde, ihaleye katılanların idarece saptanmış yaklaşık maliyet üzerinden eksiltmeli tekliflerinin bir defa alınarak, teklif sahiplerinin önünde açılmasıdır. Bu usulde, kapalı zarfla fiyat ve teklif isteme usulünden farklı olarak, teklif mektuplarının açılma işlemi teklif sahiplerinin önünde yapılır. İstekliler ihale gün ve saatine kadar teminatlarını ve kendilerinden istenen belgeleri Satın Alma ve İhale Komisyonuna verirler. Satın Alma ve İhale Komisyonu, bu belgeleri inceleyerek kimlerin ihaleye katılabileceğini tespit eder, ihaleye katılmaları kabul edilemeyenlere nedenleri bildirilir ve bu durum tutanak altına alınır. Açık eksiltmeye katılanlar, Satın Alma ve İhale Komisyonu huzurunda sırayla fiyat teklifine davet edilir. Verilecek ilk fiyatlar saptandıktan sonra, komisyon başkanı mektupla yapılmış teklif var ise bunları okuyarak bu teklifleri de tutanağa yazar. Fiyat vermekten çekinen firma bunu tutanağa yazar ve imza eder, imzalamazsa ihale tutanağının altına komisyonca açıklama yapılır. Fiyatlar verilirken eksiltme işinin uzayacağı anlaşılırsa ihaleye katılanların son tekliflerini yazılı olarak kapalı zarf ile bildirmeleri istenebilir. Teklif vermekten çekilenler ile teklif verecek istekli kalmadığının belirlenmesinden sonra; komisyonca yetkili makamın onay şartına bağlı olmak üzere, en son ve en düşük teklif veren istekliye ihalenin verildiği bildirilir ve bu husus karara yazılarak imzalanır.
d) Yarışma usulü ile alım: Kuruma ait bina ve tesisler için etüt, proje detaylarının hazırlanması amacıyla ve güzel sanatlara ilişkin işlerde yarışma yapılır. Yarışmaya katılacaklarda aranacak şartlar ve nitelikler, jürinin oluşumu, ne şekilde teklif alınacağı, jüri üyelerine ödenek veya sağlanacak diğer yararlar, Rektörün teklifi ve Mütevelli Heyeti Başkanının onayıyla belirlenir.
Teslim alma ve ödeme
MADDE 14 – (1) Satın alma talep formunda yer alan işin tamamlanmasını müteakip Muayene ve Kabul Komisyonu toplanır. Komisyon, işin Satın Alma ve İhale Komisyonunun kararı doğrultusunda tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararını Rektörün onayına sunar. Onay gören karar tutanağı ödemeye esas olmak üzere İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına iletilir. Acil durumlar veya tutarı itibarıyla Satın Alma ve İhale Komisyonuna sevk edilmemiş işlerde ödeme yapılabilmesi için talep sahibinin, alınan malın/hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmet teslim fişini onaylaması gerekir. Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından, yüklenici ile anlaşılmış veya idari şartnamede belirtilmiş ödeme koşulları çerçevesinde ödenir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
İhaleye Katılamayacak Olanlar
İhaleye katılamayacak olanlar
MADDE 15 – (1) Aşağıda belirtilen kişiler doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına, ihale işlerine katılamazlar:
a) Mütevelli Heyeti Başkanı ve üyeleri, Rektör, kurucu vakıf üst düzey yöneticileri, Üniversiteden aylık ve ücret alan Üniversite mensupları ile bu kişilerin eşleri,
b) İhale kapsamına giren işleri hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak, denetlemekle görevli olanlar ve bu görevlilerin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri,
c) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmamış olanlar,
ç) Daha önce kendisine iş verildiği halde sözleşme hükümlerine uygun iş yapmadığı tespit edilenler,
d) 04/01/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 58 inci maddesi uyarınca Kamu ihalelerine katılmaktan men edilenler, 12/04/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar,
e) İlgili mevzuat hükümlerine göre, geçici veya devamlı olarak; 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ve özel kanunlarla kurulmuş bankalar ve iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine katılmaktan men edilenler.
(2) Bu yasaklara rağmen ihaleye katıldığı tespit edilen istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, ihale iptal edilir ve teminatı gelir kaydedilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Şartnameler, Sözleşmeler ve Teminatlar
Şartnameler ve sözleşmeler
MADDE 16 – (1) Bu Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümleri de dikkate alınarak İdari Şartname İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığınca, Teknik Şartname ise ilgili birim tarafından hazırlanır ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına teslim edilir.
(2) Şartnameler satın alma konusu işlerin her türlü idari ve teknik özelliğini belirtir. Şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik şartların yanında gerekli hallerde ek hususlara da yer verilir.
(3) Şartnameler, İdari Şartname ve Teknik Şartname olmak üzere ikiye ayrılır:
a) İdari Şartname, işe ait idari işlemlerin isteklilere duyurulması amacıyla İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığınca hazırlanır. İdari Şartnamede işin niteliğine göre aşağıdaki hususların tamamına veya bir kısmına yahut diğer ek şartlara uygun bir sırada yer verilir:
1) Yaptırılacak işin veya alınacak malın mahiyet, cins ve miktarı ile işin konusu,
2) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi,
3) Alınacak teminatın oranı, teminat kabul edilecek değerlerin neler olduğu,
4) İşin başlama ve bitiş tarihleri,
5) Verilen teklif mektuplarının geri alınamayacağı,
6) Ödeme şartları ve yeri, verilecekse avans ile ilgili hükümler,
7) Teslim şekli, teslim tarihi ve usuller,
8) Vergi, harçlar ve diğer masraflarla ilgili giderlerin kim tarafından ne şekilde ödeneceği, gümrük işlemleri,
9) İhaleye katılma şartları ve katılamayacak olanlar,
10) İdarenin alımı yapıp yapmamakta serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulabileceği veya iptal edilebileceği,
11) Uyuşmazlıkların çözümü ve yetkili merciler,
12) Satın alma işleminin hangi usulle yapılacağı,
13) İşin şartnamelerde belirlenen koşullara uygun yapılmaması, süresi içerisinde bitirilememesi gibi hallerde uygulanacak cezai müeyyideler,
14) Gerekli görülen diğer belgeler.
b) Teknik şartname, işin ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları ve şartları içeren şartnamedir ve talepte bulunan birim tarafından hazırlanır. İstekte bulunan birimin hazırladığı satın alma talep formu veya dilekçesinde aşağıda belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar da işin aciliyeti ve niteliğine göre teknik şartname olarak kabul edilir:
1) İşin konusu, niteliği, yaklaşık maliyeti,
2) Garanti süreleri ve satış sonrası hizmet,
3) Kontrol, muayene ve teslim tesellüm şartları,
4) Bakım, servis, montaj süresi ve ücretleri,
5) Yedek parça fiyat listesi ve temin garantisi.
(4) Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile tekrar pazarlık yapılabilir. Mutabakata varılması halinde, Satın Alma ve İhale Komisyonu kararının onaylanıp kesinleşmesini takiben 15 gün içinde sonuç ilgili firmaya bildirilir ve firma sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise kesin teminatı yatırmaya davet edilir.
(5) Sözleşmelerde aşağıdaki hususların yer alması gerekir:
a) Alınacak mal/hizmetin ayrıntılı tanımı ve açıklanması,
b) Alınacak mal/hizmet bedeli, ödeme planı ve gerekli hallerde teminat,
c) Süre, fesih ve yenileme şartları,
ç) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları,
d) İşin gereği gibi yapılmaması ve süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve idare için doğacak haklar.
(6) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlanmasına rağmen işe aynı yüklenici ile devam edilmek istenildiği takdirde, sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmaması kaydıyla, yeni bir satın alma isteği yapılmasına gerek duyulmadan, Satın Alma ve İhale Komisyonunun onayıyla sözleşme yenilenebilir. Ancak mevcut sözleşme koşulları aynı kalmak kaydıyla, ek hizmet istekleri için, yeni bir satın alma talep formu doldurulması gerekir.
Geçici teminat
MADDE 17 – (1) İhaleye girecek isteklilerden işin niteliğine göre ve teklif edilen bedel üzerinden en az %3 oranında geçici teminat alınır, işe ve satın alma miktarına göre teminat oranını ve şeklini Satın Alma ve İhale Komisyonu artırabilir. İhale üzerinde kalan istekli ile ikinci sıradaki isteklinin geçici teminatları sözleşme imzalanıncaya kadar iade edilmez. İhale üzerinde kalan istekli ile sözleşme imzalandıktan sonra ikinci sıradaki isteklinin geçici teminatı iade edilir. İhale üzerinde kalan firmanın geçici teminatı da teslim ve tesellüm belgesi düzenlendikten ve kesin kabul yapıldıktan sonra iade edilir.
(2) Açık eksiltme usulünün uygulandığı alımlarda ihaleye katılacak olanlardan geçici teminat istenmesi zorunludur.
Kesin teminat
MADDE 18 – (1) Satın Alma Komisyonunun kararı ile ihaleye gireceklerden işin gerçekleşen ihale bedeli üzerinden en az %6 oranında kesin teminat alınır. Satın Alma ve İhale Komisyonu tarafından belirlenen ve idari şartnamede belirtilmek şartıyla bu oran artırılabilir.
(2) İhaleye gireceklerden alınacak kesin teminata ilişkin koşullar, teminat olarak kabul edilebilecek değerler, iadesi ve cezai koşulları Satın Alma ve İhale Komisyonu tarafından belirlenir.
(3) İstihkaklardan %10 alıkonulmak suretiyle alınan teminat bu hükmün dışındadır.
(4) Teminat olarak;
a) Tedavüldeki Türk Parası,
b) Türkiye'de mevcut bankaların limit içi süresiz ve kesin teminat mektupları,
kabul edilebilir.
Teminatın yatırılacağı yer
MADDE 19 – (1) Teminat olarak verilecek nakitler İdari Şartnamede belirtilen banka hesaplarına yatırılır. Teminat mektubu ve tahviller Üniversite Muhasebe Müdürlüğü Veznesine makbuz karşılığı yatırılır.
İhalenin kesinleşmesi
MADDE 20 – (1) İhaleler mali limitler çerçevesinde makam onayı ile en geç 15 iş günü içerisinde kesinleşir. Bu durum en geç 3 iş günü içinde yüklenici firmaya tebliğ edilerek sözleşme yapmaya ve kesin teminat vermeye davet edilir. Kendisine ihale yapılmayan isteklilerin varsa geçici teminatları iade edilir.
(2) Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenici firmanın teminatı gelir kaydedilir. Yüklenici firmanın Üniversiteye maddi zarar vermesi durumunda bu zarar, kesin teminat miktarından az olsa da kesin teminattan artan fark iade edilmez.
Satın Alma ve İhale Komisyonunun kararını gerektirmeyen işler
MADDE 21 – (1) Yapımına Mütevelli Heyetince karar verilen Üniversite bünyesinde yapılacak tüm inşaat işleri ve harcamaları müteahhit bir firmaya ihale edilmediği takdirde, Mütevelli Heyeti tarafından görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından Satın Alma ve İhale Komisyonu kararı olmadan yapılabilir.
(2) Akademik ve idari personel hizmetleri, günlük ihtiyaç ve her türlü sarf malzemeleri, yedek parçalar, temizlik işleri, gıda gibi olağan hizmetler ve küçük donanım ve yazılımların satın alınması satın alma kararı olmaksızın ihtiyaç sahibi birimin ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanının teklifi, Genel Sekreterin onayı ve Rektörün oluru ile doğrudan satın alınabilir. Bu durumda da piyasa araştırması yapılır ve rekabetin sağlandığı en uygun koşullarda alımın yapılması esastır.
(3) Özellikle pazarlık imkanının bulunmadığı büyük alışveriş merkezlerinden yapılacak satın almalarda Satın Alma ve İhale Komisyonunun kararı aranmaz.
(4) Bedeli ne olursa olsun elektrik, su, posta ve benzeri abonman sözleşmesine veya akaryakıt, köprü, vapur, feribot, tercihli yol gibi ücretleri tarifeye bağlanmış her türlü işlerde öğrenci ve personele yönelik olarak düzenlenen sosyal, kültürel, sportif ve sanatsal ve benzeri faaliyetlerle ilgili satın almalarda satın alma kararı aranmaz. Bu işlerde ödemeler satın alma/finansman/muhasebe müdürlüklerinden herhangi birisinin bilgisi dahilinde gerçekleştirilir. Bu durumda da piyasa araştırması yapılır ve rekabetin sağlandığı en uygun koşullarda alımın yapılması esastır.
(5) Bilimsel Araştırma Projelerinin finansmanı, öğretim elemanları temini, telif haklarının alınması gibi akademik işler ve her türlü personel alımları ve benzeri özellikli işler bu Yönetmelik kapsamı dışındadır.
ALTINCI BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlük
MADDE 22 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 23 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Konya Gıda ve Tarım Üniversitesi Rektörü yürütür.