Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü
7 Mart 2017 SALI
Resmî Gazete
Sayı : 30000
YÖNETMELİK
Uluslararası Antalya Üniversitesinden:
ULUSLARARASI ANTALYA ÜNİVERSİTESİ
SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Uluslararası Antalya Üniversitesi tarafından yurtiçinden ve yurtdışından temin edilecek her türlü mal ve hizmet satın alma, kiralama ve yapım işleri ile bunlara ilişkin yetki, sorumluluk ve usullere ilişkin esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Uluslararası Antalya Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı birimlerin ihtiyaç duyduğu her türlü menkul veya gayrimenkul mallar ile hak ve hizmetlerin alımı, satımı, onarımı, yapımı, kiralanması, kiraya verilmesi, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek 132 nci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Bilimsel araştırma projesi: Üniversite tarafından veya her türlü kamu ve özel kurum ve kuruluşlardan veya üçüncü şahıslardan sağlanan desteklerle yapılacak araştırma projelerini,
b) Birim yöneticisi: Rektörlüğe bağlı akademik ve idari birimlerin yöneticilerini,
c) Demirbaş: Her türlü ofis mobilyaları, oturma grubu, elektronik cihazlar ve ofis teçhizatı, makine ve teçhizat gibi malzemeleri,
ç) Hizmet alımı: Mal alımları ve yapım işleri dışındaki her türlü periyodik bakım anlaşmaları, tamirat ve tadilat işleri, dışarıdan alınan her türlü hizmet satın alımları ile fuar ve organizasyonlardaki stant kurma gibi her türlü satın alma işlemlerini,
d) İhale: Bu Yönetmelikteki usul ve şartlarla işin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını ve yetkili mercilerin onayı ile tamamlanan sözleşmeden önceki işlemleri,
e) Kiralama: Yapılacak her türlü kiralama işlerini,
f) Mütevelli Heyet: Uluslararası Antalya Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
g) Proje yöneticisi: Bilimsel araştırma proje sorumlusunu,
ğ) Rektör: Uluslararası Antalya Üniversitesi Rektörünü,
h) Rektörlük: Uluslararası Antalya Üniversitesi Rektörlüğünü,
ı) Sarf: Kimyasal malzeme, laboratuvar sarf ve kitleri, gıda, temizlik ve akaryakıt ürünleri ile kırtasiye malzemeleri gibi dönem içerisinde tüketilen malzemeleri,
i) Satın alma komisyonu: Uluslararası Antalya Üniversitesi Satın Alma ve İhale Komisyonunu,
j) Satın alma müdürü: Uluslararası Antalya Üniversitesi Satın Alma Müdürünü,
k) Satın Alma Müdürlüğü: Uluslararası Antalya Üniversitesi Satın Alma Müdürlüğünü,
l) Sözleşme: Üniversite yönetimi ile mal ve hizmet tedarikçisi kişi/kişiler arasında yapılan yazılı anlaşmayı,
m) Şartname: Yapılacak işlerin genel, özel, teknik ve idari esas ve usullerini gösteren ve Uluslararası Antalya Üniversitesi tarafından hazırlanan belgeleri,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma Komisyonu ve Kabul
Satın Alma Komisyonu
MADDE 5 – (1) Satın Alma Komisyonu; Rektör veya onun görevlendireceği temsilcisi, genel sekreter, genel sekreter yardımcısı, satın alma müdürü ve talebi yapan birimin yazılı olarak bildireceği temsilciden oluşur.
Kabul
MADDE 6 – (1) Satın alması gerçekleştirilen malın/işin teslim alınması depo sorumlusu ve talebi yapan birimden bir görevli tarafından birlikte yapılır. Mütevelli Heyeti gerekli gördüğü alım ve işlerde süreli veya sürekli üç kişiden oluşan Kabul Komisyonu da kurabilir. Bu komisyonda Satın Alma Komisyonunda görevli olanları da görevlendirebilir. Kabul Komisyonu şartnamelere ve sözleşmeye uygun olmadığını düşündüğü malı/hizmeti teslim almaz. Bu komisyon uygunluk içeren kararı imzalayıp onayladıktan sonra ödeme yapılır. Kabul edilmeyen işler yeniletilir veya iade edilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Genel Esaslar, Talebin Yapılması, Taleplerin Değerlendirilmesi, Teklif Alma,
Bilimsel Araştırma Projeleri Alımları, Satın Alma Usulleri
Genel esaslar
MADDE 7 – (1) Alınacak mal ve hizmetlerin o yılın bütçesinde olması gerekir. Ancak Mütevelli Heyet kararı ile bütçede olmayan taleplerin alımı gerçekleştirilebilir.
(2) Gayrimenkul alım, satım ve kiralanması Mütevelli Heyet kararı ile yapılır.
(3) Alımların toplu şekilde yapılması esastır.
(4) Satın almalarda yalnızca en düşük fiyat değil, istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan en uygun teklifte bulunma gibi koşullar tercihte göz önünde tutulur. Bu kriterlerden herhangi birisinin istenilen şartlara uymaması durumunda bile fiyat göz ardı edilerek alım yapılabilir.
(5) Sürekli tüketimi olan her türlü sarf malzemesi, gıda maddeleri, temizlik malzemeleri, kırtasiye, bilişim ve teknik malzemeler gibi alımlar gerektiğinde haftalık, aylık veya yıllık olarak toplu satın alma kararlarına bağlanabilir, belirtilen süre içerisinde aynı koşullarda yapılan her alım için satın alma kararı alınmaz, kalite ve koşullarda bir değişiklik yoksa aynı tedarikçiden alım devam edebilir.
Talebin yapılması
MADDE 8 – (1) Mal ve hizmet alımı talepleri birim yöneticileri tarafından talep formunun doldurulması suretiyle yapılır.
(2) Hizmet alımları talepleri gerçekleşmesi istenilen tarihten otuz iş günü öncesinde yapılır.
Taleplerin değerlendirilmesi
MADDE 9 – (1) Satın Alma Komisyonunun değerlendirmesi gereken talepler; stok durumu, bütçe, nakit akışı, ihtiyaç, maliyet ve piyasa şartları kriterlerine göre değerlendirilir. Alımı uygun görülen talepler için teklif alma süreci başlatılır.
(2) Satın alma Müdürlüğü tarafından istenmesi durumunda talep eden birim tarafından mal ve hizmetin detaylı tanımının yapıldığı teknik şartname hazırlanır ve satın alma müdürlüğüne iletilir.
Teklif alma
MADDE 10 – (1) Talep edilen alım/iş için gerekirse birden fazla tedarikçiden teklif alınır ancak istenen alanda piyasadaki tedarikçi sayısının kısıtlı olduğu veya özellik arz eden alımlarda birden fazla teklif alınmasına gerek yoktur.
(2) Mal ve hizmetinin kalitesi yeterli olmayan veya olmayacağı düşünülen tedarikçinin teklifi değerlendirmeye alınmayabilir.
(3) Satın Alma Müdürü tarafından teklifler alınarak hazırlanan dosya satın alma komisyonunda görüşülerek karara bağlanır.
Bilimsel araştırma projeleri alımları
MADDE 11 – (1) İlgili Proje Yöneticisi tarafından hazırlanmış ve Rektörlük tarafından onaylanmış proje formu, Satın Alma Müdürlüğüne gönderilir. Proje Yöneticisi tarafından onaylanmış listedeki malzemeler talep edilir. Ödeneği varsa alım sürecine başlanır. Talep edilen malzeme ile ilgili olarak gerekiyorsa alternatif fiyat araştırması yapılır.
Satın alma usulleri
MADDE 12 – (1) Bu Yönetmelik hükümleri kapsamındaki alımlarda aşağıdaki satın alma usulleri uygulanır:
a) Doğrudan temin usulü: Doğrudan temin bir ihale usulü olmayıp bir alım yöntemidir. Rektör veya onun görevlendireceği temsilcisi, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı ve Satın Alma Müdürü satın alma işlemini gerçekleştirir ve bu satın alma işlemlerinde satın alma usulleri aranmaz. Bu alım işlemi 10.000 TL ile sınırlıdır. En az iki yetkilinin imzasının olması gerekir. Aşağıdaki işlerde doğrudan temin usulü uygulanır:
1) Önceden alımı yapılan mal, demirbaş, teknoloji ve hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için ilk alım yapılan kişi veya kurumdan yapılan alımlar.
2) Mal ve hizmet sağlayıcının tek bir kişi olması durumunda alımın yapılması.
3) Ani veya olağanüstü durumlar nedeniyle yapılacak acil alımlar.
4) Üniversitenin temsil, ağırlama, konaklama ve seyahatlere ilişkin alımları.
5) Tüketim malzemeleri alımı; toplu alımlar dışında acil ihtiyaç duyulan kâğıt-kırtasiye, toner, kartuş ve benzeri her türlü sarf malzemeleri, bilgisayar ve yazıcı yedek parça ve malzemeleri, küçük donanım ve yazılım, temizlik malzemesi, yakıt, gıda ve benzeri alımlar.
6) Fikri ve sınai mülkiyet haklarının alımı, alanında uzmanlaşmış sanatçı, bilim insanı, kişi ve kuruluşlara yaptırılan sanatsal, bilimsel ve teknik özelliklere sahip işlere ilişkin mal ve hizmet alımları.
7) Her türlü alanda danışmanlık, müşavirlik, avukatlık, etüt, planlama, projelendirme hizmetleri alımları ve tercümanlık işleri.
b) Pazarlık usulü: Bu satın alma usulünde belirlenen işlerin niteliklerine, özelliklerine ve gereklerine göre belirlenen en az üç istekliden yazılı teklif alınır. Aranan koşulları taşıyan isteklilerle alım, satım veya kiralama şartları ve bedel üzerinde pazarlık yapılır. Rektör veya onun görevlendireceği temsilcisi, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı ve Satın Alma Müdürü satın alma işlemini gerçekleştirir. En az üç yetkilinin imzasının olması gerekir.
c) Açık teklif usulü: Bu Yönetmelik hükümlerine göre doğrudan temin veya pazarlık usulü ile yapılması mümkün olmayan veya bu usullerin uygulanmasının uygun görülmediği hallerde Satın Alma Komisyonu tarafından uygulanan usuldür. Açık teklif usulünün uygulandığı hallerde şartname hazırlanır.
ç) Kapalı Teklif Usulü: Kapalı ihale usulü teklifler yazılı olarak hazırlanır. Teklif bir zarfa konulup kapatıldıktan sonra, zarf üzerine isteklinin adı soyadı ve tebligata esas açık adresi yazılır. Bu zarf, geçici teminat ve istenen diğer belgelerle birlikte ikinci bir zarfa konularak kapatıldıktan sonra üzerine isteklinin adı soyadı, açık adresi ve teklifin hangi işe ait olduğu yazılır. Teklifler ilânda belirtilen saate kadar komisyon başkanlığına teslim edilir. İadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Yapılan teklifler isteklilerin önünde açılır. İhale sonucu karara bağlanırken; eksiltmelerde tahmin edilen bedeli geçmemek kaydıyla isteklilerce teklif edilen bedelin en düşüğüne ihale yapılarak alınan kararlar satın alma komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve durum hazır bulunanlara bildirilir.
(2) Doğrudan temin usulü ile yapılacak alımlar haricindeki alım işlemlerinde tercih edilecek satın alma usulüne Satın Alma Komisyonu karar verir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Şartnameler, Geçici ve Kesin Teminat, İhalenin Kesinleşmesi,
İhaleye Katılamayacak Olanlar
Şartnameler
MADDE 13 – (1) Satın Alma Komisyonunun gerekli gördüğü durumlarda yapılacak olan alımlara ilişkin idari veya teknik şartname düzenlenir.
(2) İdari şartname: İsteklilere duyurulması amacıyla mali işlerden sorumlu birim müdürlüğü tarafından hazırlanır. İşin niteliğine göre aşağıdaki hususların tamamı veya bir kısmı ya da diğer ek şartlar idari şartnamede yer alır:
a) Yaptırılacak işin veya alınacak malın mahiyet cins ve miktarı ile işin konusu ve tanımı.
b) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi.
c) Teminat alınıp alınmayacağı, alınacaksa miktarı.
ç) Opsiyon müddeti.
d) İşin süresi.
e) Ödeme şartları ve yeri.
f) Teslim şekli, teslim tarihi ve usuller.
g) Vergi, harçlar ve diğer masraflarla ilgili giderlerin kim tarafından ne şekilde ödeneceği.
ğ) Gümrük işleri.
h) İhaleye katılma şartları ve katılamayacak olanlar.
ı) Üniversitenin alımı yapıp yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya iptali.
i) Uyuşmazlıkların çözümü.
j) Satın alma işleminin hangi usulle yapılacağı.
k) Gecikme ve diğer hususlarla ilgili cezai müeyyideler.
l) İsteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterleri.
m) Gerekirse tahmini bedel.
(3) Teknik şartname: İşin ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları, şartları içerir ve talepte bulunan birim ile Mali İşler Müdürlüğü tarafından birlikte hazırlanır. İşin niteliğine göre aşağıdaki hususların tamamı veya bir kısmı ya da diğer ek şartlar teknik şartnamede yer alır.
a) İşin konusu, niteliği ve yöntemi.
b) Garanti süresi.
c) Teslim süresi, yeri ve şekli.
ç) Bakım, servis, montaj süresi ve ücretleri.
d) Hizmetin/malın niteliği gerektiriyorsa yedek parça fiyat listesi.
(4) Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir. Mutabakata varılması halinde Satın Alma Komisyonunca kararın onaylanmasını takiben on beş gün içinde sonuç ilgili firmaya bildirilir ve firma sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise kesin teminatı yatırmaya davet edilir.
(5) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla istenirse yeni bir satın alma isteği yapılmasına gerek duyulmadan sözleşme Satın Alma Komisyonunun onayıyla yenilenebilir. Ancak mevcut sözleşme koşulları aynı kalmak kaydıyla ek hizmet istekleri için yeni bir satın alma talep formunun doldurulması gerekir.
Geçici ve kesin teminat
MADDE 14 – (1) Teklif vereceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden Satın Alma Komisyonu tarafından belirlenecek oranda geçici veya kesin teminat alınabilir.
(2) Sözleşme imzalanacaklardan veya satın alma yapılacaklardan işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden Satın Alma Komisyonu tarafından belirlenecek oranda geçici veya kesin teminat alınabilir.
(3) Şartnamede geçici teminatın Üniversiteye irat kaydedilmesinin öngörüldüğü hallerde yüklenicinin sözleşme imzalamayarak Üniversiteye verdiği zarar, geçici teminat miktarından az olsa dahi geçici teminat iade edilmez.
(4) Taahhüdünü şartname veya sözleşmeye uygun şekilde yerine getirmeyen yüklenicinin teminatları irat kaydedilir. Yüklenici firmanın Üniversiteye maddi zarar vermesi durumunda bu zarar, kesin teminat miktarından az olsa da kesin teminat iade edilmez.
İhalenin kesinleşmesi
MADDE 15 – (1) İhaleler teklif alma süreci bitiminden itibaren en geç on beş iş günü içerisinde kesinleşir. Bu durum en geç üç iş günü içinde yüklenici firmaya tebliğ edilerek sözleşme yapmaya ve kesin teminat vermeye davet edilir. Kendisine ihale yapılmayan isteklilerin varsa geçici teminatları iade edilir.
İhaleye katılamayacak olanlar
MADDE 16 – (1) Aşağıda belirtilen kimseler, gerek doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına ihale işlemlerine katılamazlar:
a) İlgili mevzuat hükümlerine göre geçici veya devamlı olarak 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ve hususi kanunlarla kurulmuş olan bankalar ile iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar.
b) Üniversiteden yevmiye alanlar dahil, aylık veya ücret alan kurum mensupları.
c) 2547 sayılı Kanunda belirtilen vakıf başkanı ve yönetim kurulu üyeleri, mütevelli heyet başkan ve üyeleri, Üniversite yöneticileri ve Satın Alma Komisyonu üyeleri, üyelerinin eşleri ve üçüncü dereceye kadar (bu derece dâhil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları, evlatlıkları ve evlat edinenler ile ortakları.
(2) Birinci fıkrada belirtilen yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Kalite Kontrol, Ödemelerin Yapılması
Kalite kontrol
MADDE 17 – (1) Satın Alma Müdürlüğü, depo sorumlusu ve malzemeyi talep eden birimden bir görevli depoya gelen sarf malzemelerinin istenilen özelliklerde olup olmadığını, diğer özelliklerini ve gerekli evrakın uygun hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol eder. Laboratuvar için alınan kimyasal maddeler, cam malzemeler ve laboratuvar cihazları talep sahibi ilgili birim tarafından kontrol edilerek kabul edilir.
(2) İnşaat işlerinde işin istenilen özellikte olup olmadığı Destek Hizmetleri Müdürlüğü veya kurum dışından uzman bilirkişi marifetiyle yapılır. Talep edilen mal veya hizmetlerin kabulü için gerekli görülmesi durumunda Rektörlük tarafından daimi ve geçici kabul komisyonları oluşturulabilir.
Ödemelerin yapılması
MADDE 18 – (1) Satın almaya konu olan malzemelerin depolara girişi yapıldıktan sonra, depo sorumlusu tarafından imzalanan fatura ve irsaliyeler Satın Alma Müdürlüğüne iletilir. Satın Alma Müdürlüğü, fatura ve irsaliyeleri kendilerindeki ilgili satın alma talep formunun nüshasıyla karşılaştırıp mutabık olduklarını gördükten sonra faturayı imzalar. Daha sonra Mali İşler Müdürlüğüne intikal eden faturalar ödeme planına alınır.
ALTINCI BÖLÜM
Son Hükümler
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 19 – (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Mütevelli Heyet kararları uygulanır.
Yürürlük
MADDE 20 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 21 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Uluslararası Antalya Üniversitesi Rektörü yürütür.