Kültür ve Turizm Bakanlığı ile Türkiye Turizm Tanıtım ve Geliştirme Ajansı Tarafından Tertiplenecek Uluslararası Organizasyonlar ve Toplantılardan Cumhurbaşkanı Tarafından Belirlenenlerin Yürütülmesine Yönelik 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3 Üncü Maddesinin (Z) Bendi Kapsamında Yapılacak Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin Usul ve Esaslar

(1) İdare, bu Usul ve Esaslara göre yapılacak alımlarda; gerçekleştirilecek

uluslararası organizasyonlar ve toplantıların ülkemiz imajı için büyük önemi haiz olduğu ve

kısıtlı zaman diliminde ivedilikle hareket edilmesini göz önünde bulundurarak, ihtiyaçların

uygun kalitede ve zamanında temin edilmesini sağlamakla sorumludur.

(2) Bu Usul ve Esaslara göre yapılacak alımlarla ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesinde ve

ihtiyaçların belirlenmesinde, Devletin yüksek menfaatleri ile Devlet itibarının gereklerine

uygun hareket edilir.

(3) Bu Usul ve Esaslar kapsamındaki alımlarda, saydamlığın, eşit muamelenin,

güvenilirliğin, gizliliğin, kamuoyu denetiminin sağlanması ve kaynakların verimli kullanılması

esastır.

İKİNCİ BÖLÜM

Uluslararası Organizasyonlar ve Toplantıların Belirlenmesi

(1) Bakanlık veya Ajans tarafından tertiplenecek veya katılım sağlanacak

uluslararası forum, festival ile benzeri organizasyon ve toplantılarla, turizm ve tanıtım

etkinliklerden hangisinin veya hangilerinin bu Usul ve Esaslar kapsamında yürütüleceği hususu

Cumhurbaşkanı onayı ile belirlenir.

(2) Birinci fıkrada belirtilen onay işlemi, Cumhurbaşkanı tarafından yetki devredilmesi

hâlinde, yetki verilen makam tarafından yerine getirilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Harcamalar

(1) Bu Usul ve Esaslar kapsamında gerçekleştirilen uluslararası forum,

festival ile benzeri organizasyon ve toplantılarla, turizm ve tanıtım etkinlikleri süresince

düzenlenecek açılış, ikili ve çok taraflı görüşme, basın toplantısı, kültürel, sanatsal ve turistik

programlar çerçevesinde ihtiyaç duyulan her türlü mal ve hizmet alımları kiralama veya

doğrudan alım usulüyle temin edilebilir.

(2) Bu Usul ve Esaslara göre yapılan alımlarla edinilen taşınırlar, alımı yapan İdarenin

envanter kayıtlarına kaydedilir. Yapılan uluslararası organizasyon ve toplantı sonunda idarede

ihtiyaç fazlası olarak kalan taşınırlar, 28/12/2006 tarihli ve 2006/11545 sayılı Bakanlar Kurulu

Kararı ile yürürlüğe konulan Taşınır Mal Yönetmeliğinin 31 inci maddesinin üçüncü fıkrasının

(c) bendi gereğince diğer kamu idarelerine bedelsiz devredilebilir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Alım Usulü

(1) Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları

herhangi bir parasal limit olmaksızın doğrudan alım usulüyle temin edilir.

(2) Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak alımlarda; ilana çıkılması, geçici veya

kesin teminat alınması, yaklaşık maliyet hazırlanması, yeterlilik kurallarının aranması,

sözleşme yapılması, alım komisyonu kurulması, doküman hazırlanması zorunluluğu aranmaz.

(3) Bu maddeye göre yapılacak alımlarda, alımı yapacak birimin harcama yetkilisince

görevlendirilen kişi ya da kişilerce piyasa fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir.

(4) Piyasa fiyat araştırması yapıldıktan sonra, teklif istenecek gerçek veya tüzel kişiler

harcama yetkilisince belirlenir. İdare tarafından hazırlanan alıma ilişkin dokümanda, alım

yapılacak mal veya hizmetin nitelikleri ayrıntılı olarak belirtilir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Alımlara İlişkin Hususlar

(1) Bu Usul ve Esaslar kapsamında alım yapılmadan önce, yaklaşık maliyet

hazırlanıp hazırlanmaması İdarenin takdirindedir. İdare tarafından lüzum görülmesi hâlinde,

ber türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak ve dayanaklarıyla birlikte

bir hesap cetvelinde gösterilmek üzere yaklaşık maliyet belirlenebilir. Bu durumda yaklaşık

maliyete, alıma ilişkin dokümanda yer verilmez ve yaklaşık maliyet isteklilere veya alım süreci

ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.

(2) Yaklaşık maliyet hesaplaması yapılan alımlarda, harcama yetkilisince

görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından İdarenin daha önce yaptığı işler için aldığı fiyat

teklifleri, istekli olabilecek firmaların fiyat teklifleri, intermet kaynakları, telefon veya

elektronik posta yoluyla alınan fiyat bilgileri, broşürler ve benzeri bilgiler kullanılarak araştırma

yapılabilir. Araştırma sonucu hazırlanan tutanak araştırmayı yapan kişi veya kişilerce imzalanır

ve alım onay belgesine eklenir.

(3) İdare, yaklaşık maliyetin belirlenmesi süresince görüşme yapılan gerçek veya tüzel

kişiyi teklif vermeye davet etmek zorunda değildir.

(4) Bu Usul ve Esaslar kapsamında ihtiyaç duyulan mal ve hizmetlerin piyasa fiyat

araştırması yapılarak temin edilmesinin uygun görüldüğü hâllerde, harcama yetkilisi tarafından

görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından alım konusu iş ile iştigal eden bir veya birden fazla

istekliden fiyat teklifleri alınarak piyasa fiyat araştırması yapılır. Araştırma sonucu hazırlanan

tutanak araştırmayı yapan kişi veya kişilerce imzalanır.

(1) Harcama yetkilisince mal alımı veya hizmet sunumunun alım

komisyonu kurularak temin edilmesinin uygun görüldüğü hâllerde, alımı gerçekleştirmek üzere

alım komisyonu kurulur.

(2) Alım komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dâhil en az üç kişiden oluşur. Alım

komisyonunun görevlendirilmesi sırasında, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek yedek

üyelerin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) Harcama yetkilisi, alım komisyonunda yer alamaz.

(4) Alım komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Alım

komisyonu üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Alım komisyonu başkanı ve üyeleri oy ve

kararlarından sorumlu olup karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon

kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. Alım komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen

tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin ad ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları

belirtilerek imzalanır.

(5) Alım komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında sunulan belgelerin doğruluğunu

teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Alım komisyonu tarafından bu

doğrultuda yapılan talepler, isteklilerce ivedilikle yerine getirilir. İstekliler tarafından sunulan

belgelerde, teklifin esasını değiştirmeyecek nitelikte eksiklik veya maddi hata bulunması

hâlinde, alım komisyonu süre belirterek istekliden tespit ettiği maddi hata veya eksikliği

gidermesini talep edebilir.

(6) Alım komisyonu tarafından gerekli görülen hâllerde, uygun görülen istekli veya

isteklilerden bir veya daha fazla sayıda indirimli teklif sunmaları istenebilir.

(1) Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak alımlarda, 4734 sayılı

Kanunun 10 uncu maddesinde sayılan bilgi ve belgeleri isteyip istememek veya ilave bilgi ve

belgeler talep etmek İdarenin takdirindedir. İşin niteliği, önceliği, kapsamı ve süresi dikkate

alınarak belgelerden hangilerinin isteneceği İdarece belirlenir.

(2) Alım işine teklif verebilmek için alıma ilişkin dokümanda belirtilen gerekli nitelik

ve yeterliğe sahip bulunmak, bu dokümanlarda belirtilen bilgi ve belgeler ile talep edilmiş ise

geçici teminat vermek ve tebligat için adres beyanında bulunmak zorunludur.

(3) İstenilen yeterlik kriterlerinin iş ortaklığı ya da konsorsiyum şeklinde katılım olması

durumunda hangi oranda pilot ya da özel ortak tarafından karşılanması gerektiğini İdare

belirler. Yeterlik kriterleri; ekonomik ve mali ile mesleki ve teknik yeterlik kriterleri şeklinde

olmak üzere, birlikte ya da ayrı ayrı olmak üzere İdare tarafından işin niteliği göz önünde

bulundurularak belirlenebilir. İdarece istenen yeterlik kriterlerinin tevsik edilmesi ve

değerlendirilmesinde 4734 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat hükümleri uygulanır.

(1) Alım komisyonu kurularak yapılan alımlarda alım komisyonu, alınan

tekliflerin idari ve teknik şartnameye uygunluğunu ve istekli firmaların ve sundukları belgelerin

yeterliliğini değerlendirir.

(2) Alım komisyonu, gerek görmesi hâlinde tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve

değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak

tekliflerini açıklamalarını isteyebilir.

(3) Alım komisyonu tarafından yapılan değerlendirme neticesinde en uygun birinci ve

gerekli görülmesi halinde en uygun ikinci teklif tespit edilir ve harcama yetkilisinin onayına

sunulur. Kararlarda isteklilerin adlatı veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, son teklif

verme tarihi ve alımın hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle bırakıldığı belirtilir.

(4) Harcama yetkilisi, alım komisyonu karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde

alım komisyonu kararını onaylar veya gerekçesini belirtmek suretiyle alımı iptal eder.

(9) İdare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek alım işlemlerini iptal etmekte

serbesttir. Alımın iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce idareden herhangi bir hak talebinde

bulunulamaz.

(1) Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak alımlarda, sözleşme

yapılmasının öngörülmesi hâlinde en uygun teklif sahibi istekliye, ön mali kontrol yapılması

gereken durumlarda bu kontrolün tamamlandığı tarihi izleyen günden itibaren üç gün içinde,

tebliğ tarihini izleyen on gün içinde, talep edilmiş ise kesin teminatı vermek suretiyle,

sözleşmeyi imzalaması hususu bildirilir.

(2) Sözleşmenin imzalanacağı tarihte, yurt içinden yapılacak hizmet alımlarında alım

üzerinde kalan isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığının teyit edilmesi

zorunludur. İsteklinin yasaklı olması durumunda bu istekli ile sözleşme imzalanmaz.

(3) Sözleşmeden önce kesin teminat alınmayan mal ve hizmet alımlarında sözleşmeye

davet, kesin teminat istenilmeksizin birinci fıkra hükümlerine göre yapılır.

(4) Alım dokümanında aksi belirtilmedikçe sözleşmelerin notere tescili ve

onaylattırılması zorunlu değildir.

(1) Alım konusu işin özelliği nedeniyle ihtiyaç görülmesi hâlinde, alım

dokümanında gerekli düzenlemelerin yapılması kaydıyla alt yüklenici çalıştırılmasına izin

verilebilir.

(2) Alt yüklenicilerin yaptıkları işlerle ilgili sorumluluğu yüklenicinin sorumluluğunu

ortadan kaldırmaz.

(1) Bu Usul ve Esaslar kapsamında alımı yapılacak her iş için bir işlem

dosyası düzenlenir, Bu dosyada, harcama yetkilisince onaylanan alım onay belgesi ve varsa eki

yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, şartname ve sözleşme tasarısı ile istekliler tarafından

sunulan teklifler ve diğer belgeler, varsa alım komisyonu kararları ile alınan teminatlar gibi

alım süreci ile ilgili bütün belgeler bulunur.

(2) Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak alımlarda; isteklilere talimatları içeren

idari şartname, yapılacak işin teknik detaylarını tarif eden teknik şartname ve sözleşme tasarısı

veya teklif isteme yazısı gibi alıma ilişkin doküman hazırlanabilir. Yapılacak işin büyüklüğü,

organizasyon ve toplantının yapılacağı tarih dikkate alınarak, bu maddede belirtilen

dokümanlardan birini, birkaçını veya hepsini düzenlemek İdarenin takdirindedir.

(1) Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılan alımlarda geçici teminat

alınması İdarenin takdirindedir. Geçici teminat alınmasına karar verilen hâllerde, alıma ilişkin

dokümanda belirtilmek kaydıyla, teklif edilen ilk bedelin 03'ünden az olmamak üzere, istekli

tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınabilir.

(1) Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılan alımlarda kesin teminat

alınması İdarenin takdirindedir.

(2) Alım onay belgesinde belirtilmesi kaydıyla, taahhüdün sözleşme hükümlerine

uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak amacıyla, sözleşmenin yapılmasından önce alım

bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle 906 oranında kesin teminat alınabilir.

(1) Aşağıda sayılan kıymetler teminat olarak kabul edilebilir ve birbirleri

ile değiştirilebilirler:

a) Tedavüldeki Türk Parası, yabancı para cinsinden teklif verilmesine izin verilen

alımlarda teklif edilen yabancı para.

b) Bankalar tarafından verilen teminat mektupları.

c) Hazine ve Maliye Bakanlığınca ihraç edilen devlet iç borçlanma senetleri ve bu

senetler yerine düzenlenen belgeler.

ç) Türkiye” de yerleşik sigorta şirketleri tarafından kefalet sigortası kapsamında

düzenlenen kefalet senetleri.

(2) Teminat mektupları İdare tarafından teslim alınır. Teminat tutarının nakit para olarak

verilmesi durumunda, bu paranın Bakanlığın Merkez Saymanlık Müdürlüğünün Merkez

Bankası Ankara Şubesi veya Ajansın Ziraat Bankası Ulus/Ankara şubesi nezdindeki banka

hesaplarına yatırılması zorunludur.

(3) Teminat mektupları süreli veya süresiz olarak verilebilir. Süreli olarak verilen

teminat mektuplarının süresi, İdare tarafından belirlenir. Teklif geçerlilik süresinin veya işin

süresinin uzatılması hâlinde teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır.

(4) Bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak alımlarda bankalarca verilecek teminat

mektuplarının kapsamı ve şekli konusunda, 4734 sayılı Kanunun 35 inci maddesine göre Kamu

İhale Kurumunun tespit ettiği hususlar geçerlidir.

(5) İdareye verilecek teminat mektuplarının, ilgili mevzuat uyarınca Türkiye'de

bankacılık faaliyetinde bulunmalarına izin verilen yerli ve yabancı bankalarca düzenlenmesi

şarttır.

(1) Geçici teminatın iadesi:

a) Alım üzerine bırakılan istekli ile en uygun ikinci teklif sahibi istekliye ait teminatlar

dışında kalan diğer isteklilere ait teminatlar hemen iade edilir.

b) Alım üzerine bırakılan istekli ile anlaşılması hâlinde ikinci uygun fiyatı teklif eden

isteklinin geçici teminatı iade edilir,

(2) Kesin teminatın iadesi: Yüklenicinin herhangi bir borcunun veya yükümlülüğünün

kalmadığının tespitini müteakip, ödeme işlemlerinin tamamlanmasından sonra iade edilir.

(1) Uluslararası organizasyonlar ve toplantıların niteliği gereği ihtiyaç

duyulması ve ekonomik olması hâlinde imzalanmış ise mevcut sözleşme koşulları aynen geçerli

olmak üzere alım bedelinin en çok 9050” sine kadar artış veya eksiliş yapılabilir. Artırılan iş için

ek süre verilebilir.

(2) Birinci fıkrada belirtilen artış işlemi için işin dayandığı alım kararını onaylayan

harcama yetkilisinden artışa ilişkin tekrar onay alınması gereklidir. İş eksilişlerinde onay

zorunluluğu aranmaz.

(3) İşin özelliği ve ivediliği dikkate alınarak iş artışlarında ek kesin teminat:

alınmayabilir.

(4) Alım konusu işin sözleşme bedelinin 9050 sinden daha düşük bedelle

tamamlanacağının anlaşılması hâlinde yükleniciye, yapmış olduğu gerçek giderler ve yüklenici

kârına karşılık olarak, sözleşme bedelinin 9050'si ile sözleşme fiyatlarıyla yaptığı işin tutarı

arasındaki bedel farkının 905'i ödenir,

(1) Sözleşme imzalanan hizmet alımlarında, alıma konu işin yürütülmesi

süresince inceleme yapmak ve işin kabule uygun bulunması hâlinde, Hizmet İşleri Kabul Teklif

- Belgesi düzenlemek üzere en az bir kişiden oluşan kontrol teşkilatı kurulabilir.

(2) İşin denetiminde bulunan kontrol teşkilatı üyeleri, muayene ve kabul

komisyonlarında görev alamaz.

(1) Teslim edilen mal veya hizmetin muayene, geçici ve kesin kabul

işlemleri; idarelerce kurulacak, toplamı tek sayı olmak üzere en az üç kişilik muayene ve kabul

komisyonları tarafından yapılır.

(2) Mal veya hizmet, yüklenici tarafından İdareye teslim edilmedikçe muayene, geçici

ve kesin kabul işlemleri yapılmaz. Ancak sözleşmesinde hüküm bulunması hâlinde; imalat veya

üretim süreci gerektiren işler, muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu

kaldırmaması şartıyla, alım dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere göre yapılıp

yapılmadığı hususunda, ilgili İdare tarafından belirli aşamalarda ve aralıklarla denetlenebilir.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

(1) Bu Usul ve Esaslar kapsamında gerçekleştirilecek alımlarda ortaya

çıkabilecek her türlü yasak fiil ve davranışlar ile isteklilerin ve görevlilerin ceza sorumluluğuna

ilişkin hususlarda 4734 sayılı Kanun ile 5/1/2002 tarihli ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri

Kanununda belirtilen hükümler uygulanır.

(1) Bu Usul ve Esaslar kapsamında hazırlanan düzenleyici işlemlerde veya

alım dokümanında belirlenmeyen konularda, bu Usul ve Esaslara aykırı olmamak kaydıyla ve

mahiyetine uygun düştüğü ölçüde, 4734 sayılı Kanun ve 4735 sayılı Kanun ile ilgili mevzuat

hükümleri uygulanabilir.

(1) Bu Usul ve Esaslar yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

(1) Bu Usul ve Esasları Cumhurbaşkanı yürütür.