(1) Sığır cinsi ile koyun ve keçi türü hayvanların veteriner biyolojik ürün uygulamalarına ilişkin kayıtlar için, il/ilçe müdürlüklerinde görevli veteriner hekimler ile veteriner sağlık teknikerleri/teknisyenleri ve/veya protokol ile aşı uygulamasının devir yapıldığı yetkilendirilmiş personel tarafından sadece Hayvan Bilgi Sistemi (HBS) çatısı altında yer alan Veteriner Bilgi Sistemi (VETBİS), diğer tür hayvanlarda uygulanacak biyolojik ürün kayıtları için ise Aşı Takip Sistemi (ATS) kullanılır.
(2) Hayvan hastalıkları ile mücadele ve hayvan hareketleri kontrolüne ilişkin hususları düzenleyen Genelge kapsamında programlı olarak nitelenen aşı gruplarında protokol ile devir yapılmadan özel talep doğrultusunda serbest veteriner hekimler tarafından yapılan aşı kayıtları ATS üzerinden yapılır.
(3) İl/ilçe müdürlüğü tarafından Genelgede yer alan hususlar kapsamında aşılama çalışmaları için devir ile yetki verilen serbest veteriner hekimler VETBİS kullanıcı ekranında yetkilendirilmiş personel olarak tanımlanır. Tanımlanmayan serbest veteriner hekimlerin yaptığı aşı kayıtları icmallere yansıtılmaz. Devri yapılan aşılara ilişkin çalışmalar başlamadan rol verme işlemleri ve stok transferleri gibi sistem gereklilikleri il/ilçe müdürlüğü tarafından tamamlanır.
(4) Yetkilendirilmiş personel tanımlama işleminden sonra VETBİS’te yer alan bölüme uygun olarak devri yapılan aşıların grupları ve isimleri, köy/mahalle, hayvan türü ile yetki verilen tarih aralığı il/ilçe müdürlüğü tarafından veri tabanına tanımlanır ve bu ölçütler kapsamında yapılan kayıtlar icmallere aktarılır.
(5) TÜRKVET’te bulunan Hayvanların Tanımlanması, Kayıt Güncelleme ve Veteriner Biyolojik Ürün Uygulama Belgesi (QR kodlu belge) uygulayıcılar tarafından çıktı olarak alınarak aşılama ya da tanımlama çalışması esnasında hazır olarak bulundurulur. Hayvanların kayıtlı olmaması sebebiyle QR kodlu belgenin oluşturulamadığı durumlarda sahada gerekli işlemler yapılarak tutanağa bağlanır ve kayıtlar tamamlandıktan sonra ilgili belgenin çıktısı alınarak doldurulur.
(6) Yeni doğan hayvanların tanımlama işlemleri yapılır ve QR kodlu belgede yer alan ilgili kısımlar doldurularak saha çalışmalarından sonra yeni doğan hayvanların hayvan kayıt sistemlerine kayıt işlemleri gerçekleştirilir.
(7) QR kodlu belgede hayvan kayıt sistemi kayıtlarında yer almayan hayvanlar ile karşılaşılması halinde belge üzerinde ilgili kısma hayvana ilişkin bilgiler doldurulur ve bu tip hayvan için tutanak düzenlenerek ilgili mevzuatı kapsamında idari işlemler yürütülür.
(8) Uygulama çalışmaları tamamlandıktan sonra QR kodlu belgede ilgili bölümler uygulayıcılar tarafından doldurulur ve hayvan sahibi tarafından imzalanır.
(9) VETBİS’te büyükbaş ve küçükbaş hayvanlar için aşılama kayıtları her bir işletme özelinde ayrı ayrı sisteme girilir. Mahsuplaşma kapsamında döner sermaye hesaplarına aktarılacak ödemelerde, hayvan sahiplerinden yapılacak kesintilerde ve uygulayıcılara yapılacak ödemelerde hatalı ve eksik kaydı önlemek amacı ile aşı kayıtlarının VETBİS’e girilmesinden önce, TÜRKVET’te hayvan bilgilerinin güncellemesi ve yeni doğan hayvanlara uygulanan küpe takma işlemlerinin kayıtları tamamlanmak zorundadır. Tanımlama ya da biyolojik ürün uygulaması ile ilgili kayıtlar tamamlanırken, QR kodlu belgede işaretlenen mahsuplaşma onayının durumu; doğum sayfası, düşen küpe takma sayfası, ithalat hayvan kayıt sayfası (TR ile başlayan küpe kayıtları) ve aşı ekle sayfalarında işaretlenir. Aşı ekle sayfasında, ari işletme ve ithal hayvanların millileştirilmesi için yapılacak testler hariç olmak üzere, aşılama amacı “hastalık” olarak seçilerek girilen tüberkülin uygulamaları icmallere yansıtılmaz.
(10) Göçer yetiştiricilerin hayvanlarına yapılacak veteriner biyolojik ürün ve tanımlama uygulamaları için tarımsal desteklemeler üzerinden mahsuplaşma yapılmaz. Dokuzuncu fıkraya istisna olarak göçer hayvan sevk kontrol noktalarında veteriner biyolojik ürün ve tanımlama uygulamalarının TÜRKVET ve VETBİS’te yer alan ekranlarda mahsuplaşma onayının durumu “hayır” olarak seçilir. QR kodlu belgede mahsuplaşma onayı için ayrılan bölümde “kabul etmiyorum” ibaresi seçilir ve bu uygulamalar sonucu hesaplanan ve döner sermaye işletmelerine ödenmesi gereken bedeller için hayvan sahipleri uygulayıcılar tarafından bilgilendirilir.
(11) QR kodlu belge için köy bazlı liste alındığında, yalnızca tipi hayvan işletmesi olan işletmelere ait hayvanlar listelenir. Diğer tiplerdeki işletmeler için yapılacak düzenlenme ile işletme numarası girilerek belge oluşturulur. Göçer yetiştiricilere ait hayvanlarda oluşturulacak belge için göçer hayvan sevk kontrol noktası işletmesi ve sahip işletme bölümlerinin doldurulması gereklidir.
(12) Sistem kaydı yapılan veteriner biyolojik ürün ve tanımlama araçlarına dair bilgiler ile mahsuplaşma onayı verilmesi halinde tarımsal desteklemelerden kesinti yapılacak tutar, mahsuplaşma onayı olmaması halinde ise ödeme yapılması gereken tutar veri tabanlarından yetiştiricilerin tanımlı mobil iletişim numaralarına kısa mesaj yolu ile otomatik olarak bildirilir.
(13) QR kodlu belgede yer alan belge numarası bölümüne sisteme yapılan biyolojik ürün kayıtlarından sonra otomatik olarak oluşturulan kod yazılır.