Sayıştaya Verilen Her Çeşit Gider ve Gelir Evrakı ile Her Çeşit Belgelerin Saklanma Süreleri ve Yokedilme Usulleri Hakkında Tüzük

Hesapla ilgili olarak Sayıştay'a verilen her çeşit gider ve gelir evrakı ile her çeşit belgelerin saklanma süreleri ve yokedilme usulleri bu Tüzük'te gösterilmiştir.

Sayıştay'a verilen her çeşit gider ve gelir evrakı ile her çeşit belgeler, ekli cetvelde yazılı sürelerle Sayıştay'da saklanır.

Ancak, 832 sayılı Sayıştay Kanununun 38 inci maddesinin son fıkrası gereğince istisnai bir denetim usulüne tabi tutulan mal hesaplarının evrakı müsbitesinden Sayıştayca henüz getirtilmeyenlerle, yapılan inceleme sonunda ilişiksiz görülenler hesap devrelerinin bitiminden itibaren 8 yıldan az olmamak kaydiyle Milli Savunma Bakanlığı ve Jandarma Genel Komutanlığı arşivlerinde saklanır. Sözkonusu belgelerden daha fazla bir süre saklanması gerekenler, Sayıştay Genel Kurulunca verilecek kararda belirtilen sürece saklanır.

(Değişik birinci fıkra : 21.2.1983 - 83/6094 K.) Hesapla ilgili olarak Sayıştay'a verilen gider ve gelir evrakı ve belgeleri ile bunlarla ilgili karar, tutanak ve haberleşme evrakından saklanma sürelerini doldurmuş olanlar yokedilir. Yokedilme kıyılarak ya da kıyılmadan Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları İşletmesine (SEKA'ya) gönderilmek suretiyle yapılır. Evrak ve belgeler Tüzüğe ekli saklama sürelerini gösterir cetvelde öngörülen hallerde Devlet Arşivine ya da ilgili idareye gönderilir. Bu durumda Sayıştay'ın saklama yükümlülüğü sona eder.

Ancak, gizli nitelikteki evrak ve belgeler yakılmak veya kıyılmak, ya da ıslatılmak suretiyle yokedilir.

Yokedilme işlemleri Sayıştayca teşkil olunacak bir komisyonca yürütülür. Bu komisyonun kuruluş ve görevleri ile SEKA'ya gönderilecek evrakın hazırlanış şekli Sayıştayca düzenlenecek bir iç yönetmelikte belirtilir.

Milli Savunma Bakanlığı ve Jandarma Genel Komutanlığınca saklanması gereken mal hesapları evrakı müsbitesi; 832 sayılı Sayıştay Kanununun 38 inci maddesi gereğince düzenlenecek yönetmelikte kuruluş şekli ve görevleri gösterilen yoketme komisyonları tarafından, yukarıdaki fıkralarda belirtilen esaslara göre yokedilir.

19 Eylül 1934 tarihli ve 2/1282 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulmuş olan (Resmi Evrak ve Defterlerden Lüzumsuz Olanların Yokedilme Tarzı Hakkındaki Nizamname) yürürlükten kaldırılmıştır.

(Ek: 21.2.1983 - 83/6094 K.) Bu Tüzüğün yürürlüğe girdiği tarihte, 16/11/1970 günlü ve 7/1584 sayılı Bakanlar Kurulu kararıyla yürürlüğe konulan Tüzüğe ekli cetvelde gösterilen evraktan, bu cetvelin 4 üncü bendiyle 6 ncı bendinin a ve c fıkralarında yazılı olanlar, kesin hesap kanunu çıkmış olmak koşuluyla eski hükümlere göre 5 yıllık saklama süresine tabi olup anılan süreyi doldurmuş bulunanlar, kesin hesap kanununun çıkmış olması koşulu aranmaksızın yokedilir.

21 Şubat 1967 tarihli ve 832 sayılı Sayıştay Kanununun 102 nci maddesine dayanılarak hazırlanan ve Danıştayca incelenmiş olan bu Tüzük hükümleri Resmi Gazete ile yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Bu Tüzük hükümlerini Bakanlar Kurulu yürütür.

Saklama Sürelerini Gösterir Cetvel

1 – Sözleşmeler ve onlarla ilgili defterler:

Evrakın cinsi Saklama süreleri

a) Devletçe yapılan ikraz ve istikrazlara ait sözleşmeler.

b) İstikraz niteliğindeki avanslara ait sözleşmeler sözleşmelerinde yazılı sürelerin bitiminden itibaren beş yıl.

c) İkraz ve istikrazlara ait bordro, kayıt örnekleri ve defterler.

d) Tescile tabi sözleşmeler

e) Sözleşme tescil defteri İlgili bütçe yılının bitiminden sonra yirmibeş yıl.

Saklama süreleri

2 – Zat maaşlarına ait belge ve defterler:

a) Zat maaşları tahsis evrakı.

b) Zat maaşları tescil defteri. Süresiz.

Evrakın cinsi

3- Bütçe içi ve dışı işlemlere ait evrak:^[1]

a) Nakit ve mahsup verile emirleriyle ekleri.

b) Gelir tahakkuk ve tahsil evrakı, gider tahakkuk ve ödeme belgeleri.

c) Yevmiye defterleri, aylık mizanla ilgili cetveller.

d) Adi ve bütçe emanetlerine ait tahsilat ve reddiyat evrakı, her türlü avans evrakı ile sair bütçe dışı işlemlere ait belgeler.

4 - İdare hesabı ile ilgili evrak:

a) İdare hesabını teşkil eden cetveller.

b) Denetçi raporları.

c) Üye düşünceleri.

d) Savcı düşünceleri.

e) Daire kararları.

f) Ödeme emri ve vize bordoları, red takrirleri, fişler ve idare hesapları dosyalarındaki bütünbelgeler.

5 - İlam ve tutanaklar:

a) Daire ve Temyiz Kurulu ilamları.

b) Daire tutanakları.

c) Daireler kurulu tutanakları.

d) Temyiz Kurulu tutanakları.

e) Genel Kurul tutanakları.

6 - Kesin hesaba ilişkin belgeler ile Elektronik Bilgi İşlem Merkezi kayıt ve belgeleri:

a) Kesin hesaplar

b) Gelir ve gider belgelerine ve bütçe ile verilen ödeneklere ilişkin Eloktronik Bilgi İşlem Merkezi bant ve diskleri

Saklama süreleri

Hesabın ilgili bulunduğu bütçe yılının bitiminden başlayarak, on yıl

Ancak;

I - Sayıştay'da yargılaması devam edenlerle ilgili evrak, on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile, ilam kesinleşmedikçe,

II - 832 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca ilgili mercilere gönderilen ya da yargılama, tahkik, teftiş vb. nedenlerle yargı organları ya da diğer mercilerce istenilen evrak, iadelerinde, on yıllık saklama sürelerini tamamlamış olsalar bile, Sayıştay'ca gereği yapılmadıkça yokedilemez.