Denizcilik Eğitimi Denetleme ve Kalite Standartları Esasları Hakkında Yönetmelik

Kalite politikası, kurum/kuruluşun yaptığı faaliyetlere ilişkin sözleşmeye uygun olarak tanımlanan amaçlar ile bu amaçlara ulaşma esaslarını belirler. Kalite politikası kurum/kuruluşun en yetkili yöneticisi tarafından imzalanır ve kurum/kuruluşun ilgili bütün birimlerine ulaştırılarak uygulanması sağlanır.

Kalite yönetim sisteminin tüm birimleri, kalite koordinatörü/koordinatörleri ile birlikte bir organizasyona dahildir ve organizasyon şemasında gösterilir. Organizasyon içerisinde kalite yönetim sisteminde görev alan kişilerin görev yetki ve sorumlulukları tanımlanarak aralarındaki ilişkiler detaylı olarak belirlenir. Kalite koordinatörü/koordinatörleri, kurum/kuruluşun en yetkili yöneticisine doğrudan bağlı olarak çalışır. Kurum/kuruluşlar kalite koordinatörü/koordinatörlerinin adları ile irtibat bilgilerini Kurula bildirir.

Kurum/kuruluşlar faaliyet alanları ile ilgili yaptıkları tüm işlemleri prosedür haline getirirler. Prosedür hazırlanırken faaliyetlerle ilgili olan uluslararası ve ulusal tüm zorunlu kurallara uyulur. Ayrıca, tavsiye niteliğindeki hükümler de dikkate alınır. Kalite politikasında belirlenen amaçlara ulaşmak için uygulanacak esaslar detaylı olarak belirtilir. Prosedür, verilen hizmetlerin yapılış şekli ile birlikte ilgili faaliyetlerin dokümantasyonu, kontrolü, iç denetleme, uygunsuzlukları düzeltici ve önleyici faaliyetleri ile birlikte, yönetimin gözden geçirilmesi esaslarını da açıklar. Kalite yönetim sisteminde yapılan ilaveler, değişiklikler ve düzeltmeler kalite koordinatörü/koordinatörlerinin onayından sonra yürürlüğe girer. Yürürlükten kaldırılan dokümanlardan bir set üzerine "Geçersizdir" yazılarak arşiv amacıyla saklanır ve diğerleri imha edilir.

Kalite yönetim sisteminin amaçlarına ulaşmak için her kurum/kuruluş, kendi faaliyetleri ile ilgili alt yapı, malzeme ve ekipman, donanım ve insan kaynaklarının teminini ve devamlılığını sağlayarak, konu ile ilgili kayıt ve prosedür oluşturur.

Kurul, bir başkan ve altı üyeden oluşur. Denizcilik Eğitimi Denetleme Kurulu başkan ve üyeleri; Milli Eğitim Bakanlığı, İdare ve deniz ticaret odaları ile denizcilik eğitimi veren kamu ve özel öğretim kurumlarının hukuk veya denizcilik alanlarında tecrübeli, en az lisans düzeyinde eğitim almış mensuplarından Denizcilik Müsteşarı tarafından önerilen adaylar arasından Denizcilik Müsteşarlığının bağlı olduğu Bakan tarafından seçilir. Oluşturulan Kurulda Deniz Ticaret Odası temsilcisi olarak bir üye, Milli Eğitim Bakanlığı temsilcisi olarak bir üye, denizcilik eğitimi veren kurum/kuruluş temsilcisi olarak iki üye, İdareyi temsilen üç üye bulunur. Kurum/kuruluşlar Kurulda görev alacak kişiler için bir aday önerir. Kurul başkan ve üyelerine Ek-1 de yer alan kimlik belgesi düzenlenir.

Kurul başkan ve üyelerinin görev süresi iki yıldır. Süresinden önce boşalan üyelik için, kalan süreyi tamamlamak üzere aynı kurumdan aynı usulle yeni üye seçilir. Görev süresi sona eren başkan ve üyeler yeniden seçilebilir.

Eğitim ve öğretim programları ile staj süreleri, İdarenin belirlediği asgari programlar ve staj sürelerini karşılamak ve belgelendirmek kaydıyla;

a) Üniversitelere bağlı fakülte ve yüksekokullar ile Milli Eğitim Bakanlığına bağlı orta öğretim okulları ve yaygın eğitim kurumları ile Deniz Kuvvetleri Komutanlığına bağlı öğretim kurumlarında kendi mevzuatlarına,

b) 8/6/1965 tarihli ve 625 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu kapsamında bulunan özel öğretim kurumları tarafından her seviyedeki yeterlik belgesine yönelik verilen eğitimler, İdarenin uygun görüşü alınarak Milli Eğitim Bakanlığınca onaylanan öğretim programlarına,

göre gerçekleştirilir.

Ulusal hedef ve standartların Sözleşmeye uygunluğunun sağlanması amacıyla eğitim kurum/kuruluşlarında, eğitim ve öğretim gören öğrenciler ile mezunların gemiadamı cüzdanı ve/veya yeterlik belgesi alabilmeleri, eğitim kurum/kuruluşlarının Kurul tarafından bu Yönetmelik çerçevesinde denetlenmesi ve uygun rapor verilmesi halinde gerçekleşir.

Üniversitelere bağlı fakülte ve yüksekokullar ile Milli Eğitim Bakanlığına bağlı orta öğretim okulları ve Deniz Kuvvetleri Komutanlığına bağlı öğretim kurumlarının tabi oldukları mevzuata göre denetimi ile özel öğretim kurumlarının, Milli Eğitim Bakanlığı ve İdarece ilgili oldukları mevzuat hükümlerine göre denetimine ilişkin hükümler saklıdır.

Başkan, Kurulun yönetiminden sorumludur. Kurul tarafından seçilen Başkan Yardımcısı Başkanın olmadığı durumlarda Kurulun yönetimini Başkan adına yürütür. Üyeler, Kurul toplantılarına bizzat katılmak zorundadır. Yerlerine temsilci katılamaz. Bir takvim yılı içerisinde mazeretsiz üç kez Kurul toplantısına katılmayan başkan ve üyenin durumu İdareye bildirilir. Bu durumda olanların üyeliğine İdarenin teklifi üzerine Bakan tarafından son verilir. Kurul toplantıları Başkan veya Başkan Yardımcısının başkanlığında gerçekleştirilir. Kararlar Kurul üye sayısının salt çoğunluğu ile alınır.

Kurul başkanı;

a) Kurul görevlerinin yerine getirilmesini sağlar ve İdare ile ilişkileri koordine eder,

b) Kurul çalışmalarını planlar ve Kurul oturumlarına başkanlık eder,

c) Toplantı gündeminin oluşturulması ve uygulanmasını sağlar,

d) Kurulun tüm yazışmalarını Kurul adına yapar.

Başkan yardımcısı, başkanın yokluğunda yukarıdaki görevleri başkan adına yürütür.

Denetçiler, en az dört yıllık fakülte/yüksekokul mezunu olmak kaydıyla;

a) Denizcilik eğitimi veren eğitim kurum/kuruluşlarında eğitici/yönetici olmak,

b) Uzakyol kaptanı/uzakyol başmühendisi olmak,

c) Denizcilik eğitimi ile kalite yönetimi ve denetlenmesi eğitimi almış olmak,

d) İdarede Gemi Sörvey Kurulu/Gemi Denetim/Denizcilik uzmanı olmak,

e) İdarenin gemiadamları servisinde en az 3 yıl görev yapmak

şartlarından en az birini sağlayanlar arasından İdare tarafından seçilir.

Seçilen denetçi adayları Denizcilik Eğitim, Öğretim, Sınav ve Belgelendirme Faaliyetleri için Kalite Standartları Denetçi Eğitimini alarak Ek-2 de yer alan Etik Kurallar Beyannamesini imzaladıktan sonra denetçi unvanını alırlar. Denetçilere Ek-1 de yer alan kimlik belgesi düzenlenir.

Denetçilerin görev süresi üç yıldır. Görev süresi sona eren denetçiler İdare tarafından tekrar seçilebilir. Denetçiler, gerekli denetlemeleri yapar ve denetleme sonuç raporlarını Kurula bildirirler. Geçerli mazereti belgelendirilmediği halde görevini ifa etmeyen, Kurul tarafından belirlenen kriterler çerçevesinde performans sergileyemeyen veya Etik Kurallar Beyannamesine uygun hareket etmediği tespit edilen denetçilerin bu görevine Kurulun önerisi üzerine İdare tarafından son verilir.

Denetlemeyi gerçekleştirecek grubun seçiminde, denetlenecek kurum/kuruluş veya bunlara bağlı birimlerin özellikleri ve faaliyet alanı dikkate alınır.

Denetleme Ekibi, denetlenen kurum/kuruluşta görev yapmayan denetçilerden oluşur. Ekip içerisindeki denetçilerden biri, denetlemenin yönetimi maksadıyla Kurul tarafından baş denetçi olarak görevlendirilir.

Denetleme ekibini temsil eden ve yöneten baş denetçi;

a) Detaylı denetleme planı hazırlanması ve denetlemenin gerçekleşmesini,

b) Kontrol listelerinin kurum/kuruluşun yaptığı faaliyete uygun olarak düzenlenmesini,

c) Denetleme raporlarının hazırlanması, onaylanması ve Kurula gönderilmesini

sağlar.

İdare tarafından, denetçi adayı olarak önerilenler, katılacakları denetleme görevlerinde standart prosedürleri uygulayabilmeleri açısından bu Yönetmeliğin 13 üncü maddesinde belirtilen eğitime tabi tutulurlar. Bu eğitimin amacı; denetçilerin ve karar verme konumunda olan kişilerin, Kurul politikalarını, çalışma esaslarını ve değerlendirme ölçütlerini öğrenmelerini sağlamaktır.

Kurul, denetçi eğitimini kendisi planlayıp gerçekleştirebileceği gibi, bu eğitimin verilebileceği kuruluşlarda da gerçekleştirebilir.

Denizcilik eğitimi denetlemeleri, kurum/kuruluşun açılış denetlemesi ve kalite yönetim sisteminin periyodik denetlemesinden oluşur.

Kurum/kuruluşların periyodik denetlemeleri zorunlu haller dışında iki yılda bir yapılır. Denetleme tarihleri Kurul tarafından kurum/kuruluşa bildirilir. Denetleme için kurum/kuruluş bu Yönetmelikte yer alan hazırlıkları yapar ve denetimin niteliğine göre Kurul tarafından belirlenen ve İdare tarafından ilan edilen denetim ücretini muhasebe birimi hesabına yatırır. Bu ücret yatırılmadan denetleme işlemine başlanmaz.

Kurul tarafından;

a) Belgelendirilmeye yönelik eğitim kurum/kuruluşlarında, eğitim sonunda alınacak yeterlik belgesi seviyesine ve eğitimin süresine göre,

b) Sertifikalandırılmaya yönelik eğitim kurum/kuruluşlarında verilecek eğitimin niteliği, çeşit sayısı, süresi ve eğitim verilecek gemiadamının yeterlik seviyesine göre,

c) Açılış denetlemesi veya Kalite Yönetim Sistemi denetlemesi durumuna göre,

d) Denetlenecek kurum/kuruluşun işlevi ve teşkilatının büyüklüğüne göre,

e) Denetim sonuçlanıncaya kadar denetimin tekrar durumuna göre

denetim ücreti yıllık olarak belirlenir ve İdarenin onayı ile ilan edilir. Yıllık denetim ücretlerinin artışı bir önceki yılın gerçekleşen enflasyon oranı ölçüsünde yapılır.

Denetlemenin ne şekilde gerçekleşeceği aşağıda belirtilmiştir;

a) Daha önce İdareden yetki almamış kurum/kuruluşların açılış denetlemesi için Kurula başvurusu neticesinde Kurul tarafından görevlendirilen denetçiler talepte bulunan kurum/kuruluşu bu Yönetmelik çerçevesinde denetler.

b) Eğitim, belgelendirme ve sınav sistemi içinde yetkilendirilmiş kurum/kuruluşlar zorunlu haller dışında ilk denetlenmeleri tarihinden itibaren iki yıl sonra olmak üzere periyodik olarak denetlenir.

Eğitim kurum/kuruluşlarının kalite yönetim sistemi;

a) Kalite yönetim sisteminin bu Yönetmeliğe uygunluğu,

b) Eğitim araç ve gereçlerin mevcudiyeti ve işlevselliği,

c) Eğitici yeterliği ve sayısı,

d) Kalite yönetim sisteminin uygulanırlığı,

e) Kalite yönetim sisteminin ve buna bağlı verilen hizmetlerin etkinliği,

f) Kalite yönetim sisteminin ulusal ve uluslararası mevzuata uygunluğu

bakımından Kurul tarafından denetlenir. Gemiadamları sınavları ile belgelendirme işlemlerini yapan kurumların denetimleri bu maddenin (a), (d), (e) ve (f) bentlerine göre gerçekleştirilir.

Özel veya kamu eğitim kurum/kuruluşların yetki alması veya yetkisini devam ettirmesi bu denetlemelerin gerçekleşmesine ve olumlu sonuç alınmasına bağlıdır.

Yetkili eğitim kurum/kuruluşu, Kalite Denetim Yeterlik Belgesinin geçerlilik süresi içerisinde yeni düzenleyeceği ilave eğitim program talebinde bulunduğu takdirde, anılan eğitim kurum/kuruluşun yetkili olduğu eğitim programı dahilinde yeniden denetime tabi tutulup tutulmayacağının değerlendirilmesi Kurul tarafından yapılır.

Hem mevcut, hem de yeni açılacak kurum/kuruluşlar denetlenmek üzere;

a) Kalite politikası ve kalite el kitabını hazırlar ve kurum/kuruluşa bağlı ilgili birimlere ulaştırır,

b) Belirlenen kalite yönetim sistemini uygular,

c) İç denetleme ve yönetimin gözden geçirilmesi faaliyetlerini gerçekleştirir,

d) Kalite El Kitabı ve iç denetleme sonucu yapılan düzeltici faaliyetlerini gösterir belgeleri bir yazı ekinde dış denetlemenin gerçekleşmesi için Kurula bildirir.

Kurum/kuruluşun denetlemeye hazır kabul edilmesi, denetlenecek kurum/kuruluşun denetim ücretini yatırması ve kalite el kitabı ile düzeltici faaliyetlerini bu Yönetmelik hükümlerine göre yapmış olması ile mümkündür. Aksi durumda başvuru, Kurul tarafından gerekçesi de belirtilerek kurum/kuruluşa iade edilir. İki müracaatı bu şekilde geri çevrilen kurum/kuruluş ilk yatırdığı denetim ücretinin % 50’si kadar ilave denetim ücreti yatırmak zorundadır. Kurul, başvuruları değerlendirerek denetleme planı hazırlar ve kurum/kuruluşa onbeş gün öncesinden yapılacak denetlemenin tarihini bildirir. Denetlenecek kurum/kuruluşun hizmet alanları dikkate alınarak Kurul tarafından denetlemede kullanılacak kontrol listeleri hazırlanır ve yeterli sayıda denetçi denetlemeyi yapmak üzere görevlendirilir. İş bölümü yapılmasına baş denetçi karar verir. İş bölümü yapılırken gruplarda iki denetçiden daha az denetçi görevlendirilemez.

Denetleme;

a) Denetlemenin amaç ve yöntemlerinin açıklandığı açılış toplantısına, denetçilerle birlikte, denetlenen birimin yöneticileri, kalite koordinatörü/koordinatörleri ve ilgililerin katılımının sağlanması,

b) Sistem dokümanlarının ve uygulamalarının denetlenmesi ve denetleme raporunun hazırlanma aşaması, sistemin denetlenmesi sürecinde tespit edilen uygunsuzlukların kayıt altına alınması,

c) Denetleme ve hazırlanan raporlarla birlikte karar verilen düzeltici ve önleyici faaliyetlerin gözden geçirildiği ve açılış toplantısında bulunanlarla kapanış toplantısı yapılması, ilgili birimlerin yöneticileriyle birlikte düzeltici ve önleyici faaliyetler ve bunların gerçekleştirilme sürelerinin belirlenmesi, denetçiler tarafından hazırlanan raporun denetçiler ve kurum/kuruluş temsilcisi tarafından iki asıl nüsha olarak imzalanması, tanzim edilen raporun bir nüshasının denetlenen kurum/kuruluşa verilmesi

aşamalarıyla gerçekleşir.

Baş denetçi denetim sonucunu gösteren raporun asıl nüshasını Kurula sunar. Kurul, tespit edilen uygunsuzlukların raporda belirtilen sürede veya bir defaya mahsus olmak üzere Kurul tarafından verilen ek sürede giderilmemesi durumunda denetlenen eğitim kurum/kuruluşlarına açılış izni verilmemesi veya faaliyetlerinin durdurulması için İdareye rapor verir. Kurul, periyodik denetleme sonucu uygun bulunan kurum/kuruluş için İdareye rapor vermez. Ancak, İdare gerekli gördüğü hallerde Kuruldan rapor isteyebilir.

Bu maddede belirtilen eksikliklerin giderilmesine yönelik denetçilerin belirlediği süreler;

a) Kalite yönetim sistemine ilişkin eksiklikler 3 aydan,

b) Eğitim araç/gereç mevcudiyeti ve işlevselliği için 6 aydan,

c) Eğiticilerin yeterliği ve sayısının yetersizliğinde 3 aydan

fazla olamaz.

Denetlemeden olumlu geçen kurum/kuruluşlara Kurul tarafından iki ay içerisinde Ek-3 de yer alan Kalite Denetim Yeterlik Belgesi iki yıl geçerli olmak üzere düzenlenir.

Kurul, kurum/kuruluşlarda gerçekleştirdiği denetimleri içeren yıllık rapor hazırlar ve İdareye bildirir. Ayrıca, Sözleşmenin Kod Bölümünün A-I/7 Kısmının 4. Paragrafı gereğince Uluslararası Denizcilik Örgütüne (IMO) verilecek olan Ülke Raporunda yer alacak bilgi, belge ve raporları İdarenin talebi doğrultusunda düzenler.

İdare, Kuruldan aldığı raporlara dayalı olarak;

a) Raporun uygun olması halinde kurum/kuruluşa yetki verir, daha önce yetkili bir kurum/kuruluş ise yetkisini devam ettirir,

b) Gemiadamları sınavları ile belgelendirme işlemlerini yapan kurum/kuruluşlarda tespit edilen uygunsuzluklar, İdare ile ilgili birimin müşterek kararları doğrultusunda giderilir,

c) Uygun rapor verilmeyen eğitim kurum/kuruluşları için; ilk kez müracaat edilmesi halinde yetki vermez, bu eğitim kurumundan mezun olanlara gemiadamı cüzdanı ve/veya yeterlik belgesi düzenlenmez. Daha önce yetki almış ancak, periyodik denetlemede uygun rapor almamış eğitim kurumlarında okuyan öğrenciler ile belgelendirilmemiş mezunlara, aynı eğitimi vermekte olan ve uygun bulunan eğitim kurumlarında tamamlama kurslarını bitirdikten sonra Yönetmelikler kapsamında gemiadamı cüzdanı ve/veya yeterlik belgesi alma hakkını verir. Ancak daha sonra kayıt olan öğrenciler bu haktan yararlandırılamaz.

Denetlemeler süresince,

a) Kurumlar tarafından verilen bilgiler, üyeler ve denetçiler tarafından gizlilik içinde kullanılır ve ilgili kurumun yazılı izni olmadıkça açıklanamaz,

b) Kurul toplantılarında değerlendirme ve tartışma amacıyla dağıtılan dokümanın içeriği gizli bilgi olarak kabul edilir,

c) Kurula incelenmek üzere gelen tüm doküman Kurul Sekreteryası tarafından arşivlenir. Bu doküman hiçbir surette kurumlarına iade edilmez. İmha edilmesi gereken doküman Kurul tarafından tanzim edilen bir tutanak ile belirlenerek imha edilir.

İdare, Kurulun faaliyetlerini yürütebilmesi için harcama yetkilisinin onayına bağlı olmak üzere; gerekli alt yapı, araç-gereç, hizmetin görüleceği yer ve ofis donanımı ile yardımcı personel ve benzeri ihtiyaçları karşılar.

Denetlenecek kurum/kuruluşlarca, denetim için denetimin niteliğine göre Kurul tarafından belirlenecek ücret bütçeye gelir kaydedilir. Kurul tarafından yapılacak harcamalar ile Kurul üyeleri ve denetçilerin ücretleri bu amaçla bütçeye konulan ödenekten karşılanır.

Bu Yönetmelik çerçevesinde denetlenecek kurum/kuruluşlardan alınacak denetim ücretleri Hazineye irat kayıt edileceğinden denetim kapsamında olan kamu kurum/kuruluşlarından denetim ücreti alınmaz.

Başkan ve kurul üyelerine, ayda dörtten fazla olmamak üzere her toplantı günü için (3000) gösterge rakamının memur aylık katsayısı ile çarpımı sonucu bulunacak tutar üzerinden toplantı ücreti ödenir.

İnceleme ve denetleme görevleri için; memuriyet mahalli dışına görevlendirilen Denizcilik Eğitimi Denetleme Kurulu başkan ve üyeleri ile denetçilere 6245 sayılı Harcırah Kanunu hükümlerine göre harcırah verilir.

Kurul tarafından, denetleme yapanların her birine denetleme yaptıkları her gün için belirlenecek denetleme ücreti; uhdesinde kamu görevi bulunmayanlara (1500) gösterge rakamının, uhdesinde kamu görevi olanlardan kadro karşılığı sözleşmeli personel olarak istihdam edilmeyenlere (750) gösterge rakamının, kadro karşılığı sözleşmeli personel olarak istihdam edilenlere ise (500) gösterge rakamının aylık katsayısı ile çarpımı sonucu bulunacak tutarı geçemez.

Basın yayın kuruluşlarına yapılacak kurulun faaliyet alanına ilişkin yazılı ve sözlü açıklamalar, İdarenin yazılı onayı alındıktan sonra Kurul adına Başkan tarafından yapılır.

Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce eğitim için yetkilendirilen ancak denetlenmeyen kurum/kuruluşların, Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren dokuz ay içerisinde denetlenmesi tamamlanır.

Bu Yönetmeliğin yürürlük tarihinden önceki mevzuat gereğince ve bu Yönetmelik kapsamında denetçi unvanını almış denetçiler, kurum/kuruluşları tarafından tekrar önerilmesi halinde bu Yönetmeliğin 13 üncü maddesinde belirtilen diğer şartları sağlamak kaydıyla Denizcilik Eğitim, Öğretim, Sınav ve Belgelendirme Faaliyetleri için Kalite Standartları Denetçi Eğitiminden muaf tutulur.

Bu Yönetmelikten önce yürürlükte bulunan mevzuat çerçevesinde denetlenen kurum/kuruluşlar zorunlu haller dışında ilk denetleme tarihinden itibaren iki yıl sonra olmak üzere periyodik olarak denetlenir.

Önceki mevzuat çerçevesinde denetleme ücretini yatıran ve denetlenmeyen kurum/kuruluşlar denetim ücreti ödemez.

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Bu Yönetmelik hükümlerini Denizcilik Müsteşarlığının bağlı olduğu Bakan yürütür.