Devlet Hava Meydanları İşletmesi Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Alımları Muayene ve Kabul İşlemleri Yönetmeliği

Satın alınan mal veya taahhüt konusu hizmet yüklenici tarafından Kuruluşa teslim edilmedikçe/yerine getirilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz.

Ancak sözleşmesinde hüküm bulunması halinde; imalat veya üretim süreci gerektiren işler, muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaması şartıyla, ihale dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere göre yapılıp yapılmadığı hususunda, ilgili Kuruluş tarafından belirli aşamalarda ve aralıklarla ara denetime tabi tutulabilir.

İhale dokümanında belirtilmesi koşuluyla kısmî kabul yapılabilir.

Kuruluşlar, muayene ve kabul işlemleri ile ara denetimlerde raporların düzenlenmesi sırasında, yüklenici yada vekilinin usulüne uygun olarak bildirim yapıldığı halde hazır bulunmaması veya hazır bulunmalarına rağmen imzadan imtina etmeleri halinde bu durumu tutanak altına alırlar.

Bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasında alınacak danışmanlık hizmetleri, yüklenici ile mali ve/veya hukuki ilişkisi bulunan hizmet sunucularından sağlanamaz.

İhale yetkilisi tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç ve tek sayıda kişi ve yedek üyelerden oluşan muayene ve kabul komisyonları kurulur. Ancak, ilgili Kuruluşta yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun nitelikte uzman personel bulunmaması durumunda, diğer kamu kuruluşlarından uzman personel görevlendirilebilir.

Mal ve hizmet alımlarında muayene ve kabul komisyonlarına ara denetimi gerçekleştiren personel katılamaz.

Yönetmeliğin teknik özellik içermeyen mal ve hizmet alımlarının kabulü, ayrıca rapor düzenlenmesine gerek kalmaksızın düzenlenecek tesellüm tutanakları ile yapılır.

Özellikleri dolayısıyla kısa sürede nitelikleri değişebilen veya günlük teslime konu olan malların muayene ve kabul işlemlerinin etkin bir şekilde yürütülebilmesi için Kuruluş, muayene ve kabul komisyonunu öncelikle bu malı kullanacak birimlerde çalışan görevlilerden kurarlar.

Komisyonun görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir:

a) Yüklenici tarafından Kuruluşa teslim edilen malın veya yapılan işin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceler.

b) Komisyon üyeleri her muayenede hazır bulunmak zorundadır.

c) Kısa sürede bozulabilen maddelerin muayenesine öncelik verir.

d) Komisyon, ihale dokümanında belirlenen şekilde kabul işlemlerinde esas alınacak işlemleri yürütür.

Sözleşmesinde hüküm bulunması halinde, imalat, üretim veya hizmet süreci gerektiren alımlar; geri dönüşü olmayan hataların ortaya çıkmasını önlemek, teslim süresinde gecikmelere yol açmamak ve hataların zamanında giderilmesini sağlamak amacıyla imalat, üretim veya hizmet tamamlandıktan sonra kontrol imkanı olmayan hususlarda malın veya hizmetin ihale dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere uygun olarak üretilip üretilmediğinin tespiti için ilgili ünite tarafından belirli aşamalarda ve aralıklarla denetlenebilir.

Malın/hizmetin niteliğinin üretim aşamasında denetim veya muayene gerektirmesi halinde kuruluşun görevlendirdiği kişi ya da kişiler vasıtası ile üretim/hizmetin yapıldığı yerde incelenebilir. İhale dokümanında yer alması koşulu ile denetim için görevlendirilenler üretici firmalara önceden haber vermeksizin üretim sırasında kontrol yapabilir.

Üretim sırasında tespit edilen olumlu veya olumsuz hususlar rapor halinde düzenlenir ve denetim görevlisi ile ilgili firma temsilcisi tarafından imzalanır. Firma yetkilisinin imzadan imtina etmesi halinde bu husus raporda belirtilir. Bu raporun olumlu veya olumsuz olması, malın/hizmetin kabul veya reddini bağlayıcı nitelikte olmamakla birlikte muayene ve kabul aşamasında yapılacak değerlendirmede dikkate alınır.

İncelemede üretim şekli ve kalitesinin, malların/hizmetin ihale dokümanında yer alan hükümlere aykırı olarak imali/yerine getirilmesi sonucunu doğuracağının tespit edilmesi halinde, bu durum bir raporla tespit edilerek yükleniciye bildirilir. Üretim şeklinin kuruluşun uyarılarına rağmen değiştirilmemesi ve kalitenin arttırılmaması halinde kuruluş, malın teslim aşamasında test ve muayeneye dahi tabi tutmaksızın reddetme hakkına sahiptir.

Ancak son muayenede kontrol imkanı bulunan hususlar için imalat sürecinde denetim yapılmayabilir.

Bu şekilde yapılan denetimler muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaz. Yapılacak ara denetimler sonucu oluşturulan raporlar muayene ve kabul aşamasında değerlendirilmek üzere kuruluşa sunulur.

Denetimin kuruluş personeli tarafından yapılması esastır. Ancak işin özelliğinin gerektirdiği durumlarda kuruluşlar bu konuda hizmet satın alabilir.

Muayeneye tabi tutulacak mal veya numune, kuruluşların mevcut malları ile karışmaması amacıyla ve malın niteliği ve evsafı değişmeyecek şekilde, muayene sonucu alınıncaya kadar ayrı bir depoda geçici olarak saklanır.

Bunun mümkün olmaması halinde, muayene, kuruluşun deposu içinde ayrılacak bir yerde yapılır ve sözleşme konusu malın veya numunenin değiştirilmesini ve eksilmesini önleyici her türlü tedbir kuruluşça alınır.

Yurt dışından tedarik edilecek malzemenin muayene ve kabul işlemleri malın teslim şekline bağlı olarak yurt içinde ve/veya yurt dışında olmak üzere iki şekilde yapılabilir.

Yurt dışında yapılacak muayene ve kabul işlemlerinde kuruluşça yükleniciden komisyon üyelerinin harcırahları da dahil olmak üzere herhangi bir masraf talebinde bulunulamaz.

Kuruluşça yurt dışında komisyon görevlendirilmesinin mümkün bulunmadığı veya komisyon görevlendirilmesinin ekonomik olmadığı ya da teknik anlamda beklenen sonucun alınamayacağı durumlarda kuruluş, alım işlemlerini geciktirmemek kaydıyla, muayene ve kabul işlemlerine esas olmak üzere ilgili alanda faaliyet gösteren bağımsız denetim kuruluşlarından hizmet satın alabilir. Ancak denetim kuruluşlarınca kabule esas olmak üzere hazırlanan raporlar nihai olmayıp, Kuruluşça kurulan muayene ve kabul komisyonlarının onayı ile kesinleşir.

Bir malın veya yapılan işin komisyon tarafından muayenesine başlanabilmesi için aşağıdaki işlemlerin tamamlanması gerekmektedir.

a) Yüklenici malı teslim edip/ işi ifa ettikten sonra muayene ve kabul işlemlerine başlanması için Kuruluşa yazılı olarak müracaat eder.

b) Kuruluş başvurunun alınmasını müteakip en fazla on (10) gün içinde muayene ve kabul işlemlerini başlatır.

c) Kuruluş tarafından muayene ve kabul işlemlerine başlanması için daha önce kurulmuş olan komisyona talimat verilir.

d) Kuruluş tarafından yükleniciye muayene ve kabul işlemlerinin yapılacağı tarih bildirilerek belirtilen yerde, gün ve saatte kendisinin veya yetkili vekilinin hazır olması yazılı olarak bildirilir.

Yüklenici tarafından, muayene edilecek malın;

a) Tamamının incelenmesini kolaylaştıracak bir düzende bulundurulması,

b) Numunenin ve numune alımı ile ilgili her türlü aparat ve malzemenin hazır edilmesi,

c) Usulüne uygun ve kolay muayene yapılabilmesi için muayene başlamadan önce belirli bölümlere ayrılması,

sağlanmalıdır.

Muayenede aranacak hususlar; ihale dokümanında yazılı şartlardır. Muayeneye sunulan malın önce bütünü incelenerek gerek görülür ise bir numunesi saklı tutulur. Numune, mühürlü durumda, özelliklerinin bozulmasına fırsat vermeden ihale dokümanında belirlenen süre ile alıkonulur.

Numunenin ilk incelenmesinde bulunan sonuçlar üzerinde, uygunluğu hakkında yeterli kanaat edinilemez ise numuneler üzerinden bir muayene daha yapılır. Her iki muayene de aynı sonucu verdiği takdirde nihai karar verilir. Bu iki muayene değişik sonuçlar vermiş ise, o numune üzerinde üçüncü bir muayene daha yapılarak bu üç muayenenin sonuçlarına göre karar verilir.

Muayenelerde önce fiziksel nitelikler kontrol edilir. Fiziksel niteliklerinin tamamı ihale dokümanında belirtilen hükümlere uygun bulunmayan malın numuneleri, laboratuar muayenelerine gönderilmez. Fiziksel muayenede niteliklerin bazıları uygun çıkmazsa muayene yarıda bırakılmaz, muayene işlemi tamamlanır.

Yükleniciler, fiziksel muayene sonucu verilen red raporuna usulüne göre itiraz ederek ikinci bir muayeneyi isteyebilirler. Bu takdirde, mal aynen korunmak suretiyle ilk muayenede bulunmamış olan kişilerden kurulacak en az üç kişilik ikinci bir komisyona muayene yaptırılır. Bu komisyonun vereceği kararlar kesin olup, muayene ve kabulün bu karar esas alınarak sonuçlandırılacağına ilişkin hükme ihale dokümanında yer verilmek zorundadır.

İkinci komisyon fiziksel muayenede itiraz konusu olan kısımları inceler. Sonuç olumsuz ise red raporu verilir. Bu durumda laboratuar muayenelerine geçilmez ve bu rapora itiraz edilemez.

Sonuç olumlu ise, laboratuar muayenelerine geçilir. Bu niteliklerin de uygun bulunması halinde kabul raporu düzenlenir.

Malın veya yapılan işin fiziksel muayenesine başlanmadan önce bir tutanak tutulur. Tutanaklarda muayenenin başlangıcından itibaren inceleme, muayene ve numune alma safhaları özetlenir. İzlenecek yöntem, usul ve sonuç belirtilir. Bu tutanak komisyonca imzalanır ve mevcutsa yüklenici ve/veya vekiline imzalattırılır. Muayene aynı günde bitmez ise, yüklenici ve/veya vekiline hazır bulunması için muayenenin devam edeceği gün ve saat tespit edilerek tebliğ edilir.

Bu işlemlerden sonra alımın niteliğinin laboratuar muayenesi gerektirmesi halinde laboratuar muayeneleri yapılarak sonuç hakkında rapor düzenlenir.

Laboratuar muayeneleri, varsa kuruluşun kendi laboratuarlarında, yoksa diğer kamu kuruluşlarına ait laboratuarlarda, bu da mümkün olmaz ise özel laboratuarlarda yapılır.

Kuruluşlar ihale dokümanında laboratuar muayenelerinin kimin tarafından hangi yöntemle yaptırılacağı ile masraflarının kime ait olacağını ve hangi sonucun muteber alınacağını belirteceklerdir.

Laboratuar muayenesi sonucunda reddedilen mal veya yapılan iş, yüklenicinin itirazı halinde, itiraz muayenesi yapılmak üzere, o maldan daha önce alınıp muayene komisyonunda saklanmakta olan numunelerle birlikte hakem laboratuarda incelettirilir. Hakem laboratuarın vereceği rapor kesindir.

İtiraz muayenesi yalnız ilk muayeneden olumsuz çıkan ve itiraz edilen noktalar üzerinde ve ilk komisyonca tutulan numune, numune yoksa mal üzerinden yapılır.

Teslim süresi içinde getirilen malların veya yapılan işin muayeneleri uygun çıkmazsa bu süre içinde yüklenici malını alıp yenisini getirmekte veya itiraz muayenesi istemekte serbesttir.

Teslim süresi bitinceye kadar getirilecek mallar kabul edilerek muayeneleri yapılır.

Muayene raporlarına, ihale dokümanında yazılı niteliklerle, mal alımlarında muayenede bulunan nitelikler ayrı ayrı yazılır. Bunlar karşılaştırılır ve sonuç “niteliklerine uygundur” veya “niteliklerine uygun değildir” şeklinde kesin olarak belirtilerek, hizmet alımında işin süreklilik arz etmesi halinde ara denetim elemanlarınca işin yürütülmesi sırasında tuttuğu kayıtlar esas alınarak muayenesi yapılır ve komisyon üyeleri tarafından imza edilir.

Muayene ve kabul komisyonları eksiksiz toplanır ve kararlarını çoğunlukla alır. Karara karşı olanlar, karşı olma gerekçelerini kararın altına yazarak imza etmek zorundadır. Kararlarda çekimser kalınamaz.

Mal ve/veya hizmet teslim edildikten sonra işletmeye alınarak ihale dokümanında belirtilen kapasite ve yeterlilik kriterlerinin sağlanması ile etkinliğinin ve verimliliğinin anlaşılması için belirli bir zamana ihtiyaç duyulan durumlarda, ihale dokümanında belirtilmek kaydıyla komisyonca geçici kabul yapılır.

Komisyonca yapılan muayene ve incelemeler sonucunda mal veya yapılan hizmet geçici kabule hazır bulunduğu taktirde, hizmetin / malın genel durumunu belirten görüşler ile uygun göreceği diğer kayıt ve şartları belirtmek suretiyle en az üç nüsha geçici kabul tutanağı düzenlenir ve imzalanan bu tutanak yetkili makama gönderilir.

Yapılan inceleme neticesinde komisyonca mal/hizmet geçici kabule hazır bulunmadığı takdirde durum bir tutanakla tespit edilir ve kuruluşa bildirilir. Bu durumda geçici kabul yapılmamış sayılır.

İhale dokümanında belirtilmiş olması şartıyla, taahhüt konusu işin tamamlanmış ve müstakil kullanıma elverişli bölümleri için kısmi kabul yapılabilir. Kısmi kabul yapılan bölümler için bu Yönetmelik hükümleri aynen uygulanır.

Sözleşme konusu malların denetim, muayene ve testleri tamamlandığında, yüklenici hizmetin kabul işlemlerinin yapılmasını isteyen bir dilekçe ile Kuruluşa başvurur. Komisyonun olumlu raporu kuruluşça kabul edilerek, ödemeye ilişkin belgenin düzenlenmesinde esas alınır. Malın / hizmetin kabulü ve ödemeye ilişkin bildiri yükleniciye yazılı olarak yapılır.

Geçici kabulün söz konusu olduğu alımlarda ise, kesin kabul zamanı ihale dokümanında belirtilir. Kesin kabul zamanı geldiğinde yüklenici veya vekili bir dilekçe ile Kuruluşa başvurur. Bu başvuru üzerine; Kuruluşça kesin kabul teklif belgesi düzenlenerek, kabul komisyonu kurulur ve kabul işlemleri yapılır.

Tüm kabul işlemleri; talep sahibi ünitenin, merkezde ünite amirleri, hava limanlarında Başmüdür / Başmüdür Yardımcıları, havaalanlarında Meydan Müdürü/Meydan Müdür Yardımcısı tarafından onanmasından sonra geçerli olur.

Sözleşme konusu malın veya hizmetin kabulünde tespit edilen kusur ve noksanlar kabule engel olmayacak nitelikte bulunduğu taktirde bu husus ve kusur ve noksanlıkların tamamlanması için yükleniciye verilen süre de belirtilerek kabul raporu düzenlenir. Ancak kusur ve noksanlıkların tamamlandığının komisyon tarafından tespiti halinde rapor işleme konulur.

Muayene ve kabul komisyonlarının başkan ve üyeleri ile ihtiyacın karşılanma sürecindeki her aşamada görev alan diğer ilgililerin görevlerini kanuni gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmadıklarının, taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunduklarının tespiti halinde haklarında ilgili mevzuatlar gereğince disiplin cezası uygulanır.

Ayrıca, fiil veya davranışlarının özelliğine göre haklarında ceza kovuşturması da yapılır ve hükmolunacak ceza ile birlikte tarafların uğradıkları zarar ve ziyan genel hükümlere göre kendilerine tazmin ettirilir.

Mal ve/veya hizmetin süresinden önce teslimi halinde, yüklenicinin başvurusu üzerine, ek bir maliyet getirmemesi kaydıyla kuruluşça uygun görülmesi halinde, mal ve/veya hizmetin sözleşmesindeki teslim tarihini beklemeksizin bu Yönetmelik hükümlerine göre mal ve/veya hizmetin muayene ve kabul işlemlerini yapabilir.

Üniteler bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak koşuluyla görev ve hizmet alanlarının özellikleri veya sürekli alım konusu olan malların ve yapılan işlerin nitelikleri doğrultusunda ilgili makamın onayı ile muayene ve kabul işlemlerine ilişkin düzenlemeler yapabilirler.

Denetleme ile muayene ve kabul işlemlerine ilişkin belgelerinin şekli ve içeriği ilgili ünitece tespit olunur.

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Bu Yönetmelik hükümlerini Devlet Hava Meydanları İşletmesi Genel Müdürü yürütür.