Devlet Malzeme Ofisi Mal Alımları Denetim, Muayene ve Tesellüm Yönetmeliği

(1) Satın alınan mal yüklenici tarafından Ofisçe bildirilen yere teslim edilmedikçe muayene ve tesellüm işlemleri yapılamaz.

(2) Ancak, sözleşme veya sipariş mektubu ile eklerinde hüküm bulunması halinde; imalat veya üretim süreci gerektiren işler, muayene komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaması şartıyla, ihale dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere göre yapılıp yapılmadığı hususunda, belirli aşamalarda ve aralıklarla ara denetime tabi tutulabilir.

(3) Yüklenici veya vekili, önceden Ofise yazılı olarak bildirmek şartıyla, ara denetim, muayene ve tesellüm işlemlerinde hazır bulunabilir.

(1) İşletmeden satın alınacak malların muayene ve tesellüm işlemlerine dair esaslar Genel Müdürlükçe tespit edilir.

(2) İhtiyaç sahibi kurum ve kuruluşlar tarafından düzenlenmiş şartnameye göre yapılan alımlar, motorlu araçlar (iş makinesi ve bisikletler dâhil) ile Katalog kapsamında siparişe bağlanan malların muayene ve tesellüm işlemleri, Ofisin muayene hakkı saklı kalmak üzere ihtiyaç sahibi kurum veya kuruluşa aittir.

(3) (Ek:RG-31/5/2024-32562) Katalog kapsamında sipariş edilen ürünlerin teknik özelliklerine uygunluğu yönünden muayenesi, Ofisçe görevlendirilecek yeterli sayıda teknik eleman vasıtasıyla yapılabilir.

(1) Geçici tesellüm tutanağı ile depolara geçici tesellümü yapılan maldan, parti numunelerinin alınması işlemini yürütecek numune alma komisyonları, Genel Müdürlükçe belirlenen biri başkan ve iki üye olmak üzere en az üç kişiden oluşturulur. Komisyon başkan ve üyelerinin herhangi bir nedenle bulunmaması halinde, yerlerine kimlerin katılacağı merkezde Kalite Kontrol Daire Başkanı, taşrada ünite müdürü tarafından belirlenir.

(1) Numune alma komisyonunun görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.

a) Numune Alma Talimatında ve/veya teknik şartnamesinde belirtilen sayıda ve belirtildiği şekilde numune alır.

b) Alınan numunelerin değişmesini önleyecek tedbirleri alarak Muayene Komisyonuna gönderir.

(1) Numune alma usul ve esasları, Genel Müdürlükçe hazırlanan Numune Alma Talimatında ve/veya teknik şartnamesinde belirtilir.

(2) Malın muayene edileceği yere göre numune alımı aşağıdaki usullere göre yapılır:

a) Malın teslim yerinde muayene edilememesi halinde; numune alma komisyonu numuneleri aldıktan sonra numune alma ve sevk tutanağını üç nüsha olarak düzenler. Numune alımında bulunmuşsa yüklenici ya da vekilinin de imzasını alarak, bu tutanağın bir nüshasını yüklenici ya da vekiline verir, bir nüshasını numune ile birlikte muayene komisyonuna gönderir, diğer nüshasını ise muhafaza eder.

b) Mal teslim yerinde muayene edilecekse, muayene komisyonu, numune alma komisyonu olarak da görev yapar ve numuneleri alır. Numune alma ve sevk tutanağını iki nüsha olarak düzenler. Numune alımında bulunmuşsa, yüklenici ya da vekilin de imzasını alarak, bu tutanağın bir nüshasını yüklenici ya da vekiline verir, bir nüshasını ise muhafaza eder.

(1) Muayene komisyonları, Genel Müdürlükçe belirlenen biri başkan olmak üzere en az üç ve tek sayıda kişiden oluşturulur. Bu şekilde oluşan komisyonun üyelerinden en az biri teknik eleman olmak durumundadır. Komisyon başkan ve üyelerinin herhangi bir nedenle bulunmaması halinde, yerlerine kimlerin katılacağı merkezde Kalite Kontrol Daire Başkanı, taşrada ünite müdürü tarafından belirlenir.

(2) Ancak, yeterli sayıda ve işin özelliğine uygun nitelikte uzman personelin bulunmaması durumunda, Ofis, 4734 sayılı Kanuna tabi idarelerden uzman personelin muayene komisyonunda görevlendirilmesini talep edebilir veya bu konuda hizmet satın alabilir.

(1) Muayene Komisyonunun görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.

a) Alıma konu olan mallara ait numunelerin, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceler. İnceleme sonucunu ilgili birimlere rapor ile bildirir.

b) Siparişe bağlanmış olan ve yüklenici tarafından Ofise teslim edilerek geçici tesellümü yapılan malın ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceler. Muayene sonucunda Muayene Formu düzenler, ilgili birimlere bildirir.

c) Satın alınan malın, sipariş şartlarında belirtilmek kaydıyla, Ofisçe bildirilen yerde ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceler. Muayene sonucunda Muayene Formu düzenleyerek ilgili birimlere bildirir.

ç) Komisyon üyeleri her muayenede hazır bulunmak zorundadır. Komisyon üyelerinden herhangi birinin mazereti nedeniyle muayenede bulunamaması halinde yedek üyeler komisyonda görev alır.

d) Malın ihale dokümanında belirtilen süre içerisinde muayenesini yapar. Ancak, kısa sürede bozulabilen mallar ile malın stoklarda mevcudunun azalması veya müşterinin acil talebinin bulunması durumunda ihtiyaç duyulan malın muayenesine öncelik verir.

e) Malın teslim yerinde muayene edilmesi durumunda Numune Alma Komisyonu olarak da görev yapar.

(1) İmalat veya üretim süreci gerektiren alımlarda, geri dönüşü olmayan hataların ortaya çıkmasını önlemek, teslim süresinde gecikmelere yol açmamak ve hataların zamanında giderilmesini sağlamak amacıyla, imalat ya da üretim tamamlandıktan sonra kontrol imkânı olmayan hususlarda malın ihale dokümanında belirtilen nitelik, nicelik, kalite ve özelliklere uygun olarak üretilip üretilmediğinin tespiti için merkezde Kalite Kontrol Daire Başkanı, taşrada ünite müdürü tarafından görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından belirli aşamalarda ve aralıklarla üretimin yapıldığı yerde ara denetim yapılabilir. Ancak, ara denetim esnasında incelemenin başka bir yerde yapılması gerekliliği ortaya çıkarsa, buralarda yapılacak veya yaptırılacak işlemler de ara denetim sayılır.

(2) (Değişik:RG-31/5/2024-32562) Ofis, imalatın herhangi bir aşamasında ara denetim yapabileceği gibi yüklenicinin talebi üzerine de ara denetim yapabilir.

(3) Ara denetim sırasında tespit edilen olumlu veya olumsuz hususlar için ara denetim formu üç nüsha olarak düzenlenir ve denetimi yapan görevli veya görevliler ile yüklenici veya vekili tarafından imzalanır.

(4) Hazırlanan ara denetim formunun bir nüshası ilgili birime, bir nüshası Yüklenici veya vekiline verilir. Bu raporun olumlu veya olumsuz olması, malın kabul veya reddi hususunda bağlayıcı nitelikte olmamakla birlikte, muayene aşamasında yapılacak değerlendirmede dikkate alınır.

(5) İncelemede üretim standardı ve kalitesinin, malın ihale dokümanında yer alan hükümlere aykırı olarak imali sonucu doğuracağının tespit edilmesi ve/veya düzenlenen ara denetim formunu yüklenici veya vekilinin imzadan imtina etmesi halinde, bu husus Formda belirtilerek kontrol sonucu tebligat protokolü formu ile yükleniciye bildirilir. Yükleniciye yapılan uyarılara rağmen üretim standardının değiştirilmemesi ve malın kalitesinin istenildiği şekilde arttırılmaması halinde, Ofis malı teslim aşamasında test ve muayeneye dahi tabi tutmaksızın reddetme hakkına sahiptir.

(6) Ancak, son muayenede kontrol imkânı bulunan hususlar için imalat sürecinde imalat kontrolü yapılmayabilir.

(7) Yapılan ara denetim, Muayene Komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaz. Yapılacak ara denetim sonucu düzenlenen Formlar, muayene aşamasında Muayene Komisyonunca değerlendirilir.

(8) Ara denetimin Ofis teknik elemanları tarafından yapılması esastır. Ancak, işin özelliğinin gerektirdiği durumlarda, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi idarelerden bir uzman personelin görevlendirilmesi talep edilebilir veya bu konuda hizmet satın alınabilir.

(1) Muayeneye tabi tutulacak mallar ve alınan numuneler, mevcut diğer mallar ve numuneler ile karışmaması amacıyla, muayene sonucu alınıncaya kadar muayenede olduğu belirtilecek şekilde tanımlanır.

(2) Muayene sırasında malın veya numunenin değiştirilmesini ve eksilmesini önleyecek her türlü tedbir alınır.

(3) Ancak, Ofis deposu dışında yapılacak teslimatlarda söz konusu tedbirler teslim yerine göre yüklenici veya müşterilerce alınır.

(1) Malın muayene komisyonu tarafından muayenesine başlanabilmesi için aşağıdaki işlemlerin tamamlanması gerekir.

a) Yüklenici, malı ilgili Ofis deposuna teslim ettiğinde veya siparişte belirtilen yerde muayeneye hazır olduğunda muayene işlemine başlanması için Ofise yazılı olarak müracaat eder.

b) İlgili Ofis deposuna teslim edilen malın, tesellüm komisyonunca geçici tesellümü yapılıp geçici tesellüm tutanağı düzenlenir ve burada muayenesi yapılacaksa Ofisin ilgili birimlerince, muayene komisyonuna muayene yapılması talimatı verilir.

c) Muayenenin Merkezde yapılması halinde malın teslim edildiği yerde bulunan numune alma komisyonu aldığı numuneleri, Numune Alma ve Sevk Tutanağı ile birlikte Genel Müdürlüğe gönderir.

ç) Muayenenin yukarıda belirtilen yerler dışında yapılması halinde, ilgili birimce muayene komisyonuna muayene yapılması talimatı verilir.

d) Yüklenici veya vekilinin muayenede hazır bulunacağını önceden yazılı olarak bildirmesi halinde muayenenin yapılacağı gün ve saat kendisine veya vekiline yazılı olarak bildirilir.

(1) Muayeneye başlanmadan önce malın muayenesini kolaylaştırmak için yükleniciden muayene ortamının hazırlanması talep edilebilir.

(1) Muayenede aranacak hususlar; ihale dokümanında yazılı şartlardır. Muayeneye sunulan mal bütününün incelenmesine imkân verecek miktarda ise bütünü, değilse partiyi temsil edecek sayıda alınan numuneleri üzerinde inceleme yapılır. Gerekli görülürse şahit numunesi ayrılır ve mühürlenerek saklı tutulur.

(1) Maldan partiyi temsil edecek sayıda alınan numuneler veya tamamı öncelikle görünüş, ambalajlama, etiketleme gibi fiziksel özellikleri yönünden incelenir. Yapılan incelemede; ihale dokümanında belirtilen ambalajlama ve etiketleme gibi düzeltilebilir hatalar veya eksiklikler dışında, malın ihale dokümanında belirtilen diğer fiziksel özelliklere uygun bulunmaması halinde, diğer muayeneleri yapılmadan mal reddedilir.

(2) Yükleniciler, fiziksel muayene sonucu verilen red raporuna usulüne göre itiraz ederek ikinci bir muayene isteyebilirler. Bu takdirde, aynı numuneler üzerinden ikinci bir muayene yapılır; muayene sonucunda verilen karar kesin olup, muayene bu karar esas alınarak sonuçlandırılır.

(3) Malın muayenesinde, sadece etiketleme ve ambalajlanmasında eksiklik ve/veya kusur tespit edilmesi halinde, yüklenici ihale dokümanında belirtilen muayene süresi içerisinde etiketleme ve ambalajlanmasında tespit edilen eksiklikleri ihale dokümanında belirtilen şartlara göre tamamlayabilir veya kusurlarını düzeltebilir.

(1) Malın niteliğinin laboratuvar muayenesini gerektirmesi halinde; malın, ihale dokümanında belirtilen şartları gereğince muayeneleri; Ofis laboratuvarında, mevcut laboratuvar imkânları ile yapılamayan deneyler ise, diğer kamu kuruluşlarında veya üniversitelere ait laboratuvarlarda, bunun da mümkün olmaması durumunda, akredite olmuş özel laboratuvarlarda yapılır. Ancak, laboratuvar muayeneleri için yükleniciden herhangi bir ücret alınmaz.

(2) Laboratuvar muayenelerinin sonuçları muayene raporları ile tespit olunur. Bu raporlar ilgili birimlere gönderilir.

(1) Alınan numunelerin ilk incelenmesinde bulunan sonuçlar üzerinde, uygunluğu hakkında yeterli kanaat edinilemez ise alınan numuneler üzerinde ikinci bir muayene daha yapılır. Her iki muayene de aynı sonucu verdiği takdirde nihai karar verilir. Bu iki muayene değişik sonuçlar vermiş ise, o numune üzerinde üçüncü bir muayene daha yapılarak bu üç muayenenin sonuçlarına göre karar verilir.

(1) Muayenesi sonucunda reddedilen mal yüklenicinin itirazı halinde; itiraz edilen hususlar üzerinde muayene komisyonunca saklı tutulan, bunun mümkün olmaması halinde maldan yeniden alınan numuneler üzerinde Ofisin göstereceği resmî bir kuruluşa ikinci bir muayene yaptırılır. Muayeneye mümkün olduğu takdirde Ofis temsilcisi de iştirak edebilir.

(2) İtiraz muayenesi için yapılacak masraflar yüklenici tarafından karşılanır. İtiraz muayenesi sonucu düzenlenen rapor kesindir. Anlaşmazlığın mahkemelere intikali halinde gerek yüklenici ve gerekse Ofis bu raporu nihai belge olarak kabul eder ve muayene ile ilgili başkaca bir delil ileri süremezler.

(1) Yurt dışından tedarik edilen malın muayenesinin Ofis tarafından mahallinde yapılmasının gerekli görülmesi halinde, Genel Müdürlükçe belirlenen muayene komisyonunca malın kabulüne esas muayenesi yurt dışında yapılabilir.

(2) Ancak, komisyonun yurt dışında görevlendirilmesinin mümkün bulunmadığı veya komisyon görevlendirilmesinin ekonomik olmadığı ya da teknik anlamda beklenen sonucun alınamayacağı durumlarda ilgili firma ile varılan anlaşma çerçevesi dâhilinde de yaptırılabilir.

(1) Alıma konu malın muayenesi tamamlandığında muayene komisyonunca muayene raporu düzenlenir. Raporda muayene sonucu, ihale dokümanına "uygundur" veya "uygun değildir" şeklinde kesin olarak belirtilerek, muayene komisyonu üyeleri tarafından imzalanır. Muayene sonucunun "uygun değildir" olması halinde red konusu hususlar muayene raporunda açıkça belirtilir.

(2) Siparişe bağlanmış olan malın muayene raporlarının sonucu ilgili birime ve yükleniciye, siparişe bağlanacak olan malın muayene raporlarının sonucu ise ilgili birime yazılı olarak bildirilir.

(1) Muayene komisyonu eksiksiz toplanır ve kararı çoğunlukla alır. Kararda çekimser kalınamaz. Karşı olanlar, karşı olma gerekçelerini kararın altına yazarak imzalamak zorundadır.

(2) Muayenesi yapılan bir malın, uygun bulunmayan husuları için, kullanışlılığını etkilememesi halinde nefaset farkı kesilmek suretiyle satın alınıp, alınmamasına karar vermeye ve nefaset farkının tespitine Genel Müdürlük yetkilidir.

(1) Siparişe bağlanacak mallardan muayenesi tamamlanan hasar görmemiş numuneler, yükleniciye iade edilmek üzere, ilgili birime muayene sonucu ile birlikte yazı ekinde gönderilir.

(2) Siparişe bağlanan mallardan tesellüme esas muayenesi tamamlanan hasar görmemiş numuneler bir tutanak ile ilgili taşra teşkilatına veya Basım İşletmesine iade edilir. İade olunan bu numunelerin muayene sonucu uygun olması halinde satışa sunulur; uygun olmaması halinde ise uygun olan mallarla karışmaması için tedbir alınarak yükleniciye bir tutanak ile iade edilir.

(3) Numune Alma Talimatına göre şahit numune olarak alınan numuneler yüklenici ile hukuki ilginin devamı süresince saklanır. Bu sürenin bitiminde, mal depolama süresini aşmamış veya aşmasına rağmen özelliklerini kaybetmemişse ve muayene sonucu uygun bulunmuşsa satışa sunulur, muayene sonucu uygun bulunmamışsa, yükleniciye bir tutanakla iade edilir. Yükleniciye ulaşılamaz ise istifade edilebilecek olanlar, kullanılmak üzere ilgili birime bir tutanakla teslim edilir. İstifade edilemeyecek numuneler ise usulüne uygun olarak ilgili birimce imha edilir.

(4) Numuneler üzerinde yapılan işlemlere ilişkin düzenlenen tutanaklar ilgili birimlerce muhafaza edilir.

(1) Tesellüm komisyonları, malın geçici tesellümü ile muayene sonucunda uygun bulunan malın kati tesellümünü yapmak üzere Genel Müdürlükçe belirlenen biri başkan ve iki üye olmak üzere en az üç kişiden oluşturulur. Komisyonda başkan ve üyelerin bulunmaması halinde, yerlerine kimlerin komisyona katılacağı merkezde (Değişik ibare:RG-31/5/2024-32562) ilgili daire başkanı, taşrada ünite müdürü tarafından belirlenir.

(1) Tesellüm komisyonlarının görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.

a) Yüklenici tarafından getirilen malları geçici olarak teslim alır ve geçici tesellüm tutanağını düzenler.

b) Muayenesi yapılan ve tesellümüne karar verilen malın, muayene raporuna istinaden kati tesellümünü yapar. Ambar giriş pusulası düzenler ve ilgili birim veya taşra teşkilatı yetkililerinin onayına sunar.

(2) Tesellüm işi malların mahiyetine göre saymak, tartmak, ölçmek ve haricî bir noksan ve hasar bulunup bulunmadığını tespit etmek suretiyle yapılır.

(1) Geçici tesellüm tutanağı iki nüsha olarak düzenlenir ve yetkili makam tarafından onaylandıktan sonra tutanağın bir nüshası yükleniciye verilir.

(2) Ancak, Tesellüm Komisyonunca malın geçici tesellüme hazır bulunmadığının anlaşılması halinde; durum bir tutanakla tespit edilir, yüklenici veya vekiline bildirilir. Bu durumda geçici tesellüm yapılmamış sayılır.

(1) İhale dokümanında belirtilmiş olması şartıyla taahhüt konusu malın tamamlanmış ve müstakil kullanıma elverişli bölümleri için kısmi tesellüm yapılabilir. Kısmi tesellümü yapılan bölümler için bu Yönetmelik hükümleri uygulanır.

(1) Sipariş edilen malın denetim, muayene ve deneyleri tamamlanıp, muayene komisyonunun "uygundur" raporu üzerine ilgili birim veya taşra teşkilatı tarafından kati tesellüm işlemleri yapılır ve ödemeye ilişkin belgeler düzenlenir.

(1) Muayene, Numune Alma ve Tesellüm Komisyonlarının başkan ve üyeleri ile ihtiyacın karşılanma sürecindeki her aşamada görev alan diğer ilgililerin görevlerini kanuni gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmadıklarının, taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunduklarının tespiti halinde haklarında ilgili mevzuat gereğince disiplin cezası uygulanır.

(2) Ayrıca fiil ve davranışlarının özelliğine göre haklarında ilgili Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunulur ve tarafların uğradıkları zarar genel hükümlere göre tazmin ettirilir.

(1) Malın süresinden önce teslimi halinde, yüklenicinin başvurusu üzerine, ek bir maliyet getirmemesi kaydıyla ve Ofisçe uygun görülmesi halinde, Ofis, malın sözleşmesindeki teslim tarihini beklemeksizin bu Yönetmelik hükümlerine göre, malın muayene ve tesellüm işlemlerini yapabilir.

(1) 20/7/2005 tarihli ve 25881 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Malzeme Ofisi Mal Alımları Denetim, Muayene ve Tesellüm Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

(1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önce başlanmış olan işler tabi oldukları esas ve usule göre sonuçlandırılır.

(1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

(1) Bu Yönetmelik hükümlerini Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürü yürütür.