(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;
a) Arşiv malzemesi: Dışişleri Bakanlığının merkez ve yurtdışı teşkilatı birimlerinin işlemleri sonucunda teşekkül eden ve işlem dosyasının sahibi birim tarafından Bakanlık merkez arşivinde muhafaza edilmek üzere belirlenen; fiziki ve sayısal ortamda üretilmiş yazılı belge, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, disk ve benzeri malzemeyi,
b) Arşivlik malzeme: Dışişleri Bakanlığının iç ve dış teşkilatındaki birimlerin görev ve faaliyetleri sonucu oluşan, güncelliğini kaybetmemiş, işlemi bitmemiş veya bitse dahi belli bir süre el altında tutulmasına ihtiyaç duyulan, ilgili birimin fiziki denetim ve korumasındaki malzeme ile son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalarını,
c) Ayıklama: Arşiv malzemesi özellikleri taşımadığı için saklanmasına gerek görülmeyerek imhası düşünülen, ait olduğu birim tarafından arşiv malzemesi olarak işlem görmesi uygun bulunmayan malzemenin birim tarafından, gerektiğinde geriye dönük olarak, süreklilik içinde ve re’sen tasfiyesi işlemini,
ç) Bakanlık: Dışişleri Bakanlığını,
d) Belge Arşiv: Dışişleri Bakanlığı elektronik belge yönetim sistemini,
e) Birim Arşivi: Bakanlık Merkez Arşivinde muhafaza edilmeyen; tasnif, dosyalama, ayıklama, imha amacıyla ayırma ve imha işlemlerini bu Yönetmeliğin ilgili bölümlerindeki hükme uygun şekilde, birim yetkililerinin inisiyatifi çerçevesinde yerine getiren Merkez Teşkilatı birimlerinin arşivlerini ve Dışişleri Bakanlığının yurtiçi veya yurtdışı temsilciliklerinin arşivlerini,
f) DİAD: Dışişleri Bakanlığı Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığını,
g) Diplomatik Arşiv: Dışişleri Bakanlığı merkez ve birim arşivlerini,
ğ) Diplomatik e-Arşiv: Birimler tarafından Bakanlık Merkez Arşivine devredilen arşiv malzemesinin taranarak sayısal ortama aktarılması; gerektiğinde ekrana çağrılmasını sağlayacak indeks bilgileriyle eşleştirilmek suretiyle hizmete sunulması işlemini,
h) Dışişleri Bakanlığı Merkez Arşivi: Merkezi bir yönetim çerçevesinde süreklilik içinde korunmasını ve hizmete sunulmasını teminen, DİAD tarafından yurtiçi veya yurtdışı birimlerden devralınmış arşiv malzemelerinin toplamından müteşekkil kurum arşivini,
ı) Dışişleri Bakanlığı Saklama Süreli Standart Dosya Planı (SSSDP): Dışişleri Bakanlığı teşkilatınca fiziki ve sayısal ortamda üretilen arşiv malzemesi için konu, dosyalama verileri ve saklama süreleri gibi bilgileri kapsayan, birimler tarafından uyulması zorunlu olan şablonu (Ek-1),
i) Gizliliği Kaldırma Komisyonu: Bu Yönetmeliğin ilgili bölümlerindeki hükümlere uygun şekilde oluşturulan, gizlilik derecesi taşıyan her türde arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması, kısmi olarak kaldırılması, devam etmesi, ileri bir tarihte yeniden değerlendirilmesi, üretildiği tarih itibariyle gizlilik derecesi taşımayan veya ahiren gizliliği kaldırılmış her türde arşiv malzemesine ilişkin olarak gizlilik kararı verilmesi hususunda görüş bildiren komisyonları,
j) İmha: Merkez Arşivine devrinden önce Birimler tarafından imha edilmek üzere ayrılan; herhangi bir hukuki, siyasi ve ilmi değeri bulunmayan, delil olma vasfı taşımayan, Saklama Süreli Standart Dosya Planında öngörülen saklama süreleri dolan veya daha önceki dönemlerde ayıklama ve imha işlemine tabi tutulmadan Merkez Arşivine devredilmiş bulunan arşiv malzemesinin bu Yönetmelikte belirlenen esas ve yöntemler çerçevesinde imhası işlemini,
k) İmha Komisyonu: Bu Yönetmeliğin ilgili bölümlerindeki hükümlere uygun şekilde oluşturulan, imha edilecek arşiv malzemesini tespit ederek imha listeleri hazırlayan komisyonları,
l) Organik yöntem (Provenance sistemi): Arşiv malzemesinin işlemci birim tarafından fiziki ortamda kronolojik devamlılığa ve konu bütünlüğüne dikkat edilerek tasnifini ve dosyalanmasını öngören belge yönetimi sistemini,
m) Seri/Fon: Bakanlık Merkez Arşivine devredilecek Birim Arşivinin oluşturduğu ve Merkez Arşivinde sayısal ortama aktarımda, buna bağlı olarak da gizliliği kaldırma çalışmalarında esas alınan dosya ve konu bütünlüğünü,
ifade eder.
