Birinci Bölüm
Bu Yönetmeliğin amacı, Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünün Merkez ve taşra teşkilatlarınca düzenlenecek ulusal veya uluslararası gençlik ve spor organizasyonlarının sevk ve idaresinde birlik ve beraberliğin sağlanarak uluslararası spor kurallarına uygun olarak sonuçlandırılmasına dair usul ve esasları düzenlemektir.
Bu Yönetmelik, Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü Merkez ve taşra teşkilatlarınca düzenlenen gençlik ve spor faaliyetlerini kapsar.
Bu Yönetmelik, 3289 sayılı Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünün Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun 10 uncu maddesi uyarınca hazırlanmıştır.
Bu Yönetmelikte geçen;
Genel Müdürlük: Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünü,
Genel Müdür: Gençlik ve Spor Genel Müdürünü,
Merkez Teşkilatı: Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren daire başkanlıkları ile spor federasyonlarını,
Taşra teşkilatı: Gençlik ve spor il müdürlüğünü,
İl başkanı: Gençlik ve spor il başkanını,
Organizasyon: Ulusal ve uluslararası nitelikteki gençlik ve spor faaliyetleri ile gençlik ve spora yönelik her türlü toplantı, kongre ve seminerleri,
ifade eder.
İkinci Bölüm
Ulusal gençlik ve spor organizasyonlarına katılacaklara en iyi hizmeti sunmak, spor alanlarına daha çok yurttaşımızın katılımını sağlamak, halkımızı ve özellikle gençliği spor etkinliklerine yönlendirmek ve sağlıklı bir toplumun temelini oluşturmaktır.
Uluslararası gençlik ve spor organizasyonlarında ise, organizasyonun en iyi şekilde sonuçlandırılmasını sağlamak, Ülkemizin tanıtımını yapmak, ülkeler arasında dostluk ve barışa katkıda bulunmaktır.
Genel Müdürlük Merkez ve taşra teşkilatlarınca düzenlenecek olan gençlik ve spor organizasyonlarının, bu Yönetmeliğin 5 inci maddesinde açıklanan temel ilkelere ulaşabilmesi ve uluslararası kurallara uygun bir organizasyon planlamasının yapılması esastır.
Her organizasyon için aşağıdaki işlemler yapılır:
Genel Müdürlüğe bağlı daire başkanlıkları ile spor federasyonları, faaliyet programlarında yer alan faaliyetler için idari ve mali mevzuata uygun olarak Genel Müdürlük makamından onay alırlar. Gençlik ve spor il müdürlüklerince düzenlenecek il faaliyetlerinin onayı ise il başkanından alınır.
Organizasyon kurullarının kurulması;
1) Uluslararası Gençlik ve Spor Faaliyetleri Organizasyon Kurulu:
a) Başkan,
b) Başkan yardımcısı,
c) Organizasyon genel sekreteri,
d) Yeterli sayıda üyeden,
oluşur.
Gençlik ve spor faaliyetlerinin özelliğine göre organizasyon kurulu başkanı Genel Müdür, genel müdür yardımcısı, federasyon başkanı veya daire başkanıdır. Başkan yardımcısı, organizasyon genel sekreteri ve üyeler, organizasyon kurulu başkanı tarafından belirlenir.
2) Ulusal Gençlik ve Spor Faaliyetleri Organizasyon Kurulu:
a) Başkan,
b) Başkan yardımcısı,
c) Organizasyon genel sekreteri,
d) Yeterli sayıda üyeden,
oluşur.
Gençlik ve spor faaliyetlerinin özelliğine göre organizasyon kurulu başkanı; federasyon başkanı, daire başkanı, gençlik ve spor il müdürüdür. Kurulda görev yapacak diğer kişiler kurul başkanı tarafından belirlenir.
Organizasyon kurulu sekretaryası:
a) Sekretarya şefi,
b) Bilgisayar, daktilo, fotokopi, faks ve telefon görevlileri,
c) Diğer personelden,
oluşur.
3) Organizasyon Teknik Kurulunun Kurulması:
Her federasyon uluslararası federasyonlarının kural ve talimatlarına uygun olarak teknik kurullarını oluştururlar.
Organizasyon kurulunun görevleri şunlardır:
a) Tesis ve üniteleri hazır hale getirmek.
b) İdari ve mali hususlarda gerekli hazırlıkları yapmak.
c) Basın ve yayın kuruluşları ile yakın ilişki kurarak, çalışmalar hakkında bilgi vermek ve basın hizmet ünitelerini hazır hale getirmek.
d) Görevli personelin hizmet yerinde bulunmalarını sağlamak.
e) İdari ve teknik toplantı yerlerini hazırlamak.
f) Faaliyet için gerekli malzemeleri hazır hale getirmek.
g) Organizasyonun açılış ve kapanış programlarını hazırlamak, protokol hizmetlerinin aksamadan yerine getirilmesini sağlamak.
h) Sonuçların ilgililere en kısa zamanda iletilmesini sağlamak.
ı) Organizasyonun genel bir değerlendirmesini yaparak, varsa aksaklıkları tespit etmek.
j) Değerlendirme raporlarını hazırlamak ve yedi gün içinde Genel Müdürlüğe sunulmak üzere ilgili birime vermek.
k) Hizmet komitelerini oluşturmak ve komitelerde görev yapacak personeli tespit ve koordine etmek.
Organizasyon komitesince oluşturulacak hizmet komiteleri şunlardır:
a) Tesis ve üniteleri hizmetleri komitesi.
b) Yeme ve barınma hizmetleri komitesi.
c) Karşılama ve uğurlama hizmetleri komitesi.
d) Rehberlik ve tercümanlık hizmetleri komitesi.
e) Ulaşım ve haberleşme hizmetleri komitesi.
f) Akreditasyon hizmetleri komitesi.
g) Mali işler komitesi.
h) Açılış, kapanış seremonileri ve ödül hizmetleri komitesi.
ı) Yarışma teknik hizmetleri komitesi.
j) Sağlık hizmetleri ve doping kontrol komitesi.
k) Protokol hizmetleri komitesi.
l) Bilgi işlem hizmetleri komitesi.
m) Basın ve yayın hizmetleri komitesi.
n) Malzeme işleri komitesi.
o) Sosyal, kültürel ve turizm hizmetleri komitesi.
p) Sponsorluk ve marketing hizmetleri komitesi.
Tesis ve ünite hizmetleri komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Faaliyetin yapılacağı yerlere ülke bayraklarını asmak (otel, müsabaka yerleri ve benzeri yerler).
b) Tesisin içinde ve dışında güvenlik tedbirlerini almak ve kontrol etmek.
c) Tesisleri faaliyete hazır hale getirmek.
ç) Branşın özelliklerine göre spor araç ve gereçlerinin hazır halde olmasını sağlamak.
d) Tesisin ısıtma ve soğutma sisteminin gerektiğinde kullanılmak üzere hazır halde bulundurulmasını sağlamak.
e) Ses düzeninin kurulmasını ve yerleştirilmesini sağlamak.
f) Hakem, sporcu, antrenör, diğer misafirler ve seyircilerin oturma yerlerini planlamak.
g) Faaliyetin yapıldığı yerlere yeterli sayıda danışma masaları kurmak (Havaalanı, oteller ve benzeri yerler).
ğ) Sporcu antrenman yerlerini tespit etmek.
h) Görev yapacak hakem masalarını temin etmek ve tespit edilen yerlere yerleştirmek.
ı) Sporcu banklarını sağlayarak uygun yerlere yerleştirmek.
i) Açılış ve kapanış seremonilerinde görev yapacak bandonun yerini belirlemek.
j) Basın ve protokol yerlerini belirlemek.
k) Bilgi işlem odasını belirlemek ve tanzim etmek.
l) VIP odasını belirlemek ve tanzim etmek.
m) VIP odasında misafirlere sunulacak ikram listesini hazırlamak.
n) VIP görevlilerini tespit etmek.
o) Basın merkezini düzenlemek.
ö) Sporcu ve hakem soyunma odalarının ve duşların hazır halde olmasını sağlamak.
p) Sekretarya odasını tanzim etmek.
r) Doping kontrol ve sağlık merkezi odasını düzenlemek (İki adet buzdolabı konulacak, birisi kilitli olacaktır).
s) Gerektiğinde tartı odaları ayarlamak.
ş) Tesisin bakım ve temizliğinin yapılmasını sağlamak.
t) Tesislerin afiş, bayrak flama, vb. şeylerle süslenmesini sağlamak.
u) Tesislerin antrenman saatlerine göre tahsis edilmesini sağlamak.
ü) Tesis görevlilerinin çalışmalarını kontrol etmek.
v) Faaliyetlerin yapılacağı süre içerisinde hizmet vermek üzere tesislere yeterli sayıda telefon kabinlerinin ve faks cihazlarının kurulmasını sağlamak.
y) Kafilelerin alış veriş yapabileceği büfe, hediyelik eşya satış reyonlarının kurulmasını sağlamak.
Yeme ve barınma hizmetleri komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Gelen ekiplerin ve delegelerin isimlerini (Kafile başkanı, idareci, antrenör, sporcu ve diğer görevliler) organizasyon komitesinden almak.
b) Ekiplerin ve delegelerin sayılarına göre kalacakları odaları planlamak.
c) Ekipleri ve delegeleri odalarına yerleştirmek.
d) Otellerde irtibat masalarında gerekli bilgilerin bulundurulmasını sağlamak.
e) Ülkelerin istekleri de dikkate alınarak yemek mönüsü hazırlatmak.
f) Yemek saatlerini antrenman, müsabaka ve toplantılara göre ayarlamak.
g) Yemek fişlerini ve kartlarını takip ve kontrol etmek.
h) Yemeklerin istenilen kalitede ve zamanında verilmesini sağlamak.
ı) Yemek saatleri müsabaka saatlerine rastlayan ekiplere, yemek paketlerinin hazırlanıp kendilerine verilmesini sağlamak.
j) Gezi günündeki yemek paketlerinin hazırlanarak rehberlerle birlikte tüm ekiplere sayılarına göre dağıtılmasını sağlamak.
k) Takviye gıda isteyen ekipleri belirlemek.
l) Faaliyetin sonunda organizasyona katılanların kaldıkları odaları kontrol ederek teslim almak.
m) Odalarda herhangi bir hasar tespit edilmesi halinde bedelini ilgililerden almak.
n) Faaliyete katılan ekip ve delegelerin dönüş işlemlerinin zamanında yapılmasını sağlamak.
Karşılama ve uğurlama komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Organizasyon komitesinden ekiplerin ve delegelerin geliş programlarını almak.
b) Dış ülkelerden gelen ekip ve temsilcilerin isimlerinin mahalli güvenlik teşkilatına bildirilmesini sağlamak.
c) Gelen ekip ve delegelerin tahsis edilen rehberlerle birlikte geliş yerlerinden alınarak, kalacakları yerlere götürülmelerini sağlamak.
d) Ekip ve delegelerin akreditasyon işlemlerini yaptırmak.
e) Ekip ve delegelerin dönüş programlarına göre ulaşım imkanlarını sağlamak.
Rehberlik ve tercümanlık hizmetleri komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Organizasyona katılan her ekibe yeteri kadar rehber tahsis etmek.
b) Karşılama ve uğurlama komitesi ile koordine kurularak her rehberin kendi ekibini karşılamasını ve uğurlamasını sağlamak.
c) Açılış ve kapanış törenleri ile teknik toplantılar için ihtiyaç duyulacak simültane görevlilerinin tespitini yapmak ve görevlendirmek.
d) Delegeler ve ekip şefleriyle organizasyon komitesi arasında gerekli koordinasyonun kurulmasını sağlamak.
e) Tercüme işlerini yapmak.
Ulaşım ve haberleşme hizmetleri komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Ekiplerin ve diğer delegelerin geliş yerlerinden alınması ve turnuva sonunda dönüşleri için gerekli araçları temin etmek.
b) Ekiplerin müsabaka ve antrenman yerlerine geliş ve gidişlerini sağlamak.
c) Yabancı delegelerin ulaşım ihtiyaçlarını karşılamak.
d) Gezi ve inceleme programları için gerekli araçları temin etmek.
Akreditasyon hizmetleri komitesi görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Organizasyona katılacak olan ekipleri sırasıyla akreditasyon odasına almak.
b) Ekiplere ait istenen belge ve bilgileri kontrol etmek.
c) Resimlerini çektirmek.
d) Yaka kartlarını hazırlayıp teslim etmek.
e) Yemek fişlerini, kartlarını vermek.
f) Ülkelere ait bayrak ve marş kasetlerini almak.
g) Ekip şeflerine müsabaka ve antrenman programları ile ilgili organizasyon hakkında gerekli bilgilerin yer aldığı bilgi kitapçığını teslim etmek.
Mali işler komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Faaliyete ilişkin her türlü satın alma, kiralama ve benzeri işlerin mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
b) Faaliyete ait alınacak prensip ve mali onaylara uygun işlemleri yürütmek.
c) Kalınacak yerlerle ilgili kiralamaları ve protokolleri yapmak.
d) Ulaşımla ilgili araçların kiralanmaları ve protokollere uygun işlemleri yürütmek.
e) Organizasyonda kullanılacak olan her türlü kırtasiye ve diğer malzemelerin satın alım ve kiralamalarını yapmak.
f) Organizasyona katılacak ekiplerden regleman gereği tespit edilen tüm ödemeleri makbuz veya belge karşılığında tahsil etmek ve organizasyon için bankada açılacak hesaba yatırmak.
g) Organizasyon için satın alınan her türlü malzeme ve hizmet bedellerini ilgili komiteleri ile koordinasyon ve işbirliği içerisinde ödemek.
Açılış, kapanış ve ödül hizmetleri komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Açılış ve Kapanış seremonilerinde görev yapacak bandonun yerini almasını sağlamak.
b) Açılış ve kapanış seremonilerindeki ses düzeninin çalışır vaziyette olmasını sağlamak.
c) Açılış ve kapanış seremonilerinde çalışacak spiker tespit etmek ve gerekli olan bilgileri vermek.
d) Açılış ve kapanış seremonilerinde çalınacak milli marş kasetlerini ve notalarını temin etmek.
e) Açılış ve kapanış seremonilerinde ülkemizin sosyal ve kültürel yönlerini tanıtıcı gösterilerin yapılmasını sağlamak.
f) Rehberlere ülke bayrakları ve levhalarını dağıtmak.
g) Kafilelerin alfabetik sıraya göre dizilmesini sağlamak.
h) Bando eşliğinde ekiplerin içeri alınması ve yerlerine dizilmesini sağlamak.
ı) Ekipleri sırasıyla takdim etmek.
j) Konuşma kürsüsünü temin etmek.
k) Konuşma metinlerini ve tercümelerini hazırlamak.
l) Ödül töreni için dereceye giren ülke ve sporcuların bayraklarını hazır bulundurmak.
m) Dereceye giren takım ve sporcuların ödüllerini almak üzere yerlerini almalarını sağlamak.
n) Madalya ve ödüllerin herkesin görebileceği bir yerde teşhir edilmesini sağlamak.
o) Ödülleri taşıyacak hosteslerin belirlenerek tek tip kıyafetli olarak hazır bulunmalarını sağlamak.
p) Madalya ve ödüllerin verileceği ödül şeref kürsüsünü hazır bulundurmak.
r) Ödül töreninin herhangi bir aksaklığa meydan verilmeden düzenli ve eksiksiz bir şekilde tamamlanmasını sağlamak.
s) Ödül verecek kişileri, protokol hiyerarşisine uygun olarak protokol hizmetleri alt komitesi ile işbirliği yaparak önceden tespit etmek.
Yarışma teknik hizmetleri komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Faaliyetin yapılacağı alanı, tesisi ve branşın gerektirdiği teknik araç ve gereçleri kontrol etmek, varsa eksikliklerin tespit edilerek giderilmesini sağlamak.
b) Hakemlerin organizasyonla ilgili istek ve ihtiyaçlarını karşılamak.
c) Teknik konularda ortaya çıkacak anlaşmazlıkları çözüme kavuşturmak için istenen belge ve bilgileri teknik komiteye vermek.
ç) Hakemlerle günlük değerlendirme toplantıları yapılmasını sağlamak.
d) Bilgisayara girilmek üzere teknik sonuçları günlük olarak sağlıklı bir şekilde hazırlamak ve bilgi işlem ünitesine teslim etmek.
Sağlık hizmetleri ve doping kontrol hizmetleri komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) (Değişik:RG-7/10/2009-27369) Faaliyetin yapılacağı tesiste ve barınma yerlerinde görev yapacak yeterli sayıda doktor, sağlık görevlileri, ilk yardım kursu sertifikalı kişi ve ambulansın hazır bulundurulmasını sağlamak.
b) İhtiyaç duyulacak tıbbi malzemeler ile sedye ve sağlık çantasını hazır bulundurmak.
c) Sağlık görevlilerinin rahatça görev yapabileceği ortamı sağlamak.
d) Doping kontrol odasını hazırlamak, biri kilitli iki buzdolabının bulundurulmasını sağlamak.
e) Hangi hastane ile temasa geçileceğini önceden tespit etmek.
Protokol hizmetleri komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Protokol tribününün tanzimini yapmak.
b) Protokol tribününde görev yapacakların tespit edilerek bu kişilerin görev yerlerinde hazır bulunmalarını sağlamak.
c) Protokolde yer alacak kişilerin kendileri için ayrılan yerlere oturtulmasını sağlamak.
d) VIP odası hizmetlerinin aksatılmadan yürütülmesini sağlamak.
e) Misafir ekiplerin ilgili temsilcilerini yapılacak faaliyete davet etmek.
Bilgi işlem hizmetleri komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Bilgi işlem ünitesini kurarak, görev yapacak kişileri tespit etmek.
b) Faaliyete katılanlarla ilgili tüm bilgileri derleyerek bilgisayara girilmesini sağlamak.
c) Faaliyetin teknik neticeleri ile ilgili tüm bilgilerin bilgisayara en seri şekilde girilmesini sağlamak.
d) Her gün düzenli bir şekilde günlük bülten çıkarılarak ekiplere dağıtılmasını sağlamak.
e) Faaliyetin sonunda tüm bilgilerin derlenerek birleştirilmesi ve her ülkenin temsilcisine verilmesini sağlamak.
Basın ve yayın hizmetleri komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Faaliyete davet edilecek kişilerin davetiyelerinin hazırlanarak dağıtılmasını sağlamak.
b) Faaliyetin basın bültenini hazırlayarak yazılı ve görsel basın ve yayın kuruluşlarına duyurulmasını sağlamak.
c) Vatandaşların ilgisini çekecek şekilde şehrin muhtelif yerlerine faaliyete ilişkin afiş ve pankartların asılmasını sağlamak.
d) Basın ve yayın görevlilerine rahat çalışma ortamı sağlamak.
e) Faaliyete ilişkin günlük bülten yayımlayarak gerekli dağıtımın yapılmasını sağlamak.
f) Basının çalışabileceği geniş bir ofisin hazırlanması ve ofiste televizyon, faks, bilgisayar, fotokopi makinesi gibi malzemelerin bulundurulmasını sağlamak.
g) Basın mensupları için ikram standı bulundurmak.
h) Tesislerin muhtelif yerlerinde kurulacak standlarda ülkemizin tanıtımını yapan dergi, broşür ve afişlerin bulundurulmasını sağlamak.
Malzeme işleri komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Organizasyona ülkemizi temsilen katılan ekiplere ve kişilere talimat gereğince verilecek olan tüm malzemeleri (Elbise, eşofman, spor ayakkabısı, forma, şort ve benzeri) hazırlamak ve tutanak karşılığında ilgililere teslim etmek.
b) Organizasyonda gerekli olan bilumum kırtasiye malzemelerinin kullanımı, dağıtımı ve saklanmasından sorumlu olmak.
c) Organizasyonun sevk ve idaresinde kullanılan her türlü malzemenin korunmasından sorumlu olmak.
d) Organizasyon esnasında ihtiyaç duyulacak malzemeleri tespit ederek organizasyon komitesine bildirmek.
e) Organizasyona katılacak ekiplere ve delegelere verilecek hediyeleri hazırlamak ve dağıtmak.
Sosyal, kültürel ve turizm hizmetleri komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Ülkemizin ve organizasyonun yapılacağı ilin ve bölgenin tarihi, kültürel ve turistik değerlerini tanıtan bilgileri derlemek ve ekiplerin istifadesine sunmak.
b) Banket ve eğlence programlarının organizasyonunu yapmak ve gerçekleştirmek.
c) Bölgenin tarihi, kültürel ve turistik yerlerinin tanıtımı için tüm ekiplerin katılacağı gezi programını hazırlamak ve gerçekleştirmek.
d) Ekiplerin günlük olarak bir arada eğlenip kaynaşabilecekleri bir alanın kendilerine tahsis edilmesini sağlamak.
e) Ekiplerin şehir içi gezi programlarını düzenlemek.
Sponsorluk ve marketing hizmetleri komitesinin görevleri aşağıda belirtilmiştir:
a) Sadece devlet kaynaklarına bağımlı kalmamak için organizasyonun tümünü veya bir bölümünü makamdan onay almak suretiyle talep sahibine bir protokolle verilebilmesini sağlamak.
b) Sponsor seçiminde çok dikkatli olmak ve bütün talepleri değerlendirmek.
c) Mali desteğin dışında servis hizmetlerine de sponsor bulunmasını sağlamak.
Üçüncü Bölüm
Bu Yönetmelikte, hüküm bulunmayan hallerde 3289 sayılı Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünün Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun hükümlerine göre işlem yapılır.
Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Bu Yönetmelik hükümlerini Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğünün bağlı bulunduğu Bakan yürütür.