Görevli denetim elemanları, kuruluş nezdinde görev zararı tutarının müştereken tespitiyle ilgili olarak yapılan incelemenin sonucunda; fiilen gerçekleşen zararın net tutarını, incelenen kayıtları ve gerekli olabilecek diğer ayrıntıları, görev onayına ilişkin bilgiler ve görevin kapsamı ile dayanağını, düzenlendiği yer ve tarihi de gösterecek ve en az üç nüsha olacak şekilde "Müşterek Tespit Tutanağı" düzenler. Bu tutanak, görevli denetim elemanları ve kuruluşun en üst yöneticisi tarafından birlikte imzalanır.
Müşterek Tespit Tutanağında belirtilen görev zararı tutarlarıyla ilgili tespitlere katılmayan ya da farklı görüşleri olan denetim elemanı veya kuruluşun en üst yöneticisi, sonucu etkileyecek önemdeki farklı görüş ve tespitlerini gerekçeleriyle birlikte aynı tutanağın altına ayrıca yazabilir.
Görevli denetim elemanları, Müşterek Tespit Tutanağının ilgililerce imzalanmasından itibaren en geç bir ay içerisinde, kendi çalışma yönetmeliklerinde belirlenen usullere göre görev konusuyla ilgili olarak inceleme sonuçlarını ayrı ayrı Kurul Başkanlıklarına sunarlar.