(1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Açık erişim: Bilimsel literatürün internet aracılığı ile herhangi bir sınırlama olmaksızın, her türlü yasal amaç için kullanılabilir biçimde kamuya ücretsiz açık olmasını,
b) Açık erişim standardı: Başkanlık mensuplarının bilimsel yayınlarının; finansal, yasal ve teknik bariyerler olmaksızın, erişilebilir, okunabilir, kaydedilebilir, kopyalanabilir, yazdırılabilir, taranabilir, dizinlenebilir, tam metne bağlantı verilebilir, yazılıma veri olarak aktarılabilir ve her türlü yasal amaç için kullanılabilir olmasını,
c) Akademik/Kurumsal arşiv sistemi: Başkanlığın ürettiği, bilimsel çıktıların dijital ortamda toplandığı, saklandığı, indekslendiği, uzun dönem korunduğu ve dağıtımının sağlandığı hizmetler bütününü,
ç) Aktif evrak: Başkanlığa bağlı birimler tarafından üretilen, günlük iş akışında düzenli olarak yararlanılan evrakı,
d) Alt birim: Başkanlık teşkilât yapısındaki, Başkan Yardımcılıkları, Eğitim Merkezi Komutanlığı, Fakülte, Enstitü, Meslek Yüksek Okulu, Araştırma ve Eğitim Merkezi Amirliği gibi yapıların bünyesinde bulunan Birlik Komutanlıkları, Bölük ve Takım Komutanlıkları, Şube Müdürlükleri, Kısım Amirlikleri, Saymanlık, Komisyon Başkanlıkları gibi tüm birimleri,
e) Alt birim arşivi: Başkanlık teşkilât yapısındaki Başkan Yardımcılıkları, Eğitim Merkezi Komutanlığı, Fakülte, Enstitü, Meslek Yüksek Okulu, Araştırma ve Eğitim Merkezi Amirliği gibi yapıların bünyesinde bulunan ve belge üreten Birlik Komutanlıkları, Bölük ve Takım Komutanlıkları, Şube Müdürlükleri, Kısım Amirlikleri, Saymanlık, Komisyon Başkanlıkları gibi tüm birimlerin oluşturduğu arşivi,
f) Engelleme: Başkanlık mensuplarının; makale, yüksek lisans ve doktora tezleri, gibi çalışmalarını açık erişime otuz altı aya kadar erişime kapalı olmasını,
g) Arşiv: Başkanlığa bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen, aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı ilgili birim bünyesindeki arşivi,
ğ) Arşiv kategorisi: Arşivlik veya arşiv malzemesi niteliği kazanan belgenin, hangi arşiv biriminde ne kadar süre ile saklanacağının belirlenmesi amacıyla; arşivlik malzemeyi üreten, gereği veya bilgi maksadıyla alan birimler ya da komisyonlar tarafından verilen harfi,
h) Arşiv malzemesi: Başkanlığı ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış, akademik ve idari birimler ile Başkanlık mensupları tarafından üretilen ve ilgili birimler tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine, tarihi, siyasî, sosyal, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askeri, iktisadî, dinî, ilmî edebî estetik, kültürel biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan her türlü yazılı, basılı evrak, defter, resim, plan, proje, harita, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, elektronik, optik, manyetik kayıt, baskı ve benzeri belgeler ile malzemeyi,
ı) Arşivlik malzeme: Başkanlığa bağlı birimler tarafından üretilen, zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayan, yönetimsel, ekonomik, yasal ve bilgisel değere sahip belge ve malzemeyi,
i) Arşiv personeli: Arşiv uygulamaları konusunda bilgi ve tecrübesinden yararlanabilecek düzeyde yetişmiş personeli,
j) Arşiv yönetim programı (AYP): Arşiv yönetim sisteminin kullanılmasını sağlayan ve Kurum Arşivinin işlevini yerine getirmek üzere hazırlanan veya hazırlatılan bilgisayar programını,
k) Ayıklama: Arşiv malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukukî kıymetini ve delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayrımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini,
l) Bakan: İçişleri Bakanını,
m) Bakanlık: İçişleri Bakanlığını,
n) Başkan: Jandarma ve Sahil Güvenlik Akademisi Başkanını,
o) Başkanlık/Kurum: Jandarma ve Sahil Güvenlik Akademisi Başkanlığını,
ö) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonunun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da Başkanlık birimleri tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatıyla ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da elektronik imza ile imzalanmış ve Jandarma Dokümantasyon Yönetim Sistemi JDYS ya da Başkanlık tarafından teşkil edilecek belge yönetim sistemi içerisinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümanı,
p) Birim: Başkanlığa bağlı akademik ve idari teşkilât şemasında gösterilen, Başkan Yardımcılıkları, Eğitim Merkezi Komutanlığı, Fakülte, Enstitü, Meslek Yüksek Okulu, Araştırma ve Eğitim Merkezi Amirliği gibi yapıları,
r) Birim Arşivi: Başkanlığa bağlı akademik ve idari teşkilât şemasında gösterilen, Başkan Yardımcılıkları, Eğitim Merkezi Komutanlığı, Fakülte, Enstitü, Meslek Yüksek Okulu, Araştırma ve Eğitim Merkezi Amirliği gibi yapıların bünyesinde bulunan İdari Şube/İdari Kısım veya bu görevi yürüten birim tarafından arşivlik malzemenin on yıl veya varsa saklama planında ya da Dosya Dizini ve Envanter Formunda belirtilen süre kadar muhafaza edildiği arşivi,
s) Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla Başkanlık tarafından hazırlanan veya toplanan her türlü bilgiyi,
ş) Envanter: Dosya veya klasör içinde bulunan arşivlik malzeme ile arşiv malzemesinin tek tek kayda alınması ile hazırlanan sayım ve döküm listesini,
t) İmha: İlerde kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, saklama planına göre saklama süresini tamamlayan malzeme ile arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî kıymetini ve delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak imhası işlemini,
u) İvedi inceleme/opsiyonel erişim: Akademik çalışmaların hakem denetiminden geçmiş hallerinin Başkanlık Akademik/Kurumsal Arşiv sisteminde arşivlenmesi sürecini,
ü) İzin formu: Başkanlık mensuplarının yayınlarının/eserlerinin Başkanlık tarafından yayımlanması maksadıyla onayladıkları formu,
v) Jandarma dokümantasyon yönetim sistemi (JDYS): Belge yönetimini ve kullanımını bilgisayar alt yapısı üzerinden sağlayan, kurum arşivinin işlevini elektronik ortamda yerine getirmek üzere hazırlanan otomasyon sistemini,
y) Başkanlık mensubu: Başkanlık akademik ve idari personelini, meslek içi kurs, ön lisans, lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencilerini,
z) Kişisel arşivleme: Başkanlık mensubunun bilimsel katkı sağladığı çalışmasının Başkanlık Akademik/Kurumsal Arşiv Sisteminde arşivlenmesini içeren sürecini,
aa) Kozmik evrak sorumlusu: “ÇOK GİZLİ” gizlilik derecesini taşıyan evrakın kayıt, dağıtım, muhafaza, sayım ve kontrolünü özel talimatlara göre yapmak maksadıyla kurulan bürolarda çalışan personeli,
bb) Kurum arşivi: Başkanlığa bağlı birimler ile bu birimlerde üretilen ve kesin sonuca bağlanan; yasal, ekonomik ve yönetimsel nedenlerle saklanıp korunmasına ihtiyaç duyulan evrakın, belge yönetim sistemi gereğince, saklama süreleri dolduktan sonra ayıklanarak imha edildiği, kurumsal değeri dolayısıyla sürekli olarak kurumda saklandığı veya araştırma değerine sahip olanların sürekli saklanmak üzere Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderildiği Belge Yönetimi ve Arşiv Şube Müdürlüğü arşivini,
cc) Saklama planı: Arşivlik veya arşiv malzemesinin konusu esas alınarak, malzemenin arşiv kategorileri ve saklama süreleriyle ilgili genel istikametlerin belirlenmesi faaliyetini,
çç) Tasnif: Arşivlik ve arşiv malzemesinin kolaylıkla bulunması ve kullanılabilmesi için arşivlik ve arşiv malzemesinin kategorisine, konu numarasına, alfabetik, analitik, kronolojik, coğrafi dosyalama sistemi gibi uygun bir sistemle sıraya konulması ve düzenlenmesi işlemini,
dd) Arşivlerden yararlanma: Başkanlık bünyesindeki alt birim, birim ve kurum arşivinden, gizli belgeler hariç olmak üzere, akademi bünyesindeki birimlerin veya 9/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında kurum dışından özel ve tüzel kişilerin faydalanmasını,
ifade eder.
