Yarışmanın konusu ve niteliğine göre, yarışmacılardan aşağıdaki bilgi, belge, rapor ve projelerden hangilerinin ne şekilde istendiği yarışma şartnamesinde belirtilir.
a) Tüm proje yarışmalarında;
1) Tasarım ve projelerin niteliği (istenen ölçek, çizim standartları ve sunum şekilleri),
2) Jüri tarafından istenmiş ise iş deneyim belgesi,
İş deneyim belgesi gerekli olan hallerde, jüri yarışmacıların yarışma konusu işin gerektirdiği deneyime sahip olduklarına dair belgeleri isteyebilir. Bu durumda jüri ne tür bilgileri istediğini şartnamede açıkça belirtmek zorundadır. Bu belgeler kimlik zarfına konulur,
3) İstenmiş ise yer görme belgesi,
Jüri yarışma konusu yerin görülmesinde zorunluluk görür ve bunu yarışmacılardan isterse yarışmacılar bu zorunluluğu yerine getirdiklerine dair bir belgeyi üzerinde rumuz ve (........ Yarışması Yer Görme Belgesi Zarfı) ibaresi yazılı bir zarfın içine koyarak proje ve kimlik zarfıyla birlikte yarışma raportörlüğüne teslim etmek zorundadırlar. Bu belgenin nereden ve nasıl alınacağı, yer görme karşılığında şartnameye uygun proje teslim eden yarışmacılara ödenecek miktar ve nasıl ödeneceği şartnamede belirtilir,
4) Kimlik zarfı; yarışmacıların, projelerin teslim edildiği ambalajın içine proje ile aynı rumuzu taşıyan ve üzerinde; daktilo veya yazıcı ile "..... ..... yarışması kimlik zarfı" ibaresi yazılmış bir zarfın içine,
– Yarışma şartlarını aynen kabul ettiklerini belirten, adı, ve soyadını, mezun oldukları okulu ve diploma numaralarını, üyesi oldukları oda sicil numaralarını ve adreslerini bildirir imzalı bir belgeyi,
– İlgili meslek odasınca yarışmanın ilan edildiği yıl içinde düzenlenmiş, yarışmacıya ilişkin oda belgesini,
– İstenmiş ise, niteliği şartnamede belirtilen iş deneyim belgesini,
koymaları gereklidir.
Ekip olarak katılım halinde, bu belgeler ekip ortaklarının her biri tarafından verilecektir.
Yarışmacılardan istenen diğer meslek disiplinlerine ilişkin rapor, hesap ve çizimleri yapanlara ait, yukarıda belirtilen belgeler de bu zarfın içine konulur.
Ambalaj içinde kimlik zarfı bulunmayan projeler jüri kararıyla ve tutanağa kaydedilerek yarışmaya kabul edilmez.
Yarışmaya katılan proje sahiplerinden yarışmada derece ve mansiyon kazanmadıkları halde kimliğinin açıklanmasını dileyenler, kimlik zarflarının üzerine ayrıca "açılabilir" ibaresini yazarlar. Üzerinde "açılabilir" kaydı bulunan kimlik zarfları derece ve mansiyon kazanmamış olsalar dahi jüri tarafından açılır ve bu husus bir tutanakta belirtilir.
5) Açıklama notları (jürinin gerekli gördüğü diğer çizim, rapor, belge ve hesapların açıklamaları),
6) Maket ve/veya bilgisayar destekli sunum isteniyorsa buna ait şartlar,
7) Jüri gerekli görürse, maliyet tavanının tesbitinde uygulanan usuller ile bulunacak maliyet hesabı,
b) Fikir yarışmalarında;
Yukarıda istenenlerden jürice gerekli görülenler ile, proje amacının, yaratıcılık ve yenilik yönünden varsa bir sonraki kademeye kazandırdıklarını açıklayan rapor,
c) Mimari proje yarışmalarında;
1) Mimari açıklama raporu: Bu raporda verilen kesin ihtiyaç programı ve arsa verilerinin, konunun projelendirilmesinde ele alınışı ve değerlendirilişi belirtilir. Yapı ekonomisi, işletme ve geleceğe dönük devamlılığı açısından işlevine en uygun inşaat sistemi, malzeme ve genel mimari planlama ile çözüm hakkında geniş bilgi verilir.
2) Maliyet raporu: Bu raporda ilk yapım ve işletme maliyetleriyle ilgili açıklamalar yapılır. Maliyet ve tasarım ilişkileri açıklanır.
3) İnşaat mühendisliği raporu: Bu raporda, yapının inşaat mühendisliği yönünden tanımı yapılır. Taşıyıcı sistemi ile kullanılacak malzemenin mühendislik özellikleri verilir. Taşıyıcı sistemin düşey ve yatay elemanları açık olarak belirtilmek ve sistem şemaları verilmek suretiyle gösterilir. Temel yükleri hesaplanarak zemin bilgilerine göre temel sistemi (Münferit, mütemadi, radye, kazık, ve benzeri) belirlenir. Saha tanzimi ile yol, su, kanalizasyon ve drenaj projeleri söz konusu ise bu hususta yarışmacıya idarece verilecek bilgilere göre rapor tanzim edilir. Bu raporda su ihtiyacının ne şekilde sağlanacağı, kanalizasyon tipi, deşarj imkanları, drenajın gerekli olup olmadığı ve ne şekilde yapılacağı belirtilir ve yol tipi hakkında bilgi verilir. Gerekli hallerde rapora krokiler eklenir.
4) Makine tesisat raporu: Bu raporda makine mühendisliği hizmetleri ile ilgili tesisat sistemleri hakkında gerekli bilgi verilecektir. Mimari projeler üzerinde müellifin teklif edeceği sistemlerin cihaz yerleşimleri şematik olarak gösterilecektir.
5) Elektrik tesisat raporu: Bu raporda, elektrik mühendisliği hizmetleri ile ilgili elektrik sistemleri hakkında gerekli bilgi verilecektir. l/200 mimari projeler üzerinde, trafo, jeneratör, pano ve tablo yerleri ile enerji besleme güzergahı ile müellifin teklif edeceği cihaz yerleşimleri şematik olarak gösterilecektir.
6) Peyzaj mimarlığı raporu: Mimari projeden yansıyan veriler ile diğer arsa ve çevre verileri değerlendirilerek hazırlanır.
7) Diğer disiplin dallarında (altyapı, kültür-teknik, akustik, ulaşım, sahne mekaniği, yangın güvenlik ve benzeri) danışman raporu niteliğinde jüri gerekli gördüğü takdirde rapor isteyebilir. Gerektiğinde bu raporlar mimari raporun ekinde yer alabilir. Gereğinde istenilen raporların içeriği jüri tarafından belirlenir.
d) Mühendislik proje yarışmalarında; Yarışmaya çıkarılan mühendislik hizmetinin jürice verilmiş bulunan verilerin ışığında; maliyet, verimlilik, işletme ömrü açısından karşılaştırmaya olanak verecek ayrıntılı hesap, resim ve ön projeye ilişkin çözüm önerilerini kapsayan rapor,
e) Şehir ve bölge planlama yarışmalarında;
1) Plan açıklama raporu, planlaması yapılacak alanın ele alınışı, değerlendirilmesi ve imar programları ile etaplamaya esas önerileri ve planın gerçekleştirilmesini içeren rapor,
2) Gerektiğinde sosyal ve teknik altyapıya ilişkin raporlar.
f) Peyzaj mimarlığı proje yarışmalarında;
1) Peyzaj mimarlığı açıklama raporu: Bu raporda, açık ve yeşil alan peyzaj projeleri ile ilgili ihtiyaç programı, alanın yakın çevresi ile nasıl ilişkilendirildiği, alana ait verilerin ve konunun ele alınışı ile değerlendirilişi açıklanır. Önerilen yapısal malzeme ile özellikleri, bitki türlerinin nitelik ve niceliği korunması istenen mevcut yapısal ve bitkisel öğelerin ele alınışı ile çözüm önerileri, uygulama ve bakıma yönelik teknik bilgiler ve yöntemler ile uygulama yaklaşık maliyeti belirtilir.
2) Gerekli hallerde krokiler, şemalar ve perspektif görünüşler,
3) Diğer meslek disiplin dallarına ait (mimari, inşaat, makina, elektrik, altyapı, ulaşım, kültür, teknik ve benzeri) danışman raporları. (gerektiğinde peyzaj mimarlığı açıklama raporu ekinde yer alabilir)
g) Kentsel tasarım yarışmalarında; Mimari şehir ve bölge planlama, peyzaj mimarlığı yarışmalarında istenen rapor ve belgelerden jürice gerekli görülenler.
h) Güzel sanat eseri yarışmalarında; Eserin konusunu, sanatçının konuyu ele alışını, önerilen malzemeyi, malzemeye bağlı olarak yaklaşık maliyeti içeren rapor,
Yarışmacılarca sunulacak projeler bu Yönetmelikte anılan sergi ve yayına elverişli olacak şekilde, gerekli sayıda kopyası ile teslim edilmelidir.