Noterlik Daireleri Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

Noterlikler ellerinde bulunan arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.

Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından,

d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından,

sorumludurlar.

Noterlik evrak ve defterlerinin gizliliği, kimler tarafından incelenebileceği, hangi hallerde daire dışına çıkarılabileceği hususlarında, Noterlik Kanununun 55 inci maddesinde tespit edilen esaslar uygulanır.

Birinci ve İkinci Sınıf Noterliklerde Ayıklama ve İmha Komisyonu; Noterin Başkanlığında Başkâtip ile başka bir imza yetkilisi varsa; o personelin, başkâtip dışında birden fazla imza yetkili personel varsa onlar arasından, başkâtip dışında imza yetkili başka personel yoksa kâtipler arasından noter tarafından görevlendirilecek olanın katılmasıyla, üç kişiden kurulur.

(Değişik fıkra:RG-3/10/2007-26662) Üçüncü sınıf noterliklerde bu komisyon, ilgili noter ve varsa başkatibi, yoksa imza yetkilisi, şayet yetki verilmemişse katibinden; eğer noterlikte personel yoksa noter odası tarafından odaya bağlı noterler arasından görevlendirilecek noter olmak üzere iki kişiden oluşur. Ayıklama ve imha çalışmalarını yapacak personeli bulunmayan ilgili noter, komisyona katılacak noterin belirlenmesi ve görevlendirilmesi için noter odasına başvurur.

Ayıklama ve İmha Komisyonu her yılın Mart ayı başında ilgili noterin isteği ile çalışmalara başlar.

Komisyon kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemeyi tasnif ve ayıklamaya tabi tutar. Bu işlemde son teftiş tarihine kadar olan malzeme konu alınır.

(Mülga fıkra:RG-3/10/2007-26662)

(Mülga fıkra:RG-3/10/2007-26662)

(Değişik:RG-2/2/2017-29967)

Noterliklerde yapılan işlemler, saklama şekil ve esasları bakımından, nitelikleri dikkate alınarak A, B, C ve D olarak dört gruba ayrılmıştır:

a) D Grubu:

1) 18/1/1972 tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanununun 61 inci maddesi gereğince yapılan tespitlere ilişkin tutanakları,

2) 1512 sayılı Kanunun 62 nci maddesine göre yapılan emanet işlerine ait tutanakları (69 uncu madde gereğince açık veya kapalı olarak saklanmak üzere verilen vasiyetnameler hariç),

3) 1512 sayılı Kanunun 70 inci maddesi gereğince yapılan imza onaylı (Mülga ibare:RG-24/3/2017-30017)(1) (…) tebligat işlerine ilişkin işlem kâğıtlarını (Azilnameler ile Terk Eden Eşin Ortak Konuta Davet Edilmesine İlişkin İhtarlar hariç),

4) 1512 sayılı Kanunun 103 üncü maddesi gereğince yapılan çevirme işlemlerini,

5) (Değişik:RG-17/3/2018-30363) Tescil edilmiş araçların her çeşit satış ve devirlerine ilişkin sözleşmeler ile araçların tescili sebebiyle tescil işlemlerine esas olmak üzere alınacak belgeleri,

b) C Grubu: 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre yapılan protesto işlemlerini,

c) B Grubu:

1) 1512 sayılı Kanunun 68 inci maddesi gereğince, özel ve tüzel kişilerin, ilgili mevzuat hükümleri veya özel kanunları uyarınca noterliklerde yaptırdıkları defter, fatura, makbuz ve benzeri diğer onaylamalara ilişkin işlem kâğıtlarını,

2) 1512 sayılı Kanunun 94, 95, 96, 97, 98 ve 99 uncu maddeleri gereğince yapılan örnek işlemlerini,

3) (Ek:RG-24/3/2017-30017)(1) 1512 sayılı Kanunun 70 inci maddesi gereğince yapılan imza onaysız tebligat işlerine ilişkin işlem kâğıtlarını (Azilnameler ile Terk Eden Eşin Ortak Konuta Davet Edilmesine İlişkin İhtarlar hariç),

ç) A Grubu: B, C ve D grubu işlemleri dışında kalan tüm işlemleri,

kapsar.

Noterlik işlemlerinin, yapılış tarih ve sırasına göre alacağı yevmiye numarasının teselsülüne halel gelmeyecek şekilde işlemin hangi gruba girdiği, işlem kâğıdının ilk sayfası üzerinde, sağ köşede yevmiye numarasının önüne görünecek şekilde, yevmiye defterinde de işlem numarasının önüne A, B, C harfleri konulmak suretiyle belirtilir.

Noterlik işlem kâğıtları, yukarıda değinilen esaslara göre gruplandırılarak, her grup ayrı bir cilt veya cilbent içinde toplanır, İş kâğıtlarının saklanması, cilbentlere konuluş şekil ve esasları bakımından Noterlik Kanunu Yönetmeliğindeki hükümler uygulanır.

Cilt veya cilbentlerin sırt yüzeylerine yazılması gereken diğer bilgiler dışında hangi grup evraka ait olduğu, A, B, C harfleri konularak gösterilir.

İşlem kâğıtları hangi gruba giriyorsa, o gruba ait cilt veya cilbent içinde tarih ve yevmiye numaraları takib edecek şekilde saklanır.

Noterlik hizmetinin görülmesinde kullanılan defter evrak ve belgeler 1512 sayılı Noterlik Kanunu, ilgili yönetmelikler ve diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak saklanır.

A grubuna giren noterlik işlem kâğıtları, 1512 sayılı Noterlik Kanunu ve Noterlik Kanunu Yönetmeliği hükümlerine uygun şekilde süresiz olarak saklanır.

(Değişik:RG-17/3/2018-30363) D grubunda yer alan emanet işlerine ilişkin tutanaklar, saklama süresinin sona erdiği takvim yılının, bunun dışında kalan işlemlerde ise yapıldıkları takvim yılının bitiminden itibaren; B grubuna giren işlem kağıtları 10 yıl süre ile C grubuna giren işlem kağıtları 5 yıl süre ile D grubuna giren işlem kağıtları ise 75 yıl süre ile saklanır.

Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 46 ve takibeden maddeleri gereğince tutulmakta

olan defterlerden;

a) Emanet Defteri: Kaydım taşıdıkları emanet işlemleri tamamen sona ermiş olan emanet defterleri, hükmünü yitiren en son işlemin sona erme tarihinden başlayarak 10 yıl süre ile,

b) Muvazene Defteri : Ait oldukları yılın bitimini takibeden yıldan başlayarak 10 yıl süre ile, itibaren 10 yıl süre ile,

d) Muhabere ve Zimmet Defterleri: Yazılı olan son kayıt tarihinin ait olduğu yıl sonundan itibaren 10 yıl süre ile,

e) Personel İzin Defteri : Kayıtlarını taşıdığı personelin emeklilik, vefat, istifa, terk ve benzeri nedenlerle görev ve noteri ile ilgileri kalmamış olması şartıyla, son ayrılan personelin ayrılış tarihinden başlayarak 10 yıl süre ile,

f) Demirbaş Eşya Defteri : Yazılı olan eşya ve mühürlerin hurda hale gelmesi, amortisman sürelerini doldurması ve hizmet dışı kalması ve benzeri nedenlerle kullanımlarının son bulması halinde son işlemin kaydı tarihinden itibaren on yıl süre ile,

saklanırlar.

g) Yevmiye defterleri, tescil defterleri ve personel sicil defterleri belli bir süreye bağlı olmaksızın süresiz olarak saklanırlar.

Noterlik personeline ilişkin sözleşmeler ve diğer özlük belgeleri ile noter, personel ve tercümanlara ait yemin tutanakları dışında kalan Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 56 ncı maddesinde yer alan dosya ve kartonlarda saklanan bütün belgeler, ilgili oldukları yılını takibeden yılbaşından başlayarak on yıl süre ile saklanırlar.

Bu konularda sair mevzuat hükümlerinin tanıdığı daha kısa süreler saklıdır.

Komisyon her yıl Mart ayı başında, ilgili Noterin talebiyle toplanarak arşivlik

malzemeleri :

a) Arşivde muhafaza edilecekler

b) İmha edilmesinde sakınca bulunmayanlar

olmak üzere ikili tasnife tabi tutar.

Saklanma süreleri sona eren B ve C grubu noterlik işlem kâğıtları ile noterlik defter evrak ve belgeleri diğer şartlarında gerçekleşmiş olması kaydı ile imha edilebilir. İlgili noter isteğe bağlı olarak saklamaya devam edebilir.

Ancak noterce takip veya soruşturma açıldığı bilinen işlem kâğıdı ile evrak ve belgeler, bu işlemler tamamen sonuçlanıp kesinleşmeden imha edilemez. Böyle bir olayın vukuu halinde kanuni zaman aşımı süresinin geçip geçmediği araştırılmak gerekir.

(Değişik fıkra:RG-15/2/1995-22303) İmha edilmesinde sakınca bulunmayan malzeme için Komisyonca:

a) Evrakın kayıt edildiği yevmiye defterinin tasdik makamı ve tasdik tarihi ile kullanma tarihi ve varsa numarası,

b) Bu evrakın saklandığı işlem grubuna ait cilt veya ciltbendin ait olduğu tarih ve numarası,

gösterilmek suretiyle i k i nüsha imha listesi hazırlanır. Bu listeler Komisyonun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır ve denetime hazır şekilde süresiz olarak saklanır.

Komisyon imhadan önce listeler ve evrak arasında uygunluk kontrolü yaparak listeyi kesin hale getirir. Ayrıca bu konuda bir tutanak düzenlenerek gerek liste gerekse tutanak komisyon tarafından imzalanır.

(Değişik:RG-18/7/2004-25526)

İmhası kararlaştırılan ve uygunluk kontrolü yapılarak imha listesi kesinleşen B ve C grubu noterlik işlemleri ile defterler, evrak ve belgeler imha edilir.

Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önceki işlem kâğıtlarından yukarıda yazılı hükümlere göre imha edilebilir nitelik kazanan B ve C grubuna girenleri, ilgili noterin talebi üzerine komisyonca ayıklanarak bulundukları cilt ve cilbentlerden sökülerek çıkarılır.

(Değişik fıkra:RG-15/2/1995-22303) Komisyon tarafından imha edilebilirliği saptanan evrakın kayıtlı bulunduğu yevmiye defterinin tasdik makamı ve tasdik tarihi ile kullanma yılı ve varsa numarası ile bu evrakın saklandığı cilt veya ciltbentlerin tarih ve numaralarının belirten iki nüsha liste hazırlanır.

İmha işlemine geçilmeden önce komisyonca yeniden yapılan uygunluk kontrolü ile işin mahiyetine göre imha edilebilirlik kararında herhangi bir hata olup olmadığı araştırılması zorunludur.

Yapılan bu inceleme sonunda da hata bulunmadığının saptanması halinde imhaya karar verilir ve keyfiyet bir tutanakla tespit olunur. Liste tutanağa eklenir ve dosyasında süresiz olarak saklanır.

(Değişik fıkra:RG-3/10/2007-26662) Komisyonca, bu suretle kesinleşen listelere göre imha edilecek malzeme başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde kıyılarak, öncelikle kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Bu şekilde değerlendirme imkanı bulunamaması halinde uygun bir yöntemle imha edilir.

İşbu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önceki işlem kâğıtlarının, defterlerin, evrak ve belgeleri imha edilebilir nitelik kazananların ayıklama ve imhası ile ilgili komisyon çalışmasını talebetmek ilgili noterin yetkisindedir.

Emeklilik ve tayinlerde noterliğin başka bir notere devri sırasında öncelikle imha işlemlerinin icrası istenemez. Devir alan noter de ayıklama ve imha işlemlerini yapıp yapmamakta serbesttir.

Bu Yönetmeliğe göre yapılacak işlemler için gerekli masraflar ilgili noterliğe aittir.

Ancak III üncü sınıf noterliklerde komisyona katılacak olan ilgili Oda Yönetim Kurulunca görevlendirilen noterin yolluk ve masrafları Noterler Birliğince karşılanır.

(Değişik:RG-17/3/2018-30363)

Noterlik işlemlerinin A,B,C ve D gruplarına ayrılarak mahsus cilbentlerinde saklanması zorunludur.

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Hükümleri uygulanır.

(Ek:RG-17/3/2018-30363)

Bu Yönetmeliğin 9 uncu maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde tanımlanan D grubuna dâhil tüm noterlik işlem kâğıtları 75 yıl saklama süresine tabi olacaktır.

İşbu Yönetmelik 1/1/1990 tarihinde yürürlüğe girer.

Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Noterler Birliği yürütür.

___________

(1) Bu değişiklik 1/4/2017 tarihinde yürürlüğe girer.