‒ (1) Bir gıda işletmecisi veya ilgili gıda işletmecilerini temsil eden bir kuruluş tarafından yapılan başvurular aşağıdaki belgeleri içerir:
a) EK-1, EK-2 ve EK-3’te yer alan örneklere göre hazırlanmış dilekçe,
b) Başvuru dosyası,
c) Talebe konu olan maddenin ilgili gıda mevzuatına uygun olduğuna dair gerekçeli bir açıklamayı da içeren başvuru dosyasının özeti.
(2) Başvuru dosyası aşağıdaki bilgileri içerir:
a) Aşağıda belirtilen idari bilgiler,
1) Başvuru sahibi olan gıda işletmecisi veya kuruluşun adı, adresi ve diğer iletişim bilgileri,
2) Başvuruya konu maddenin üreticisi, başvuru sahibinden farklı ise; ilgili maddenin üreticisinin adı, adresi ve diğer iletişim bilgileri,
3) Başvuru sahibi adına Genel Müdürlük ile doğrudan iletişime geçmek üzere yetkilendirilmiş olan sorumlu kişinin adı, adresi ve diğer iletişim bilgileri,
4) Başvuru dosyasının sunulma tarihi,
5) Başvuru konusu,
6) Varsa IUPAC adlandırmasındaki kimyasal adı,
7) Varsa gıda katkı maddesinin mevcut mevzuatta tanımlanan E kodu,
8) Varsa benzer izin verilmiş gıda enzimlerine bir referans/atıf,
9) Varsa gıda aroma vericisinin mevcut mevzuatta tanımlanan FL numarası,
10) Başvuru dosyasının içindekiler listesi,
11) Dokümanlar ve diğer ayrıntılı bilgilerin listesi, (Başvuru sahibi başvuruya destek olarak sunulan dokümanların ciltlerinin başlık ve sayılarını tanımlayıp, başvuru dosyasında cilt ve sayfalara atıf yapılan detaylı dizin hazırlar.)
12) 16 ncı madde hükümlerine uygun olarak, başvuru dosyasının gizli olarak işleme alınması istenen bölümleri.
b) 9 uncu, 10 uncu, 12 nci ve 14 üncü maddelerde belirtilen risk değerlendirmesi için gerekli olan bilgiler,
c) 11 inci, 13 üncü ve 15 inci maddelerde belirtilen risk yönetimi için gerekli olan bilgiler.
(3) Hâlihazırda kullanımına izin verilmiş olan maddenin kullanım koşullarında gerçekleştirilmek istenen bir değişiklik için yapılacak başvurularda, 9 ila 15 inci maddelerde bahsedilen tüm bilgiler gerekmeyebilir. Başvuru sahibi, önerilen değişikliklerin mevcut risk değerlendirmesinin sonuçlarının etkilenmesine neden olmayacağına dair doğrulanabilir bir gerekçe sunar.
(4) Hâlihazırda kullanımına izin verilmiş olan maddenin spesifikasyonlarında yapılacak bir değişikliğe ilişkin başvurularda;
a) Sunulan veriler, talebin gerekçelendirilmesi ve spesifikasyondaki değişiklikler ile sınırlandırılabilir.
b) Başvuru sahibi, önerilen değişikliklerin mevcut risk değerlendirmesinin sonuçlarının etkilenmesine neden olmayacağına dair doğrulanabilir bir gerekçe sunar.