Çalışma onayı verilebilmesi için aşağıdaki belgelerin, ilgilisi tarafından Oda’ya verilmesi gerekir:
a) İşyeri Hekimliği Sertifikası ve varsa sürekli eğitim katılım belgelerinin fotokopileri,
b) İşyeri Hekimi Bilgi Derleme Formu,
c) Hekimin mevcut çalışma saatlerini gösterir belge, (İşyeri Hekimliğine başlaması ile birlikte kamuda çalışan hekimlerden 2368 sayılı Sağlık Personelinin Tazminat ve Çalışma Esaslarına Dair Kanun’a göre kısmi zamanlı çalışmaya başladığına dair yazı istenir),
d) Oda ödentilerinin yatırıldığını gösterir belge (Oda kayıtlarından bakılır),
e) TTB tarafından belirlenen asgari ücrete aykırı olmayan Bordro örneği (İlk ücret alındığında) Odaya iletilir,
f) İşyeri Hekimliği Sözleşmesi,
g) Çalışan işçi sayısını gösteren son döneme ait SSK dört aylık Sigorta Primleri Bordrosu,
h) İşyeri Tanıtım Formu.
Yukarıda belirtilen belgelerden (g) ve (h) bendinde belirtilen belgeler ilgili işverenden; diğer belgeler ise ilgili hekimden istenir.
Çalışma Bakanlığı’nda Hekim İş Güvenliği Müfettişi olarak üç yıl çalışmış olduğunu belgeleyen hekimler ile İş Sağlığı veya İşyeri Hekimliği alanında uzmanlık ya da doktora derecesi bulunanlardan (a) bendindeki İşyeri Hekimliği Sertifikası istenmez.
Yukarıda belirtilen belgelere, Tabip Odası tarafından verilen İşyeri Hekimi Çalışma Onayı’nın eklenmesiyle oluşturulacak İşyeri Hekimi dosyası Tabip Odası’nda saklanır. Oda tarafından, işe başlayan ve işten ayrılan işyeri hekimlerinin bilgileri değişiklik tarihinden itibaren bir ay içinde Birliğe bildirilir.