Türkiye Elektrik Ticaret ve Taahhüt Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü Satınalma ve İhale Yönetmeliği

Bu Yönetmeliğin kapsamına giren işlerde, kendilerine görev verilen her kademedeki personel, üstlenmiş olduğu görev, yetki ve ihaleye etkinliği çerçevesinde sorumludur.

Bu Yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde;

a) İhtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ile rekabetin, saydamlığın, eşit muamelenin, güvenilirliğin, gizliliğin, kamuoyu denetiminin ve kaynakların verimli kullanılmasının sağlanması esastır.

b) Aralarında doğal ve kabul edilebilir bir bağlantı olmadığı sürece, mal alımı ve hizmet alımı işleri bir arada ihale edilemez.

c) Yatırım ve/veya İşletme bütçesinde ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz.

d) Birlikte satın alınması gereken aynı cins ihtiyaç maddeleri ile yatırım programında yer alan bir projenin bölünerek satınalma organlarına tanınan muhtelif limitlere irca etmek suretiyle alımı yapılamaz.

e) Satınalma, karlılık ve verimlilik esaslarına göre yapılır. Satınalma işleminde karlılık, fiyatta en ucuzun değil, fiyat yönünden en avantajlı teklifin veya uygun bedelin tespiti suretiyle sağlanır.

f) Bu Yönetmelik teşekkülün tabi olduğu kanunlarda belirtilen istisnalar kapsamı dahilindeki ihaleler için geçerli olup, bu kapsamda yer almayan işler için yürürlükte bulunan kanunlar ve kanun hükmündeki kararnamelerde belirtilen usul ve esaslara göre ihale yapılacaktır.

g) İhtiyaçların, mümkün olduğunca, ilk kaynağından temin edilmesi esastır.

Aşağıda belirtilen işler bu Yönetmelik hükümleri kapsamı dışında tutularak gerektiğinde özel protokol çerçevesinde gerçekleştirilir.

a) Uluslararası anlaşmalar gereğince sağlanan dış finansman ile yaptırılacak olan ve finansman anlaşmalarında farklı usul ve esasların uygulanacağı belirtilen mal ve hizmet alımları,

b) Kendi özel şartları dışındaki şartları kabul etmeyen amil-i mütehassıs firmalardan yapılacak alımlar,

c) Kamu kuruluşlarından yapılacak alımlar.

Teşekkülün satınalma ve ihale organı Personel, Eğitim ve İdari İşler Dairesi bünyesinde faaliyet gösteren Ticaret ve Yatırım Müdürlüğüdür. Ancak, istisnai durumlarda ihale yetkilisinin onayı alınmak kaydı ile Teşekkül bünyesindeki diğer birimler de satınalma ve ihale yapabilirler.

Satınalma ve ihale organının görevleri Teşekkülün yatırım ve işletme faaliyetlerinin aksamadan yürütülebilmesi için gerekli olan, bu Yönetmelik kapsamındaki mal ve hizmetlerin yurt içinden ve/veya yurt dışından alınmasıyla ilgili ihale işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmaktır.

İhale yetkililerinin yetki limitleri, günün şartlarına göre Genel Müdürün teklifi ve Yönetim Kurulunun onayıyla belirlenir. İhale yetkilisi kendisine verilen yetki limitini aşamaz.

Yönetim Kurulu, Genel Müdür ve genel müdür yardımcıları kendilerine tanınan yetkiyi, muayyen bir iş için kısmen veya tamamen bir alt kademedeki yetkiliye devredebilir.

Yetki devri tamamlanmadıkça satınalma ve ihalelerle ilgili hiçbir işleme geçilmez.

Satınalma ve ihale organlarının yetkileri aşağıda belirlenmiştir.

a) Ticaret ve Yatırım Müdürünün Yetkisi : Ticaret ve Yatırım Müdürünün yetki limiti dahilindeki satınalma işlemleri, iki kişiden az olmamak üzere anılan müdürlükçe görevlendirilecek personel vasıtası ile yapılır. Alım yapmakla görevli personel, malın ticareti ile iştigal eden en az üç firmadan, yazılı veya sözlü piyasa araştırması yaparak uygun bulduğu malı satınalmaya yetkilidir. Alımı yapan personel, alıma ilişkin düzenleyeceği tutanağa amirinin “Görüldü” imzasını almak suretiyle işlemleri tamamlar.

Ticaret ve Yatırım Müdürü, kendi yetkisine giren alımlardan gerekli gördüğü alımları kapalı zarf usulü teklif almak suretiyle de yapabilir.

b) Personel, Eğitim ve İdari İşler Daire Başkanının Yetkisi : Tanınan yetki limitine kadar olan ihale ve satınalma işlemleri için, bu Yönetmelik hükümlerine göre oluşturulan satınalma ve ihale komisyonlarınca işlem yapılır. İşin niteliğine göre talep sahibi ünitenin görüşü veya değerlendirme komisyonu raporu dikkate alınarak satınalma ve ihale komisyonunun verdiği karar daire başkanının onayı ile yürürlüğe girer.

c) Genel Müdür Yardımcısının Yetkisi : Tanınan yetki limitine kadar olan ihale ve satınalma işlemleri için, bu Yönetmelik hükümlerine göre oluşturulan satınalma ve ihale komisyonunca işlem yapılır. İşin niteliğine göre talep sahibi ünitenin görüşü veya değerlendirme komisyonu raporu dikkate alınarak satınalma ve ihale komisyonunun verdiği karar genel müdür yardımcısının onayı ile yürürlüğe girer.

d) Genel Müdürün Yetkisi : Tanınan yetki limitine kadar olan ihale ve satınalma işlemleri için, bu Yönetmelik hükümlerine göre oluşturulan satınalma ve ihale komisyonunca işlem yapılır. Değerlendirme komisyonu raporu dikkate alınarak satınalma ve ihale komisyonunun verdiği karar Genel Müdürün onayı ile yürürlüğe girer.

e) Yönetim Kurulunun Yetkisi : Genel Müdürün yetki limitini aşan ihale ve satınalma işlemleri için, bu Yönetmelik hükümlerine göre oluşturulan satınalma ve ihale komisyonunca işlem yapılır. Değerlendirme komisyonu raporu dikkate alınarak hazırlanan satınalma ve ihale komisyonu kararı; Personel, Eğitim ve İdari İşler Dairesince hazırlanan sunuş yazısı ekinde Genel Müdürce Yönetim Kuruluna sunulur ve Yönetim Kurulu Kararı ile yürürlüğe girer.

Satınalma ve ihale komisyonları aşağıda belirtilmiştir:

a) Ticaret ve Yatırım Müdürünün yetkisindeki ihaleler için (kapalı zarf usulüne göre alımlarda);

1) Başkan : Müdür Yardımcısı

2) Üye : Şef

3) Üye : İlgili personel

4) Üye : Talep eden birimin görevlendireceği personel

b) Personel, Eğitim ve İdari İşler Daire Başkanının yetkisindeki ihaleler için;

1) Başkan : Ticaret ve Yatırım Müdürü

2) Üye : Müdür Yardımcısı

3) Üye : Şef veya görevli personel

4) Üye : Talep eden birimin görevlendireceği personel

c) Genel Müdür Yardımcısının yetkisindeki ihaleler için;

1) Başkan : Personel, Eğitim ve İdari İşler Daire Başkanı

2) Üye : Ticaret ve Yatırım Müdürü

3) Üye : Ticaret/Yatırım Müdür Yardımcısı

4) Üye : Talep eden birimin görevlendireceği ilgili Müdür

d) Genel Müdür ve Yönetim Kurulunun yetkisindeki ihaleler için;

1) Başkan : Talep biriminin bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısı (Talep biriminin direkt Genel

Müdüre bağlı birim olması durumunda, İdari-Mali Genel Müdür Yardımcısı)

2) Üye : Talep sahibi Daire Başkanı

3) Üye : Personel, Eğitim ve İdari İşler Daire Başkanı

4) Üye : Mali İşler ve Finans Yönetimi Daire Başkanı

5) Üye : Ticaret ve Yatırım Müdürü

İhale gün ve saati ile varsa diğer şartları belirlemek (sadece genel müdür yardımcısının başkanlığındaki komisyonlarda uygulanır. Diğer ihalelerde satınalma birimi yetkilidir.),

teklifleri açmak, mukayeseli teklif değerlendirme raporlarını incelemek ve satınalmaya ilişkin tespit ve kararlarını satınalma ve ihale komisyonu kararı ile ihale yetkilisine sunmak.

İhalelerle ilgili sekreterya görevini Personel-Eğitim ve İdari İşler Dairesi Başkanlığı yürütür.

Sekreteryanın görevleri şunlardır:

a) Satınalma ve ihale komisyonu gündemini tespit ederek üyelere duyurmak.

b) Komisyonun toplanmasını sağlamak.

c) Teklif zarflarından çıkan geçici teminat ile diğer evrakın noksan olup olmadığını kontrol etmek, teklif fiyatları ve geçici teminat bilgilerini zapta yazmak.

d) Komisyon yazışmalarını opsiyon sürelerini dikkate alarak yapmak.

e) Gerekli inceleme yapmalarını sağlamak üzere, ihale dokümanının birer örneğini, ilan veya daveti izleyen 3 gün içinde satınalma ve ihale komisyonu üyelerine dağıtmak.

f) Tutulan tutanakları hazırlayıp ilgililere imzalatmak.

g) Gizliliğin korunması için gerekli tüm tedbirleri almak.

Komisyon toplantılarına, başkan ve üyelerin bizzat kendilerinin katılması esastır. Ancak; başkan ve üyelerin geçici görevli olarak görev mahalli dışında bulunmaları, sağlık izni, yıllık izin ve diğer kanuni izin kullanmaları hallerinde yerlerine vekalet eden, vekalet edenin bulunmaması halinde görevlendirilen kişiler toplantıya katılır.

Satınalma ve ihale komisyonlarında kararlar çoğunlukla alınır. Başkan ve üyeler tek oy sahibidir. Üyeler çekimser oy kullanamazlar. Muhalif kalan üye, muhalefet sebeplerini karara yazarak imzalar. Böyle durumlarda onay mercii gerekli incelemeyi yapar ve kararını verir. İhaleye çıkma, teklif zarfları açma, eksik belgelerin tamamlanması ve indirim isteme kararları hariç olmak üzere, diğer satınalma ve ihale komisyonu kararları yetki limitine göre onay merciinin onayı ile yürürlüğe girer.

Sorumluluklarla ilgili hükümleri saklı kalmak kaydıyla, onay mercileri komisyon kararlarına uyup uymamakta serbesttirler. Satınalma ve ihale komisyonu kararları, onay mercii tarafından onaylanmayarak iade edildiği takdirde, iade sebepleri de göz önünde tutularak konu komisyonca yeniden incelenir.

Satınalma ve ihale komisyonları vereceği kararlar için istişari mahiyette çalışmalar yaptırmak üzere, bir değerlendirme komisyonuna konuyu inceletebilir.

Değerlendirme Komisyonu kurulması ve çalışma esasları aşağıda belirtilmiştir.

a) Değerlendirme Komisyonunun Kuruluşu : Değerlendirme komisyonu; talep sahibi daire başkanlığınca ihale yetkilisinin onayı ile, birinci derecede imzaya yetkisi olan bir personelin başkanlığında, biri en az ikinci derecede imza yetkisi olan en az üç kişiden veya teklifin niteliğine göre ihtisas üniteleri ve diğer birimlerden de eleman alınarak, daha fazla tek sayıda kişiden teşekkül eder.

b) Değerlendirme Komisyonu Çalışmaları: Değerlendirme komisyonu, satınalma ve ihale komisyonunca değerlendirilmek üzere intikal ettirilen teklifleri inceler. Komisyon çalışmalarını satınalma ve ihale komisyonundan ayrı bir mahalde sürdürür. Belgeler, bu mahallin dışına çıkartılamaz. Komisyon çalışmaları sırasında belgelerin korunması, gizliliğin ve alım emniyetinin sağlanması komisyon başkan ve üyelerinin müşterek görev ve sorumluluğundadır.

Değerlendirme Komisyonu, ihale yetkilisinin onayı ile firmaların iş mahallinde idari ve teknik inceleme yapabilir. Kamu kurum ve kuruluşları ile üniversitelerden görüş isteyebilir. Ayrıca, teklif değerlendirme sırasında uzman kuruluşlardan ve danışmanlardan hizmet alımı yolu ile destek sağlayabilir. Fiyat, tenzilat ve esasa taalluk eden bilgi ve belge yeniden istenemez. Teknik konular ile ilgili bazı tamamlayıcı bilgi ve belge alınması gerektiğinde, durum komisyon başkanının talebi doğrultusunda, ihaleyi yapan birimce bir yazı ile ilgili firmalardan istenebilir. Hangi hususlarda, hangi sebeplerle bilgi ve belge istendiği ve alınan bu bilgi ve belgelerin mahiyeti komisyon raporunda belirtilir.

Değerlendirme Komisyonu, firmaların ihale konusuyla ilgili belgelerini incelerken, daha önceki benzeri ihalelerle ilgili fiyatları, aynı baza getirerek kalite, eskalasyon, teslim müddeti, evsaf garantisi, ve benzeri hususları göz önünde bulundurarak bir rapor hazırlar. Firma tekliflerinin teknik ve idari şartnameye uygunluğunu saptayarak değerlendirmeye esas fiyat mukayese cetvelini düzenler.

Değerlendirme Komisyonu, verilen süre içerisinde hazırladığı raporunu ve kendisine teslim edilmiş olan ihale dokümanlarını satınalma ve ihale organına intikal ettirmek üzere başkanlığına teslim eder.

Değerlendirme komisyonu, çalışmalarını süratle sonuçlandırmakla yükümlü olduğu gibi, gerçekleri satınalma ve ihale komisyonuna doğru ve aynen yansıtmakla da mükellef olup, bu görevlerini yerine getirmemelerinden, gizliliği ve alım emniyetini bozan davranışlarından sorumludurlar.

Satınalma ve ihale komisyonları; ilgili daire başkanlığınca bildirilen görüşü, varsa Değerlendirme Komisyonu raporunu, firmaların ticari durumu ve imkanlarını, Teşekkül ile olan iş ilişkilerini, taahhütlerine karşı bağlılıklarını, genel olarak iş tutumlarını, yapılacak alımın fiyatını, kalitesini, teslim süresini ve yerini, ödeme şartlarını, indirim oranını, diğer tüm teknik ve ticari durumları gibi Teşekkülün menfaatlerini ilgilendiren hususları göz önünde tutarak teknik ve idari şartnameye uygun olanlar arasından ekonomik açıdan en avantajlı teklif veren istekliyi kararlarında belirtirler.

Alımla ilgili tüm çalışmaları içerecek şekilde hazırlanan satınalma ve ihale komisyonu kararları, sekreterya tarafından her yıl birden başlamak üzere sıra numarası verilerek dosyalanır ve mevzuatında belirtilen sürece saklanır.

Komisyon kararlarının suret ve fotokopileri, mevzuat gereği zorunluluk bulunan yetkililer ve ilgililer hariç, üçüncü şahıslara verilemez.

Yapılacak mal veya hizmet alımları ihalelerinde aşağıdaki usullerden biri uygulanır:

a) Açık ihale usulü.

b) Belli istekliler arasında ihale usulü.

c) Pazarlık usulü.

Açık ihale usulü, bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür.

Belli istekliler arasında ihale usulü; ihtiyacın özelliğine göre talep sahibi birimin teklifi ve ihale yetkilisinin onayı ile Teşekkülce yeterli görülen firmaların ihaleye davet edilmesi suretiyle yapılan ihale usulüdür.

Teşekkül, ihtiyacın özelliklerine göre ihaleye davet edeceği firmaları talep sahibi birimin teklifi ve ihale yetkilisinin onayı ile belirleyebileceği gibi, ilan vermek suretiyle yapacağı ön yeterlik ihalesi sonucunda da belirleyebilir.

Teşekkül gerekli gördüğü ihaleyi, yetki limitlerine göre onay merciinden gerekçeli onay almak suretiyle yukarıda belirtilen usullerden birisi ile yapabilir.

İşin özelliğinin uzmanlık ve/veya yüksek teknoloji gerektirmesi nedeniyle açık ihale usulünün uygulanamadığı mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi bu usule göre yaptırılabilir.

Bu usule göre yapılacak ihalelerde davet edilecek firmaların belirlenmesi için ön yeterlilik ihalesi yapılacaksa; adayların başvurularını hazırlayabilmeleri için en az on takvim günü süre tanınarak ön yeterlik ilânı yapılır. Ön yeterlik dokümanı ile ön yeterlik ilânında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre adayların ön yeterlik değerlendirmesi yapılır. Belirtilen asgari yeterlik koşullarını sağlayamayanlar yeterli kabul edilmez. Yeterli olduğu tespit edilen bütün adaylara ihaleye davet mektubu gönderilir.

İşin niteliğine göre rekabeti engellemeyecek şekilde ihale dokümanı ile davet mektubunda belirtilen değerlendirme kriterlerine göre tekliflerin değerlendirmesi yapılarak ihale sonuçlandırılır.

İhaleye davet edilen firmalardan teklif veren istekli sayısının üçten az olması halinde ihale iptal edilir.

Teklif veren istekli sayısının üçten az olması nedeniyle ihalenin iptal edilmesi durumunda, ihale dokümanı gözden geçirilerek varsa hatalar ve eksiklikler giderilmek suretiyle, yeterliği tespit edilen bütün istekliler tekrar davet edilerek ihale sonuçlandırılabilir.

Aşağıda belirtilen hallerde pazarlık usulü ile ihale yapılabilir:

a) Açık ihale usulü ve belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda teklif çıkmaması,

b) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya Teşekkül tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması,

c) Savunma ve güvenlikle ilgili özel durumların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması,

d) İhalenin, araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması,

e) İhale konusu mal veya hizmet alımlarının özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve malî özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememesi,

f) Belli istekliler arasında ihale usulü ile ihalenin sonuçlandırılamaması.

(b) ve (c) bentlerinde belirtilen hallerde ilân yapılması zorunlu değildir. Ancak, bu bentlere göre yapılacak ihalelere en az üç istekli davet edilmelidir.

Yapılacak olan ihale ilanında, ihale konusu alanda faaliyet gösteren ve yeterliği tespit edilen adaylar ile görüşme yapılacağı belirtilir. Gerek ilân yapılan gerekse ilân yapılmayan hallerde yeterliği tespit edilenler ile görüşme yapılabilir.

İstekliler, öncelikle ihale konusu işin teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri gibi hususlarda fiyat içermeyen ilk tekliflerini sunar. Teşekkülün ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılayacak yöntem ve çözümler üzerine Satınalma ve İhale Komisyonu her bir istekli ile görüşür. Teknik görüşmeler sonucunda şartların netleşmesi üzerine bu şartları karşılayabilecek isteklilerden, gözden geçirilerek şartları netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerini de içerecek şekilde son tekliflerini vermeleri istenir.

(a), (b) ve (c) bentlerine göre yapılacak ihalelerde, verilen son teklifler üzerinde fiyat görüşmesi yapılarak ihale sonuçlandırılır.

(a), (d) ve (e) bentlerine göre yapılacak ihalelerde teklif veren istekli sayısının üçten az olması halinde ihale iptal edilir.

Aşağıda belirtilen hallerde ihtiyaçların ilân yapılmaksızın doğrudan temini usulüne başvurulabilir:

a) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi,

b) Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması,

c) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için ilk alımı izleyen üç yıl içinde ihtiyaç duyulan yedek parça, ek malzeme veya hizmetin ilk alım yapılanın dışında başka gerçek veya tüzel kişiden temin edilememesi,

d) Ticaret ve Yatırım Müdürünün yetki limitini aşmayan alımlar,

e) Teşekkülün ihtiyacına uygun taşınmaz malın alımı veya kiralanması.

(a), (b) ve (c) bentlerine göre, tekliflerin hazırlanması için yeterli süre tanınmak suretiyle davet edilecek istekli ile Teşekkülün ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılamak amacıyla teknik şartlar ve fiyat üzerinde görüşme yapılarak ihtiyaçlar temin edilir. Bu bentlere uygun doğrudan alım taleplerinde amil-i mütehassıs olarak belirlenen firmanın tek üretici olduğunun belgelenmesi zorunludur. Bu itibarla, ihtiyaç duyulan iş için, amil-i mütehassıs firmanın patent hakkı veya yedd-i vahit belgesinin, bu belgelerin temin edilemediği durumlarda talep sahibi birim tarafından oluşturulan komisyon marifeti ile düzenlenen ve ita amirince onaylanan doğrudan alıma ilişkin gerekçeli raporun, talep belgeleri ile birlikte satınalma ve ihale organlarına gönderilmesi esastır.

Yukarıdaki (d) bendinin uygulanması halinde, satınalma ve ihale komisyonu kurulmadan ve teminat alınmadan ihale yetkilisince görevlendirilecek kişiler tarafından fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilebilir. Maddenin (e) bendinin uygulanması halinde fiyat araştırması yapılır.

Kendi koşulları dışında satış yapmayacağını ve teminat vermeyeceğini teklifinde beyan eden firmalardan teminat istenip istenmemesi ihale yetkilisinin kararına bağlıdır.

Karlılık ve verimlilik esas alınmak kaydıyla ve ihale yetkilisinin onayı ile; genel ve katma bütçeli idareler, il özel idareleri, belediyeler ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar, özel kanunlarla kurulmuş kendilerine kamu görevi verilmiş tüzel kişiliğe sahip kuruluşlar, bağımsız bütçeli kuruluşlar, kamu iktisadi teşebbüsleri ile bu kuruluşların yarıdan fazla sermaye ile ortak oldukları her çeşit kuruluş, müessese ve ortaklıkların sahip oldukları veya ürettikleri mal ve hizmetler, kıymet taktiri yapılmak suretiyle, başka firmalardan teklif istenmeksizin, doğrudan doğruya bu kuruluşlardan temin edilebilir. Bu durumda teminat alınmaz, ilgili kuruluş ile sadece protokol düzenlenir.

Resmi kurum ve kuruluşlardan ihalelere katılmak isteyenlere ihale dosyası bedelsiz olarak verilir ve teminat şartı aranmaz.

Teknik, mali, hukuki veya benzeri alanlarda niteliği itibariyle kapsamlı ve karmaşık olan, özel uzmanlık ve deneyim gerektiren danışmanlık hizmetleri hizmet sunucularından alınabilir.

Danışmanlık hizmet ihaleleri bu Yönetmelik hükümlerine göre yapılır. Ancak, aday ve istekli seçimi ile değerlendirilmesinde özel hükümler uygulanabilir. Danışmanlık hizmetleri, esas olarak belli istekliler arasında ihale usulü ile ihale edilebileceği gibi özel durumlarda diğer ihale usulleri de kullanılabilir.

Satın almalarda gerçek ucuzun veya uygun bedelin tespitinde; fiyat, kalite, teslim müddeti, geri ödeme şartları, firmanın talep edeceği avansın getireceği faiz yükü, evsaf garantisi, eskalasyon ve benzeri maddi külfetler göz önünde bulundurulur.

Alımlar, talep sahibi ünitece düzenlenen ve gerekli idari ve teknik bilgileri tam olarak kapsayan, yetki limitlerine göre onaylı ihale belgelerine dayanılarak satınalma ve ihale organı tarafından ödeneği dahilinde yapılır. Alım tutarının bildirilen ödeneği aşacağının anlaşılması halinde alım yapılmaz ve ek ödenek sağlanması için durum, alımın yapılmasını talep sahibi birime bildirilir.

Talep sahibi birimler, ihale konusu iş ile ilgili teknik karakteristikleri, şartnameye konulması istenen özel hükümleri, varsa şartnamesini, konuyla ilgili firma adres listesini, yaklaşık maliyet hesap cetvelini, yetki limitlerine göre makam olurunu, yapılacak ihalenin şekli ile ilgili önerilerini içeren taleplerini, satınalma ve ihale organına intikal ettirirler.

Doğrudan alım taleplerinde, amil-i mütehassıs firmanın sahip olduğu patent hakkı veya yedd-i vahit belgesi veya doğrudan alıma ilişkin gerekçeli rapor da talep belgelerine ilave edilir.

İhalesi yapılacak her iş için bir işlem dosyası düzenlenir. İhaleyi yapacak olan satınalma ve ihale organı talep edilen alım ile ilgili sekreterya görevini de yürütecektir. Bu kapsamda; talep biriminden gelen dokümanlar doğrultusunda şartnamelerin hazırlanmasıyla ilgili işleri organize edip tamamlayacak, ödeneğinin tespiti bakımından ise muhasebe birimlerince incelemelerin yer aldığı ihale onay belgelerinin düzenlenmesi ve bunlarla birlikte sözleşme taslağı, yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale ilan metni, istekli veya adaylara talimatları da içeren ihaleye esas diğer bilgi ve belgelerden oluşan ihale dosyası ihaleyi yapacak satınalma ve ihale birimi tarafından hazırlanacaktır. İhale dosyaları yetki limitleri çerçevesinde ihale yetkilisince, Yönetim Kurulunun yetkisinde olan alımlar ise Genel Müdürün onayı ile satınalma ve ihale organına tekrar intikal ettirilir.

Mal veya hizmet alımları yapılmadan önce talep birimlerince, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere tahmin edilen bedel belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Tahmin edilen bu bedel, ihale sonuçlanıncaya kadar isteklilere ve yetkili olmayan diğer kişilere açıklanamaz.

İhale konusu mal veya hizmet alımlarının her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin Teşekkülce hazırlanması esastır.

İhale konusu mal veya hizmet alımlarının teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler; kaliteden ödün verilmeden, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususları içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacak şekilde olmalıdır.

Teknik şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler yapılır. Bu şartnamelerde, teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, kaynak veya ürün belirtilemez. Belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya muadili" ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.

İhale dokümanında; idari şartnameler ile yaptırılacak işin varsa projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer bilgi ve belgeler bulunur. Ön yeterlik dokümanında ise adaylarda aranılan şartlara, ön yeterlik kriterlerine ve gerekli diğer bilgi ve belgelere yer verilir.

İdari Şartnamede, ihale konusuna göre asgari aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur :

a) İşin adı, niteliği, türü ve miktarı, hizmetlerde iş tanımı,

b) Teşekkülün adı, adresi, telefon ve faks numarası,

c) İhale usulü, ihale tarih ve saati ile tekliflerin verileceği adres,

d) İsteklilere talimatlar,

e) İsteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterleri,

f) İhale dokümanında açıklama isteme ve yapılma yöntemleri,

g) Tekliflerin geçerlilik süresi,

h) İhale konusu işin tamamına veya bir kısmına teklif verilmesinin mümkün olup olmadığı, mal alımı ihalelerinde alternatif teklif verilip verilemeyeceği,

ı) Ulaşım, sigorta, gümrük, vergi, resim ve harç giderlerinden hangisinin teklif fiyatına dahil olacağı,

j) Tekliflerin alınması, açılması ve değerlendirilmesinde uygulanması gereken ve bu Yönetmelikte belirtilen usul ve esaslar,

k) İhale kararının alınmasından sözleşmenin imzalanmasına kadar uygulanması gereken usul ve esaslar,

l) İhalenin sadece yerli isteklilere açık olup olmadığı ve yerli istekliler lehine fiyat avantajı uygulanıp uygulanmayacağı,

m)Teklif türü (açık, kapalı zarf, pazarlığa tabi..vb),

n) Geçici ve kesin teminat oranları ile teminatlara ait şartlar,

o) İhale gününden önce ihalenin iptal edilmesinde Teşekkülün serbest olduğu,

p) Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptal edilmesinde Teşekkülün serbest olduğu,

r) İhale konusu işin başlama ve bitirme tarihi, yapılma yeri, teslim şartları ve gecikme halinde alınacak cezalar,

s) Ödeme yeri ve şartlarıyla avans verilip verilmeyeceği, verilecekse şartları ve miktarı ile sözleşme konusu işler için eğer ödenecekse fiyat farkının ne şekilde ödeneceği,

t) Süre uzatımı verilebilecek haller ve şartları,

u) Sözleşme ile ilgili vergi, resim ve harçlar ile diğer giderlerin kimin tarafından ödeneceği,

v) Denetim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar,

y) Anlaşmazlıkların çözümü.

Bütün isteklilere, tekliflerini hazırlayabilmeleri için yeterli bir süre tanımak esastır.

Yetki limitlerine göre, daire başkanı ve genel müdür yardımcısının yetkisine giren satınalma ve ihaleler en az bir defa, Genel Müdür ve Yönetim Kurulunun yetkisine giren ihaleler ise en az iki defa Resmi Gazetede ilan edilir.

Teşekkül, Resmi Gazete dışında işin önem ve özelliğine göre ihaleleri, uluslararası ilân veya yurt içinde çıkan başka gazeteler veya yayın araçları, bilgi işlem ağı veya elektronik haberleşme (internet) yolu ile de ayrıca ilân edebilir.

Ayrıca, gerek duyulması halinde, ihaleye katılımı arttırmak için, teklif verebileceği bilinen firmalara davet mektubu gönderilebilir.

Satınalma ve ihalelerde; ihale ilan tarihi ile teklif zarfı açma tarihi arasında en az 15 takvim günü, acil hallerde ve ihaleye verilecek teklifler ile dokümanlarının hazırlık sürelerinin yeterli olacağı kanaati oluşması durumunda ihale yetkilisinin onayı ile en az 7 (yedi) takvim günü süre verilir.

İhale dokümanında belirtilmeyen hususlara ilânlarda yer verilemez. İhale ilânlarında aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur:

a) Teşekkülün adı, adresi, telefon ve faks numarası,

b) İhalenin adı, niteliği, türü, miktarı,

c) Mal alımı ihalelerinde teslim yeri, hizmet alımı ihalelerinde ise işin yapılacağı yer ile süresi,

d) İhalenin hangi usul ile yapılacağı,

e) İhale dokümanının nerede görülebileceği ve hangi bedelle alınacağı,

f) Tekliflerin hangi gün ve saate kadar nereye verileceği, açılış yeri ve saati,

g) İhalenin özelliğine göre gerekli görülecek diğer hususlar.

İhale ve ön yeterlik dokümanı Teşekkülde bedelsiz görülebilir. Ancak, ihaleye veya ön yeterliliğe katılmak isteyen isteklilerin bu dokümanı satınalmaları zorunludur. Doküman bedeli, hazırlanma maliyetini aşmayacak ve rekabeti engellemeyecek şekilde tespit edilir.

Aşağıda sayılanlar, doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihalelere katılamazlar:

a) Kamu İhale Kanunu ve diğer Kanunlardaki hükümler gereğince geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar.

b) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler.

c) Teşekkülün ihale yetkilisi kişileri ile bu yetkiye sahip kurullarda görevli kişiler.

d) Teşekkülün ihale konusu işle ilgili her türlü ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olanlar.

e) (c) ve (d) bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri.

f) (c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin % 10'undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç).

g) İhale konusu işin danışmanlık hizmetlerini yapan yükleniciler ile danışmanlık hizmeti ihaleleri için ihale konusu işin yüklenicileri.

h) Yukarıdaki bentlerde belirtilenlerin ortaklık ve yönetim ilişkisi olan şirketleri ile bu şirketlerin sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları şirketleri.

ı) Mülga TEK/TEAŞ’ın yeniden yapılandırılması sonucu oluşturulan Teşekküllerin bünyesinde kurulmuş olan; vakıf, dernek, birlik, sandık gibi kuruluşlar ile bunların kurmuş oldukları veya ortak oldukları şirketler.

Yukarıda belirtilen yasaklara rağmen, yasaklar kapsamında olup ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları irat kaydedilir. Bu durumun, tekliflerin değerlendirmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa, durumun anlaşılması üzerine, teminatı irat kaydedilerek ihale iptal edilir.

Birden fazla gerçek veya tüzel kişi ortak girişim veya konsorsiyum oluşturmak suretiyle ihalelere teklif verebilir. Bunlar kendi aralarında bir ortak girişim yaptıklarına dair beyannamelerini ve/veya konsorsiyum protokolünü pilot ortağın veya liderin de belirtildiği şekilde noter tasdikli olarak teklifiyle birlikte vermek zorundadır. Ortaklık beyannamesinde ve/veya konsorsiyum protokolünde, ortak girişimi veya konsorsiyumu oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin taahhüdün yerine getirilmesinde müşterek ve müteselsilen sorumlu oldukları belirtilir.

İhale konusu işin özelliği nedeniyle ihtiyaç görülmesi halinde, ihale aşamasında isteklilerden alt yüklenicilere yaptırmayı düşündükleri işleri belirtmeleri, sözleşme imzalamadan önce de alt yüklenicilerin listesini Teşekkülün onayına sunmaları istenebilir. Ancak bu durumda, alt yüklenicilerin yaptıkları işlerle ilgili sorumluluğu yüklenicinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Teşekkülün gerekli gördüğü veya ihale dokümanında yer alan belgelerde ihalenin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların bulunduğunun tespit edildiği hallerde ihale gününden önce ihale iptal edilebilir.

Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle ihalenin iptal edildiği isteklilere hemen duyurulur. Bu aşamaya kadar teklif vermiş olanlara ihalenin iptal edildiği ayrıca tebliğ edilir. İhalenin iptal edilmesi halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve bu teklifler açılmaksızın isteklilere iade edilir. İhalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce Teşekkülden herhangi bir hak talebinde bulunulamaz.

İhalenin iptal edilmesi durumunda, iptal nedenleri gözden geçirilerek yeniden ihaleye çıkılabilir.

İhalelerde aşağıda belirtilen fiil veya davranışlarda bulunmak yasaktır:

a) Hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikap, rüşvet suretiyle veya başka yollarla ihaleye ilişkin işlemlere fesat karıştırmak veya buna teşebbüs etmek,

b) İsteklileri tereddüde düşürmek, katılımı engellemek, isteklilere anlaşma teklifinde bulunmak veya teşvik etmek, rekabeti veya ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak,

c) Sahte belge veya sahte teminat düzenlemek, kullanmak veya bunlara teşebbüs etmek,

d) Alternatif teklif verebilme halleri dışında, ihalelerde bir istekli tarafından kendisi veya başkaları adına doğrudan veya dolaylı olarak, asaleten yada vekaleten birden fazla teklif vermek,

e) İhaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılmak,

İlân yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Değişiklik yapılması zorunluluğu varsa, bunu gerektiren sebepler gerekçeleri ile birlikte bir tutanakla tespit edilerek, ihale yetkilisinin onayını müteakip ihalenin duyurulması yöntemi ile duyurulur.

Ancak, ilân yapıldıktan sonra, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde, ihale dokümanında değişiklikler yapılabilir. Yapılan bu değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilname, son teklif verme gününden en az yedi takvim günü öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderilir.

Zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla ondört takvim günü ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkanı sağlanır.

Ayrıca, istekliler tekliflerini hazırlarken ihale dokümanında açıklanmasına ihtiyaç duyulan hususlarla ilgili olarak son teklif verme gününden ondört takvim günü öncesine kadar yazılı olarak açıklama talep edebilir. Bu talebin uygun görülmesi halinde yapılacak açıklama, bu tarihe kadar ihale dokümanı alan bütün isteklilere son teklif verme gününden yedi takvim günü öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ve açıklama talebinde bulunan istekli belirtilmeksizin yazılı olarak gönderilir.

Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan satınalma organının açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması gereklidir.

İhale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur.

Teklifler, ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında belirtilen adrese verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.

Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz. Haberleşme birimlerince alınan teklif zarfları satınalma ve ihale komisyonlarının sekreteryasını yürüten birimlere teslim edilir.

Tekliflerin geçerlilik süresi ihale dokümanında belirtilir. İhtiyaç duyulması halinde bu süre, teklif ve sözleşme koşulları değiştirilmemek ve isteklinin kabulü kaydıyla, uzatılabilir.

İhalelerde, teklif edilen bedelin % 3’ünden az olmamak üzere istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır. İhale dokümanında belirtilmesi şartıyla, danışmanlık hizmeti ihalelerinde geçici teminat alınması zorunlu değildir.

Teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda gösterilmiştir:

a) Tedavüldeki Türk Parası,

b) Bankalar ve özel finans kurumları tarafından verilen teminat mektupları.

c) Hazine Müsteşarlığınca ihraç edilen devlet iç borçlanma senetleri ve bu senetler yerine düzenlenen belgeler,

d) İlgili mevzuatına göre Türkiye'de faaliyette bulunmasına izin verilen yabancı bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları ile Türkiye dışında faaliyette bulunan banka veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantisi üzerine Türkiye'de faaliyette bulunan bankaların veya özel finans kurumlarının düzenleyecekleri teminat mektupları,

(c) bendinde belirtilen senetler ve bu senetler yerine düzenlenen belgelerden nominal değere faiz dahil edilerek ihraç edilenler, anaparaya tekabül eden satış değeri üzerinden teminat olarak kabul edilir.

Teminat mektupları dışındaki teminatlar, Mali İşler ve Finans Yönetimi Dairesi Başkanlığına yatırılır. Firmalar banka teminat mektuplarını veya diğer teminatlar karşılığı aldıkları makbuzları teklifleri ekine koyarlar. Banka teminat mektupları veya teminat karşılığı alınan makbuzlar dışındaki teminatlar ihale komisyonlarınca teslim alınmaz.

Değerlendirme sonucunda teklifi şartnameye uygun bulunan ilk üç firmanın geçici teminatları sözleşmenin yürürlüğe girmesi veya opsiyon sürelerinin sonuna kadar tutulur. İhale üzerinde kalan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci ve üçüncü teklif sahibi isteklilere ait teminat mektupları dışında kalan isteklilere ait teminatlar firmalarına hemen iade edilir. Ancak işin ve tekliflerin niteliğine göre satınalma ve ihale organınca gerekli görülmesi halinde, diğer tekliflere ait geçici teminatlar da sözleşme imzalanmasına veya opsiyon süresinin sonuna kadar tutulabilir. İhale üzerinde kalan istekli ile sözleşme imzalanması halinde diğer isteklilere ait teminatlar sözleşmenin yürürlüğe girmesinden hemen sonra iade edilir.

Teklifler açıldıktan sonra opsiyon süresi dolmadan teklifinden dönen veya sözleşme imzalamaktan kaçınan, sözleşmenin yürürlüğe girmesi için gerekli işlemleri tamamlamayan, teklifi ile birlikte yanıltıcı ve sahte belge veren, satınalma ve ihale işlemlerine hile ve fesat karıştıran isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilir.

Teminatlar, teminat olarak kabul edilen diğer değerlerle değiştirilebilir.

Her ne suretle olursa olsun, Teşekkülce alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz.

Teminat mektupları Kamu İhale Kurumunun belirlediği esaslara uygun olacaktır. Bu esaslara aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları kabul edilmez. Geçici teminat mektuplarında (teklifin geçerlilik süresinden en az otuz gün fazla süreli olmak kaydıyla) süre belirtilir. Teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde, geçici teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır. Kesin teminat mektuplarının süresi ihale konusu işin bitiş tarihi dikkate alınmak suretiyle Teşekkül tarafından belirlenir. İlgili mevzuata aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları kabul edilmez. Banka teminat mektuplarının iadesi ilgili bankaya yapılır, istekliye veya yükleniciye elden verilmez.

Teklifler, ihale dokümanında belirtilen son teklif verme gün ve saatine kadar ilanda belirtilen birime verilir. Satınalma ve ihale komisyonunca, ihale dokümanında belirtilen gün ve saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 46 ncı madde hükümlerine uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Geçerli olan diğer zarflar, hazır bulunan istekliler önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin, belgelerinin eksik olup-olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. Geçici teminatı olmayan veya eksik olan isteklinin teklifi okunmaz. Diğer istekliler ile teklif fiyatları açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak satınalma ve ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz.

Satınalma ve ihale komisyonu kararı alınması şartıyla, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde kullanılmak amacıyla 50 nci madde hükümleri kapsamında net olmadığı anlaşılan hususlarla ilgili olmak üzere, isteklilerden yazılı şekilde tekliflerini açıklamaları istenebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerin eksik olması veya belgelerde önemsiz bilgi eksikliği bulunması halinde, belirlenen sürede isteklilerden bu eksik belge veya bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenebilir. Belirlenen sürede eksik belge veya bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesi işlemi başlatılır. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

En son aşamada, isteklilerin teklif mektubu eki cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Teklif edilen fiyatları gösteren teklif mektubu eki cetvelde çarpım ve toplamlarda aritmetik hata bulunması halinde, isteklilerce teklif edilen birim fiyatlar esas alınmak kaydıyla, aritmetik hatalar resen düzeltilir.

Yapılan bu düzeltme sonucu bulunan teklif isteklinin esas teklifi olarak kabul edilir ve bu durum hemen istekliye yazı ile bildirilir. İstekli düzeltilmiş teklifi kabul edip etmediğini tebliğ tarihini izleyen beş takvim günü içinde yazılı olarak bildirmek zorundadır.

İsteklinin düzeltilmiş teklifi kabul etmediğini süresinde bildirmesi veya bu süre içinde herhangi bir cevap vermemesi halinde, teklifi değerlendirme dışı bırakılır ve bütün bu işlemlerin satınalma ve ihale komisyonunca uygun görülmesi halinde geçici teminatı gelir kaydedilir.

Satınalma ve ihale komisyonları, ihtiyaç duyduğu takdirde konuyu bir alt komisyona inceletebilir. Madde 20 esaslarına göre kurulan ve çalışmalarını tamamlayan değerlendirme komisyonu, raporunu satınalma ve ihale komisyonuna sunar.

Teklifleri yeterli bulunan birden fazla istekli tarafından aynı fiyatın teklif edilmesi ve bu tekliflerin en ekonomik teklif olması halinde, aynı fiyat teklifinde bulunan isteklilerden ikinci bir kapalı teklif istenir yada aynı fiyat teklifinde bulunan istekliler arasında, komisyonca kararlaştırılacak belli bir gün ve saatte açık eksiltme yapılır.

Teklifler, ilk açıldıkları hali ile geçerlidir. Kapalı zarfların komisyon huzurunda açılmasından sonra, ihaleye katılanların kendiliğinden yapacakları indirim teklifleri dikkate alınamaz.

Belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan mal ve hizmet alımı ihalelerinde temin edilen teklif fiyat ve şartları satınalma ve ihale komisyonunca uygun bulunmadığı takdirde onay merciinin onayı alınmak kaydı ile ihale açık eksiltmeye dönüştürülebilir.

Açık Eksiltme; istenilen malın veya hizmetin, önceden bildirilen veya ilan edilen esaslara ve şartnamesinde yazılı şartlara uygun kimseler arasında, birbirini izleyen tekliflerle uygun fiyatın belli olması üzerine, en uygun teklifte bulunana ihalesidir.

Açık eksiltmeye, kapalı zarfla geçerli teklif vermiş firmaların tümü davet edilir ve en düşük fiyat üzerinden en az üç tur açık eksiltme yapılır. Komisyon, açık eksiltme turları sonucunda kalan firmalardan, yazılı nihai teklifi alır ve ihaleyi sonuçlandırır. Açık eksiltme yapılırken, her tur bazında çekilen firma tutanağı imzalayarak açık eksiltme mahallini terk eder.

Açık eksiltmelerde, isteklilerin rekabetini kıracak sözler söylenmesi veya istekliler arasında anlaşmaya daveti ima edecek işaretler veya hareketlerde bulunulması, eksiltmenin doğruluğunu bozacak şekilde görüşme ve konuşmalar yapılması yasaktır. Bu yasağa karşı gelenler, komisyon kararı ile eksiltme yapılan yerden uzaklaştırılır ve durumları bir tutanakla tespit edilir.

Teklifler değerlendirilirken, diğer tekliflere veya Teşekkülün tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan teklifler reddedilmeden önce, belirlenen süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir.

a) Satın alınacak mal ve hizmetin teslim yada tamamlanma süresi, hizmet yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temininde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal ve hizmetin özgünlüğü hususunda belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamalar dikkate alınarak, aşırı düşük teklifler değerlendirilir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale dokümanında belirtilmiş olması kaydıyla, yetki limitleri dahilinde onayından önceki herhangi bir aşamada, satınalma ve ihale komisyonu kararı üzerine Teşekkül, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İhalenin iptal edilmesi halinde bu durum bütün isteklilere derhal bildirilir. Teşekkül bütün tekliflerin reddedilmesi nedeniyle herhangi bir yükümlülük altına girmez. Ancak, Teşekkül isteklilerden herhangi birinin talepte bulunması halinde, ihalenin iptal edilme gerekçelerini bütün isteklilere bildirir.

Yapılan değerlendirmeler sonucunda; ihale, en uygun (ekonomik açıdan en avantajlı) teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. En uygun teklif; teklif fiyatı, işletme ve bakım maliyeti, verimlilik, kalite ve teknik üstünlükler gibi unsurlar dikkate alınarak belirlenir.

Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, ihale dokümanında bunu belirleyen unsurların açıkça ifade edilmesi zorunludur.

İhale dokümanında, yerli istekliler lehine fiyat avantajı sağlanacağı belirtilen ihalelerde, bu fiyat avantajı da uygulanmak suretiyle ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenerek ihale sonuçlandırılır.

En düşük fiyatın, ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak değerlendirildiği ihalelerde, birden fazla istekli tarafından aynı fiyatın teklif edildiği ve bunların da ekonomik açıdan en avantajlı teklif olduğu anlaşıldığı takdirde, ikinci fıkrada belirtilen fiyat dışındaki unsurlar dikkate alınmak suretiyle veya 53 ncü maddeye göre açık eksiltme yapılarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenir ve ihale sonuçlandırılır.

İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek, ihaleyi yetki limitlerine göre onaya sunar. Kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.

Onay mercii, karar tarihini izleyen en geç yirmi bir takvim günü içinde ihale kararını onaylar veya yeniden görüşülmek üzere Komisyona iade eder yada gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle ihaleyi iptal eder.

İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır.

İhale üzerinde kalan istekliye, davet mektubunda belirtilen süre içerisinde kesin teminatı vermek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususunda tebligat yapılır. Ancak, bu bildirim isteklinin imzası alınmak suretiyle de tebliğ edilebilir.

Taahhüdün sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak amacıyla, sözleşmenin yapılmasından önce ihale üzerinde kalan istekliden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle en az % 6 oranında kesin teminat alınır.

Ancak, danışmanlık hizmet ihalelerinde ihale dokümanında belirtilmesi kaydıyla, kesin teminat sözleşme yapılmadan önce alınmayabilir. Bu durumda, düzenlenecek her hak edişten en az % 6 oranında yapılacak kesintiler teminat olarak alıkonulur.

İhale işlemleri opsiyon süresi içinde neticelendirilemezse en avantajlı teklif veren ilk üç firmadan makul bir opsiyon daha istenir.

Sözleşmesinde yer alması ve istihkak ödemelerinde verildiği oranda mahsup edilmesi kaydıyla, yükleniciye bankalardan alınan şartsız avans teminat mektubu veya devlet tahvili karşılığında avans verilebilir.

İhale üzerinde kalan istekli, kesin teminatı vererek sözleşmeyi imzalamak zorundadır. Sözleşme imzalandıktan hemen sonra geçici teminat iade edilir. Bu zorunluluklara uyulmadığı takdirde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın ihale üzerinde kalan isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilir. Bu durumda, Teşekkül, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif fiyatının, ihale yetkilisince uygun görülmesi kaydıyla, bu teklif sahibi istekli ile bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre sözleşme imzalayabilir. Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin de sözleşmeyi imzalamaması durumunda ise, bu teklif sahibinin de geçici teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.

Teşekkül, belirlenen süre içinde sözleşme yapılması hususunda kendisine düşen görevleri yapmakla yükümlüdür. Teşekkülün bu yükümlülüğü yerine getirmemesi halinde, ihaleyi kazanan istekli sürenin bitmesini izleyen günden itibaren en geç beş takvim günü içinde, on takvim günü süreli bir noter ihbarnamesi ile bildirmek şartıyla taahhüdünden vazgeçebilir. Bu takdirde, geçici teminat geri verilir ve istekli teminat vermek için yaptığı belgelendirilmiş giderleri istemeye hak kazanır.

Yapılan bütün ihaleler bir sözleşmeye bağlanır. Sözleşmeler, Teşekkül yetkilileri ve yüklenici tarafından imzalanır. Yüklenicinin ortak girişim veya konsorsiyum olması halinde, sözleşmeler bunların bütün ortakları tarafından imzalanır. İhale dokümanında belirtilen şartlara aykırı sözleşme düzenlenemez.

Firmalarla sözleşmelerin uygulanmasından doğacak anlaşmazlıklar mahkeme yoluyla çözümlenecek bir safhaya gelmiş ise, konu Genel Müdürlüğün tasvibi ile Hukuk Müşavirliğince sonuçlandırılır.

İthalatla ilgili her türlü işlemler Teşekkül tarafından yapılır/yaptırılır. Bütün dış piyasa alımları ile ilgili; yurt dışında transfer şeklinde yapılacak kambiyo mevzuatına tabi mal ve hizmet bedeli ödemeleri, sevkiyatın ve giriş işlemlerinin takibi, sonuçlandırılması, gelen malların yerine teslimi, yürütülen ve sözleşmeleri yapılan işler için gerektiğinde teşvik alınması-kapatılması ve gümrük işlemleri Ticaret ve Yatırım Müdürlüğünce yapılır.

Muayene ve kabulün nerede, ne zaman, hangi usul ile yapılacağı, aşağıdaki şekillerden birine uygun olmak üzere sipariş mektubunda veya sözleşmesinde etraflı olarak belirtilir.

Muayene ve kabul işlemleri görevlendirilecek en az üç kişilik komisyon tarafından yapılır. Ancak sözleşmesinde hüküm bulunması halinde; imalat veya üretim süreci gerektiren işler, muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaması şartıyla, ihale dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere göre yapılıp yapılmadığı hususunda, ilgili birim tarafından belirli aşamalarda ve aralıklarla denetlenebilir.

Taahhüdün tamamlanan ve müstakil kullanıma elverişli bölümleri için kısmi kabul yapılabilir.

a) Teslim edilen mal veya hizmetin nicelik ve niteliği, gerek görüldüğü takdirde standartlara uygun teknolojik deneylerle de tespit edilebilir.

b) Muayene ve kabul işleri, bu işle ilgili ihale organı, üst birim veya ünite tarafından gerekli görüldüğünde, uluslararası tanınmış bağımsız mütehassıs kalite kontrol firmaları, üniversiteler veya resmi kuruluşlara yaptırılır. Muayene ve kabul giderinin kime ait olacağı, işin teklif isteme şartnamesinde ve sözleşmesinde belirtilir.

c) Sipariş konusu malların muayene ve kabulü (a) bendindeki usule göre yapılabileceği gibi bunların muayenelerinin imalat sırasında ara denetim olarak ve/veya sonunda, kabullerinin de istenilen yerlerde veya montajlarından sonra yapılması şart koşulabilir.

Muayene ve kabul sırasında hasar, noksanlık, evsaf bozukluğu, sözleşme ve şartnamesine uyulmaması gibi hallerin görülmesi durumunda, bu hususlar muayene ve kabul protokolünde belirtilir. Gerek görüldüğünde, ayrıca bu konuda bir rapor hazırlanır. Kullanıma mani bir durum yoksa, ihale yetkilisinin onayı ile, belirli bir oranda nefaset kesilerek kabul yapılabilir.

Düzenlenen kabul protokolü, görevliler tarafından yüklenici veya yetkili temsilcisine ve varsa nakliyecisine imzalattırılır. Yüklenici veya temsilcisi, kabul protokolünü imzadan kaçınırsa veya kararlaştırılan gün ve saatte yüklenici veya temsilci muayene ve tesellüm için hazır bulunmazsa, bu durum bir tutanakla tespit edilir.

Tespit edilen hasar, noksanlık , evsaf bozukluğu, sözleşme ve şartnamesine uymaması gibi hallerin duyurulması varsa sözleşme veya şartnamesindeki, yoksa mevzuattaki süreler içerisinde yapılır.

Kusurun yükleniciye ait olduğunun tespit edilmesi halinde; malın kabulü yapılmaz ve söz konusu malın yükleniciye bırakılmasının mümkün olmadığı durumlarda, emaneten muhafaza edilir.

Teslim yerlerinde yapılacak muayene sonuçlarının, alıma esas olan şartlara uymaması halinde, sözleşmede başka bir hüküm yok ise Türk Ticaret Kanununun ve Borçlar Kanununun ilgili maddeleri uyarınca, malların ayıplı olduğu açıkça belli ise iki gün içerisinde, açıkça belli değil ise teslim alındıktan sonra sekiz gün içerisinde satıcı firmaya bildirilir. İlk muayenede tespit edilemeyen ve sekiz gün içerisinde de ayıbı belli olmayan malın daha sonra ayıplı olduğu tespit edilirse; ayıp bulunur bulunmaz durum derhal ilgili satınalma ve ihale organına bildirilir. Satınalma birimi de ayıp ihbarını alır almaz derhal ayıbı satıcı firmaya bildirmekle yükümlü olup, ayıplı malın firma tarafından makul bir süre içerisinde değiştirilmesi gerektiği hususuna sözleşmelerde yer verilmesi zorunludur.

Satın alınan mal veya hizmetin teslim ve tesellüm işlemleri talep sahibi birimden iki kişi ve satınalma biriminden bir kişi olmak üzere en az üç kişilik tesellüm komisyonu tarafından yapılır.

Niteliği açıkça tam olarak belirtilemeyen ve piyasada hazır olarak bulunan mallar satınalma ve ihale organınca seçimi yapılarak alınır.

Malzeme ve hizmet siparişlerinde, ihale safhasında veya sözleşme süresi içerisinde doğacak ihtiyaçların karşılanması için, fiyat ve piyasa durumları bakımından fayda görülmesi halinde; sözleşmeden önce yaklaşık maliyetin veya sözleşmeden sonra sözleşme bedelinin %30’una kadar, yetki limitleri dahilinde, ihale makamının onayı ile ihale kapsamında artırma veya eksiltme yapılabilir.

İhalesine karar veren onay merciinin onayı olmadıkça sözleşme konusu işin bir kısmı veya tamamı başkasına devredilemez. Onay merciinin onayı için devralacak firmanın en az asıl yüklenicinin yeterlik koşullarını karşılaması esas alınır. İhale yetkilisinin devrine karar verdiği sözleşmelerde devir işlemi nedeniyle değişiklik yapılamaz.

Sözleşmeden doğan alacaklar temlik edilemez.

Yüklenicinin sözleşme hükümlerine uymaması durumunda, yükleniciye sözleşmesinde belirtilen usulde ihtarda bulunulur. Yüklenicinin sözleşme hükümlerine aykırı tutumunun devam etmesi halinde ise mevcut sözleşme ihale yetkilisinin onayı ile feshedilerek kesin teminatı gelir kaydedilir. Taahhüdün kalan kısmı için Borçlar Kanununa göre işlem yapılır. Sözleşmenin feshi ile ilgili hususlar idari şartnamelerde açıkça belirtilir.

İhale konusu işlerin sözleşme hükümlerine uygun bir şekilde yerine getirildiği ve yüklenicinin bu işten dolayı Teşekküle her hangi bir borcunun olmadığının tespitinden sonra alınmış olan kesin teminat sözleşmesinde belirtilen esaslara göre iade olunur.

Sözleşmelerin uygulanmasında; Kuruluşun yüklenicilerle olan iş ilişkilerinde hakkaniyet kaidelerinin korunması, taraflara sözleşme dışı külfetler yüklenmemesi ve taahhütlerin süresinde yerine getirilmesi esastır.

Ancak, 76 ncı maddede belirtilen süre uzatımı nedenlerinden bir veya birkaçının ortaya çıkması durumunda işin tamamlanması için makul süre uzatımı verilebilir.

Süre uzatımını gerektiren nedenlerin birden fazla olması halinde verilecek toplam süre uzatımında bunların taahhüdün tamamlanmasına etkisi dikkate alınır. Ancak, verilecek süre bu nedenlerin meydana getirdiği gecikme sürelerinin iz düşümünden fazla olamaz. Aynı zaman aralığında süre uzatım nedenlerinin çakışması halinde sadece en uzun süre uzatımı gerektireni dikkate alınır.

Süre uzatımı konusu, yüklenicinin sözleşmesindeki süre ve koşullara uygun talebi halinde incelenebilir. Süre uzatımının verilebilmesi için oluşan nedenlerin sözleşme süresi içerisinde meydana gelmesi ve yüklenicinin belgeleriyle birlikte zorunlu nedenin meydana geldiği tarihten itibaren 7 gün içinde Teşekküle müracaatı esastır. Süre uzatımını gerektiren sebebin ortadan kalktığı tarih, yüklenici tarafından ayrıca belgelendirilecektir. Süre uzatımı, ihale yetkilisinin onayından sonra verilir.

Başlıca süre uzatımı nedenleri aşağıda belirtilmiştir:

a) Zorunlu Nedenler : Zorunlu neden sözleşme taraflarının denetim ve hatası dışında ortaya çıkan ve sözleşmenin uygulanmasını kısmen veya tamamen engelleyen durumlar olup, başlıcaları aşağıda belirtilmiştir.

1) Yangın,

2) Su taşkını, sel, kasırga, deprem ve benzeri doğal afetler,

3) Salgın hastalıklar,

4) Savaş hali,

5) Seferberlik hali,

6) Sabotaj veya işin yapımını engelleyen diğer haller,

7) Ambargo,

8) Malın yüklü bulunduğu nakil vasıtasının kazaya uğraması, yanması, batması veya avarya hali,

9) Sözleşme yapılmasından önce yürürlükte olan kanun ve nizamlardaki değişikliklerden doğan imkansızlıklar,

Zorunlu nedenlerin süre uzatımına konu olabilmesi için ilgili resmi kuruluşlarca belgelendirilmesi şarttır.

b) Teşekkülün Sebebiyet Verdiği Haller :Sözleşme ve eklerinde belirtilmeyen ve sözleşme imza tarihinden sonra ortaya çıkan, Teşekkülden kaynaklanan nedenlerdir.

c) Üçüncü Kişilerin Sebebiyet Verdiği Haller:

1) Sözleşmelerinde, KİT’lerden veya tekel durumundaki üreticilerden malzeme temini veya hizmet alımı öngörülmüş olması koşulu var ise; bu kuruluşların teslimatlarında veya hizmetlerindeki gecikmeler,

2) Kanuni grevler ve yüklenici işyerleri dışındaki kanuni lokavtlar,

Üçüncü kişilerin sebebiyet verdiği bu hallerin süre uzatımı nedeni olabilmesi için belgelendirilmesi gerekir.

Yüklenicinin süre uzatım talebi ihaleyi yapan birimce onay merciinin onayı alınarak oluşturulacak bir Komisyon tarafından değerlendirilir ve yetki limitleri doğrultusunda ihale yetkilisinin onayı alınarak sonuçlandırılır.

Sözleşme uygulaması sırasında ek sipariş verilmesi halinde de ek süre verilir. Ancak; işin ana kapsam ve karakterinde değişiklik olmaksızın meydana gelebilecek salt parasal artışlar süre uzatımı nedeni olamaz.

Hizmet alımlarına ilişkin sözleşmelerin sürelerinin bitiminde, fiyat ve piyasa durumu bakımlarından fayda görülmesi, yüklenicinin hizmetlerinden memnun kalınması ve Teşekkülün sahip olacağı diğer avantajlar göz önünde bulundurulması kaydıyla yeni bir ihaleye çıkılmaksızın aynı fiyat ve şartlarla (kanuni artışlar ile sözleşmesinde yer alan artışlar hariç) bir yıl veya sözleşmesinde yazılı süre kadar uzatılabilir.

İhtiyaç sahibi birimler satın alacakları malzemelerin veya ihale edecekleri işlerin iç ve dış piyasasına ait fiyat hareketlerini takip etmeye, fiyat artış ve azalışları konusunda mümkün olduğu kadar sağlıklı etütler yapmaya ve alım fiyatlarını da bu etütlerle kontrole mecburdurlar.

İhtiyaçların temini için yapılan sözleşmelerin uygulanmasında ve sonucunda meydana gelebilecek cezai işlemler ile yükümlülüklerini yerine getirmeyen firmaların ihalelerden yasaklanması için; yürürlükteki Kamu İhale Kanunu ve Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu hükümleri uygulanacaktır.

Bu Yönetmelikte yazılı sürelerin hesaplanmasında hüküm bulunmayan hallerde Borçlar Kanunu hükümleri uygulanır.

Bu Yönetmelik kapsamında yapılacak işlerle ilgili bildirimlerde Tebligat Kanunu hükümleri uygulanır

Bu Yönetmelikte belirtilmeyen yada uygulamada tereddüde düşülen konularda; 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, bunlarla ilgili tebliğler, Maliye Bakanlığınca yayımlanan Bütçe Uygulama Talimatları ve yürürlükteki diğer mevzuat hükümleri Genel Müdürlükçe onaylanması kaydı ile uygulanır.

Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile birlikte, mülga TEAŞ’ın;

a) 1/10/1995 tarihli ve 22421 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Satınalma ve İhale Yönetmeliği,

b) 29/8/1998 tarihli ve 23448 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yasaklı Yüklenici ve Müşteriler Yönetmeliği,

c) Yönetim Kurulunun 5/6/1996 tarihli ve 18-194 sayılı kararı ile yürürlüğe giren Süre Uzatımı Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Bu Yönetmelik Resmi Gazetede yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Elektrik Ticaret ve Taahhüt Anonim Şirketi (TETAŞ) Genel Müdürü yürütür.