Türkiye Şeker Fabrikaları Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Alımı Yönetmeliği

İdare, bu yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde, saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.

Aralarında kabul edilebilir doğal bir bağlantı olmadığı sürece mal ve hizmet alımı bir arada ihale edilemez.

Yetki limitlerinin altında kalmak amacıyla iktisadi ve teknik bakımdan bütünlük arz eden mal ve hizmet alımları kısımlara bölünemez.

Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz.

Bu yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde açık ihale usulü temel usuldür.

İhale yetkilisi;

a) Merkezde;

Başkan: Satınalma Dairesi Başkanı,

Üye: İhale konusu işin uzmanı iki kişi

Üye: Muhasebe ve Mali İşlerden sorumlu personel,

Üye: İhaleyi yapan birimden personel.

b) Taşrada;

Başkan: Fabrika İdari Müdür Yardımcısı,

Üye: İhale konusu işin uzmanı iki kişi

Üye: Diğer Fabrika Müdür Yardımcısı

Üye: İhaleyi yapan birimden personel.

olmak üzere en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyelerde dahil olmak üzere görevlendirir.

İhale konusu işle ilgili yeterli sayı ve nitelikte personel olmaması halinde ihale yetkilisi merkezden komisyona üye talep eder.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.

Komisyonlar, ilgili birimce hazırlanan bir gündemle toplantıya çağrılır. Gündemde toplantının yapılacağı yer, gün ve saat ile görüşülecek konular belirtilir

Mal veya hizmet alımları ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ilanlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.

Acilen işe başlanılması gereken hallerde veya komisyon kararlarının onaya sunulmasının zaman ve şekil bakımından mümkün olmadığı yahut işin yapılmasını zorlaştıracağı ihalelerde veya onay yetkilisince gerekli görülen durumlarda, onaya yetkili merci bu yetkisini daha alt mercilere devredebilir.

İhale dokümanı idarede bedelsiz görülebilir. Ancak, ihaleye katılmak isteyenlerin bu dokümanı satın almaları zorunludur. Doküman bedeli, basım maliyeti de göz önüne alınarak rekabeti engellemeyecek şekilde idarelerce tespit edilir. İdare gerektiğinde ihale dokümanını bedelsiz olarak da verebilir.

Gerektiğinde, ihaleye girmek isteyenlerin bu yönetmeliğe göre istenilen belgelerden başka, ihaleye katılabilecekleri hakkında idarece verilmiş bir katılma belgesi de istenebilir. Bu katılma belgesinin ne suretle verilebileceği şartnamede belirtilir.

Katılma belgesi verilmemesinden doğacak anlaşmazlıklar ihaleden önce ilgili komisyon tarafından karara bağlanır.

(Başlığı ile birlikte değişik:RG-4/7/2009-27278)

Aşağıda belirtilen kişiler doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihaleye katılamazlar;

a) 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile diğer kanunlardaki hükümler gereğince geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan veya örgütlü suçlardan veyahut kendi ülkesinde ya da yabancı bir ülkede kamu görevlilerine rüşvet verme suçlarından dolayı hükümlü bulunanlar.

b) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler.

c) İhaleyi yapan İdarenin ihale yetkilisi kişileri ile bu yetkiye sahip kurullarda görevli kişiler.

ç) İhaleyi yapan İdarenin ihale konusu işle ilgili her türlü ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olanlar.

d) (c) ve (ç) bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri.

e) (c), (ç) ve (d) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin % 10'undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç).

f) 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinin (8) numaralı alt bendi gereğince alınacak Bakanlar Kurulu Kararları ile belirlenen yabancı ülkelerin isteklileri.

g) İhaleyi yapan İdare bünyesinde bulunan veya İdare ile ilgili her ne amaçla kurulmuş olursa olsun vakıf, dernek, birlik, sandık gibi kuruluşlar ile bu kuruluşların ortak oldukları şirketler.

Ayrıca ihale konusu alımla ilgili danışmanlık hizmetlerini yapan yükleniciler ile aynı şekilde, ihale konusu işin yüklenicileri de o işin danışmanlık hizmeti ihalelerine katılamazlar.

Bu yasaklar, bunların ortaklık ve yönetim ilişkisi olan şirketleri ile bu şirketlerin sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları şirketleri için de geçerlidir.

Yukarıdaki yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir.

Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

a) İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilân eden, işlerini askıya alan, veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan.

b) İflası ilân edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme idaresi altında bulunan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan.

c) İhale tarihinde Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcu olan.

ç) İhale tarihinde Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan.

d) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyen.

e) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, ihaleyi yapan idareye yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyetlerde bulunduğu bu idare tarafından ispat edilen.

f) İhale tarihi itibariyle, mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olan.

g) İhale şartnamesinde idare tarafından istenen bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte belge verdiği tespit edilen.

ğ) Bu Yönetmeliğin 12 nci maddesinde ihaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılan.

h) Bu Yönetmeliğin 20 nci maddesinde belirtilen yasak fiil veya davranışlarda bulunduğu tespit edilen.

Beşinci fıkranın (c) ve (ç) bentleri hariç, bu durumlarında değişiklik olan istekli, İdareye derhal bilgi verecektir. İhale üzerinde kalan istekli ise sözleşmenin imzalanmasından önce, ihale tarihinde beşinci fıkranın (a), (b), (c), (ç), (d) ve (f) bentlerinde belirtilen durumlarda olmadığına ilişkin belgeleri verecektir.

İhale konusu mal ve hizmet alımı işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarece hazırlanması esastır.

İhale konusu mal ve hizmet alımlarının teknik kriterlerine, ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir.

Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır.

Teknik şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır.

Bu şartnamelerde, teknik özelliklere ve tanımlara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirlenemez ve belirli bir marka ve modele yönelik özellik ve tanımlara yer verilmez.

Ancak, teknik veya sözleşmeden doğan zorunluluklar nedeni ile yapılacak alımlar ile belli bir marka makine, araç veya cihaza yedek olarak alınacak parçaların alımları bu kuralın dışındadır.

Şartnamelere, isteklinin idaremize taşıt, makine, teçhizat veya demirbaş vereceği, vakıflara ve derneklere teberruda bulunacağı, ücreti istekli tarafından ödenmesi kaydıyla personel istihdam edileceği gibi ihale konusu işin yerine getirilmesi için zorunlu olmayan hükümler, konulamaz.

Dış mal ve hizmet alımlarında şartnameler ve diğer gerekli belgeler yabancı dilde de düzenlenebilir.

Şartnamelerde, işin niteliğine göre özel ve teknik şartlardan başka genel olarak aşağıdaki hususların da belirtilmesi gereklidir.

1) İşin adı, niteliği, miktarı, hizmetlerde iş tanımı,

2) İdarenin adı, adresi, telefon ve faks numarası,

3) İhale tarih ve saati ile tekliflerin nereye verileceği,

4) Tekliflerin hangi tarihten itibaren kaç gün opsiyonlu olacağı,

5) İsteklilerde aranan koşullar ve belgeler,özel ve tüzel kişileri temsilen ihaleye katılacak olanların noterden tasdikli temsil yetki belgelerini göstermeleri gerektiği,

6) (Mülga:RG-4/7/2009-27278)

7) İhale karara bağlandıktan sonra veya komisyon tarafından talep edilmediği halde ihale saatinden sonra yapılacak indirim taleplerinin kabul edilmeyeceği,

8) Şartname eki örneğe uygun geçici teminat miktar ve oranı, geçerlilik süresi ve teminat olarak kabul edilebilecek değerler,

9) İhale kesinleşip karar tebliğ edildikten sonra sözleşme akdi geçici teminatın kesin teminata çevrilmesi ve idarece gerek duyulan hallerde mal bedeli karşılığı teminatın ibrazı için tanınacak süreler ve bu sürelere uyulmadığı takdirde geçici teminatın gelir kaydedileceği ve ayrıca nam ve hesaba ihaleye çıkılarak her türlü zarar ve ziyanın talep edileceği,

10) İşin yapılma yeri, teslim etme ve teslim alma şekli ve şartları,

11) İşe başlama ve işi bitirme tarihleri, gecikme halinde uygulanacak cezalar ve süre uzatımında göz önüne alınacak hususlar,

12) Ödeme yeri ve şartları, avans verilip verilmeyeceği, verilecekse şartları ve miktarı,

13) Kesin teminat ve varsa mal bedeli karşılığı teminat oran ve miktarları ile şartları ve bunların ne şekilde iade edileceği,

14) Tekliflerin alınması, açılması ve değerlendirilmesinde uygulanması gereken ve bu yönetmelikte belirlenen usul ve esaslar,

15) İhalenin yabancı isteklilere de açık olup olmadığı,

16) İhale saatinden önce ihalenin iptal edilmesinde idarenin serbest olduğu,

17) Malzeme, yakıt veya birim fiyatlarındaki değişiklikler nedeniyle bir fiyat farkı ödenecek ise fiyat farkının ne şekilde ödeneceği,

18) Program veya güzergah değişikliği halinde ne şekilde işlem yapılacağı,

19) Yaptırılacak iş artışları ile iş eksilişi,

20) Şartname hükümlerine uyulmadığı ve/veya işin tamamlanamayacağı kanısı doğduğu takdirde, protesto keşidesine, hüküm istihsaline veya herhangi bir yasal girişime gerek duyulmaksızın idarece sözleşmenin tek taraflı olarak fesh edilebileceği ve fesih halinde yapılacak işlemler,

21) İdarece uygun görülecek durumlarda,sözleşmenin feshine gidilmeyerek taahhüdün yapılmayan kısmının istekli nam ve hesabına başka istekliye veya isteklilere yaptırılabileceği ve doğacak fiyat farkı ile her türlü zarar ve ziyanın faizleriyle birlikte istekliden talep ve tahsil edileceği,

22) Fesih hallerinde ve gerekse feshe gidilmeden,istekli nam ve hesabına yapılacak ihalelerde hangi ihale usulünün uygulanacağını tespite idarenin yetkili olacağı,

23) İş, sosyal sigortalar, vergi,resim ve harç mevzuatı ile ilgili her türlü sorumluluğun kime ait olacağı,

24) İsteklinin taahhüt ettiği işi veya tahakkuk etmiş alacaklarını idarenin yazılı olurunu almadan üçüncü kişilere devir ve temlik edemeyeceği,

25) Taahhüt konusu işle ilgili her türlü işlem ve uyumsuzluklarda idarenin belge,kayıt ve hesaplarının taraflarca tek esas ve delil kabul edileceği,

26) Tarafların sözleşmenin akdinden sonraki yazışmalarının sözleşmeyi değiştirmeyeceği ve sözleşme hükümlerinin aksine tarafları bağlamayacağı, sözleşmelerin ancak karşılıklı olarak gönderilecek birbirine uyan açık ve yazılı irade beyanları veya değişikliği kapsayan bir belgenin birlikte imza edilmesi suretiyle değiştirilebileceği,

27) Forsmajör kabul edilecek haller,

28) İşin ifasında aksamalar olduğu takdirde uygulanacak diğer cezai şartlar,

29) Denetim muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar,

30) Kısmi teklif kabul edilip edilmeyeceği.

31) Anlaşmazlık hallerinde hangi mahkemelerin yetkili olacağı,

32) İş bu şartname konusu mal ve hizmet alımının 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununa tabi olmadığı ve Teşekkülün ihaleyi yapıp yapmamakta veya kısmen yapmakta serbest olduğu,

33) (Mülga:RG-4/7/2009-27278)

34) İdarece gerekli görülen diğer hususlar

Dış alım şartnamelerinde, uluslararası kural ve esaslar da göz önünde bulundurulur.

Sözleşmeler şartnamelere paralel olarak düzenlenir. Şartnamede ve isteklinin teklif mektuplarında yer almayan hususlar ancak karşılıklı mutabakat halinde sözleşmelerde yer alabilir.

Sözleşmeler ihaleyi yapan idare ile yüklenici tarafından imzalanır. İhale yetkilisinin Yönetim Kurulu olduğu durumlarda sözleşmeler ilgili Genel Müdür Yardımcısı ile Genel Müdür tarafından imzalanır.

İhaleye konulacak iş, her türlü işlemleri tamamlandıktan sonra uygulanacak ihale usulü, ilan gerektiriyorsa Merkezde Resmi Gazete’de, taşra teşkilatında ise Resmi Gazete’ye ilave olarak gerekli görülmesi halinde mahalli bir gazetede de ilan edilir.

Yarar umulduğu takdirde internet, Belediye yayın araçları, ilan tahtası ve benzeri gibi diğer ilan usullerine başvurulur.

Ayrıca ihale konusu işle ilgilendiği bilinen repertuara kayıtlı kişi ve kuruluşlara da mektupla duyuru yapılabilir.

Gazete ilanları;

a) Yurt içi mal ve hizmet alım işlerinin ihalesi, ihale tarihinden en az on gün önce,

b) Yurt dışı mal ve hizmet alım işlerinin ihalesi, ihale tarihinden en az yirmi gün önce,

ilan edilerek duyurulur.

Yurtdışı ihalelerde 20 günlük ihale süresini 10 güne kadar kısaltmaya Genel Müdür yetkilidir.

Gazete ilan limitleri her yıl Merkezce tespit edilerek duyurulur.

İhale dokümanında bulunmayan hususlara ilanlarda yer verilmez.

İhale ilanlarında aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur.

a) İdarenin adı, adresi, telefon ve faks numarası,

b) İhalenin adı, niteliği ve miktarı,

c) Mal alımı ihalelerinde teslim yeri, hizmet alımı ihalelerinde ise işin yapılacağı yer,

d) İhale dokümanının nerede görülebileceği ve hangi bedelle alınacağı,

e) İhalenin nerede, hangi tarih ve saatte yapılacağı,

f) Teklif edilen bedelin % 3 ünden az olmamak üzere, isteklice belirlenecek tutarda geçici teminat verileceği,

g) Tekliflerin geçerlilik süresi,

h) Mezkur alımın 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununa tabi olmadığı,

İlan yapıldıktan ve şartnameler isteklilere verilmeye başlandıktan sonra şartname ve eklerinde değişiklik yapılması zorunlu olursa, bu değişiklikler yeniden ve aynı yollarla ilan edilir. Gerektiğinde düzeltme ilanında ihale tarihi yeniden belirlenir.

İdarece yabancı ülkelerdeki isteklilerin de girmesinde yarar görülen ihaleler ile yurt dışında ilan yolu ile yapılacak ihalelerde yeterli rekabeti sağlamak için yabancı ülkelerde de ilan verilebilir. İlk ilanın, ihale tarihinden en az 20 gün önce yayınlanmasına dikkat edilir. İlanlar o ülkenin dili ile yapılır. Yabancı ülkelerdeki ilanlar Merkezce verilir.

İhalelerde aşağıda belirtilen fiil ve davranışlarda bulunmak yasaktır;

a) Hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikap, rüşvet suretiyle veya başka yollarla ihaleye ilişkin işlemlere fesat karıştırmak veya buna teşebbüs etmek,

b) İsteklileri tereddüde düşürmek, katılımı engellemek, isteklilere anlaşma teklifinde bulunmak veya teşvik etmek, rekabeti veya ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak,

c) Sahte belge veya sahte teminat düzenlemek, kullanmak veya bunlara teşebbüs etmek,

d) Alternatif teklif verebilme halleri dışında, ihalelerde bir istekli tarafından kendisi veya başkaları adına doğrudan veya dolaylı olarak, asaleten ya da vekaleten birden fazla teklif vermek,

e) 12 inci maddeye göre ihaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılmak,

Bu tür eylem ve davranışlara komisyonca engel olunur. Engel olunamaz ise bu kimseler ihaleden çıkarılır. Bu da sağlanamazsa toplantıya son verilir. Olay komisyon kararında belirtilir.

(Ek fıkra:RG-4/7/2009-27278) Bu Yönetmeliğin 12 nci maddesi uyarınca ihaleye katılamayacak olanlar ile 20 nci maddesinde belirtilen yasak fiil veya davranışlarda bulunanlar hakkında 4734 sayılı Kanunun Dördüncü Kısmında belirtilen hükümler uygulanır.

İdarelerde mal ve hizmet alımları ihalelerinde aşağıdaki usuller uygulanır.

a) Açık ihale usulü,

b) Sınırlı ihale usulü,

c) Açık eksiltme usulü,

d) Pazarlık usulü,

Yukarıdaki usullerden hangisinin uygulanacağı konusunda ihale yetkilisi karar verir.

Yönetim Kurulunun onay yetkisine giren işlerin ihale şekli,ilgili Genel Müdür Yardımcılarının uygun mütalaası ile Genel Müdür tarafından tespit edilir.

Şartnamede belirtilen nitelikler ve şartları aynen muhafaza etmek şartı ile bir ihalede bu usullerden birkaçı birden uygulanabilir.

Açık İhale Usulü

Madde-22- Bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür. Açık ihale usulünde ihale duyurusu ilan yoluyla yapılır. İlan yapıldıktan sonra gerek görülmesi durumunda ihaleye katılımın arttırılması amacıyla isteklilere her türlü yöntemle ihale ilanı konusunda bilgi verilebilir.

Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılma şartı olarak istenen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır.

Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi,teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.

Yukarıdaki hususlar şartnamelerde ayrıca belirtilir.

Teklif zarfları ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.

İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler, uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatların usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır.

Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.

Teklif fiyatlarını kapsayan zarfların açılmasından sonra bir açılış zaptı düzenlenir. Açılış zaptında aşağıdaki hususların bulunması zorunludur:

a) İhalenin tarihi,

b) İhalenin konusu,

c) Teklifte bulunanların isim veya unvanları,

d) Teklif mektubunun haberleşme kayıt tarihi ve numarası,

e) Verilen teminatın cinsi ve tutarı,

f) Üzerinde silinti, kazıntı ve düzeltme bulunan tekliflerin hangi isteklilere ait olduğu,

g) Değerlendirmeye alınmayacak tekliflerin hangi isteklilere ait olduğu ve reddedilme sebebi,

h) Komisyon üyelerinin adı, soyadı, unvanı ve imzaları,

Mal ve hizmet alımı ile ilgili işlerden yetenek, güç, deneyim ve iş bilgileri denenmiş kişi, kuruluş ve isteklilere ihalesi uygun görülenlerle, acil işler komisyon kararını onaylamaya yetkili merciin oluru alınmak suretiyle yapılacak ihalelerde sınırlı ihale usulü uygulanır. Bu durumda en az üç istekliden şartname gönderilerek teklif mektubu istenir.

Sınırlı ihale usulü için alınan teklifler açık ihale usulünde olduğu gibi işlem görür ve sonuçlandırılır.

Genellikle acil işler sınırlı ihale usulü ile ihale edileceğinden gazete ile ilan şartı aranmaz.

Açık ihale usulü veya sınırlı ihale usulü ile yapılan ihalelerde tekliflerin kabul edilmeyecek düzeyde olması veya ihalenin herhangi bir nedenle sonuçlanamaması halinde, ihale yetkilisinin onayı ile ihaleye açık eksiltme usulü ile devam edilir.

Bu usule göre yapılacak ihalelerde daha önce yazılı olarak sunulmuş tekliflerdeki en düşük fiyattan başlamak üzere, ihale komisyonu önünde sıra ile ve sözlü olarak pey sürmek suretiyle yapılır.

İsteklinin komisyonda hazır bulunmaması halinde, mektup ile gönderilen teklifi, son ve kesin pey olarak kabul edilir.

Açık eksiltmeye katılacak olanlar, sıra ile pey sürmeye davet edilir. Sürülen ilk peyler ihale kağıdına yazılır ve pey sahipleri tarafından imzalanır. İlk peyler bu suretle belirlendikten sonra komisyon başkanı mektupla veya faksla yapılmış teklifler varsa bunları okuyarak bu teklifleri de ihale kağıdına yazar. Bundan sonra istekliler sıra ile pey sürmeye devam ederler. Pey sürmekten çekilen isteklilerin bu durumu ihale kağıdına yazılır ve kendilerine imza ettirilir.

İlgilinin imzadan çekinmesi halinde ihale kağıdına açıklama yapılır.

İhaleden çekilenler yeniden teklifte bulunamazlar.

Peyler sürüldüğü sırada, yapılan indirimlerin işi uzatacağı anlaşılırsa, pey sürmekte olan isteklilerden son tekliflerini yazılı olarak bildirilmeleri istenir. Daha önce ihaleden çekilmiş olanlar bu durumda yazılı teklif veremezler.

Son pey veya yazılı son tekliflerin alınmasından sonra ihale konusu işin isteklilere ihale edilip edilemeyeceği komisyonca karara bağlanır. Onay ile ilgili hükümler saklıdır.

Açık eksiltme usulü ile devam edilen ihalelerde teşekkül eden en son teklif, opsiyon süresi de belirtilmek suretiyle ve ihale günü itibariyle teklif sahibine yazılı olarak teyit ettirilir.

Pazarlık usulü ile yapılan mal ve hizmet alım ihalelerinde teklif alınması belli bir kurala bağlı olmadığı gibi gazete ile ilan ettirilmesi şartı da aranmaz.

Bu ihaleler işin nitelik ve gereğine göre ihale komisyonu veya bu komisyonca yetkili kılınan görevliler tarafından bir veya daha fazla istekliden yazılı veya sözlü teklif alınmak ve bedel üzerinden anlaşmak suretiyle yapılır.

Aşağıda belirtilen işler pazarlık usulü ile yapılabilir.

a) Açık ihale usulü veya sınırlı ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda teklif çıkmaması veya tekliflerin kabul edilemeyecek düzeyde olması,

b) Sözleşmenin feshi üzerine acil yapılması gereken işler veya şartname ve sözleşme gereğince, sözleşme feshedilmeden idarenin istekli adına ve hesabına işi dilediğine yaptırılabileceğinin sözleşmeye konulmuş bulunduğu işler,

c) Acil yapılması gereken ve açık ihale usulü, sınırlı ihale usulü ile yapmaya zaman bakımından elverişli olmayan işler,

d) Tek kişi veya isteklinin elinde bulunan taşınır veya taşınmaz mal, hak ve hizmetlerin alımı veya kiralanması ve ilgili birimlerin ihtiyaç göstermesi halinde, gelişmiş teknolojileri Sanayiimize kazandırabilmek veya kişi ve kurumların talebi üzerine Sanayiimizce üretilecek makine ve tesislerle ilgili olarak Patent veya Know-How satın alınması veya kiralanması,

e) Özellikleri nedeniyle ancak belirli uzman veya sanatçılara yaptırılabilecek eğitim, araştırma, proje, keşif, planlama, montaj, onarım, danışmanlık, kontrol, muayene, fotoğraf, film, baskı ve sergileme gibi hizmetlerle, güzel sanatlara ilişkin çalışmayı ve düşünsel çalışmaları gerektiren işler,

f) Belirli bir kimse veya istekli tarafından üretilmekte olup yerine diğer bir malın konulmasında yarar bulunmayan ve taşıdığı teknik nitelikleri nedeni ile benzerlerinden üstünlüğü belirgin olan mallar ile spesiyal malların alımı,

g) Yönetim kurulunca yetki verilecek diğer işler,

h) Diğer ihale usulleri ile sonuçlandırılamayan işler.

Merkezde ve taşra teşkilatımızda devamlılık göstermeyen müteferrik mal ve hizmet alımları, yetkililerce görevlendirilen mutemetler aracılığı ile ve Kamu İhale Kurumunca saptanacak sınırlar ve esaslar içerisinde kalmak kaydı ile piyasadan doğrudan doğruya hiçbir şekle bağlı olmadan sağlanabilir.

Fabrika merkezinde bulunan Ziraat Bölge Şeflikleri müteferrik ihtiyaçlarını fabrikadan sağlarlar.

İdarenin ihtiyacı olan mal ve hizmetlerden,

a) Hükümetçe temel mal ve hizmet olarak ilan edilen mal ve hizmetler,

b) Fiyatları hükümetçe belirlenmiş olan mal ve hizmetler,

c) Aşağıda sayılan;

1) Kamu kurum ve kuruluşlarının,

2) Belediyelerin,

3) Sermayesinin tamamı veya yarısından fazlası kamu sektörüne ait kurum ve kuruluşlar ile bunlara ait birimlerinin,

4) Özel kanun ve kararnameler ile kurulmuş kurum ve kuruluşların,

ürettikleri mal ve hizmetler yetki limitlerine bağlı olmaksızın ve ihale komisyonlarından geçirilmeden, hükümetçe saptanmış fiyatlar üzerinden veya bu şekilde saptanmış bir fiyat yoksa pazarlık usulü ile sağlanabilir.

İhale komisyonu teklif mektuplarını inceleyerek ihaleyi şartnameye en uygun ve en düşük teklif sahibine verebilir. Onay ile ilgili hükümler saklıdır.

Tekliflerin kabul edilmeyecek düzeyde olması halinde;

a) İsteklilerden eksiltme isteğinde bulunulması,

b) İhaleye pazarlık usulü ile devam edilmesi veya,

c) Görülen lüzum üzerine alımdan vazgeçilmesi,

durumunda ihalenin iptaline karar verir.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, ihale komisyonu tarafından, öncelikle belgelerin eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatın usulüne uygun olmadığını tespit edildiği durumlarda bu Yönetmeliğin 22 inci maddesine göre tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla belgelerin eksik olması veya belgelerde önemsiz bilgi eksikliği bulunması halinde, idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik belge ve bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede eksik belge veya bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır.

(Ek fıkra:RG-4/7/2009-27278) Teklif edilen fiyatları gösteren Birim Fiyat Teklif Cetvelinde aritmetik hata bulunması halinde, isteklice teklif edilen birim fiyatlar esas alınmak kaydıyla, aritmetik hatalar ihale komisyonu tarafından re’sen düzeltilir. Yapılan bu düzeltme istekliye yazılı olarak bildirilir. İstekli düzeltilmiş teklifi kabul edip etmediğini tebliğ tarihinden itibaren üç işgünü içinde yazılı olarak bildirmek zorundadır. İsteklinin düzeltilmiş teklifi kabul etmediğini bildirmesi veya herhangi bir cevap vermemesi halinde, teklifi değerlendirme dışı bırakılır.”

İhale komisyonu verilen teklifleri bu yönetmeliğin 28 inci maddesine göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenlerle ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu, yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda gösterilmiştir.

a) Tedavüldeki Türk Parası,

b) (Değişik:RG-4/7/2009-27278) Bankalar tarafından verilen teminat mektupları,

c) Hazine Müsteşarlığınca ihraç edilen Devlet iç borçlanma senetleri ve bu senetler yerine düzenlenen belgeler,

Teminatlar, teminat olarak kabul edilen diğer değerlerle değiştirilebilir.

Her ne surette olursa olsun, idarece alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz.

Yabancı isteklilerinde katılabileceği ihalelerde teminat mektupları döviz cinsinden de verilebilir.

İhalelerde, teklif edilen bedelin %3’ünden az olmamak üzere istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır.

Kamu kurum ve kuruluşları, sermayesinin tamamı veya yarısından fazlası kamuya ait bulunan kurum ve kuruluşlar, Belediyeler, özel kanun ve kararnameler ile kurulmuş kuruluşlar ile fiyatları Hükümetçe saptanan mal ve hizmetleri üretip satan kuruluşlarla yapılacak işlerde geçici teminat aranmayabilir.

Ayrıca mal ve hizmet alımlarında derhal ve çok kısa zamanda yapılması gereken işlerde geçici teminatın aranmamasına ihale yetkilisi karar verebilir.

İhale kendisinde kalmayan isteklilerin geçici teminatları, kararın ihale yetkilisi tarafından onaylanmasından sonra iade edilir.

Taahhüdün sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak amacıyla, sözleşmenin yapılmasından önce ihale üzerinde kalan isteklilerden ihale bedeli üzerinden hesaplanmak suretiyle % 6 oranında kesin teminat alınır.

Bu Yönetmeliğin 31 inci maddesinde geçici teminatın aranmayabileceği belirtilen durumlarda kesin teminatın da aranmamasına ihale yetkilisi karar verebilir.

Yüklenici, ihale kararının tebliğinden itibaren kendisine tanınan süre içinde geçici teminatını kesin teminata çevirmek zorundadır.

Hizmet alımı ihalelerinde, naklettirilecek malın değerinin nakliye ücretinden çok fazla veya işlenmek üzere verilen malzeme için ödenecek işleme ücretinin malzeme bedeline oranla çok düşük olması gibi durumlarda, mal veya malzemenin teslim edilmemesi, zarara uğratılması, bozulması gibi durumlarda kesin teminatın mal veya malzeme bedelini karşılamasının mümkün olmaması halinde, ihaleyi alan yükleniciden kesin teminattan ayrı olarak mal bedeli karşılığı teminat alınıp alınmayacağına,alınacaksa ne miktarda alınacağına ihale yetkilisi karar verir ve ihale şartnamesinde belirtilir.

İşin bitiminde yüklenici aldığı malı tam olarak teslim etmiş ise mal bedeli karşılığı teminat Sosyal Sigortalar Kurumundan ilişiksiz belgesi beklenmeksizin iade edilir.

(Değişik:RG-4/7/2009-27278)

Kesin teminat;

a) Taahhüdün, sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirildiği ve yüklenicinin bu işten dolayı idareye herhangi bir borcunun olmadığı tespit edildikten sonra alınmış olan kesin teminat ve varsa ek kesin teminatların; Sosyal Sigortalar Kurumundan ilişiksiz belgesinin getirildiği saptandıktan sonra; alınan mal veya yapılan iş için bir garanti süresi öngörülmesi halinde yarısı, garanti süresi dolduktan sonra kalanı, garanti süresi öngörülmeyen hallerde ise tamamı, yükleniciye iade edilir.

b) Yüklenicinin sözleşme konusu iş nedeniyle İdareye ve Sosyal Güvenlik Kurumuna olan borçları ile ücret ve ücret sayılan ödemelerden yapılan kanuni vergi kesintilerinin kesin kabul tarihine kadar ödenmemesi halinde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın kesin teminatlar paraya çevrilerek borçlarına karşılık mahsup edilir, varsa kalanı yükleniciye iade edilir.

c) Yukarıdaki hükümlere göre mahsup işlemi yapılmasına gerek bulunmayan hallerde; alım konusu malın veya malların kabul tarihinden veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren iki yıl içinde İdarenin yazılı uyarısına rağmen, talep edilmemesi nedeniyle iade edilmeyen kesin teminat mektupları hükümsüz kalır ve düzenleyen bankaya iade edilir. Teminat mektubu dışındaki teminatlar, sürenin bitiminde Hazineye gelir kaydedilir.

İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek,ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararda isteklilerin adları veya ticaret unvanları teklif edilen bedeller,ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı, ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.

İhale yetkilisi, ihale kararını onaylar veya gerekçelerini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder.

İhale, kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır.

İhale kararları, ihale yetkilisince onaylanmadan önce idareler, ihale üzerinde kalan isteklinin yasaklı olup olmadığını Kamu İhale Kurumundan teyit ettirerek buna ilişkin belgeyi ihale kararına ekler.

Genel Müdür veya Yönetim Kurulunun yetki limitleri içindeki kararlar ilgili Genel Müdür Yardımcılarının uygun görüşü alındıktan sonra onaya sunulur.

Yetki limitleri Merkez tarafından belirlenir.

Komisyon kararları onaya sunulmadan önce karar defterine kaydedilerek kayıt günü itibariyle tarih ve numara alınır.

İhale kararının onaylanmasından sonra ve opsiyon süresi içinde ihale kendisinde kalan teklif sahibine;

a) İşin şartname ve teklif esasları dahilinde kendisine ihale edildiği,

b) Şartnamede belirtilen süreler içinde sözleşme yapmak üzere gelmesi ve kesin teminatı getirmesi,

taahhütlü mektup, telgraf, faks veya hukuken geçerli bir yolla bildirilir.

İhale sonucu ihaleye teklif veren bütün isteklilere yazılı olarak bildirilir.

(Ek fıkra:RG-4/7/2009-27278) Sözleşmenin imzalanacağı tarihte, sözleşme imzalanmadan önce ihale sonuç bilgileri Kamu İhale Kurumuna gönderilmek suretiyle ihale üzerinde kalan isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığının teyit edilmesi zorunludur.

Satın alınan mal ve hizmetler gerekli hallerde sözleşmede belirlenen teslim yerinde muayene edilerek teslim alınır. Gerektiğinde muayeneler idarenin dışındaki uzman kuruluş veya laboratuarlara da yaptırılabilir.

Mal veya hizmetin sözleşmedeki niteliklere ve sevk kağıdındaki miktara uygun olduğu anlaşılırsa muayene ve teslim alma kurulları ambar giriş raporlarını ve düzenleyecekleri teslim alma protokollerini imza eder.

Yerlerinde alınması gereken mal veya hizmetin kesin tesellümlerinin bu yerlerde yapılmasının mümkün olmaması halinde (bazı kimyasal ve fiziksel analizlerin gerekmesi gibi) tesellüm işlemi teslim alma yerinde idare tarafından görevlendirilen kişi veya kişilerce geçici olarak yapılır ve durum orada düzenlenecek bir geçici muayene protokolü ile belirlenir. Kesin tesellüm ise mal veya hizmetin sevk edildiği taşra birimlerinde ve gerekli işlemlerin tamamlanmasından sonra yapılır.

Satın alınan mal veya hizmetin şartname ve sözleşmeye uymaması halinde durum ayrıntılı bir raporla tespit edilerek görevliler tarafından imza edilir. Yüklenici veya yetkili temsilcisine de imza ettirilir. Yüklenici veya temsilcisinin imzadan kaçınması halinde durum bir tutanakla tespit edilir.

Kabul ve tolerans sınırları dışında olup, reddedilmesine karar verilen mal veya hizmetlerle ilgili red işlemleri yasal süreleri içerisinde mutlaka tamamlanır.

Uyuşmazlık konusu mal veya hizmetler uyuşmazlıkların çözümüne kadar ambar kayıtlarına alınmayıp, emin bir yerde saklanır veya ilgili yerlere teslim edilir.

Dış alımlarda uluslararası kurallar göz önünde bulundurulur.

Yüklenici veya yetkili temsilcisi muayene ve analiz sonuçlarına itiraz ettiği takdirde bu işlemler taraflarca kabul edilecek uzman bir kuruluşta tekrarlanır. Gerektiğinde bu işlemler yurt dışında da yaptırılabilir.

Teslim alma protokol ve tutanakları, mal ve hizmetin ödemesini yapacak olan Merkez veya taşra birimlerine bekletilmeden gönderilir. Merkezce siparişe bağlanan mal ve hizmetlere ait teslim alma protokol ve tutanaklarının birer kopyası ödeme nerede yapılırsa yapılsın Merkeze gönderilir.

Sadece yurtdışından yapılacak mal ve hizmet alımı ihalelerinde, tekliflerin alınmasına ilişkin usul ve esaslar ile ilanın şekil ve şartları ihale yetkilisince belirlenir.

Şartnameler ile diğer gerekli belgeler yabancı dilde de düzenlenebilir. Gerektiğinde şartnameler bedelsiz verilebilir. Şartnameler ve diğer ihale dokümanları ile ödeme, muayene ve teslim alma, taşıma işlemlerinde uluslararası kural ve esaslar göz önünde bulundurulur.

Yurtdışı ihaleler sadece Merkez tarafından yapılır.

Teminat olarak bu Yönetmeliğin 30 uncu maddesinde belirtilen değerlere ilaveten idare hesaplarına yatırılacak nakit konvertibl dövizler ile yüklenicinin ülkesindeki muteber bir bankanın kontr-garantisine istinaden bir Türk Bankası tarafından konvertibl döviz cinsinden düzenlenen teminatlar da kabul edilir.

Yüklenicinin ölümü halinde, yapılmış olan işler tasfiye edilerek kesin teminatı varsa sair alacakları,borçları düşüldükten sonra varislere verilir. Bu durumda varislerden veraset ilamı istenir.

İdare varislerden istekli olanlara, kesin teminat verilmek şartı ile sözleşmeyi devredip etmemekte serbesttir.

Bu yönetmelikte belirtilen mal ve hizmet alımlarında ceza ve yasaklamaya ilişkin hususlarda 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununda belirtilen hükümler uygulanır.

Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan konularda 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri kanunundaki hükümler ile Borçlar Kanununun hükümleri uygulanır.

Bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce ihale edileceği yazılı olarak duyurulmuş veya ilanı yapılmış işler ilgili kanun ve usullere göre sonuçlandırılır.

Bu yönetmelik Resmi Gazete'de yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

Bu yönetmelik hükümlerini Türkiye Şeker Fabrikaları Anonim Şirketi Genel Müdürü yürütür.